B. Các nghiệp vụ chuyên môn
1. Kế toán vốn bằng tiền
a.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Các chứng từ sử dụng: biên lai thu tiền, giấy nộp tiền, giấy tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng, biên bản kiểm kê, biên bản giao nhận, hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, các chứng từ khác liên quan.
- Sổ sách chứng từ: Báo cáo quỹ tiền mặt sổ chi tiết, bảng tổng hợp, chứng từ cùng loại, sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái, bảng cân đối số phát sinh.
a.2. Sơ đồ luân chuyển:
Đơn vị áp dụng hình thức kế toán máy nên sự luân chuyển chứng từ vào sổ tự động máy vào.
Sổ chi tiết
PhiÕu thu
Sổ chi tiết TM
Sổ cái - Biên lai thu tiền
- GiÊy nép tiÒn
Bảng cân đối số PS
Báo cáo quỹ tiền mặt
Bảng tổng hợp chứng từ các loại
§èi víi phiÕu thu:
Ghi chó:
Ghi hàng ngày (đối với học phí)
§èi chiÕu
- Giấy tạm ứng
- Giấy đề nghị tạm ứng - Biên bản giao nhận - Biên bản kiểm kê - Hoá đơn GTGT
PhiÕu chi
Sổ chi tiết TK liên quan
Bảng tổng hợp chứng từ các loại
Báo cáo quỹ TK Sổ chi tiết TM
Sổ cái TK 111
Bảng cân đối số PS
Báo cáo tài chính
§èi víi phiÕu chi:
Ghi chó:
Ghi hàng ngày
§èi chiÕu
Kế toán vốn bằng tiền của đơn vị đợc hình thành từ 2 nguồn chính:
- Hình thành từ nguồn ngân sách cấp - Hình thành từ nguồn thu học phí, học
Từ đó phơng pháp hạch toán trên sổ sách của đơn vị đợc hạch toán theo 2 nguồn hình thành trên, sẽ có 2 sổ sách hạch toán đó là:
- Nguồn ngân sách - Nguồn học phí
b. Kế toán tiền gửi ngân hàng, kho bạc b.1. Chứng từ và sổ sách sử dụng
- Chứng từ sử dụng: giấy nộp tiền vào tài khoản, séc, ủy nhiệm chi, giấy rút hạn mức, rút hạn mức kinh phí ngân sách, bảng kê chứng từ thanh toán, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, một số chứng từ khác có liên quan.
- Sổ sách sử dụng: sổ theo dõi hạn mức kinh phí, sổ theo dõi nguồn kinh phí, bảng đối chiếu hạn mức kinh phí với kho bạc, báo cáo kế toán, bảng tổng
Giấy phân phối hạn mức kinh phí đ ợc cấpSổ theo dõi hạn mức kinh phÝ
Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP đã đ ợc sử dụng
Bảng cân đối số PS b.2. Thủ tục thanh toán với kho bạc và phơng pháp hạch toán chi tiết:
Đầu năm đơn vị lập chi tiêu của đơn vị sau đó gửi lên cấp trên hạn mức kinh phí về kho bạc chuyển về, nhận đợc phân phối hạn mức của cấp trên kế toán sẽ hạch toán sơ đồ sau:
Khi ngân sách cấp ta phải hạch toán theo 2 nguồn:
Nguồn ngân sách cấp nhng cha chi đến và nhận nguồn kinh phí nhng cha chi tiết. Ta sẽ hạch toán nh sau: chuyển số kinh phí đó sang kỳ sau và cộng với số kinh phí phân phát kỳ này để sử dụng.
Cuối tháng khi thủ quỹ nộp tiền học phí vào kho bạc lúc này kho bạc viết phiếu thu. Giấy nộp tiền này do kế toán lập, thủ quỹ đi nộp tiền.
Giấy rút hạn mức kinh phí
Sổ theo dõi hạn mức kinh phí
Sổ theo dõi nguồn kinh phí
Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí khi rút ở kho bạc
Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp tình hình KP và quyết toán KP
Bảng cân đối số phát sinh
Khi ta rút hạn mức kinh phí:
Khi đơn vị rút hạn mức kinh phí về thì đơn vị sẽ viết rút hạn mức kinh phí khi đợc cấp trên duyệt và gửi thông báo cấp hạn mức kinh phí, kho bạc căn cứ vào thông báo đợc duyệt cấp kinh phí cho đơn vị. Khi đợc cấp đơn vị sẽ hạch toán.
Dựa vào giấy phân phối hạn mức kinh phí kế toán sẽ ghi vào sổ theo dõi hạn mức kinh phí (ghi Nợ TK 008) đồng thời máy sẽ vào sổ tiếp theo. Cuối tháng kế toán đơn vị sẽ lập bảng và đem lên kho bạc đối chiếu hạn mức kinh phí khi rút ở kho bạc.
Thủ quỹ lập chứng từ về ngân hàng, kho bạc khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc, khi rút tiền gửi ở ngân hàng, kho bạc nhập quỹ thì kế toán phải viết giấy rút dự toán ngân sách kiêm lĩnh tiền mặt, lúc này sẽ hạch toán vào TK ghi Có TK 461.
Khi cha đợc cấp kinh phí sử dụng, kế toán sẽ viết giấy đề nghị thanh toán, sau đó kê các mục, tiểu mục và nội dung chi vào bảng kê thanh toán số tiền bằng cột số đề nghị thanh toán.
Khi mua hàng đề nghị thanh toán với ngời bán ta cần phải có hóa đơn GTGT và khi chuyển trả ngời bán UNC hoặc séc gửi vào kho bạc. Thủ quỹ đi nhận tiền chuyển thẳng cho đơn vị thanh toán hoặc về quỹ.