CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG
1.3. Các nội dung của công tác quản lý vật tư
1.3.3. Kiểm tra đánh giá, thanh quyết toán vật tư
Vật tư cấp cho phân xưởng (tổ, độ ải s n xuất) đểtrực ti p s n xu t s n ph m, ế ả ấ ả ẩ kết thúc toàn bộ quá trình vận động t s n xuừ ả ất đến tiêu dùng. Nếu ở đây sử ụ d ng không đúng mục đích, nghĩa là quy định cho việc này, cho sản xu t s n phấ ả ẩm này đem vào sản xu t s n phấ ả ẩm khác không tuân thủ ỷ ật công nghệ ậ k lu , t n d ng ph ụ ế liệu và có nhiều ph phế ẩm tăng mức tiêu dùng vật tư đã quy định thì tất yếu dẫn đến bội chi vật tư và ả h hưởn ng xấu đến s n xu t doanh nghi p. ả ấ ệ
Ngượ ạ ếu phân xưởc l i n ng s d ng vử ụ ật tư đúng mục đích, phấn đấu gi m m c ả ứ tiêu dùng nguyên vậ ệ ật li u t n dụng cao độ ph li u gi m ph phế ệ ả ế ẩm thì có ảnh hưởng tốt đến kinh t doanh nghi p. Ki m tra s d ng vế ệ ể ử ụ ật tư phải căn c ứ vào các tài liệu h n m c cạ ứ ấp phát, số u hliệ ạch toán xuất kho c a doanh nghiủ ệp cho các đơn vị ử s dụng vào báo cáo của phân xưởng v ề tình hình sử ụ d ng vật tư mặt khác phải tiến hành kiểm tra th c t viự ế ệc tiêu dùng ở ổ độ ả t i s n xuất và người công nhân sử ụ d ng.
Lượng vật tư thự ế ấp ra cũng có thể không khớc t c p v i h n m c cớ ạ ứ ấp phát đã duyệt, vì trong quá trình sản xu t cấ ần xin thêm vật tư thay vì phải thay đổi lo i vạ ật tư khác.
Khi có yêu cầu cấp thêm hay yêu cầu thay th vế ật tư phải có phiếu yêu cầu thay thế vật tư riêng và phải được hạch toán riêng. Trong trường h p ph i thay th ợ ả ếloạ ật i v liệu d nh trong k ho ch b ng m t lo i v t liự đị ế ạ ằ ộ ạ ậ ệu khác , phân xưởng vi t phiế ếu yêu c u thay th v t li u.Trong phi u cầ ế ậ ệ ế ần ghi rõ yêu cầu thay th v t li u, ế ậ ệ ảnh hưởng c a vi c thay th ủ ệ ế đến tiêu dùng vậ ệu. Vì bấ ỳ ộ ựt li t k m t s thay th v t liế ậ ệu nào cũng ảnh hưởng đến chất lượng s n phả ẩm và tiến độ ủa quá trình sả c n xuất nói chung nên
vi c thay th v t li u phệ ế ậ ệ ải có ý kiến của các phòng có liên quan như phòng vật tư, phòng kỹ thuật và được giám đốc hoặc phó giám đốc ph ụ trách kỹ thu t duy t. ậ ệ Ngoài ra để ểm soát chặ ki t ch ẽ tình hình sử ụ d ng vật tư thì bộ ph n qu n tr vậ ả ị ật tư còn phải căn cứ vào các yế ố khác như :u t
- Báo cáo của quản đốc phân xưởng, th ủ trưởng các bộ ph n s n ậ ả xuất trong k ỳ - Kiểm tra tr c ti p tự ế ại nơi tiêu dùng vật liệu để đố i chi u vế ới báo cáo trên. Từ đó tính toán chính xác để xác minh tính hợp lý trong sử ụ d ng v t liậ ệu và điều ch nh ỉ nh ng thiữ ếu sót trong quản lý cũng như tính chất sử ụ d ng của từng loại vật u. liệ
Thanh quyết toán vật tư là bước chuyển giao trách nhiệm giữa các bộ ph n s ậ ử dụng và quản lý vật tư. Đó là sự đố i chi u giế ữa lượng vật tư nhận v v i s ề ớ ố lượng s n ph m giao n p, nh ả ẩ ộ ờ đó mới đảm bảo được vi c s d ng hệ ử ụ ợp lý và tiết ki m vệ ật tư bảo đảm hạch toán đầy đủ chính sách vật tư vào giá thành sản ph m. Kho ng ẩ ả cách và thời gian để thanh quyết toán là tuỳ thuộc vào chu kỳ ả s n xu t, n u chu k ấ ế ỳ s n xuả ất dài thì thực hiên một quý mộ ầt l n, n u ngế ắn thì được thanh quyết toán theo từng tháng .
N u gế ọi :
A : Lượng vật tư đã nhận v ề trong tháng.
Lsxsp : Lượng vật tư sản xu t ra s n phấ ả ẩm trong tháng.
Lbtp : Lượng vật tư bán thành phẩm kho . Lspd : Lượng vật tư trong sản ph m d dang . ẩ ở Ltkp : Lượng vật tư tồn kho phân xưởng . Theo lý thuyết ta c ó :
A = Lsxsp + Lbtp +Lspd + Ltkpk
Trong th c t , n u A > tự ế ế ổng trên thì tức là có hao hụt. Do v yậ , khi thanh toán phải làm rõ lượng hao h t, mụ ất mát này. T ừ đó đánh giá dược tình hình sử ụ d ng vật tư và có các biện pháp khuyến khích hay bắ ồt b i thường chính đáng.
1.4. Các chỉ tiêu đánh giá công tác quản lý vật tƣ trong Doanh nghiệp
Sau khi lập ra kế hoạch và tiến hành thực hiện, ghi chép việc thực hiện thì các nhà quản lý cần tiến hành kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ vật tư để phân tích đánh giá kết quả đạt được so với kế hoạch từ đó rìm ra sự chênh lệch và nguyên nhân ảnh hưởng đến việc thực hiện. Phân tích tình hình quản lý và sử dụng vật tư nhằm nhận thức đúng đắn về tình hình quản lý trong kỳ để tìm ra biện pháp quản lý cho kỳ tới. Mặt khác, ông qua việc phân tích giúp cho nhà th quản lý có thêm kinh nghiệm trong công tác quản lý vật tư.
Đánh giá công tác quản lý vật tư trên các mặt sau:
a, Số lượng:
Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng vật tư là phải đảm bảo đủ về số lượng.
Nghĩa là nếu cung cấp với số lượng quá lớn gây ra ứ đọng vốn và do đó dẫn đến việc sử dụng vốn kém hiệu quả. Ngược lại, nếu không cung cấp đủ số lượng sẽ ảnh hưởng tới quá trình sản xuất kinh doanh.
Để phân tích tình hình cung ứng vật tư về mặt số lượng cần tính tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng cho từng loại vật tư theo công thức:
Số lượng vật tư loại i mua theo kế hoạch trong kỳ được tính bằng nhiều cách.
Song cách thông dụng nhất là tính lượng vật tư cần dùng trong kỳ.
Công thức tính: M = q x Mi1 i2
Trong đó: + Mi1 : Nhu cầu về số lượng loại i trong kỳ + q: Số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ
+ Mi2: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu i cho một sản phẩm Nếu xét về tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung ứng tổng khối lượng vật tư xác định theo công thức sau:
T =
0 0
0 1
gi Vi
gi
Vi x 100%
Trong đó:
+ T: Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung cấp tổng khối lượng vật tư + Vi1, Vi0: Số lượng cung cấp thực tế, kế hoạch của vật tư thứ i + gi0: Đơn giá kế hoạch của vật tư thứ i
Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung ứng vật tư càng cao thì công tác quản lý vật tư càng tốt. Công tác quản lý vật tư chỉ đạt yêu cầu khi chỉ tiêu này lớn hơn chỉ tiêu kế hoạch cho phép.
b, Chất lượng:
Trong quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm, sử dụng vật tư bảo đảm đầy đủ về chất lượng là một yêu cầu cần thiết. Vật tư tốt hay xấu sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Do đó, khi nhập vật tư phải đối chiếu với các tiêu chuẩn quy định, đối chiếu các hợp đồng đã ký kết để đánh giá chất lượng vật tư đã đáp ứng tiêu chuẩn và chất lượng hay chưa.
Để phân tích chất lượng vật tư có thể dùng chỉ tiêu chỉ số chất lượng.
Công thức tính chỉ số chất lượng:
IChất lƣợng =
ik ik x
ik il
ik x il
S M
M M
S M Trong đó:
+ Mil, Mik: Khối lượng vật tư từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực tế và kế hoạch.
+ Sik: Đơn giá vật tư từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ kế hoạch.
+ Ichấtlƣợng: Chất lượng nguyên vật liệu loại i.
c, Chi phí vật tư :
Chi phí vật tư là một trong những chi phí liên quan trực tiếp đến giá thành sản phẩm. Để biết được tình hình chi phí vật tư thực tế trong kỳ so với kế hoạch cần phân tích tình hình thực hiện chi phí để các nhà quản lý nắm được tình hình tăng giảm và xác định mức tiết kiệm nguyên vật liệu.
Công thức tính :
T vt= x 100%
Tvt: Tỷ lệ thực hiện kế hoạch chi phí vật tư
Mức tiết kiệm hay lãng phí về chi phí vật tư trong việc thực hiện khối lượng thực tế so với kế hoạch là ∆Zvt.
∆Zvt = Chi phí vật tư trực tiếp – Chi phí vật tư kế hoạch
Nếu ∆Z > 0 và T > 100% thì công ty đã sử dụng lãng phí vật tư.vt vt
Nếu ∆Z <0 và T <100% thì công ty đã sử dụng tiết kiệm vật tư.vt vt
d, Hiệu quả sử dụng vật tư:
Để phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư có thể phân tích tình hình sử dụng vật tư vào sản xuất sản phẩm.
Công thức tính:
Bên cạnh đó, có thể sử dụng chỉ tiêu hiệu suất sử dụng vật tư Công thức tính:
Hiệu suất sử dụng vật tư cho thấy một đồng chi phí vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất đem lại bao nhiêu đồng giá trị sản lượng. Chỉ số này càng cao càng chứng tỏ công tác quản lý nguyên vật liệu càng chặt chẽ và sử dụng hiệu quả.
1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý vật tư trong Doanh nghiệp
Để hoạt động quản lý vật tư tại nhà máy thực s ự có hiệu quả, các nhà quản tr ị không những n m bắ ắt được quá trình đảm b o, s d ng hi u qu vả ử ụ ệ ả ật tư hay quá trình đàm phán mua sắm vật tư.... còn cần ph i nả ắm rõ các nhân tố ảnh hưởng t i ớ quá trình quản lý vật tư cũng như các quy tắc để mua s m, s d ng, b o qu n vắ ử ụ ả ả ật tư có hiệu quả. Bên cạnh đó còn tòn tại m t loộ ạt các tác nhân gây ảnh hưởng tới quá trình mua ắ s m vật tư, quản lý vật tư như cường độ ạ c nh tranh của các doanh nghiệp hi n t i, sệ ạ ức ép do các nhà cạnh tranh mới và ngay trong nộ ạ ủi t i c a hoạt động quản lý của doanh nghi p v vệ ề ật tư. Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng t i k t qu hoớ ế ả ạt động quản lý vật tư ở doanh nghiệp. Sau đây là mộ ố nhân tố chính:t s
1.5.1. Các nhân thuộc về doanh nghiệp a, Quy mô sản xuất, đặc điểm sản phẩm:
M i lo i s n phỗ ạ ả ẩm có định mức nguyên vật liệu tiêu dùng riêng. Những s n ả phẩm yêu cầu định mức nguyên vật liệu để ả s n xu t l n hoấ ớ ặc quy mô sản xu t lấ ớn thì nhu cầu nguyên vật li u cệ ủa Công ty cũng lớn (các yế ố khác không đổu t i). Nhu cầu nguyên vật li u lệ ớn thì lại yêu cầu quá trình quản lý nguyên vật li u ph c t p ệ ứ ạ hơn. Những s n phả ẩm mà yêu cầu c n nhi u c n nhi u linh ki n nh l hoầ ề ầ ề ệ ỏ ẻ ặc quy mô s n xu t nh ả ấ ỏ thì quá trình quản lý cũng phứ ạp hơn nhữc t ng s n phả ẩm khác. Nếu nguyên vật li u nh l nhi u s m t nhiệ ỏ ẻ ề ẽ ấ ều công sức và thời gian để kiểm kê, quản lý, quyết toán do đó kéo theo quản tr ị cũng tăng theo. Bên cạnh đó, kích thước s n ả phẩm cũng ảnh hướng tới quá trình quản lý. Nếu s n phả ẩm có kích thướ ớn thì c l chắc chắn để ả s n xu t ra mấ ột đơn vị ả s n ph m s m t nhiẩ ẽ ấ ều không gian cho quá trình vận chuyển, lưu kho vật tư và ngượ ại. Như vậ quy mô, kích thước, địc l y, nh mức sản phẩm ảnh hưởng tới quá trình quản lý vật tư của Công ty.
b, Đặc điểm nguồn nhân lực:
Nguồn nhân lực luôn là yế ố ảnh hưởu t ng t i m i hoớ ọ ạt động c a m i Doanh ủ ỗ nghi p. T t c mệ ấ ả ọi công viêc đều do con người th c hiự ện nên điều đó là dễ hi u. ể Cán bộ, nhân viên liên quan đến quá trình quản lý vật tư có tác động tr c ti p t i ự ế ớ tình hình thực hi n quệ ản lý vật tư. Trình độ ủa cán bộ, công nhân viên càng cao thì c khiến cho quá trình quản lý càng dễ dàng và nhịp nhàng. Mỗi cá nhân của quy trình thực hi n tệ ốt công việc của mình sẽ giúp ả dây chuyề c n hoạt động tốt. Nhưng chỉ c n mầ ột khâu trong cả quá trình hoạt động không tốt thì sẽ ảnh hưởng tới các khâu và ảnh hưởng t i c ớ ả quy trình làm việc. Cùng một dây chuyền, các nhân viên có kỹ
năng làm việ ố ẽc t t s giảm lượng người tham gia vào dây chuy n, gi m th i gian ề ả ờ trao đổi thông tin cá nhân, dễ dàng hơn cho công tác quản lý.
c, Đặc điểm k ỹthuật công nghệ:
Công nghệ ử ụng cũng ảnh hưở s d ng tới quá trình quản lý vật tư. Đầu tiên, công nghệ thông tin sẽ ảnh hưởng h th ng quệ ố ản lý của quá trình ản lý. Nếu công qu ngh ệ thông tin phát triển thì nhà quản lý có thể ễ dàng quản lý vật tư thông qua hệ d thống máy tính. Hệ thống này giúp tiết ki m thệ ời gian trao đổi thông tin giữa các bộ ph n. T t c ậ ấ ả các thông tin trong hệthống s ẽ được c p nhậ ật để ấ ỳ thành viên nào b t k cũng có thể tìm kiếm khi c n thi t. Ti p theo, k thu t ầ ế ế ỹ ậ – công nghệ còn tác động t i ớ vật tư Công ty sử ụ d ng. Khi khoa học công nghệ phát triển thì nguyên vật liệu cũng phát triển theo. Những nguyên vật li u l c h u s h n ch s dệ ạ ậ ẽ ạ ế ử ụng và thay vào đó là những nguyên vậ ệt li u, vật tư mới phù hợp hơn.
d, Kh ả năng tài chính của Công ty:
Nghĩa vụ ủa Công ty khi nhậ c p vật tư là thanh toán đủ và đúng thời gian cho người cung cấp, do đó khả năng tài chính là yếu t ố tác động chính tới hoạt động thanh toán của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến quá trình quản lý, cung ứng vật tư.
Công ty có khả năng tài chính dồi dào sẽ gi m thả ời gian huy động ti n tr ề ả cho nhà cung c p, hoấ ạt động nh p vậ ật tư sẽ ễ di n ra theo k ho ch. Kh ế ạ ả năng tài chính lớn s ẽ là cơ sở để Côngty có thể mua được vật tư lớn thỏa mãn nhu cầu s n xu t. Khi th ả ấ ị trường cung cấp có sự ến độ bi ng lớn, Công ty có thể ễ dàng huy động lượ d ng ti n ề lớn đầu tư vào các hoạt động quản lý vật tư cần thiết. Thêm vào đó, tiềm lực tài chính lớn cũng giúp hoàn thiện h thệ ống thông tin và cơ sở ạ ầ h t ng c a quủ ản lý vật tư.
Năng lực tài chính cũng tăng uy tín của Công ty và tạo s t o s tin c y cho ẽ ạ ự ậ nhà cung cấp trên thị trường.
1.5.2. Các nhân tố khách quan
a, Môi trường chính trị, luật pháp:
Môi trường chính trị ổn định luôn luôn là tiền đề cho việc phát triển và mở rộng các hoạt động đầu tư của các doanh nghiệp, các tổ chức các nhân trong và ngoài nước. Các hoạ ộng đầu tư sẽ tác đột đ ng tr c ti p tr l i t i sự ế ở ạ ớ ản lượng s n xu t ả ấ của doanh nghiệp và công tác quản lý vật tư.
Môi trường pháp lý bao gồm luật, các văn bản dưới luật, các quy trình quy ph m k thu t s n xu t t o ra mạ ỹ ậ ả ấ ạ ột hành lang pháp lý cho các doanh nghiệp hoạt động, các hoạt động c a doanh nghiủ ệp như sản xuất kinh doanh cái gì, sản xu t ấ bằng cách nào, bán choai, ở đâu, nguồn vật tư ấy ở đâu đề l u ph i dả ựa vào các quy định của pháp luật. Các doanh nghiệp ph i chả ấp hành các quy định của pháp luật,
ph i th c hiả ự ện các nghĩa vụ ủa mình với Nhà nướ c c, với xã hội và với người lao động như thế nào là do pháp luật quy định (nghĩa vụ ộ n p thuế, trách nhiệm đảm bảo v ệ sinh môi trường, đảm bảo đờ ống cho cán bộ công nhân viên trong doanh i s nghi p...)ệ . Bên cạch đó, mọi hoạt động của công tác quản lý vật tư từ ậ l p k ho ch ế ạ s n xuả ất, đấu th u, l a chầ ự ọn nhà thầu đến th c hi n mự ệ ua bán vật tư, dự trữ ật tư... v đều phải theo các quy định của pháp luậ . Có thể nói, luật pháp là nhân tố kìm hãm t ho c khuyặ ến khích sự ồ ại và phát t n t triển c a doanh nghiủ ệp, do đó ảnh hưởng trực tiế ới các hoạt động độp t ng c a doanh nghiủ ệp nói chung và các công tác quản lý vật tư nói riêng.
b, Môi trường văn hóa xã hội:
Tình trạng th t nghiấ ệp, trình độ giáo dục, phong cách, lố ối s ng, phong t c, t p ụ ậ quán, tâm lý xã hội.... đều tác động một cách trực ti p hoế ặc gián tiế ới công tác p t quản lý vật tư của m i doanh nghiỗ ệp có thể theo hai chiều hướng tích cực hoặc tiêu c c. Nự ếu xã hội phát triển, các loạ ật tư dồi dào, phong phú thì sẽi v thuận tiện hơn cho công tác quản lý vật tư, nguồn cung c p vấ ật tư luôn sẵn sàng, giá mua vật tư sẽ cạnh tranh hơn, có thể thay thế các loạ ật tư một cách nhanh chóng... Ngượ ại v c l i, nếu xã hội chậm phát triển, tình trạng th t nghiấ ệp cao, dân trí thấp s ẽ gây ra tình trạng thi u nguế ồn lao động chất lượng, lượng s n ph m vả ẩ ật tư trong xã hội khan hi m, cung cế ấp không đủ ố lượ s ng v t tậ ư gây ra khó khăn trong quá trình quản lý vật tư của doanh nghi p. ệ
c, Môi trường kinh t : ế
Các chính sách về kinh t cế ủa Nhà nước, tốc độ tăng trưởng c a n n kinh t ủ ề ế quốc dân, tốc độ ạm phát, thu nhập bình quân trên đầu người... là các yế ố có ảnh l u t hưởng đến công tác quản lý vật tư của doanh nghi p. N u tệ ế ốc độ tăng trưởng c a ủ n n kinh t ề ế cao, các chính sách của Chính phủ khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư mở ộ r ng s n xu t, s biả ấ ự ến động ti n t ề ệ là không đáng kể... s ẽ nâng cao hiệu qu ả s n xu t c a doanh nghi p, doanh nghi p s m nh d n m rả ấ ủ ệ ệ ẽ ạ ạ ở ộng quy mô sản xu ất, sản lượng s n phả ẩm tăng lên kéo theo các loạ ật tư đầu vào cũng phải tăng lên ải v nh hưởng tr c tiự ếp đến công tác quản lý vật tư và ngượ ạc l i.
d, Môi trường t ự nhiên:
Môi trường t ự nhiên bao gồm các ế y u t : V ố ị trí, khí hậu, địa hình… Môi trường t ự nhiên của c ả trong nước và nước ngoài đề ảnh hưởu ng tr c ti p t i ự ế ớ chi phí nguyên vật liệu và tình hình bảo qu n c a vả ủ ật tư. Với m t s vộ ố ật tư đặc biệt, chi phí dành cho bảo quản tăng lên như: Đường, vải, các đồ ự th c phẩm… Hiện tượng m ẩ mốc cũng ảnh hưởng tới quá trình bảo qu n vả ật tư tại kho. Bên cạnh đó mộ ốt s loại vật tư như sản phẩm nông nghiệp, nhiên liệu, năng lượng... b ị ảnh hưởng bởi tính