Chương 4. Giải pháp thư điện tử trong các trường đại học và các ứng dụng
4.2. Giải pháp cho hệ thống thư điện tử cho trường Đại học Bách
4.2.1. Thực trạng hệ thống thư điện tử của trường Đại học Bách
+ Trường sử dụng 3 hệ thống thư điện tử riêng biệt gồm:
* Hệ thống thư điện tử dàng cho cán bộ sử dụng máy chủ của Nhà trường và chạy phần mềm cung cấp dịch vụ là Mdaemon 7.1.0
* Hệ thống thư điện tử dành cho sinh viên, hệ thống thư điện tử dành cho học viên cao học và sau đại học sử dụng hạ tầng kỹ thuật của Google (postfix)
* Một vài hệ thống thư điện tử các loại của một số đơn vị trong trường như: trung tâm ITP, trung tâm ITIMS, khoa CNTT…
+ Hiện 3 hệ thống này là riêng biệt và không có mối quan hệ gì với nhau.
Sử dụng nhiều hạ tầng khác nhau, có khả năng bảo mật và chống spam, virus khác nhau…
+ Các hệ thống trên nói chung trừ hệ thống thư điện tử dành cho cán bộ là có cán bộ quản trị chuyên trách, các hệ thống còn lại đều là kiêm nhiệm hoặc không có người bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên.
+ Hiện nay hệ thống thư điện tử dành cho cán bộ chỉ có thể cung cấp cho mỗi một tài khoản thư điện tử một dung lượng là 100Mb, đã không còn đáp ứng được 100% nhu cầu sử dụng ngày càng tăng của cán bộ, giảng viên Nhà trường. Việc cấp thiết hiện nay là nâng cấp hệ thống để có thể phục vụ tốt hơn nhu cầu thực tế hiện nay và trong vòng năm đến mười năm tiếp theo.
+ Do lịch sử để lại Nhà trường hiện sử dụng hệ thống thư điện tử cho cán bộ có dạng: TenCanBo-TenVietTatDonVi@mail.hut.edu.vn, hình thức cấp địa chỉ thư điện tử như trên không còn phù hợp với nhu cầu của thời kỳ mới.
Nhà trường hiện có nhu cầu:
* Quy hoạch lại tên hòm thư điện tử sao cho hợp lý, ngắn gọn hơn nhưng không được làm mất thư cũ hay gián đoạn liên lạc hiện tại của cán bộ, giảng viên Nhà trường
* Quy hoạch lại để có thể sử dụng với domain: @hut.edu.vn cho cán bộ, giảng viên và @hut.vn cho khối doanh nghiệp trực thuộc trường.
* Nâng cấp hệ thống để có thể cung cấp cho mỗi cán bộ tối thiểu 1Gb/ 1 tài khoản thư điện tử
* Hệ thống thư điện tử cần có cơ sở dữ liệu chuẩn có thể map và hệ thống cơ sở dữ liệu của phòng Tổ chức Cán bộ để dễ dàng cho việc liên lạc và quản lý cũng như sẵn sàng cho hành chính điện tử của Trường sau này.
-
* Hệ thống cần được xây dựng để tích hợp được vào hệ thống singer sign-on đang được xây dựng của Nhà trường
* Hệ thống mới cần được cân đối về tài chính trong việc xây dựng, duy trì, bảo dưỡng sao cho phù hợp với khả năng tài chính của Nhà trường.
4.2.2. Giải pháp nâng cấp hệ thống thư điện tử của trường Đại học Bách khoa Hà Nội
a. Yêu cầu đối với hệ thống mới
Như vậy với các thông tin đề cập ở bên trên hệ thống mới cần phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
(1). Kết hợp được với các hệ thống thư điện tử hiện tại sao cho tất cả thành một hệ thống đồng bộ, dễ quản lý và nâng cao hiệu xuất hoạt động
(2). Chuyển đổi từ hệ thống tên hòm thư hiện nay sang tên mới theo chuẩn như sau:
* Với khối cán bộ hành chính, phục vụ giảng dạy và giảng viên, các phòng ban, khoa, viện, các bộ môn, phòng thí nghiệm, trung tâm nghiên cứu: hòm thư được cung cấp với chuẩn: Tên.ViếtTắtHọĐệm@hut.edu.vn hoặc TênĐơnVịViếtTắtTiếngViệt(Anh)@hut.edu.vn (ví dụ hòm thư của cán bộ và Mạng Thông tin: thanh.lx@hut.edu.vn hay bknic@hut.edu.vn)
* Với khối doanh nghiệp trực thuộc Trường, tên hòm thư điện tử của cán bộ, được đặt theo chuẩn như sau: Tên.ViếtTắtHọĐệm@hut.vn hoặc TênĐơnVịViếtTắtTiếngViệt(Anh)@hut.vn (ví dụ hòm thư điện tử của cán bộ hoặc công ty: thanh.lx@hut.vn hay bkholdings@hut.vn)
(3). Dung lượng hòm thư tối thiểu là 1Gb/1 hòm thư và không hạn chế số lượng thư trên mỗi hòm. Hệ thống mới cần được tích hợp giải pháp sao lưu dự phòng tránh trường hợp mất dữ liệu của người sử dụng khi bị lỗi hệ thống.
(4). Hệ thống mới cần tương thích để tiến tới tích hợp được vào hệ thống hành chính điện tử của Nhà trường như: sử dụng chung cơ sở dữ liệu với
phòng Tổ chức Cán bộ hoặc liên kết trực tiếp được với nó; tích hợp được với hệ thống singer-sign-on đang được triển khai.
(5). Hệ thống mới không được làm mất thư cũ cũng như dán đoạn liên lạc của người sử dụng trước, trong và sau thời gian nâng cấp
b. Giải pháp cho hệ thống thư điện tử mới
Hình 4.2.1 Sơ đồ khối giải pháp cho Hệ thống thư điện tử mới
Để giải quyết (3): Nâng cấp máy chủ cung cấp dịch vụ thư điện tử của nhà trường lên thành hệ thống mới theo tiêu chuẩn như sau:
+ Dung lượng ổ cứng = a * 1Gb + b*1Gb*2. Với a: Số lượng cán bộ đang công tác, b: số lượng cán bộ về hưu trung bình hàng năm (*2 vì giữ hòm thư cho họ trong 2 năm tiếp theo mới xóa hoàn toàn – điều này là vì thực tế nhiều cán bộ về hưu vẫn tham gia công tác với trường 1-2 năm mới nghỉ hoặc vẫn giữ các mối quan hệ đối tác bên ngoài để chuyển dần về cho các cán bộ thay thế chưa nghỉ).
+ Hệ thống ổ cứng lưu trữ có thể thiết kế gắn liền với máy chủ thư điện tử hoặc dùng hệ thống lưu trữ chuyên dụng. Hệ thống này cần cấu hình để chạy với chuẩn RAID 5 để đảm bảo tính sẵn sàng và chịu lỗi, tránh tối đa trường hợp mất dữ liệu của người sử dụng. Ngoài ra đi kèm với hệ thống này là hệ thống sao lưu dự phòng bằng băng từ hoặc các ổ cứng mạng.
+ Dung lượng RAM của máy chủ = a*10Mb*0.3. Với a là số lượng cán bộ hiện đang công tác. Và 0.3 là số lượng hòm thư thường xuyên giao dịch trong một thời điểm. Ghi chú là đây là chuẩn tương đối do rất nhiều hòm thư cán bộ không đăng nhập nhưng vẫn có kết nối để nhận thư – cách tính này là tính trung bình
Để giải quyết (1): Tại vùng Public, cài máy chủ đóng vai trò Mail Gateway làm nhiệm vụ giao tiếp với các máy chủ SMTP bên ngoài để nhận và gửi thư. Các thư được gửi tới hệ thống từ bên ngoài sẽ được đưa qua hệ thống lọc thư rác và hệ thống quét virus trước khi chuyển về các máy chủ thư điện tử trong vùng local. Sử dụng cơ chế Authenticate qua cơ sở dữ liệu của máy chủ LDAP, và cấu hình MTA ở dạng Email Relay để chuyển thư điện tử về các máy chủ thư điện tử tương ứng trong vùng local. Mail Gatevay được cấu hình hỗ trợ vitual domain để có thể gửi nhận thư với nhiều domain name khác nhau hỗ trợ cho các hệ thống thư điện tử đã có hiện nay trong vùng local.
Thiết kế này đảm bảo được tính tối ưu cho các hệ thống thư điện tử hiện có mà không cần phải nâng cấp các hệ thống bên trong. Máy chủ thư điện tử đóng vai trò Gateway ở vùng public chỉ có vai trò lọc thư và chuyển tiếp thư nên không sợ bị tấn công (nếu bị, chỉ cần thay thế gateway này). Tất cả các thư đều được lọc thư rác ở đây khắc phục tình trạng một số hệ thống thư điện tử hiện tại có bộ lọc kém, không được thường xuyên cập nhật, điều này không chỉ giúp cho việc lọc SPAM và quét virus tốt hơn mà còn tiết kiệm chi phí nâng cấp, duy trì các bộ lọc này do đã thu gọn lại thành 1 bộ lọc cho cả hệ thống. Như vậy các máy chủ thư điện tử của vùng local chỉ phải xử lý
các trao đổi trong nội bộ mạng, phần lớn là thư sạch, nên nếu cần chỉ cần một đến hai người quản trị lả có thể quản trị được tất cả các hệ thống này.
Máy chủ thư điện tử trong vùng local có thể có địa chỉ IP thực hoặc ảo và có thể do các khoa quản lý. Vì cơ chế email relay sử dụng SMTP nên không cần thống nhất phần mềm thư điện tử cài trên các máy chủ trong vùng local.
Như vậy với thiết kế này một cán bộ hoặc học viên trong trường có thể có nhiều địa chỉ thư điện tử local và thư điện tử của họ được lưu trên các máy chủ local tương ứng. Tùy theo yêu cầu của họ có thể lựa chọn một trong các cách sau:
+ Chỉ sử dụng một địa chỉ liên lạc duy nhất, VD: lx.thanh@hut.edu.vn để giao tiếp bên ngoài, các địa chỉ local chỉ để liên lạc nội bộ, sau đó khai báo để Mail Gateway forward thư điện tử đến máy chủ thư điện tử local theo yêu cầu của mình VD forward đến , lx.thanh@bknic.hut.edu.vn.
+ Sử dụng tất cả các địa chỉ và khai báo để Mail Gateway forward thư điện tử đến máy chủ thư điện tử local tương ứng.
Khi nhận thư người sử dụng có thể lựa chọn các cách sau:
+ Nhận thư trực tiếp tại máy chủ local (webmail local tương ứng nếu có hoặc qua POP3/IMAP).
+ Nhận thư tại Mail Gateway qua webmail hoặc pop3/imap, khi đó người dùng phải cung cấp mật khẩu của từng hòm thư họ có tại các máy chủ local.
Trong trường hợp này các máy chủ local không có địa chỉ thực và trao đổi với MTA qua cổng POP3.
Để giải quyết (2) và (4) : Có các cách sau
+ Cách 1: Dùng cơ sở dữ liệu của phòng tổ chức để có danh sách ID cán bộ và Họ tên, viết Tool tự động sinh tên hòm thư và pass theo chính sách mới và nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống thư điện tử mới.
+ Cách 2: Treo Tool search ID cán bộ và form đăng ký lên web để cán bộ đăng ký mới hòm thư với ID của mình theo chính sách đặt tên hòm thư mới trong thời hạn mặc định trước khi xóa hòm thư cũ.
Để giải quyết (5): Cần bảo toàn được: thư cũ, sổ địa chỉ, mailing list, thư gửi về hòm cũ cần được chuyển vào hòm mới. Phương án như sau:
+ Trên MailGateway cấu hình ánh xạ tên cũ sang tên mới để các thư được gửi đến hòm thư tên cũ sẽ được Mail Gateway chuyển đến hệ thống thư điện tử mới. Ngưởi sử dụng khi reply các tên này thì trường From của thư sẽ là tên hòm thư mới vì thế dần dần hòm thư mới sẽ thay thế được hòm thư cũ.
+ Duy trì hòm thư cũ dưới dạng máy chủ thư điện tử của vùng local, làm hướng dẫn cán bộ sử dụng các phần mềm email client để tải thư điện tử về máy hoặc để người dùng tự chuyển dần các thư cũ quan trọng sang hòm thư mới.
+ Để giữ mailing list: Do số mailing list rất ít nên phần này làm thủ công được.
+ Để giữ lại contact, để người xử dụng tự cập nhật các contact của mình trong thời gian chuyển đổi hệ thống.