Th ng tin là một quá trình kết hợp giữa ng i gởi và nhận thông tin. Các nhà quản trị sử dụng tiến trình thông
tin ủể thực hiện cỏc chức năng quản trị và duy trì vai trò của họ trong một tổ chức.
136
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
4 1 2 Qu tr nh th ng tin:
a . ười phỏt tin: thụng tin ủược phỏt ủi với dạng mã hóa.
b . Tin tức: bao gồm những ký hiệu ủược dựng diễn tả thông tin mà ng i gởi muốn chuyển tới ng i nhận.
137
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
ững hình thức thông tin
ời nói: diễn văn, thảo luận, trao ủổi tay ủụi, rỉ tai, dư luận. Phương pháp này hay bị sai lạc khi phải
chuyển qua nhiều trung gian.
138
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
+ viết: phương pháp này tránh sai lạc, rõ ràng và có thể kiểm soát ủược.
+ Nh phươ pháp khác: cử chỉ, thỏi ủộ, hành ủộng...
139
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
c . ờnh truyền thụng: à con ủ ng mà một tin tức ủược truyền từ ng i gởi n ng i nhận.
140
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Thông tin chính thức và không chính thức Thông tin chính thức là những thông tin theo cấp hệ, chẳng hạn như Sếp ra lệnh
cho nhân viên cấp dưới hay nhân viên thuộc cấp báo cáo kết quả với Sếp.
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Thông tin không chính thức có công dụng cho những nhu cầu của nhân
viên. Nhân viên tạo ra những giao lưu rồi thành những nhúm, phe, do ủú mà có nhu cầu thông tin không chính
thức.
142
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Chiều thông tin:
Thông tin từ cấp trên xuống gọi là
chiều trên xuống, ngược lại là chiều dưới lên. Lọai thông tin thứ hai có công dụng hay không là tùy thuộc vào nền văn hóa của tổ chức, tổ chức có tạo ra dược sự tin cậy nơi nhân viên hay không.
143
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Thông tin theo chiều ngang hiện diện giửa những thành viên của cùng một nhóm lao
ủộng hoặc cựng một cấp bậc ngang nhau.
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
Hình thức thông tin này có thể làm dễ dàng sự phối hợp công việc, vỡ vậy cú thể ủược cấp trờn hổ trợ, nhưng ủụi khi cú cũng làm rối lọan thông tin cho chiều dọc.
145
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
d . Thông tin phản h i: à phản ứng của ng i nhận i với tin tức nhận ủược từ ng i gởi. Đõy là cụng cụ ủể cho biết
người nhận ủó nhận ủược tin tức và hiểu ủược nú như thế nào.
146
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
e . ười nhận: à ng i nhận thông tin, giải mó những thụng tin mà ng i phỏt tin ủó gởi ủi.
Giải mã là việc dịch những thông tin sang thứ ngôn ngữ mà ng i nhận có thể hiểu
ủược những thụng tin ủú.
Yêu cầu quan trọng i với ng i nhận là phải biết lắng nghe.
147
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
f . ận thức: à việc ng i nhận hiểu ủược những thụng tin từ ng i gởi.
Hai vấn cần lưu ý trong quá trình nhận thức:
+ Nhận thức có chọn lọc.
+ Nhận thức một cách rập khuôn.
148
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
g . hi u trong quá trình thông tin: àm sai lệch dòng tư tưởng bình th ng từ ng i gởi sang ng i nhận.
Nhiễu bao gồm: sự bất ng ngôn ngữ, sự xuyên tạc, bóp méo, sự không nhận thức
ủược, chữ viết, hỡnh ảnh khụng thể ủọc và hiễu ủược, tầm nhỡn hạn chế và nghe khụng ủầy ủủ.
149
H NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
4 1 3 Vai tr a th ng tin
Trong quản trị, th ng tin có một vai trò quan trọng, nú tạo ủi u kiện cho cỏc hoạt
ủộng quản trị của một tổ chức ủạt ủược hiệu quả .
Vai trò của th ng tin thể hiện trong tất cả cỏc khõu của quỏ trỡnh quản trị: hoạch ủịnh, tổ chức, lónh ủạo và kiểm tra.
150
NG TIN TRONG QUẢN TRỊ
4.2 NH NG TRỞ NGẠI TRONG QUÁ TRÌNH TH NG TIN
4 1 2 Trở ngại thuộ ổ ứ
- Cơ cấu tổ chức có nhiều cấp thì tính hiệu quả của thông tin càng giảm.
- Sự chuyên môn hóa trong tổ chức làm hạn chế quá trình thông tin, vì không am hiểu
lĩnh vực của ng i khác.