MÔ UN 03. X LÝ V N B N C B N
CH NG I: PH N M M X LÝ V N B N MICROSOFT WORD 2013 I. M và đóng Microsoft Word
1. Kh i đ ng
Nh p chu t vào nút Start\All Prorams\Microsoft Office 2013\Word 2013 2. Màn hình Word
Trong Word 2013, không còn các menu l nh nh phiên b n 2003 mà thay vào đó là h th ng “Ribbon” v i 3 thành ph n chính: th (Tab), nhóm (Group) và các nút l nh (Command button). Các nút l nh có liên quan đ n nhau đ c gom vào m t nhóm, ví d : các nút ch n font, c ch , in đ m, nghiêng, g ch chân… đ c gom vào nhóm font. Nhi u nhóm có chung m t tác v đ c gom vào trong m t th .
Các thành ph n chính theo th t t trên xu ng
a. Thanh công c truy c p nhanh và tiêu đ (Quick Access Toolbar and Title bar)
N m đ nh màn hình, có m t vài nút l nh th ng dùng, nêu tên c a ng d ng Word và tên v n b n đang so n th o.
b. Các th (Ribbon Tabs)
N m bên d i thanh tiêu đ (g m 9 th : File, Home, Insert, Design…), trình bày nh ng ch c n ng chính c a word.
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Thao tác đ m m t th : nh p chu t vào tên c a th đó c. Các nút l nh (Commands)
Ch a các bi u t ng l nh t ng ng v i th đang ch n.
* Chú ý: mu n bi t tên c a m t bi u t ng nào đó ta ch c n di chuy n con tr chu t lên bi u t ng đó.
d. Th c(Rulers)
M t th c theo chi u ngang phía trên c a vùng v n b n, m t th c theo chi u d c bên trái màn hình.
e. Vùng v n b n (Text Area)
Chi m ph n l n di n tích màn hình dùng đ nh p v n b n.
f. Thanh tr t d c bên ph i màn hình:
di chuy n theo chi u d c (lên trên, xu ng d i) c a v n b n g. Thanh tr t ngang phía d i màn hình
Di chuy n theo chi u ngang c a v n b n h. Thanh tr ng thái (Status bar)
N m đáy màn hình, cung c p thông tin v n t t v tr ng thái làm vi c nh trang hi n t i, dòng, c t hi n t i…
3. Thoát kh i Word
Cách 1: Ch n File\Close
Cách 2: Nh p chu t vào (nút close) góc ph i phía trên màn hình II. Thao tác v i t p v n b n
1. T o m t v n b n m i
Th c hi n 1 trong 2 cách sau :
Cách 1 : Vào File\New\Blank Document Cách 2 : Nh n t h p phím Ctrl + N 2. L u v n b n lên đ a
Th c hi n 1 trong 2 cách sau :
Cách 1: Vào File\Save ho c File\Save As n u mu n l u v n b n (đã có trên đ a) v i m t tên m i
Cách 2: Nh n t h p phím Ctrl + S
Sau đó ch n Computer\Browse, xu t hi n h p tho i Save As
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Ch n đ a, th m c ch a t p tin, sau đó đ t tên t p tin trong khung File name, nh p chu t vào nút Save đ th c hi n l u tr t p tin
3. M v n b n đã có trên đ a Th c hi n 1 trong 2 cách sau Cách 1 : Vào File\Open
Cách 2 : Nh n t h p phím Ctrl + O
Sau đó ch n Computer\Browse, xu t hi n h p tho i Open
Trong h p tho i Open, ch n t p tin c n m và click Open
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
III. Biên t p n i dung v n b n 1. Di chuy n con tr trong v n b n a. Dùng chu t
Click (nh p) chu t vào v trí mu n đ n b. Dùng bàn phím
- Phím : lên m t dòng, xu ng m t dòng
- Phím : sang ph i m t kí t , sang trái m t kí t
- Phím Home : v đ u dòng - Phím End : v cu i dòng
- Phím CTRL + Home : v đ u v n b n - Phím CTRL + End : v cu i v n b n
- Phím Page Up : lên m t trang màn hình - Phím Page Down : Xu ng m t trang màn hình - Phím Enter : xu ng hàng, k t thúc m t đo n
- Phím Shift + Enter : xu ng hàng, ch a k t thúc m t đo n - Phím Back Space ( ) đ xoá kí t bên trái con tr - Phím Delete đ xoá kí t bên ph i con tr
2. Cách nh p v n b n
Tr c khi nh p m t v n b n trong word b ng ti ng vi t c n đ nh d ng
a. Font ch (Font) : Click vào khung Font đ ch n font ch thích h p cho v n b n (th ng ch n Times New Roman)
b. C ch ( Size): Click vào khung Size đ ch n c ch thích h p (th ng ch n c ch 14)
c. Nh p v n b n
* Ph n ch : (aw), ô (oo), ê (ee), â (aa), (uw), (ow), đ (dd)
* Ph n d u : f (d u huy n), s (d u s c), r (d u h i), j (d u n ng), x (d u ngã) Chú ý :
- gõ ch hoa có d u ph i nh n thêm phím Shift
- chèn kí t vào v n b n, đ a con tr đ n v trí c n chèn, sau đó gõ kí t chèn vào 3. Ch n kh i v n b n
a con tr v đ u kh i, ch n 1 trong 2 cách sau:
Cách 1: Gi phím Shift, s d ng các phím m i tên đ m r ng kh i ch n Cách 2 : Gi phím Shift, sau đó nh p chu t v trí cu i kh i
Chú ý : Có th Click and Drag (nh p chu t và rê) trên kh i mu n ch n 4. Ch n toàn b v n b n
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
- Vào Home\Select\Select All - Ho c nh n t h p phím Ctrl + A 5. Xoá kh i ch n
Cách 1: Vào Home\Cut ho c b m ph i chu t trên kh i ch n r i ch n Cut (hay nh n t h p phím Ctrl + X)
Cách 2 : Nh n phím Delete 6. Sao chép kh i
- Ch n kh i c n sao chép (ngu n)
- Vào Home\Copy ho c b m ph i chu t trên kh i ch n r i ch n Copy (hay nh n t h p phím Ctrl + C)
- Di chuy n con tr đ n v trí m i (đích)
- Vào Home\Paste ho c b m ph i chu t trên kh i ch n r i ch n Paste (hay nh n t h p phím Ctrl + V)
7. Di chuy n kh i
- Ch n kh i c n di chuy n - Vào Home\Cut
- Di chuy n con tr đ n v trí m i - Vào Home\Paste
IV. Chèn kí t đ c bi t (Symbol) 1. a con tr đ n v trí c n chèn
2. Vào Insert\Symbol\More Symbols . Xu t hi n h p tho i Symbol
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Trong h p tho i Symbol, ch n kí t c n chèn. Có th ch n các b ng kí t khác trong khung Font.
3. Click Insert đ ch p nh n chèn kí t 4. Click Cancel đ đóng h p tho i Symbol
* Có th thay đ i đ l n cho kí t đ c bi t này b ng cách ch n kí t c n thay đ i, vào Home\Font. Trong h p tho i Font ch n đ l n trong khung Size.
CH NG II: NH D NG V N B N I. nh d ng v n b n
1. Ch n kh i kí t c n đ nh d ng
2. Vào Home\Font (ho c click ch n các nút đ nh d ng trên b ng nút l nh) Xu t hi n h p tho i Font
- Font : xác đ nh Font ch
- Font style : xác đ nh ki u ch nh : Regular (ch th ng)
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Italic (ch nghiêng) Bold (ch đ m) - Size : xác đ nh c ch
- Font color : xác đ nh màu ch
- Underline style : kí t d ng g ch chân - Effects : t o các hi u ng kí t
3. Click Ok đ th c hi n đ nh d ng II. nh d ng đo n v n
1. Ch n đo n v n b n c n đ nh d ng
2. Vào Home\Paragraph. Trong h p tho i Paragraph, ch n Indents and spacing
- Alignment : Ch n cách canh đo n nh : Left (canh trái)
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Right (canh ph i), ...
- Indentation : Ch nh l cho đo n
Left : Kho ng cách t l trái đ n đo n v n b n Right : Kho ng cách t l ph i đ n đo n v n b n - Spacing : Kho ng cách gi a các đo n
- Line spacing : Kho ng cách gi a các dòng. Trong đó Single : Bình th ng
1,5 lines : G p r i Double : G p đôi
3. Click Ok đ th c hi n đ nh d ng III. Ki u dáng (Style)
các đo n v n có chung tính ch t nh Font ch , kích th c ch , ...
A. T o m i khuôn d ng
1. Vào Home\Styles. Trong khung Styles bên ph i, click bi u t ng (New Style), xu t hi n h p tho i Create New Style from Formatting
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
- Trong khung Name : t tên khuôn d ng
- Trong khung Style Type : nh d ng cho kí t hay đo n v n b n
- Trong khung Style based on : Ch n các khuôn d ng m u cho khuôn d ng c n t o, n u mu n t t o ra khuôn d ng, ch n Nomal
* thay đ i các đ nh d ng khác cho đo n v n b n, click Format 2. Click Ok đ th c hi n đ nh d ng
B. S d ng
1. Ch n đo n v n b n c n áp d ng khuôn d ng 2. Vào Home\Style. Xu t hi n khung Styles bên ph i
Trong khung Styles, ch n khuôn d ng c n dùng
* Chú ý : Có th ch n nhanh khuôn d ng trên nhóm Styles trong th Home
IV. nh d ng khung v n b n
đ nh d ng khung hay t o đ ng vi n cho v n b n, th c hi n các thao tác sau 1. Ch n các t hay đo n v n b n c n đ nh d ng khung
2. Vào Home, b m vào hình tam giác bên ph i bi u t ng r i ch n Borders and shading.
Xu t hi n h p tho i Borders and shading, ch n Borders
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
- Ch n ki u đóng khung Setting - Ch n d ng đ ng k khung Style
- Ch n màu cho đ ng k trong khung Color - Ch n đ dày c a đ ng k trong khung Width
Có th click vào v trí t ng ng trong Preview đ ch n c nh k khung cho đo n 3. Click Ok đ k khung
* Chú ý : Có th th c hi n nhanh vi c t o khung b ng cách click nút trong th Home
V. nh d ng màu n n v n b n
1. Ch n các t hay đo n v n b n c n đ nh d ng n n
2. Vào Home, b m vào hình tam giác bên ph i bi u t ng r i ch n Shading
- Ch n màu c n tô trong Fill, n u ch n No Fill ngh a là không tô màu hay hu b tô màu - Xác đ nh m u tô trong trong khung Style và ch n màu cho m u tô trong Color 3. Click Ok đ th c hi n t o n n
VI. nh d ng c t v n b n
nh d ng c t là trình bày cách hi n th v n b n theo d ng c t 1. Ch n kh i v n b n c n chia c t
2. Vào Page Layout\Columns\More Columns. Xu t hi n h p tho i Columns
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
Trong đó :
- Presets : Xác đ nh cách chia c t theo m u đ nh s n
- Number of columns : Xác đ nh s c t c n chia theo ý mu n - Width and spacing : nh b r ng và kho ng cách gi a các c t N u ch n Equal column width : Word t đ ng đ nh b r ng các c t - Line between : Xác đ nh đ ng k th ng đ ng gi a các c t
VII. nh d ng Bullets and Numbering
chèn ký hi u đ c bi t hay s t đ ng vào đ u m i đo n v n b n, th c hi n : 1. Ch n đo n v n b n c n đ nh d ng
2. Vào th Home, r i ch n
- Bi u t ng (Bullets): đ chèn ký hi u đ c bi t vào đ u m i đo n v n b n. Ch n ô None đ hu b đ nh d ng
- Bi u t ng (Numbering): đ chèn s t đ ng vào đ u m i đo n v n b n. Ch n None đ hu b đ nh d ng.
CH NG III: NHÚNG CÁC I T NG VÀO V N B N I. B ng
1.1. Chèn b ng vào v n b n
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
C u trúc b ng (Table) g m nhi u dòng (row), nhi u c t (column). Giao gi a dòng và c t g i là ô (cell). t o b ng ta th c hi n :
1. t con tr vào v trí c n t o b ng
2. Vào Insert\Table\Insert Table. Xu t hi n h p tho i
Trong h p tho i Insert Table xác đ nh s dòng và s c t c n t o t i:
- Number of columns : S c t c n t o - Number of rows : S dòng c n t o 3. Click Ok đ hoàn t t vi c t o b ng 1.2. Thao tác trong b ng
1. Di chuy n con tr trong b ng
- Dùng các phím m i tên trên bàn phím đ di chuy n con tr đ n các ô
- Phím Tab : di chuy n con tr sang ô bên ph i. Khi g p ô cu i cùng trong b ng, n u nh n Tab s t o thêm dòng m i
- Phím Enter : đ a con tr xu ng dòng c a ô t ng ng 2. Ch n 1 ô
C1: t con tr vào ô c n ch n, vào Layout\Select\Select Cell
C2: t con tr chu t vào bên trái ô c n ch n, khi con tr chu t có hình con tr màu đen thì b m trái chu t.
3. Ch n nhi u ô
a con tr đ n ô đ u c n ch n, b m và rê chu t đ n ô cu i 4. Ch n 1 dòng
C1: t con tr vào dòng c n ch n, vào Layout\Select\\Select Row
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
C2: t con tr chu t ra ngoài bên trái hàng c n ch n r i b m trái chu t.
5. Ch n 1 c t
C1: t con tr vào c t c n ch n, vào Layout\Select\Select Column
C2: t con tr chu t ra ngoài lên bên trên c t c n ch n cho đ n khi con tr chu t đ i thành hình m i tên tr xu ng màu đen thì b m trái chu t.
6. Ch n c b ng
t con tr vào trong b ng, vào Layout\Select\Select Table 1.3. Thay đ i kích th c c t, dòng
Cách 1 : a con tr chu t đ n đ ng phân cách c t ho c dòng c n thay đ i khi th y xu t hi n m i tên 2 chi u thì b m và rê chu t đ thay đ i đ r ng cho c t hay chi u cao cho dòng
Cách 2 : Có th thay đ i đ r ng cho c t hay chi u cao cho dòng trên th c canh (Ruller) b ng cách đ a con tr chu t đ n bi u t ng (hi u ch nh c t) ho c bi u t ng (hi u ch nh dòng) trên th c canh. B m và rê chu t trên bi u t ng này đ thay đ i c t, dòng 1.4. Chèn, xoá c t và dòng trong b ng
1. Chèn thêm c t
- Ch n c t mu n chèn thêm vào
- Vào th Layout, sau đó ch n 1 trong 2 ch c n ng sau:
Insert Left: n u mu n chèn thêm c t vào bên trái c t đã ch n Insert Right: n u mu n chèn thêm c t vào bên ph i c t đã ch n 2. Chèn thêm dòng
- Ch n dòng mu n chèn thêm vào
- Vào th Layout, sau đó ch n 1 trong 2 ch c n ng sau:
Insert Above: n u mu n chèn thêm dòng vào bên trên dòng đã ch n Insert Below n u mu n chèn thêm dòng vào bên d i dòng đã ch n 3. Xoá dòng ho c c t
- Ch n dòng ho c c t c n xoá
- Vào Layout\Delete\Delete Rows đ xoá dòng ho c Layout\Delete\Delete Columns đ xoá c t
II. Hình minh h a
2.1. Chèn hình nh vào v n b n
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
A. Chèn SmartArt
1. a con tr đ n v trí c n chèn
2. Vào Insert\SmartArt. Xu t hi n h p tho i
3. B m ch n ki u c n chèn vào v n b n đ th c hi n chèn 4. Click ch n OK.
B. Chèn m t t p tin hình
1. Vào Insert\Pictures. Xu t hi n h p tho i Insert Piture
2. Trong h p tho i Insert Picture, ch n đ a, th m c ch a t p tin hình.
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
3. Ch n t p tin hình và Click Insert đ chèn hình vào v n b n.
III. nh d ng v trí
Vi c đ nh d ng ki u trình bày c a hình nh trên v n b n g i là đ nh d ng hình 1. Ch n đ i t ng hình c n đ nh d ng
2. Right click t i đ i t ng hình v a ch n, ch n Format Picture. Xu t hi n h p tho i Format Picture
3. Trong h p tho i Format Picture, ch n th Layout đ hi u ch nh ki u trình bày trong v n b n.
4. Ch n các ki u trình bày trong Wrapping style 5. Click Ok đ th c hi n trình bày
* Bây gi ch c n di chuy n hình đ n v trí b t kì trong v n b n, khi đó n i dung v n b n s d n theo ch c n ng đã l a ch n.
IV. Hi u ch nh và v hình A. V hình
1. Vào Insert\Shapes, ch n d ng hình c n v
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
2. a con tr chu t đ n v trí c n v , click and drag đ th c hi n v hình B. Hi u ch nh hình v (áp d ng cho c hình nh chèn vào)
1. Thay đ i kích th c hình v (hình nh)
a. Ch n hình v (hình nh) c n thay đ i kích th c
b. a con tr chu t đ n nút hi u ch nh kích th c, click and drag đ phóng to hay thu nh hình
2. Di chuy n hình v (hình nh)
a. Ch n hình v (hình nh) c n di chuy n b. Click and drag đ n v trí m i
3. Xoá hình v (hình nh)
a. Ch n hình v (hình nh) c n xoá b. Nh n phím Delete trên bàn phím
4. nh d ng ki u trình bày cho đ i t ng hình v , Right click t i đ i t ng hình v , ch n Format AutoShape
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
V. Tô màu cho các đ i t ng A. Tô màu khung
1. Ch n đ i t ng c n tô
2. Vào Format\Shape Outline, sau đó ch n màu, ki u, đ đ m c n tô
B. Tô màu n n
1. Ch n đ i t ng c n tô
2. Vào Format\Shape Fill, sau đó ch n màu, m u, hi u ng c n tô
III. H p v n b n
1. Vào Insert\Text Box, ch n ki u c n t o 2. Nh p v n b n vào Text Box.
IV. Tham chi u 1. T o chú thích
Trong quá trình x lý v n b n, có th t o chú thích cho m t t . N i dung di n gi i c a chú thích đ c trình bày cu i trang (Footnote) ho c cu i v n b n (Endnote). Ti n trình t o : 1. a con tr đ n sau t mu n đ t chú thích
2. Vào th References, r i ch n:
IU 03. Xử lý văn bản cơ bản
+ Insert Footnote: n i dung chú thích đ c trình bày cu i trang + Insert Endnote: n i dung chú thích đ c trình bày cu i v n b n 2. ánh s trang
1. Vào Insert\Page Number 2. Xu t hi n m t s ch c n ng
- Top of Page: s đ t đ u trang - Bottom of Page: s đ t cu i trang
- Format Page Numbers: đ nh d ng s cho trang + Number Format: đ nh d ng s
+ Start At: b t đ u t th t bao nhiêu 3. Click Ok
V. Hoàn t t v n b n
1. T o tiêu đ đ u trang (Header) và tiêu đ cu i trang (Footer) 1. Vào Insert, ch n 1 trong 2 ch c n ng
- Header\Edit Header: n u mu n nh p tiêu đ đ u trang - Footer\Edit Footer: n u mu n nh p tiêu đ cu i trang
Word hi n th khung nh p tiêu đ và b ng công c Header and Footer 2. Nh p n i dung vào khung Header (đ u) hay Footer (cu i).
Có th s d ng thêm các nút l nh trên b ng công c Header and Footer đ chèn vào Header hay Footer
3. Click ch n Close Header and Footer