a. Tổ Chức về nhân sự phân tích
Việc xác định nhân sự để phân tích rất quan trọng, có ý nghĩa đến giá trị của thông tin phân tích cung cấp. Số lượng thông tin có thể nhiều hay ít nhưng không thể phản ánh chất lượng thông tin tốt hay xấu, điều đó còn phụ thuộc vào lực lượng nhân sự làm công tác phân tích.
'Vậy nên, cần phân công nhiệm vụ cho một Phó giám đốc nhiệm vụ của một giám đốc tài chính, quản lý trực tiếp bộ phân phân tích tài chính thuộc.
phòng kế toán, có trách nhiệm phân công theo dõi thông tin từ hệ thống kế
toán, sau đó yêu cầu phân tích để chuyển hóa các thong tin kế toán thành hệ thống thông tin tài chính và kinh doanh, làm cơ sở dé lập báo cáo hoạt động
65
kinh doanh, hoạch định chiến lược kinh doanh và tiền hành tổ chức thực hiện khi đã được Giám đốc phê duyệt.
b.Tổ chức công tác phân tích
Quy trình tổ chức công tác phân tích hiệu quả kinh doanh sẽ quyết định rất lớn đến giá trị kết luận của nguồn thông tin phân tích. Công ty cần phải
nhận thấy được vai trò của công tác tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh
của mình, chỉ có vậy thì việc tổ chức phân tích mới được tiến hành thường xuyên và định kỳ. Công ty cần hoàn thiện công tác tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh theo sơ đồ sau:
Tập KẾ hoạch phân Xác định mục tiêu phân tích
tích = L—* Xây dựng chương trình phân tích [TY Thụ thập thông tin
Tiên hành phân tích “Tính toán các chỉ tiêu
| —_ ¿} Tổng hợp kết quả, nhận xét Ì TT! Lập báo cáo phân tích
Hoàn thành _ íc phâi *† Thảo luận, đánh giá sơ bộ
Hoàn chỉnh, lưu trữ hồ sơ phân tích Lap kế hoạch phân tích
Việc lập kế hoạch phân tích là một bước rất quan trọng, đây là bước đầu tiên tạo tiền đề cho quá trình tổ chức phân tích và báo cáo kết quả, nếu không đặt ra kế hoạch phân tích thì việc phân tích sẽ diễn ra không đảm bảo.
đúng mục tiéu. Vige xác định mục tiêu phân tích trong kỳ sẽ giúp các nhà phân tích định hình "đường đi” của mình được rõ rang, mach lạc. Đồng thời đây
66
cũng là yếu tố cơ bản để xác định những bước đi tiếp theo của công tác tổ chức phân tích hiệu quả kinh doanh của công ty.
Kế hoạch phân tích bao gồm: mục đích, nội dung, phạm vi, thời hạn
phân tích; bộ phận cung cấp số liệu; cán bộ chịu trách nhiệm phân tích. tổng
hợp kết quả phân tích và đưa ra các đánh giá, nhận định và từ đó, lập báo cáo.
phân tích. Cũng cần phân biệt rõ nội dung nào phân tích thường xuyên, nội
dung nào phân tích định kỳ với phạm vì phân tích toàn điện hay chỉ tiết. Để từ đó bộ phận chuyên trách sẽ chủ động phân công nhiệm vụ phân tích cho từng,
cán bộ nhằm đảm bảo tiến trình phân tích. Kế hoạch phân tích có thể được thực hiện theo mẫu bảng như sau:
Bang 3.1. Mẫu kế hoạch phân tích hiệu quả kinh doanh
STT NỌI DUNG DIEN GIAT
1 | Đối tượng cần thông tin | Ban Giám đốc
2 | Mue tiéu phân tích Định hướng đúng đăn cho việc nâng cao.
hiệu quả hoạt động kinh doanh.
3 [Nội dung phân tích. Phân tích các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả
kinh doanh 4 | Thời gian phân tích 2 ngày
Nhân sự phân tích
Phụ trách chung
“Thu thập tài liệu
"Tiên độ thực hiện
'Từ ngày...đến ngày... . | Thu thập và kiểm tra tài liệu
'Từ ngày...đến ngày... _ | Tính toán các chỉ tiêu phân tích.
6 | Từ ngày...đến ngày... _ | Thảo luận, viết báo cáo.
Kinh phí
67
Tién hanh phan tich
Đây là giai đoạn chủ đạo trong công tác phân tích được thực hiện trên cơ sở kế hoạch phân tích đã được lập. Giai đoạn tiến hành phân tích bao gồm
các công việc như: thu thập thông tin; tính toán các chỉ tiêu: tổng hợp kết quả
phân tích và từ đó đưa ra các đánh giá, nhận xét.
Thông tin được sử dụng để phục vụ phân tích phải đảm bảo tính đầy
đủ, chính xác. có độ tin cậy cao để từ đó làm cơ sở ra các quyết định tài chính
hợp lý. Thông tin thu thập được từ nguồn thông tin bên ngoài và thông tin nội bộ công ty.
+ Đối
¡ những thông tin bên trong doanh nghiệp, bao gồm các báo
cáo tài chính ở phòng Tài chính - Kế toán, báo cáo tổng kết và kế hoạch phát triển của công ty ở phòng hành chính, bảng tiêu chuẩn kỹ thuật và hệ thống định mức của những yếu tố phân tích ở phòng Kế hoạch - Kỹ thuật, theo dõi
tiến độ thực hiện công việc và thái độ của người lao động nên căn cứ vào
bảng chấm công tại các đội sản xuất...
+ Đối với những thông tin bên ngoài doanh nghiệp như: Định hướng
phát triển của chính phủ, nguồn vốn đầu tư của ngân sách Nhà nước, thông tin về thị trường xây dựng, thông tin về tình hình giá cả đấu thầu, thông tin về
định mức đơn giá... những thông tỉn này có thể thu thập thông qua sở thương, mại, ủy ban chứng khoán, cục thống kê...
‘Sau khi đã thu thập được thông tin dé phân tích. công ty căn cứ vào yêu
cầu và mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch phân tích để lựa chọn phân tích
những chỉ tiêu phù hợp, đảm bảo tính chuyên sâu nhằm giải quyết những vấn
để mấu chốt, làm tăng hiệu quả phân tích. Sau đó tiến hành tính toán các chỉ
tiêu.
Tiếp đến, tổng hợp kết quả các chỉ tiêu đã được tính toán và đưa ra ý kiến đánh giá các chỉ tiêu. Việc đưa ra các ý kiến đánh giá phải nêu được mặt
68
tốt và cả những chưa tốt đang tổn tại, mức độ ảnh hưởng của các nhân tố đến chỉ tiêu phân tích, để từ đó đưa ra một số ý kiến đề xuất hướng giải quyết các
vấn đề còn tồn tại.
‘Hoan thành phân tích
Báo cáo phân tích tài chính thể hiện toàn bộ nội dung và kết quả phân
tích và đây cũng chính là căn cit dé công ty đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh của mình xem có hiệu quả hay không. Giai đoạn này gồm các công.
việc sau:
- Lập báo cáo phân tích: Báo cáo phân tích phải bao gồm các nội dung
cơ bản như: Tên báo cáo phân tích, mục đích, phạm vi, nội dung và quá trình
phân tích, cán bộ tham gia phân tích, những nhận xét và kết luận rút ra từ quá trình phân tích, những biện pháp nhằm cải thiện trong thời gian tới.
~ Công bố kết quả phân tích: Nhằm công bố kết quả phân tích với các
thành phẩn tham dự như: Hội đồng quản trị, Ban giám đốc. bộ phận phân tích, các trưởng phòng ban, trưởng các đơn vị trực thuộc để thông qua báo cáo
phân tích định kỷ, lấy ý
tính chính xác, phù hợp và làm cơ sở hoàn thiện báo cáo phân tích. Từ những đóng góp của các thành viên nhằm tăng cường góp ý đó, nhà quản trị sẽ thảo luận, bàn bạc để đưa ra các quyết định trong
thời gian tới.
~ Hoàn chỉnh, lưu trữ hồ sơ phân tích: Sau khi ghi nhận những ý kiến đóng góp của các thành viên, báo cáo phân tích được hoàn chỉnh để phục vụ cho Đại hội đồng cổ đông, yêu cầu cảu ban giám đốc và phải được công bố
thông tin trên thị trường chứng khoán, đồng thời
¡ liệu này sẽ được lưu trừ
làm cơ sở cho những lần phân tích tiép theo.
e. Về tổ chức việc sử dụng kết quả phân tích Kết quả phân tích phản ánh được điềm mạnh, của các chỉ tiêu phân tích, nguyên nhân dẫn đến
iễm yếu, mức độ tốt xấu
t quả đó và đưa ra được
69
những dự báo đáng tin cậy trong tương lai về tình hình kinh doanh của công.
ty trong thời gian tới. Báo cáo phân tích sau khi đã được Giám đốc phê duyệt cần được triển khai sử dụng có hiệu quả, cụ thê là báo cáo cho Ban kiểm soát
trực thuộc HĐQT để giám sát chặt chẽ các chỉ tiêu tài chính xấu, có biện pháp.
cải thiện nó trong thời gian tới.