Chương 2. NỘI DUNG THỰC TẬP
2.3. Quy trình triển khai dự án
Đầu tên, sau khi đàm phán và ký kết hợp đồng, dự án được triển khai với một quy trình nghiêm ngặt gồm 19 bước. Các bước này được quản lý một cách minh bạch, và thời gian rõ ràng trên Base.
Hình 2.23: Giao diện quản lý dự án trên Base 2.3.1. Tiếp nhận thông tin
Đầu tiên, BA sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng từ nhân viên Sale và đọc kỹ các phần đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Sau đó BA sẽ trực tiếp trao đổi với khách hàng để khai thác thêm các thông tin như: logo, màu sắc mong muốn, phong cách website, các website mẫu khách đã tham khảo,… Bước này sẽ giúp cho BA nắm rõ về dự án, định hình được các mục cần làm và tránh thiếu sót, đặc biệt là đối với một dự án lớn, phức tạp. Bước này thường kéo dài 1 ngày, theo thời gian làm việc.
2.3.2. Phân tích thông tin và vẽ wireframe
Tiếp theo, BA tiến hành hệ thống và phân tích các yêu cầu của khách về giao diện, chức năng,… để hình thành luồng hoạt động của website.
Một công việc quan trọng trong giai đoạn này chính là vẽ wireframe – phác thảo bố cục của trang web. BA tiến hành tìm kiếm ý tưởng từ các trang mạng xã hội, trang website như: Pinterest, Behance, Dribble, Freepik,... Sau đó, BA sẽ trình bày các phần sẽ xuất hiện trên trang website của khách hàng bằng các hình ảnh minh họa. Từ đó, khách hàng nắm được “sườn” ban đầu của website để làm tiền đề cho các bước sau.
Wireframe giúp BA và khách hàng xác định kỹ bố cục từng trang để tránh việc thiếu sót các danh mục, các chức năng, BA có nghĩa vụ phải hoàn thành bước này trong vòng 2 ngày. Trường hợp những dự án mang tính chất phức tạp, cần thêm thời
gian để trao đổi và phân tích, BA sẽ gửi yêu cầu gia hạn lên quản lý trực tiếp. Tham khảo hình 2.5, hình 2.6, hình 2.7.
Sau khi hoàn tất vẽ bố cục, BA nộp lại bản phác thảo trên Base Workflow và thao tác chuyển giai đoạn tiếp theo.
2.3.3. Bộ phận design duyệt wireframe
Ở bước này, UX/UI design sẽ kiểm tra và tư vấn cho BA về bố cục trình bày, những điểm chưa hợp lý, chưa chuẩn UX/UI để tiến hành sửa trước khi gửi cho khách hàng xem xét. Sau khi hoàn hành việc duyệt wireframe, bộ phận design tiến hành chuyển giai đoạn dự án.
Giai đoạn này chỉ kéo dài 4 giờ đồng hồ.
2.3.4. Khách hàng duyệt wireframe
Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quá trình thiết kế website. BA chịu trách nhiệm trình bày những ý tưởng ban đầu đối với khách hàng, giải thích ý nghĩa của từng phần trong wireframe.
Ở bước này, khách hàng cũng sẽ có những nhận xét, yêu cầu chỉnh sửa các phần sao cho phù hợp với mục đích kinh doanh của họ.
Đối với dự án này, ở giai đoạn này, BA đã tổ chức một cuộc họp để xác nhận với khách hàng. Để tiến hành trao đổi và chốt phác thảo trước khi chuyển giai đoạn.
2.3.5. Nộp wireframe
Sau khi khách hàng duyệt wireframe, BA nộp bản phác thảo đã qua chỉnh sửa về lại bộ phận design. Quản lý bộ phận design sẽ phân chia nhân viên phụ trách thiết kế dự án.
2.3.6. Trao đổi design
BA trình bày ý tưởng từng phần của wireframe với design phụ trách dự án.
Cung cấp các thông tin liên quan như: sở thích khách hàng, phong cách thiết kế mong muốn, những điều khách hàng muốn nhấn mạnh,... để bản thiết kế sau khi hoàn thành sát nhất với yêu cầu của khách.
2.3.7. Triển khai design
Ở giai đoạn này, nhân viên design sẽ tiến hành thiết kế giai diện trang chủ và các trang con có quy định trong hợp đồng dựa trên wireframe và trao đổi design.
BA có vai trò giám sát tiến độ của giai đoạn này thông qua Workflow và đốc thúc design hoàn thành đúng hạn.
2.3.8. Hoàn thành design
Sau khi hoàn thành thiết kế, nhân viên design chuyển dự án sang mục hoàn thành desgin. BA có trách nhiệm kiểm tra, so sánh bản thiết kế với wireframe để chỉnh sửa các lỗi sai, các thiếu sót trước khi gửi bản design đến khách hàng. Tham khảo hình 2.8, hình 2.9, hình 2.10, hình 2.11.
2.3.9. Chỉnh sửa design
Các lỗi sai và phần còn thiếu sẽ được chỉnh sửa bổ sung ở giai đoạn này.
Sau khi kiểm tra lại, bản thiết kế sẽ được BA gửi đến khách hàng xem xét, đánh giá và duyệt.
Mỗi lần chỉnh sửa kéo dài 4 giờ đồng hồ.
2.3.10. Khách hàng duyệt design
Đây là một giai đoạn vô cùng quan trọng trong quy trình thực hiện dự án. Khác với giai đoạn duyệt wireframe, ở giai đoạn này, khách hàng sẽ được xem trước giao diện thực tế của website. Khách hàng không chỉ phải duyệt bố cục trang web mà còn phải kiểm tra màu sắc, logo, kích thước các phần, cách bố trí các chi tiết, các hình ảnh,... Bởi vì sau này, khi tiến hành lập trình, web development sẽ bám sát theo thiết kế này để tiến hành “xây” nên website.
Ở bước này, nếu khách hàng chưa hài lòng với bản thiết kế. BA sẽ tổng hợp các phản hồi và chuyển trở lại giai đoạn Chỉnh sửa design.
Để tránh sau này khách hàng đổi ý, BA phải nhấn mạnh rằng các chỉnh sửa liên quan đến thiết kế, bố cục trang web chỉ được phép thay đổi ở giai đoạn này. Một khi khách hàng đồng ý với bản thiết kế và dự án chuyển sang giai đoạn Đặc tả lập trình, những thay đổi không liên quan đến chức năng trang web thì sẽ không được chấp
Giai đoạn này thường kéo dài 3 ngày. Nếu xảy ra trường hợp đặc biệt, khi khách hàng chưa thể duyệt trong thời gian này, BA có trách nhiệm báo cáo lại với quản lý và xin gia hạn với giai đoạn trước khi có thông báo trễ hạn.
2.3.11. Đặc tả lập trình
Khi wireframe được khách hàng duyệt, BA sẽ viết đặc tả lập trình. Từ các thông tin có được sau khi trao đổi với khách hàng và dựa trên bản thiết kế, BA sẽ mô tả chức năng của các phần trên web, các hiệu ứng, các thông số,… bằng một bảng liệt kê. Bộ phận kỹ thuật sẽ dựa và bảng mô tả này để tiến hành lập trình website cho khách hàng.
Thời hạn đặc tả là 4 ngày, tính theo thời gian làm việc. Tham khảo bảng 2.2 2.3.12. Nộp đặc tả lập trình
Sau khi hoàn tất đặc tả cả chức năng và hiệu ứng của website, BA phụ trách sẽ nộp bản đặc tả cho bộ phận kỹ thuật và đợi trưởng bộ phận phân công nhân viên kỹ thuật phụ trách, giai đoạn này thường kéo dài từ 1-7 ngày tùy thuộc và số lượng dự án mà bộ phận này đang xử lý.
2.3.13. Trao đổi đặc tả
Tương tự như ở bước trao đổi design, BA phụ trách sẽ trình bày các yêu cầu của khách hàng đối với trang web như: chức năng, hiệu ứng,... và giải thích các mục cụ thể trong đặc tả để web development nắm rõ. Sau đó dev sẽ tiến hành lập trình web dựa trên bản thiết kế, bản đặc tả và nội dung trao đổi.
Giai đoạn này cũng kéo dài 4 giờ đồng hồ.
2.3.14. Triển khai lập trình
Sau khi có đủ các thông tin cần thiết, dev phụ trách dự án sẽ thao tác kéo dự án sang giai đoạn triển khai lập trình và thực hiện lập trình website.
Giai đoạn này thường không có thời hạn, hoàn thành lập trình nhanh hay chậm phụ thuộc và độ phức tạp của dự án.
2.3.15. Kiểm thử demo website
Dev sẽ chuyển dự án sang giai đoạn kiểm thử demo website, BA sẽ tiến hành thao tác các chức năng trên website như một người dùng. Từ đó, BA phát hiện các lỗi sai, các thiếu sót về giao diện, hiệu ứng, tính năng,... và lập bảng yêu cầu chỉnh sửa chuyển lại cho dev phụ trách dự án.
Thời hạn kiểm thử demo là 2 ngày, tính theo thời gian làm việc.
2.3.16. Chỉnh sửa website
Dev tiếp nhận yêu cầu từ BA và tiến hành chỉnh sửa. Thời gian của chuỗi lần chỉnh sửa là không cố định, tùy thuộc vào mức độ deadline của nhân viên đó. Chính vì vậy, BA phải thường xuyên nhắc nhở, đảm bảo việc chỉnh sửa hoàn thành sớm để bàn giao website cho khách hàng.
2.3.17. Hoàn thành chỉnh sửa
Sau khi hoàn thành chỉnh sửa, dev chuyển dự án sang giai đoạn Hoàn thành chỉnh sửa.
BA sẽ gửi link demo website sau khi chỉnh sửa (trang web và trang admin) cho khách hàng kiểm tra lần cuối trước khi bàn giao.
Nếu khách hàng vẫn chưa hài lòng và muốn chỉnh sửa, BA thu thập yêu cầu chỉnh sửa từ khách hàng và tổng hợp để chuyển về lại giai đoạn Chỉnh sửa website.
Mỗi website có tối đa 3 lần chỉnh sửa, vì vậy BA phải thống nhất thật kỹ với khách hàng để tránh mất thời gian, giúp việc điều chỉnh diễn ra nhanh hơn và đảm bảo tiến độ bàn giao. Trường hợp khách hàng muốn điều chỉnh vượt số lần được phép hỗ trợ hoặc chỉnh sửa các tính năng mang tính phức tạp cao, khác biệt so với hợp đồng, BA cần trao đổi mới Manager bộ phận kỹ thuật để đưa ra phương án giải quyết hợp lý.
Về cơ bản, nhiệm vụ BA sẽ kết thúc sau khi khách hàng duyệt lần cuối và dự án chuyển về giai đoạn Hoàn thành chỉnh sửa.
2.3.18. Up hosting
BA chuyển dự án sang bước Up hosting. Bắt đầu từ bước này, nhân viên Sale sẽ
Request trên hệ thống Base Request và cung cấp thông tin hợp đồng. Nhân viên kỹ thuật sẽ dựa vào các thông tin này để tiến hành up hosting website cho khách hàng.
Nếu khách hàng sử dụng hosting ngoài, nhân viên Sale sẽ yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin tài khoản hosting như: tên đăng nhập, mật khẩu. Sau đó nhân viên Sale sẽ thực hiện các bước như trường hợp trên.
Giai đoạn này kéo dài 4 giờ đồng hồ.
2.3.19. Mở index
Khi hoàn tất bàn giao hợp đồng, nhân viên Sale thông báo cho khách hàng thanh toán khoản tiền còn lại. Sale sẽ kiểm tra lại thông tin thanh toán với kế toán.
Sau đó, nhân viên Sale chuyển sang giai đoạn Mở index và nhờ nhân viên kỹ thuật hỗ trợ mở index website cho khách hàng.
Quy trình nghiệp vụ thiết kế website hoàn thành và được đánh dấu “Hoàn tất hợp đồng”.
Thời hạn bước này là 1 giờ đồng hồ.