VII. KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ
4. Đào tạo nhân lực
- Viết thạo và nói tiếng Anh lưu loát.
24
- Khả năng giao tiếp tốt, biết cách diễn đạt vấn đề một cách rõ ràng, mạch lạc.
- Có khả năng ứng phó tốt, giải quyết khéo léo các khiếu nại và than phiền của khách, tìm kiếm được những giải pháp tốt nhất cho các sự việc phát sinh. - Có khả năng chú ý đến các chi tiết khi làm công việc đặt phòng và tính toán
- Khả năng tổ chức công việc.
- Nắm được các kỹ năng tính toán.
- Kỹ năng máy tính văn phòng.
- Khả năng ghi nhớ các chi tiết.
4.2. Kiến thức
- Đối với Lễ tân được đào tạo về nghiệp vụ lễ tân; Có kiến thức cơ bản về kế toán, thanh toán, thống kê, marketing và hành chính văn phòng, thành thạo Vi tính văn phòng; yêu cầu biết 2 ngoại ngữ (thành thạo Anh văn, Ngoại ngữ còn lại phải sử dụng được). Có kiến thức cơ bản về tình hình chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, tuyên truyền quảng cáo …
- Đối với các bộ phận khác: yêu cầu hiểu biết về công việc ứng tuyển,thành thạo Anh văn, các yêu cầu về kiến thức khác.
- Có khả năng giao tiếp với khách và kỹ năng bán hàng.
- Nắm rõ những quy định, các văn bản pháp quy của ngành du lịch và các cơ quan quản lý liên quan đến khách và kinh doanh khách sạn
- Biết rõ các địa điểm , các dịch vụ phục vụ của farmstay
- Nắm được một số quy tắc về ngoại giao, lễ nghi, phong tục tập quán, tìm lý khách của một số quốc gia.
4.3. Đặc điểm tính cách - Thật thà, trung thực.
- Năng động, nhanh nhẹn, tháo vát và linh hoạt trong cách xử lý tình huống.
- Cởi mở và hiếu khách, thân ái, lịch sự, tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ khách.
- Nhiệt tình trong công việc và biết thuyết phục khách.
- Có tính đồng đội trong công việc, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ các nhân viên trong bộ phận
- Luôn đúng giờ, chính xác và nhạy cảm với yêu cầu của khách thuộc những thành phần khác nhau và đến từ những nền văn hóa khác nhau.
4.4. Yêu cầu về ngoại hình và thể chất - Sức khỏe tốt
- Ngoại hình cân đối (không có dị hình, không mắc bệnh truyền nhiễm ).
- Hình thức ưa nhìn, có duyên. - Có kỹ năng giao tiếp tốt.
- Trang phục gọn gàng, sạch sẽ.
4.5. Mô tả công việc
Tổng giám đốc (chủ đầu tư):
Xác định mục tiêu, sứ mệnh và hướng phát triển của farmstay: xây dựng tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, mục tiêu dài hạn, điều chỉnh hành lang pháp lý và các quy định để đảm bảo doanh nghiệp đi đúng với giá trị cốt lõi và văn hóa, duy trì kỷ luâ •t để tiến tới mục tiêu kinh doanh, điều hành và xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu cho từng bộ phận đảm bảo hoàn thành mục tiêu chung.
Lập kế hoạch kinh doanh và định hướng chung cho công ty: phê duyệt các chính sách đề án và nguyên tắc của công ty, thực thi một số chiến lược kinh doanh nhằm mở rộng quy mô sản xuất của công ty, gia tăng lợi nhuận như: phương án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh, các kế hoạch xây dựng thương hiệu, kế hoạch quảng bá sản phẩm,... ; lên kế hoạch để thực hiện các phương án đầu tư hiệu quả nhất, tối ưu chi phí và có được lợi nhuận tối đa nhất; xây dựng ngân sách, định mức chi phí cho các dự án
26
Điều hành toàn bộ hoạt động và chịu trách nhiệm cho doanh số, lợi nhuận, hướng phát triển và tăng trưởng của công ty: xây dựng hệ thống kiểm soát hoạt động của công ty, giám sát các dự án và đảm bảo hoạt động quản trị hiệu quả, xây dựng quan hệ tốt với các cổ đông, đối tác và khách hàng.
Quản lý nhân viên và phát triển nhân tài: Xây dựng kế hoạch nhân sự, nguồn nhân sự dài và ngắn hạn; trực tiếp tham gia tuyển dụng nhân sự cho công ty, xây dựng cơ chế lương, khen thưởng phù hợp.
Lên ý tưởng marketing và truyền thông: định hướng việc tổ chức xây dựng và phát triển các kênh bán hàng cho Công ty, chỉ đạo và giám sát việc xây dựng kế hoạch, mục tiêu marketing dài và ngắn hạn; đánh giá định kỳ các kênh marketing cho sản phẩm, dịch vụ của Công ty, định kỳ đánh giá và điều chỉnh kế hoạch, hoạt động marketing.
Quản lý Farmstay:
Lên kế hoạch vận hành phát triển cho farmstay : xây dựng ngân sách, nhân sự, kế hoạch marketing và kinh doanh phù hợp với tình hình hiện tại và định hướng của bản thân.
Triển khai thực hiện và giám sát: giám sát việc thực thi nhiệm vụ của các nhân viên dưới quyền và các báo cáo tài chính kinh doanh của tổ chức, đôn đốc kiểm tra các công tác an ninh, giám sát và chịu trách nhiệm về tài sản cố định được bàn giao và chất lượng vệ sinh dịch vụ của tổ chức
Quản trị tài chính: giám sát việc thực thi ngân sách đề ra, quản lý hiệu quả chi phí hoạt động và chi phí cơ bản, đảm bảo thực thi theo quy định ngân sách tài chính của Nhà Nước và tổng giám đốc (chủ đầu tư).
Quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên: tiến hành tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự và tiền lương phù hợp với kế hoạch kinh doanh,
truyền đạt và duy trì Giá trị cốt lõi, tạo môi trường làm việc thân thiện, tích cực phù hợp với văn hóa doanh nghiệp cho tất cả nhân viên, nắm chắc được tình hình tay nghề của nhân viên để xây dựng kế hoạch bồi dưỡng sáng tạo, chăm lo đời sống công nhân viên
Ra quyết định trước các tình huống phát sinh khi không có tổng giám đốc
Giao tiếp báo cáo tiến độ thường xuyên với giám đốc (chủ đầu tư)
Quản lý các bộ phận:
Giám sát, trực tiếp điều hành nhân viên, tuyển dụng và đào tạo nhân sự, chịu trách nhiệm trực tiếp với sự cố ở cửa hàng, theo dõi và ghi chép lại tất cả mọi hoạt của quán, tổng hợp chi phí, xác định doanh thu, lợi nhuận của quán và báo cáo thuế. Trực tiếp lên kế hoạch và quản lý các trang mạng xã hội, kênh phân phối trực tuyến của cửa hàng; phối hợp với chuyên viên marketing để thực hiện các hoạt động quảng cáo.
Lễ tân:
Chào đón khách hàng đến cửa hàng, trả lời các câu hỏi của họ thắc mắc, nhận thanh toán trực tiếp các đơn của khách hàng, xử lý các yêu cầu về khiếu nại của khách hàng, theo dõi và ghi chép lại tất cả mọi hoạt của quán, tổng hợp chi phí, xác định doanh thu, lợi nhuận của quán và báo cáo lại cho quản lý cửa hàng vào cuối ca.
Nhân viên chăm sóc khách hàng:
Giao tiếp với khách hàng, là người tiếp nhận mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ kinh doanh
Hỗ trợ khách hàng, tìm cách giải quyết những vấn đề mà họ gặp phải
Chủ động liên hệ với khách hàng để thu thập thông tin về trải nghiệm của họ khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ. Từ đó, cung cấp
28
thông tin cho bộ phận sản phẩm để cải tiến và hoàn thiện dịch vụ, sản phẩm.
Tặng quà, ưu đãi cho khách hàng thân thiết, khách VIP vào các dịp đặc biệt như lễ tết, sinh nhật...
Phối hợp với bộ phận Tiếp thị để thực hiện các chiến dịch quảng cáo, chương trình khuyến mại… đối với khách hàng thân thiết, khách hàng trung thành.
Đề xuất và thực hiện các kế hoạch chăm sóc khách hàng, đo lường mức độ hài lòng của khách với sản phẩm và dịch vụ.
Phối hợp với các phòng ban, bộ phận khác trong công ty để đề xuất ra kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
Nhân viên vệ sinh:
Nhân viên vệ sinh buồng phòng: Vị trí này đảm nhiệm việc dọn vệ sinh phòng ngủ, phòng vệ sinh, chuẩn bị đồ dùng cá nhân cho khách.
Ngoài ra còn phải theo dõi các thiết bị, cơ sở vật chất trong phòng.
Nếu có hư hỏng gì cần phải báo cáo với quản lý farmstay. Đối với bộ phận này, nhân viên cần có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh viêm mũi do bụi để dễ di chuyển đồ vật nặng.
Nhân viên giặt ủi: Ở vị trí này, nhân viên nhận chăn ga, khăn,… từ nhân viên buồng phòng và tiến hành giặt. Bên cạnh đó, phải đảm nhiệm việc giặt là đồng phục của farmstay (nếu có). Ngoài ra, nhân viên giặt ủi cũng chịu trách nhiệm giặt đồ cho khách nếu khách yêu cầu dịch vụ.
Nhân viên vệ sinh công cộng, làm vườn: Có vai trò vệ sinh các khu vực sảnh, cầu thang,… Đối với farmstay, cần có đội ngũ nhân viên làm vườn. Khi tuyển dụng, nhà đầu tư nên ưu tiên cho những ứng viên có kinh nghiệm chăm sóc nông trại, cắt tỉa cây cối.
Nhân viên chăm sóc cây trồng và trang trại
Trồng trọt, cày cấy, gieo giống các loại cây trồng, cây ăn quả Chăm sóc, tắm rửa, giữ các loài vật nuôi
Chuẩn bị thức ăn cho vật nuôi ở nông trại Dọn dẹp, tưới nước, bón phân cho đất, cây
Gặt hái, thu hoạch các loại cây trồng, cây ăn quả khi tới mùa Hướng dẫn, hỗ trợ khách du lịch có nhu cầu tham gia vào canh tác và chăm sóc cây trồng, vật nuôi
Bán nông sản tại chỗ cho những khách có nhu cầu
Nhân viên marketing và truyền thông:
Quản lý hình ảnh, nhận diện thương hiệu của công ty; Xây dựng nội dung, thiết kế ảnh và biên tập video cho các chiến dịch marketing của thương hiệu; Phối hợp với nhân viên thu mua và quản lý nguồn cung để đảm bảo đúng thiết kế và chất lượng in bao bì, túi; Lập kế hoạch, chạy quảng cáo trên các nền tảng Google, Facebook,…; Phân tích khách hàng, số liệu để có chiến lược quản lý phù hợp; Báo cáo lại cho quản lý cửa hàng vào cuối tuần.
Nhân viên tổ chức sự kiện và hướng dẫn trải nghiệm:
Xây dựng các chương trình Team Building bao gồm: Games Show, Games Tour, Big Games, Team Work...
Tổ chức các hội chợ, hội nghị, khánh thành công ty, kỷ niệm thành lập.
Hỗ trợ khách tham quan và hướng dẫn khách trải nghiệm các dịch vụ của farmstay
Phối hợp với phòng Kinh doanh – Marketing trong việc thiết kế hỗ trợ đưa các sản phẩm đến khách hàng.
30
Kế toán:
Lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện kế hoạch chi phí được giao, quản lý sổ sách và thủ tục tài chính, kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán, hoàn tất các nghiệp vụ kế toán, lưu dữ liệu kế toán theo quy định.
4.6. Đãi ngộ nhân viên
- Chế độ đãi ngộ nhân viên bằng hiện vật: Tiền mặt, các khoản tiền thưởng, các loại phụ cấp: phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại, quà tặng sinh nhật, hiếu hỷ, khoản tiền chi cho nhân viên đi ăn uống, liên hoan, du lịch, teambuilding.
- Chế độ cho thai sản
- Thời gian linh hoạt và các chế độ nghỉ, phép - Tổ chức các khóa đào tạo chuyên môn cho nhân viên - Thưởng tết là tháng lương thứ 13
- Trang thiết bị làm việc hiện đại
- Đối với 08/03 và 20/10, các bạn nữ sẽ được thưởng mỗi người 100.000VNĐ. Đãi ngộ nhân viên.
4.7. Đánh giá công việc
❖ Đánh giá thái độ làm việc của nhân viên Tiêu chí 1 - Tính trung thực của nhân viên Tiêu chí 2 - Nhiệt tình trong công việc
Tiêu chí 3 - Tôn trọng đồng nghiệp và khách hàng Tiêu chí 4 - Giờ giấc và quản lý thời gian Tiêu chí 5 - Ý chí cầu tiến
Tiêu chí 6 - Lạc quan trong công việc Tiêu chí 7 - Cẩn trọng trong công việc
Năng lực làm việc của nhân viên Tiêu chí 1 - Mức độ làm việc Tiêu chí 2 - Phát triển trong công việc Tiêu chí 3 - Mức độ hoàn thành công việc
Việc đánh giá nhân viên nên được tiến hành hàng tháng và hàng quý trong các công ty để đảm bảo người quản lý có thể nắm rõ được năng lực cũng như thái độ của nhân viên. Từ đó đưa ra những điều chỉnh về nhân sự cũng như những cải cách về chính sách phù hợp khi cần thiết.