B. CÔNG TÁC TỔ CHỨC TIẾP KHÁCH TẠI LỄ KỶ NIỆM 40 NĂM THÀNH LẬP CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM - VINAMILK
II. Liên hệ thực tiễn công tác tổ chức tiếp khách tại lễ kỉ niệm 40 năm thành lập Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk
2.5. Tổ chức thực hiện tiếp khách tại Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk
Người phụ trách: Bà Lê Thanh Tâm - Trưởng ban lễ tân chịu trách nhiệm quản lý.
Các công tác chuẩn bị:
Địa điểm đón ti1p khách mời tại trung tâm Hội nghị Quốc gia, Mỹ Đình, Hà Nội:
18
- Chuẩn bị bàn lễ tân: danh sách khách mời, sơ đồ của nơi tổ chức, chỗ check-in: Khi khách mời đ1n buổi lễ thì tại cửa chính sẽ có nhân viên lễ tân sẽ chào hỏi, hướng dẫn mọi người tủ để đồ cá nhân và phát cho khách mời sơ đồ về nơi tổ chức buổi lễ.
Nhân viên lễ tân sẽ giúp khách mời tìm được vị trí ngồi thích hợp với nhu cầu của họ, hỗ trợ phục vụ nước uống cho khách mời.
- Chuẩn bị nước uống, bàn gh1, hoa tươi: Về phần đại biểu thì bên ban hậu cần sẽ chuẩn bị vị trí chỗ ngồi, bàn gh1, bảng tên, nước uống và hoa trang trí ở bàn.
- Chuẩn bị thẻ xe và chỉ dẫn nơi đỗ xe: Những vị khách mời khi đ1n buổi lễ với phương tiện riêng thì sẽ được nhân viên bên ban hậu cần, cơ sở vật chất phát thẻ xe và chỉ dẫn nơi đỗ xe phù hợp với phương tiện của mình.
- Chuẩn bị thẻ đeo cho các phóng viên báo chí, các đơn vị và các đồng chí phụ trách:
Tại buổi lễ kỷ niệm lớn thì thành phần nhà báo, phóng viên cũng sẽ có với số lượng không nhỏ. Khi đ1n họ cũng sẽ được đón ti1p như khách mời nhưng đặc biệt họ sẽ được phát thẻ riêng để có thể phân biệt giữa phóng viên, nhà báo với khách mời.
Bộ phận lễ tân:
- Tác phong lễ tân: có thái độ lịch sự, thân thiện, m1n khách, nhanh nhẹn trong việc trao đổi thông tin của khách mời, đứng đúng vị trí đã được sắp x1p trước đó.
- Trang phục lễ tân: nhân viên lễ tân cần mặc đồng phục, đeo bảng tên đầy đủ, thi1t bị liên lạc, micro trang bị đầy đủ. Theo quy định của ban lễ tân thì đồng phục nữ ở đây là áo dài màu xanh lam kèm theo quần dài trắng, về tóc thì được búi gọn lên, nam thì mặc quần vải đen áo sơ mi trắng.
- Khu vực bên bàn lễ tân phải luôn sạch sẽ, gọn gàng vì đây là nơi mà khách mời bước qua đầu tiên.
- Công việc của lễ tân:
+ Ti1p nhận và ghi lại danh những phần quà mà khách mời mang đ1n chúc mừng.
+ Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc điều hành về những việc vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh.
+ Kịp thời đón ti1p các vị khách mời, không để họ phải chờ đợi hay mất thời gian tìm chỗ ngồi.
21
+ Ngoài ra, nhân viên lễ tân cũng cần chuẩn bị quà cho khách mời, các vị đại biểu khi đ1n dự buổi lễ; chuẩn bị phòng ti1p khách trước khi buổi lễ bắt đầu.
Bộ phận hậu cần: chịu trách nhiệm về số lượng gh1 ngồi và bàn cho các khách mời đại biểu đ1n dự buổi lễ; chuẩn bị đầy đủ đồ dùng, đồ ăn, thức uống để phục vụ cho khách mời; chuẩn bị quà tặng từ trước và bàn giao cho bộ phận lễ tân; sắp x1p vị trí ngồi cho khách mời theo sơ đồ và gửi cho lễ tân. Ngoài ra, bộ phận hậu cần cũng giúp bộ phận lễ tân trong việc liên lạc với nhau để kiểm soát về số lượng khách mời đ1n và ra về.
Bộ phận hành chính nhân sự: phụ trách về việc lên danh sách khách mời và gửi thư mời đi, chuẩn bị tài liệu có liên quan đ1n buổi lễ, gửi danh sách khách mời cho bộ phận lễ tân. Không những th1, bộ phận hành chính có thể điều động thêm người n1u một trong hai ban lễ tân hay hậu cần cần thêm người hoặc thay th1.
2.5.2. Đón tiếp khách
- Tất cả khách mời khi đ1n dự buổi lễ phải được chào đón với thái độ tôn trọng và lịch sự. Chào đón khách mời bằng các đại từ nhân xưng lịch thiệp: quý ông, quý bà kèm theo họ tên và đặc biệt với những vị đại biểu lớn thì sẽ kèm theo chức danh, chức vụ.
- Khi khách mời đ1n buổi lễ thì tại cửa chính sẽ có nhân viên lễ tân:
Quan tâm, chào hỏi.
Khéo léo hỏi tên rồi ghi tên vào danh sách.
Hướng dẫn mọi người để đồ cá nhân vào tủ đồ và phát cho khách mời sơ đồ về nơi tổ chức buổi lễ.
Ti1p nhận và ghi lại danh những phần quà mà khách mời mang đ1n chúc mừng.
Đưa khách mời vào khu triển lãm thành tựu của công ty và giới thiệu về những thành tựu đó để có thể có những cái nhìn tổng quan về sự phát triển của Vinamilk và những điều mà công ty đang muốn hướng tới.
Đưa khách mời vào chỗ ngồi:
Với các đại biểu thì sẽ được bên ban hậu cần đưa đ1n vị trí chỗ ngồi đã có bảng tên được chuẩn bị từ trước.
Với các khách mời khác thì sẽ được sắp x1p vị trí ngồi thích hợp với nhu cầu của họ, hỗ trợ phục vụ nước uống cho khách mời.
Đối với từng bộ phận khách mời sẽ có cách đón ti1p cụ thể như sau:
20
Đối với những vị khách mời khi đ1n buổi lễ với phương tiện riêng, ban hậu cần phát thẻ xe và chỉ dẫn nơi đỗ xe phù hợp cho họ.
Bộ phận nhà báo, phóng viên sẽ được đón ti1p như khách mời và được phát thẻ riêng để có thể phân biệt giữa phóng viên, nhà báo với khách mời. Đưa các phóng viên, nhà báo sơ đồ của hội trường. Rồi đưa họ đ1n gặp người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền thông.
Đối với những khách mời có giấy mời thì khi đ1n nơi nhân viên lễ tân cần đánh dấu những vị khách đó vì chúng ta sẽ phải kiểm soát xem có bao nhiêu khách mời tham dự được mà bao nhiêu khách mời không tham dự.
Đối với những khách mời quan trọng như Ủy viên Bộ Chính trị, Chủ tịch quốc hội Nguyễn Thị Kim Ngân; … thì người bên ban lễ tân phải đưa khách vào phòng giới thiệu với lãnh đạo một cách trang trọng, thân thiện.
- Sau khi chào hỏi khách mời, nhân viên bên ban lễ tân phải tỏ thái độ quan tâm đ1n khách mời thông qua việc hỏi để có thể nắm bắt nhu cầu của khách mời xem họ có muốn đọc báo, ăn nhẹ… trước khi buổi lễ bắt đầu.
2.5.3. Công tác sau tiếp khách tại lễ kỷ niệm 40 năm thành lập Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam – Vinamilk
- Bà trưởng ban lễ tân chịu trách nhiệm quản lý và sắp x1p các lễ tân đứng chào và tiễn khách khi các khách mời ra về.
- Tặng hoa, quà, sản phẩm của công ty và chụp ảnh lưu niệm cho các khách mời và đoàn thể đã đ1n tham dự lễ kỷ niệm.
- Bộ phận thư ký thu nhận các giấy tờ, văn bản, tài liệu các giấy tờ chi phí có liên quan trong buổi ti1p khách để giải quy1t.
- Ban hậu cần chịu trách nhiệm kiểm tra và bố trí mọi người trực ti1p thu dọn sắp x1p lại bàn gh1, hoàn trả các trang thi1t bị các công tác thu dọn hậu trường, đảm bảo địa điểm nguyên vẹn và bàn giao lại hội trường cho người đại diện phụ trách đón ti1p khách.
- Bộ phận hành chính soạn thảo thư cảm ơn để gửi đ1n đại diện các đoàn thể đã đ1n tham dự.
- K1t thúc chương trình trưởng các bộ phận, phòng ban phụ trách họp bàn để đưa ra những ưu điểm, nhược điểm của chương trình để rút kinh nghiệm cho những sự kiện ti1p theo của doanh nghiệp.
23