Bớc vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên Công nghệ thông tin đòi hỏi mỗi cơ quan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình kịp thời đáp ứng những yêu cầu của nền kinh tế thị trờng. Tiến tới xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại kiểu mẫu phù hợp với xu thế của thời đại.
Để làm đợc điều này, mỗi văn phòng cần phải chủ động cải tiến các quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiên tiến và đội ngũ con ngời làm văn phòng có trình độ cao. Bản thân em xin có một số ý kiến đề xuất nh sau:
2.1. Về đội ngũ cán bộ, công chức.
- Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, năng lực nhận thức của lãnh đạo cũng nh cán bộ, công chức văn phòng về công tác hành chính, văn th lu trữ trong xu thế mới của thời đại. Giúp cho hoạt động của văn phòng bắt kịp đáp ứng đợc nhu cầu của nền hành chính Nhà nớc trong thời kỳ hội nhập toàn cầu.
- Thờng xuyên tổ chức các hoạt động nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, công chức trong cơ quan nh: cử cán bộ đi học các lớp hàm thụ, bồi dỡng nâng cao nghiệp vụ, các lớp tập huấn ngắn hạn, các buổi tham quan học tập kinh nghiệm,...
- Mỗi cán bộ, công chức cần chủ động đổi mới, hoàn thiện mình cả về nhận thức và chuyên môn, nghiệp vụ; trau dồi đạo đức, lối sống, bản lĩnh chính trị,... có nh vậy mới đáp ứng đợc yêu cầu của nền công vụ trong cuộc công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nớc.
- Nâng cao trình độ nhận thức, khả năng nhận biết và xử lý thông tin của cán bộ văn phòng. Không để chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ sự vụ lấn
át chức năng chủ động xử lý thông tin. Tăng cờng công tác đào tạo trình độ ngoại ngữ và tin học văn phòng cho cán bộ, công chức để đáp ứng đợc nhu cầu giải quyết công việc trong văn phòng hiện đại,...
2.2 Về quy trình nghiệp vụ:
- Mỗi công việc trong văn phòng nh xây dựng chơng trình công tác, soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, nộp hồ sơ vào lu trữ lịch sử,... đều phải đa ra những quy định cụ thể về nghiệp vụ cũng nh quy trình tổ chức, giúp cho công việc đợc giải quyết một cách trình tự và khoa học.
- Tăng cờng triển khai thực hiện hiệu quả việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000-2000 trong công tác văn phòng, TCVN: 5700-2002 văn bản quản lý Nhà nớc mẫu trình bày.
- Xây dựng, tiến tới hoàn thiện chuẩn hoá về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, có sự phân công công việc một cách khoa học và hợp lý, không để xảy ra tình trạng chồng chéo, bỏ xót việc.
- Tổ chức công việc một cách khoa học cả về nhân sự, sổ sách, tài liệu và cơ
sở vật chất, đặc biệt là công tác lập hồ sơ. Đây là công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng tới công tác quản lý và giai quyết công việc trong cơ quan. Có thể sử dụng một số biện pháp cụ thể nh: tổ chức tập huấn cho cán bộ văn th, lu trữ, có những quy định cụ thể về việc lập hồ sơ, không để tình trạng văn bản bị phân tán.
- Cần cập nhập và sử dụng phần mềm quản lý văn bản đề cập nhật và quản lý văn bản đi, đến cơ quan.
- Quan tâm hơn nữa đến công tác lu trữ nh: có biên chế cán bộ lu trữ, đầu t trang bị cho kho, dụng cụ và các phơng tiện bảo quản tài liệu (tủ đựng hồ sơ, giá, cặp, bó,...) để phục vụ một cách tốt nhất cho hoạt động lu trữ, khai thác, sử dụng, bảo quản tài liệu lu trữ. Tích cực đẩy mạnh công tác khai thác, sử dụng tài liệu thông qua việc đầu t xây dựng phòng đọc phục vụ nhu cầu thông tin của lãnh đạo, cán bộ và quần chúng nhân dân ở địa phơng.
2.3 Về trang thiết bị văn phòng.
Tích cực đổi mới văn phòng kiểu cũa sang văn phòng hiện đại, trong đó tập trung tới các vấn đề cải thiện các phơng tiện làm việc, trang bị các trang thiết bị hiện đại, có tốc độ truyền dẫn cao nh: điện thoại, máy fax, máy tính, máy in, máy phôtôcopy,.. cho văn phòng, giúp công việc đợc giải quyết một cách dễ dàng góp phần tích cực vào công tác xây dựng Chính phủ điện tử.
Xây dựng một mô hình văn phòng làm việc hiệu quả có sự kết hợp hài hoà giữa con ngời văn phòng và phong thuỷ. Tổ chức phòng làm việc một cách khoa học với đầy đủ các tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trờng làm việc công sở đảm bảo cả về sức khoẻ và tinh thần cho cán bộ công chức.
- Trang bị máy tính, máy in và các dụng cụ làm việc khác để phục vụ công tác văn th: ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản.
Tiến tới quản lý văn bản bằng phần mềm dữ liệu phục vụ cho nhu cầu tra tìm một cách nhanh chóng. Đồng thời, trang bị thêm điện thoại cho phòng văn th để tiện cho việc điều hành, chỉ đạo công tác của lãnh đạo văn phòng.
Hiện nay ở môi trờng làm việc công sở đã đợc trang bị thêm rất nhiều trang thiết bị hiện đại, trong quá thực tập bản thân em cũng nh nhiều học viên còn gặp nhiều khó khăn, lúng túng trong cách sử dụng các trang thiết bị hiện đại đó. Xuất phát từ những khó khăn của bản thân trong quá trình thực tập tại UBND xã Hiệp Sơn em rất mong nhà trờng và khoa Quản trị văn phòng xem xét, tăng thêm số tiết học các môn nh: Sử dụng trang thiết bị văn phòng, tin học văn phòng, nghi thức nhà nớc,... cũng nh tăng thêm số tiết thực hành để giúp học viên nắm vững kiến thức và nghiệp vụ, không bị bỡ ngỡ trong thực tập ngoài.
Trên đây là những ý kiến đề xuất của bản thân em sau quá trình thực tập tại cơ quan, kết hợp những kiến thức đã học đợc từ sách vở và nhà trờng. Em hỵ vọng
mình có thể đóng góp một phần nhỏ bé giúp cho công tác văn phòng ngày càng khẳng định đợc u thế của mình trong nền kinh tế – xã hội phát triển hiện nay.
PhÇn C: kÕt luËn
Gia nhập WTO, hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội cũng nh thách thức cho Việt Nam đòi hỏi chúng ta phải không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao u thế, khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để các cơ hội, vợt qua những khó khăn thử thách, Đảng và Nhà nớc ta đã chỉ đạo các cơ quan, tổ chức, các ban ngành, đoàn thể tích cực hoàn thiện khuôn khổ pháp lý, tạo môi trờng cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả nền hành chính quốc gia. Bên cạnh quyết tâm về mặt chủ trơng, cần phải có một đội ngũ cán bộ đủ mạnh xuyên suốt từ Trung ơng đến địa phơng. Đây cũng là một thách thức to lớn đối với chúng ta bởi vì đội ngũ cán bộ, công chức còn hạn chế về kinh nghiệm điều hành.
Chính những yêu cầu cấp bách của tình hình mới đã khiến Văn phòng trở thành 1 bộ phận quan trọng không thể thiếu trong mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì
vậy, Văn phòng phải là đơn vị đi đầu trong hoạt động cải cách hành chính, cải tiến kỹ thuật, quy trình nghiệp vụ, nâng cao trình độ cán bộ, công chức làm việc trong văn phòng. Để làm đợc điều này bên cạnh sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu t hơn nữa của Đảng và Nhà nớc giúp cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu t hơn nữa của Đảng và nhà nớc giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết những tiềm năng thế mạnh của mình.
Các văn phòng nớc ta hiện nay đang có những bớc chuyển mình rõ rệt Văn phòng kiểu cũ sang Văn phòng kiểu mới với sự cải tiến về quy trình nghiệp vụ, trang thiết bị làm việc và đặc biệt là đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác Văn phòng. Tác nghiệp hành chính văn phòng, văn th - lu trữ là một nghiệp vụ quan trọng trong công tác hành chính đối với tất cả các cơ quan nói chung và Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn nói riêng. Nó giúp cơ quan giải quyết công việc đợc nhanh chóng và chính xác, kịp thời đảm bảo bí mật, tránh sai xót xảy ra, đặc biệt với xu thế phát triển vợt bậc của Công nghệ thông tin,…
Thời gian khảo sát và thực tập tại Văn phòng HĐND & UBND xã Hiệp Sơn
đã giúp em nhận thức đúng đắn hơn về vị trí của công việc áp dụng kiến thức hành chính văn phòng, văn th - lu trữ, tạo cơ sở cho việc áp dụng kiến thức đã học vào thực tế của văn phòng UBND xã. Thông qua những công việc đợc làm trong thời kỳ này đã giúp em tiếp thu những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân sau này trong thực tế môi trờng công sở, làm quen đợc tác phong công tác của một cơ quan Nhà nớc đồng thời bổ sung và nâng cao kỹ năng trong công việc.
Thông qua quá trình thực tập, đợc sự chỉ bảo tận tình của các cán bộ, đặc biệt là sự quan tâm của các thầy cô giáo đã giúp em nâng cao đợc trình độ chuyên môn
và học hỏi thêm đợc những kinh nghiệm, đức tính quý báu của ngời cán bộ văn phòng trong tơng lai.
Qua đây, em xin đợc gửi lời cảm ơn chân thành tới toàn thể cán bộ và lãnh
đạo văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành tốt khoá thực tập. Em cũng xin
đợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Ban giám hiệu nhà trờng, các thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng đã hớng dẫn và giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hiệp Sơn, ngày 28 tháng 7 năm 2010 Học viên
Trần Trọng Khoan PhÇn D: phô lôc
I. Tài liệu tham khảo
1. nghị định số 140/CP, ngày 28/9/1963 Hội đồng Bộ trởng ban điều hành
điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lu trữ.
2. Công văn số 608/LTNN – TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục lu trữ Nhà n- ớc ban hành bản hớng dẫn về ứng dụng công nhệ thông tin trong văn th – lu trữ.
3. Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dÊu.
4. Thông t số 21/2005/TT- BNV, ngày 01/02/2005 của Bộ nội vụ hớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn th, lu trữ bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND.
5. Thông t liên tịch số 55/2005 TTLT – BNV – VPCP, của Bộ nội vụ và văn phòng Chính phủ ban hành ngày 06/5/2005 hớng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
6. Công văn số 425/VLTTNN, ban hành ngày 18/7/2005 của Cục Văn th Lu trữ Nhà nớc về việc hớng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến.
7. Giáo trình lý luận và phơng pháp công tác văn th của PGS. Vơng Đình Quyền, xuất bản năm 2004.
8. Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ Hành chính – TS. Lu Kiếm Thanh ( củ biên) xuất bản năm 2004.
9. Giáo trình Lu trữ học, Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn th, Giáo trình nghiệp vụ Th ký, Giáo trình quản trị Văn phòng,…( chơng trình của trờng Cao
đẳng văn th lu trữ trung ơng I).
10. Thông t liên tịch của Bộ công an – Ban tổ chức cán bộ Chính phủ số 07/2002/TTLT – BCA – CBCP, ngày 16/5/2002 hớng dẫn thực hiện một số quy
định tại Nghị định số 58/2001/NĐ - CP, ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dÊu.
11. Soạn thảo và sử lý văn bản quản lý Nhà nớc – PGSTSKH Nguyễn Văn Thâm, nhà xuất bản Chính trị quốc gia năm 2003.
12. Pháp lệnh Lu trữ quốc gia, Nhà xuất bản – Chính trị quốc gia Hà nội n¨m 2001.