II. Phương pháp và kỹ năng tập huấn có sự tham gia
2.2 Các kỹ năng tập huấn cơ bản
2.2.4 Kỹ năng đặt câu hỏi
Một cuộc họp/hội thảo không có đối thoại là một cuộc họp/hội thảo chết. Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiểm tra xem thông tin nào đã được đưa tới người tham dự,người điều hành thường đặt các câu hỏi. Đặt câu hỏi là cách nhanh chóng để thu hút người tham dự và tạo ra một không khí cuộc họp/hội thảo sống động.
Mục đích của việc đặt câu hỏi:
1. Khuyến khích tự suy nghĩ
2. Đánh giá kiến thức, kinh nghiệm, nhu cầu 3. Xác định những mong nuốn, khó khăn và giải quyết các vấn đề nảy sinh
4. Kiểm tra xem HV có tiếp nhận đầy đủ thông tin và hiểu đúng những điều đã trao đổi không
5. Lôi cuốn sự tham gia tích cực của mọi người, khuyến khích sự tương tác, chia sẻ và xây dựng mối quan hệ giữa các thành viên
Phân loại câu hỏi
Câu hỏi đóng: Các câu hỏi đóng thường giới hạn - chỉ yêu cầu trả lời "có" hoặc
"không" hoặc trả lời rất ngắn: Anh chị nào đã đọc báo cáo này rồi? Anh chị muốn
làm việc cá nhân hay làm việc nhóm? Anh chị có muốn nghỉ giải lao trước khi chuyển sang phần tiếp không?
Câu hỏi mở: Câu hỏi mở cần có sự phân tích, tổng hợp, đánh giá, so sánh trong câu trả lời. Nó giúp ta tìm hiểu nguyên nhân một sự kiện, phương thức, cách làm, tìm hiểu quan điểm và ý kiến của người được hỏi. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như "tại sao", "như thế nào", …
Thế nào là một câu hỏi tốt
Câu hỏi tốt là câu hỏi Câu hỏi chưa tốt là câu hỏi
Có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng
Ngắn gọn không có quá nhiều giải thích dẫn dắt đến câu hỏi, thường chỉ có một ý hỏi
Khuyến khích người khác trả lời
Từ ngữ phù hợp, không kỳ thị hay cô lập người nào
Đề cập đến mối quan tâm chung của mọi người
Khơi gợi câu hỏi khác
Chung chung, mơ hồ
Khó trả lời với người được hỏi, chỉ chuyên gia mới có thể trả lời được
Động chạm đến sự riêng tư cá nhân hoặc không phù hợp với văn hoá ứng xử
Thể hiện sự nóng nảy, áp đặt
Chỉ nhằm bào chữa, biện hộ
Quy trình hỏi
Trước hết cần xác định mục đích hỏi Trình tự vấn đáp
1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp
2. Chờ vài giây (hãy thầm đếm đến 5)
3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự)
4. Chờ vài giây (hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gian suy nghĩ câu trả lời
5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu
6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bảng hoặc lên giấy/thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ
7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng
8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra Thăm dò
Thăm dò là một kỹ thuật "đào xới" suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì. Các kỹ xảo có hiệu quả:
1. Im lặng: cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói nhiều hơn
2. Khích lệ: "Xin cứ tiếp tục…"
3. Chi tiết hoá: "Hãy cho tôi biết thêm…"
4. Làm rõ: "ý anh/chị định nói gì với…"
5. Thách thức: "Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ….."
6. Bằng chứng: "Anh chị có bằng chứng gì cho thấy rằng…"
7. Sự liên quan: "Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào…"
8. Ví dụ: "cho tôi một ví dụ thực tế về…"
Chú ý: hãy nhớ rằng
Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hẳn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành. Vì thế, hãy xây dựng trước các câu hỏi. Vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi rồi đáp ứng thích đáng các câu trả lời. Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự.