Chương 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS
2.2 Các mô hình vận tải đa phương thức của công ty
2.2.3 Vận tải đường sắt/ Đường ô tô/ Đường nội thủy – Đường biển 22
Quy trình thủ tục giao nhận hàng VTĐPT trên hành lang Hà Nội - Hải Phòng:
Trên hành lang này hàng hóa được vận chuyển từ Hà Nội xuống Hải Phòng theo hai phương án:
– Phương án 1: Mô hình Bộ- Biển: hàng hóa được vận chuyển từ địa điểm gửi hàng ở Hà Nội xuống cảng biển Hải Phòng bằng đường bộ, sau đó được xếp lên tàu biển để vận chuyển ra nước ngoài.
Hình 2. 8 Sơ đồ chiều đi của hàng hóa trên hành lang Hà Nội – Hải Phòng theo mô hình Bộ - Biển
– Phương án 2: Mô hình Bộ- Sắt- Biển: hàng hóa được vận chuyển bằng ô tô từ địa điểm gửi hàng ở Hà Nội đến ga đường sắt – Ga Giáp Bát hoặc Yên Viên, sau đó được vận chuyển bằng tàu hỏa đến Cảng biển Hải Phòng rồi được xếp lên tàu biển để vận chuyển ra nước ngoài.
Hình 2. 9 Sơ đồ chiều đi của hàng hóa trên hành lang Hà Nội - Hải Phòng theo mô hình Bộ - Sắt - Biển
– Đánh giá:
+ Qui trình này mang tính thống nhất có thể sử dụng trong kinh doanh VTĐPT của các doanh nghiệp.
+ Qui trình này đơn giản và minh bạch, giúp cho những bên tham gia giao nhận hàng hóa dễ dàng thực hiện.
+ Qui trình này góp phần giảm thời gian, chi phí về chứng từ
Quy trình giao nhận hàng nhập xuất bằng phương thức Đường bộ - Đường biển:
a. Hàng nhập
1. Đội xe nhận được kế hoạch từ nhân viên hải quan của các bộ phận qua email;
2. Nhân viên hiện trường kiểm tra hàng đã vào kho chưa, tờ khai là hàng kiểm hóa hay miễn kiểm để thông báo cho đội xe biết;
3. Nhân viên điều độ book xe xuống cảng, tài xế liên lạc với nhân viên hiện trường để lấy hàng tại cảng;
4. Nếu hàng có đổ bể, rách móp tài xế báo nhân viên hiện trường chụp hình + BBBT của cảng, xác nhận lên biên bản giao hàng . Ghi cụ thể số bao bì rách và số lượng mất (nếu có);
5. Tài xế kiểm tra hiện trạng hàng hóa ký nhận biên bản với nhân viên hiện trường;
6. Nếu xảy ra tình trạng không đủ hàng hoặc hư hỏng nhiều, tài xế tạm ngưng việc lấy hàng và thông báo về nhân viên điều độ biết tình hình bất thường của hàng
hóa để báo cho khách hàng biết, để khách hàng có quyết định lấy hàng hay không lấy (khách hàng làm bảo hiểm);
7. Nếu hàng kiểm hóa hải quan cảng bấm seal lại và ghi số seal vào biên bản bàn giao số seal của hải quan;
8. Tài xế làm thanh lý tại cổng cảng: trình phiếu xuất + tờ khai hải quan cho hải quan cổng đóng dấu vào phiếu xuất kho. Tài xế giữ phiếu xuất kho 1 liên (màu hồng) và trình bảo vệ cổng (bảo vệ cổng giữ liên trắng);
9. Đến nhà máy giao hàng: Tài xế liên hệ nhân viên hải quan các chi nhánh thông báo trước khi giao hàng, tài xế đại diện giao hàng cho nhà máy theo biên bản giao hàng. Nếu trong quá trình vận chuyển có hư hỏng thì ghi thêm vào biên bản giao hàng và báo ngay cho nhân viên làm thủ tục hải quan hoặc nhân viên điều độ biết. Nếu là hàng kiểm thì gọi cho nhân viên chi nhánh đăng ký kiểm hóa với hải quan giám sát KCN sau đó mới giao hàng;
10.Tài xế đưa Khách hàng ký nhận hàng hóa theo biên bản giao hàng.
b. Hàng xuất
1. Đội xe nhận được chứng từ từ bộ phận Custom/khách hàng;
2. Kiểm tra thời gian có hàng và tờ khai có kiểm hóa/miễn kiểm;
3. Dựa vào packinglist sắp xếp xe phù hợp với trọng lượng và kích thước pallet;
4. Thông báo cho tài xế biết về thông tin hàng hóa và nhân viên làm hàng;
5. Khi nhận hàng lên xe tài xế phải kiểm tra/quan sát hàng hóa bằng mắt thường tại kho trước khi chất xếp lên xe. Trong trường hợp:
a. Hàng bình thường, nhận tờ khai + booking từ nhân viên làm thủ tục hải quan để thanh lý tại cảng đối với hàng miễn kiểm;
b. Hàng bất thường tại nhà máy: thông báo với nhân viên điều độ và nhân viên hải quan chi nhánh đó để thông báo cho khách hàng gia cố lại pallet trước khi xuất hàng;
c. Đối với hàng kiểm hóa: lên hàng xong, liên lạc với nhân viên hải quan chi nhánh đăng ký với hải quan giám sát tại KCN tiến hành kiểm hóa bấm seal hải quan - bắt buộc phải có biên bản bàn giao số seal + số xe để đối chiếu với hải quan cảng xuất;
6. Xe vận chuyển tới cảng làm thủ tục nhập kho tại cảng:
a. Đối với hàng miễn: Kho sẽ kiểm tra lại tình trạng hàng hóa và đo pallet để xác nhận lại số CBM có đúng như trong booking/packinglist, in phiếu nhập kho có xác nhận tình trạng hàng hóa bình thường – phiếu nhập khẩu phải có xác nhận của người đại diện tại cảng. Trong trường hợp không có vấn đề phát sinh thì mang tờ khai đi làm thủ tục thông quan (đóng dấu hải quan
b. Đ/v hàng kiểm hóa: vào trình hải quan biên bản bàn giao số seal, hải quan giám sát cảng sẽ đối chiếu số xe + số seal cắt seal, kiểm tra tình trạng hàng hóa và đo pallet để xác nhận lại số CBM có đúng như trong booking/packinglist, in phiếu nhập kho có xác nhận tình trạng hàng hóa bình thường – phiếu nhập khẩu phải có xác nhận của người đại diện tại cảng.
Thông quan tờ khai tương tự như hàng miễn kiểm;
c. Đơn vị hàng có tình trạng bất thường trong quá trình vận chuyển:
- Tạm ngưng nhập hàng hóa vào kho;
- Tài xế sẽ báo về cho nhân viên quản lý đội xe. Nhân viên quản lý đội xe có trách nhiệm xin ý kiến manager. Manager sẽ thông báo cho khách hàng tình trạng hàng hóa có tiến hành gia cố hàng hóa tại cảng hay không hoặc vận chuyển hàng hóa về lại;
7. Sau khi đưa hàng vào kho và thanh lý tờ khai hải quan xong kiểm tra lại có đầy đủ dấu thông quan của hải quan tại cảng (Hàng đã qua khu vực giám sát) + Phiếu nhập kho có xác nhận của cảng;
8. Tài xế mang trả lại tờ khai + phiếu nhập khẩu cho nhân viên điều độ, nhân viên điều độ chuyển trả lại cho nhân viên hải quan các chi nhánh.
Hình 2. 10 Mẫu booking của Yusen