PHẦN 2. TRẢI NGHIỆM TỪ CƠ SỞ THỰC TẬP
2.3. Những quan sát, trải nghiệm được sau quá trình thực tập
2.3.1. Mô hình tổ chức
* Bộ máy tổ chức:
Hình 2.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức
* Trách nhiệm của từng bộ phận
- Chủ tịch hội đồng quản trị: Đại diện công ty đối ngoại, chịu trách nhiệm đánh giá và thực hiện có hiệu quả các hoạt động kinh doanh và dự án đầu tư lớn.
Chủ tịch hội đồng quản trị
Phó tổng giám đốc
Phòng nghiên cứu
Tổng giám đốc
Tổ trưởng an toàn thực phẩm
BP quản lý PB
nhà xưởng BP
nguyên vật liệu BP
nghiên cứu BP
công cụ
Nhà kho Phòng
quản lí chất lượng
Đóng gói thực phẩm
Phòng nấu nướng
Phòng tài vụ
Tổng vụ
Công nghệ thông
tin Phòng
bánh
- Tổng giám đốc: Chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược phát triển của công ty, đề ra mục tiêu mỗi năm đồng thời giám sát quản lý, vận hành các bộ phận của công ty như bộ phận chiến lược, marketing, nhân sự, tài chính - kế toán, công nghệ thông tin, bảo quản thực phẩm, đặt hàng…
- Phó tổng giám đốc: Hỗ trợ tổng giám sát chỉ đạo, giám sát vận hành sản xuất của công ty, chiến lược marketing, nghiệp vụ xúc tiến kinh doanh, đảm bảo chất lượng tài vụ, công nghệ thông tin,…
- Bộ phận nghiên cứu: Phối hợp giám sát nghiên cứu sản phẩm, niêm yết sản phẩm mới, khai thác thị trường xu hướng tiêu dùng và thị trường lập kế hoạch hoạt động. Bộ phận nghiên cứu gồm:
+ Phòng nghiên cứu: Nghiên cứu sản phẩm, niêm yết sản phẩm mới, khai thác thị trường, xu hướng tiêu dùng và lập kế hoạch hoạt động.
+ Phòng quản lý chất lượng sản phẩm: Chịu trách nhiệm giám sát việc kiểm soát chất lượng sản phẩm, thực hiện quản lý sản xuất sản phẩm mới và công tác an toàn vệ sinh, kiểm tra thành phẩm, bán thành phẩm, nguyên liệu để cải tiến công nghệ, lập kế hoạch và phát triển khai dự án và quản lý văn bản.
- Bộ phận nguyên vật liệu: Quản lý nguyên vật liệu, liên hệ các nhà cung cấp thiết bị sản xuất, kiểm nghiệm thiết bị, tiếp nhận đơn hàng. Xác nhận và đánh giá.
+ Mua nguyên liệu, thiết bị sản suất và thiết bị thử nghiệm.
+ Tiếp nhận đơn hàng, chuyển sang hệ thống sản xuất tại nhà máy chuyển và quản lý các vấn đề sản xuất.
- Bộ phận nhà xưởng: Phối hợp và giám sát việc quản lý sản xuất có liên quan, quản lý vật tư, kho bãi và phân phối quản lý, nguồn nhân lực, quản lý xử lý ngoại lệ, thẩm định hiệu suất và kế hoạch sản xuất hàng ngày và dịch vụ khác.
+ Bộ phận nhà kho: Điều phối và lưu trữ các nguyên liệu cần thiết phục vụ cho việc sản xuất sản phẩm, nghiệp vụ quản lý hàng hóa, kiểm tra lượng hàng trong kho mỗi ngày. Kiểm soát mua, hàng tồn kho an toàn, mỗi ngày đều phải kiểm tra lượng hàng trong kho và nghiệp vụ quản lý hàng hóa.
+ Phòng nấu nướng: Tất cả các nguyên liệu được nấu chín và chờ đưa ra phòng chuẩn bị.
+ Phòng chuẩn bị: Là công đoạn sau khi nguyên liệu đã được nấu chín, phân loại và chia tỷ lệ sẵn sàng phục vụ cho quá trình sản xuất.
+ Đóng gói thực phẩm: Là khâu cuối cùng trong quá trình sản xuất cho ra thành phẩm. Giám sát, kiểm tra bao bì, tem, mác của sản phẩm.
+ Phòng bánh: Là nơi để sản xuất ra các loại bánh ngọt, bánh kem…
- Bộ phận quản lý: Tất cả các nghiệp đối ngoại liên quan như tài vụ liên quan như tài vụ hành chính, nhân sự, hệ thống công nghệ thông tin.
+ Phòng tài vụ: Quản lý các nghiệp vụ về nhân sự, tiền lương, thưởng, phạt, tài chính, thuế, nghiệp vụ kế toán, quản lý vốn, tài sản cố định và các nghiệp vụ liên quan khác.
+ Tổng vụ: Quản lý tất cả các công việc trong nhà máy
+ Công nghệ thông tin: Quản lý hệ thống thông tin liên lạc nội bộ và liên kết với bên ngoài.
Ngoài ra còn có bộ phận kĩ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa máy móc khi xảy ra lỗi hoặc hỏng, bảo dưỡng tất cả các máy móc trang thiết bị của nhà máy.
- Tổ an toàn thực phẩm:
Tổ trưởng:
+ Quản lý an toàn thực phẩm đồng thời sắp xếp những công việc khác.
+ Giáo dục đào tạo những kiến thức liên quan về an toàn thực phẩm cho thành viên trong tổ.
+ Đảm bảo thiết lập hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, họp nội bộ và ngoại giao các hạng mục liên quan như: HACCP, GMP, GHP và CAS.
+Xử lý tình huống khẩn cấp đồng thời tìm cách khắc phục sự cố (nếu có).
Thành viên:
+ Xử lý ý kiến của khách hàng.
+ Điều tra sự hài lòng về sản phẩm của khách hàng.
+ Phân tích, sắp xếp, thu thập thông tin cạnh tranh thị trường của sản phẩm, phân tích xử lý tài liệu những vấn đề có liên quan như hoạt động thị trường, xu hướng tiêu dùng, an toàn thực phẩm.
+ Xử lý những tình huống khẩn cấp, đồng thời tìm cách khắc phục những sự cố.
+ Tham gia các hoạt động kiểm toán nội bộ.
+ Quản lý tài liệu, sổ sách.
* Điểm đặc biệt của mô hình tổ chức:
Mô hình tổ chức theo chức năng là:
- Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao.
- Có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng, phát huy được lợi thế quy mô, giảm được sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo.
- Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản.
* Bài học kinh nghiệm
Qua mô hình tổ chức ta thấy được cơ cấu tổ chức của công ty khá rõ ràng và tương đối dễ hiểu, logic, chặt chẽ, mô hình được dựa trên lĩnh vực của công ty mà xây dựng nên, ở đây mỗi bộ phận có thể tận dụng và phát huy thế mạnh, chức năng của từng bộ phận góp phần vào việc xây dựng và phát triển cho công ty trong lĩnh vực kinh doanh.