Pivot Table là một chức năng mạnh của Excel, nó cho phép người sử dụng phân tích với một số lượng lớn các dữ liệu một cách nhanh chóng. Ta có thể xoay các hàng và cột để xem các phân tích khác nhau của nguồn dữ liệu, lọc dữ liệu bằng cách hiển thị các trang hoặc xem chi tiết các vùng cần thiết. Ta có thể tạo bảng phân tích từ danh sách dữ liệu của Excel hoặc từ một nguồn dữ liệu bên ngoài Excel.
Ta sẽ minh họa chức năng này bằng bảng dữ liệu làm ví dụ sau:
2 07/06/99 BIA 454 6810000 68100 68781003 09/06/99 BOT 656 3280000 32800 3312800 3 09/06/99 BOT 656 3280000 32800 3312800 4 05/06/99 GAO 431 1293000 25860 1318860 5 07/06/99 KEO 455 4550000 91000 4641000 6 05/06/99 BAP 564 1974000 19740 1993740 7 07/06/99 BIA 657 9855000 98550 9953550 8 09/06/99 BOT 432 2160000 21600 2181600 9 05/06/99 KEO 544 5440000 108800 5548800 10 09/06/99 GAO 767 2301000 46020 2347020 Bước 1: Khai báo nguồn dữ liệu
Sau khi thực hiện lệnh Pivot Table... ta sẽ khai báo nguồn dữ liệu sử dụng để phân tích, có nhiều tùy chọn nhưng thường thì ta chọn mục đầu: () Microsoft Excel list or database. Sau đó nhấn Next để sang bước 2.
Bước 2: Chỉ định bảng dữ liệu
Nếu trước đó chưa chọn bảng thì sau khi xuất hiện hộp thoại, dùng mouse chọn danh sách dữ liệu cần phân tích. Nhấn [Next] để sang bước 3 của Wizard.
Bước này quyết định kiểu phân tích sẽ tiến hành trên bảng dữ liệu. Tùy theo ý đồ, ta sẽ thiết lập các vị trí thích hợp cho các trường, bao gồm 4 vị trí:
[PAGE] dữ liệu đặt ở đây thường là loại có phân nhóm, ở danh sách dữ liệu làm ví dụ ta sẽ chọn trường TEN để đưa vào đây. Khi phân tích ta có thể chọn All để xem toàn bộ hoặc chỉ chọn từng nhóm để xem.
[COLUMN] và [ROW] chọn các trường sẽ cung cấp thông tin và tùy ý bố trí theo cột (column) hay hàng (row).
[DATA] là vùng chính của bảng, ở đó số liệu cần quan tâm nhất sẽ hiển thị và được tính toán tự động theo tùy chọn (bao gồm tính tổng sum, min, max, average...) tương tự chức năng subtotal.
Sau khi hoàn tất chọn Next để chuyển sang bước 4.
Bước 4: Chọn vị trí đặt bảng phân tích
Ở bước này có 2 tùy chọn, hoặc ta sẽ lưu bảng phân tích trong một worksheet mới, hoặc là sẽ đặt chung với danh sách dữ liệu. Nếu chọn mục 2: Existing worksheet, ta cần nhập vào vị trí sẽ lưu (tương tự chức năng Copy to trong khi lọc nâng cao)
Đến đây ta có thể chọn [Finish] để hoàn tất việc tạo bảng phân tích hoặc chọn [Options...] để bổ sung các tùy chọn trước khi kết thúc. Với danh sách dữ liệu ở trên, ta có thể tạo bảng phân tích như sau:
Các tùy chọn của bảng phân tích:
Thêm các mục tóm tắt dữ liệu (sử dụng các hàm trong subtotal: sum, min, max, average...) ở cuối các cột hoặc cuối hàng dữ liệu và tự động tạo dạng bảng
Điều chỉnh bảng phân tích
- Sau khi tạo xong, ta có thể điều chỉnh, định lại dạng của bảng phân tích bởi các thao tác như: thiết lập lại các tùy chọn như ở trên; hoặc bổ sung, điều chỉnh vị trí các mục, xóa các mục không cần thiết... - Nhấn D-click vào tên một trường sẽ làm xuất hiện hộp thay đổi các thuộc tính của nó, như thay đổi vị trí của trường...
BÀI 7