CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC LẬP VÀ PHÂN TÍCH BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP
1.4 Các hình thức sổ sách kế toán
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính thì doanh nghiệp có thể tổ chức sổ kế toán theo 1 trong 5 hình thức sổ kế toán sau:
- Hình thức sổ Nhật ký chung;
- Hình thức sổ Nhật ký – Sổ cái;
- Hình thức chứng từ ghi sổ;
- Hình thức Nhật ký chứng từ;
- Hình thức kế toán trên máy vi tính.
1.4.1 Hình thức Nhật ký chung
Đây là hình thức kế toán đơn giản số lượng sổ sách gồm: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ chi tiết cần thiết.Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên các sổ nhật lý để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký chung, sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt (chuyên dùng) thì hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản (sổ cái) phù hợp sau khi đã loại trừ số trùng lặp. Cuối kỳ lấy số liệu tổng cộng trên các sổ cái lập bảng cân đối tài khoản.
Sau khi đã kiểm tra, đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký đặc biệt
NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
1.4.2 Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đây là hình thức kế toán trực tiếp, đơn giản bởi đặc trưng về số lượng sổ, loại sổ, kết cấu sổ, các loại sổ cũng như hình thức Nhật Ký Chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Sơ đồ 1.3 Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hay bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật ký - Sổ cái, sau đó ghi vào sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ Nhật ký - Sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết). Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng
Chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Sổ, thẻ chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ
Báo cáo tài chính NHẬT KÝ SỔ CÁI
cân đối tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
1.4.3 Hình thức ghi sổ Nhật ký-chứng từ
Hình thức này có đặc trưng riêng về số lượng và loại sổ. Trong hình thức Nhật Ký Chứng Từ có 10 Nhật Ký Chứng Từ, được đánh số từ Nhật Ký Chứng Từ số 1-10. Hình thức kế toán này nó tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo tài khoản đối ứng Nợ. Nhật Ký Chứng Từ kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế và kết hợp việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sơ đồ 1.4 Trình tự ghi sổ cuả hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hay bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi vào các bảng kê, sổ chi tế thì hàng ngày căn cứ vào
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ
Bảng kê
Sổ cái
Báo cáo tài chính NHẬT KÝ CHỨNG TỪ
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
chứng từ kế toán, vào bảng kê, vào sổ chi tiết. Cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí SXKD phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết. Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái.
1.4.4 Hình thức Chứng từ ghi sổ
Là hình thức kế toán chứng từ ghi sổ được hình thành sau các hình thức Nhật ký chung và Nhật ký sổ cái. Nó tách việc ghi nhật ký với việc ghi sổ cái thành 2 bước công việc độc lập, kế thừa để tiện cho phân công lao động kế toán, khắc phục những hạn chế của hình thức nhật ký sổ cái. Đặc trưng cơ bản là căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Chứng từ này do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ của hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi
tiết Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Báo cáo tài chính
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái.
Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trênSổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
1.4.5 Hình thức Kế toán máy
Hiện nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hình thức kế toán máy trong hạch toán kế toán. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là công tác kế toán được tiến hành theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính.Phần mềm này được thiết kế theo nguyên tắc của bốn hình thức kế toán trên, thiết kế theo hình thức nào thì sẽ sử dụng các loại sổ của hình thức kế toán đó. Với hình thức này kế toán sẽ không phải tiến hành ghi sổ kế toán theo cách thủ công mà chỉ cần phân loại, lấy thông tin từ các chứng từ gốc nhập vào phần mềm kế toán sau đó kiểm tra, phân tích số liệu trên các sổ tổng hợp, sổ chi tiết, báo cáo tài chính để đưa ra quyết định phù hợp.
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Ghi hằng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Kiểm tra đối chiếu:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN Chứng từ kế toán
- Bảo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại
Máy tính