1. Toàn diện - Đầy đủ
HRMCloud là phần mềm nhân sự với giao diện thân thiện, hiện đại, trên nền tảng web và tích hợp đủ tính năng quản lý hồ sơ nhân viên, thiết lập lịch làm việc, chấm công, tính lương, thuế TNCN, bảo hiểm, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thành tích, khảo sát hài lòng nhân viên..,
2. Dữ liệu nhất quán
Thay vì quản lí dữ liệu nhân sự riêng lẻ thì với HRMcloud các dữ liệu được thống nhất trên một nền tảng, thuận tiện cho việc cập nhật và quản lý. Dung lượng lưu trữ đã không còn là vấn đề, đồng thời việc tạo các biểu mẫu tiện ích được đa dạng hóa cho các mục đích khác nhau.
3. Quản Lý Tích Hợp Linh Động
Bất cứ khi nào cần cập nhật hay sửa đổi thông tin bạn đều có thể truy cập ngay, vì dữ liệu của phần mềm HRMCloud được lưu trữ trên internet nên luôn thao tác trực tuyến được. Đây cũng là một trong những ưu điểm nổi trội khác biệt của HRM Cloud vì với phần mềm On-premis tại chỗ thì việc này là không thể.
4. Tiết Kiệm Thời Gian
Tiết kiệm thời gian hơn với việc truy cập online mọi nơi. Tiết kiệm thời gian hơn khi tìm kiếm dữ liệu để phân tích. Tiết kiệm thời gian hơn khi nâng cấp dễ dàng với dữ liệu đồng bộ trên một nền tảng.
5. Tự động hóa
Doanh nghiệp giảm đến 40% khối lượng công việc giải quyết các nghiệp vụ quản lý nhân sự do những tính năng vượt trội của phần mềm nhân sự HRMCloud mang lại như tự động hóa các quy trình quản lý,
6. Tối Thiểu Hóa Chi Phí
Các công ty sẽ không tốn chi phí để phải đầu tư cơ sở hạ tầng và nhân sự công nghệ thông tin nhiều vì tất cả đã được thay thế bằng Cloud cùng sự cộng tác của các công ty chuyên cung cấp giải pháp
công nghệ. Lựa chọn này mang lại nhiều lợi ích khi phần mềm được triển khai nhanh chóng, chất lượng, phù hợp với doanh nghiệp.
7. Nâng Cấp – Phát Triển Dễ Dàng
Việc làm các công ty lớn phải do dự nhất là nâng cấp hệ thống, chi phí cho việc này rủi ro cao đối với bất kỳ sai lầm nào trên các phần mềm quản lý lưu trữ tại chỗ. Phát triển ứng dụng, tính năng cải tiến cho hoạt động quản lý riêng biệt của doanh nghiệp dễ dàng hơn với HRMCloud. Đây là một lợi thế cực lớn mà Cloud-based HRMS mang lại khi mọi chuyện đã có bên cung cấp lo, việc của các nhà quản lý là nâng cấp các kế hoạch.
Nhược điểm:
1. Tính riêng tư
Thuê ngoài công ty cung cấp giải pháp công nghệ để phát triển phần mềm HRMS Cloud cũng đồng nghĩa với việc chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba và các hoạt động sẽ không được kiểm soát hoàn toàn.
2. Tính Sẵn Dùng
Việc truy cập vào phần mềm quản lý dạng Cloud đôi khi sẽ vấp phải những lỗi như không thể truy cập, đường truyền kém khó kết nối.
3. An Toàn – Bảo Mật
Mặc dù HRMCloud cũng có những quy định bảo mật nghiêm ngặt nhưng vẫn chưa được như phần mềm lưu trữ tại chỗ. Các phương thức cài đặt bảo mật riêng cho từng phần dễ dàng hơn với phần mềm lưu trữ tại chỗ mà tổ chức chính phủ hay doanh nghiệp sử dụng trong việc hạn chế sự tấn công từ bên ngoài.
Tiêu chí HRMCloud MISA HRM.NET Giao diện sử dụng Giao diện thân thiện, hiện
đại, trên nền tảng web, dễ sử dụng, hướng dẫn chi tiết và hỗ trợ nghiệp vụ.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Tính năng bảo
mật Tính bảo mật cao, chương trình kiểm tra tên và mật khẩu khi truy cập
Tính bảo mật cao
Cơ sở hạ tầng Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng, chỉ cần máy tính có trình duyệt kết nối Internet
Cấu hình máy tính văn phòng bình thường
Chi phí Chi phí đầu tư bằng 0 Chi phí thấp
Sản phẩm được cung cấp theo hình thức thuê bao hàng tháng Quy mô doanh
nghiệp Doanh nghiệp vừa và lớn, các tập đoàn, công ty đa chi nhánh
Doanh nghiệp vừa
Khả năng tích
hợp Đầy đủ các tính năng thiết lập lịch làm việc, chấm công, tính lương, thuế TNCN, bảo hiểm, đánh giá thành tích, khảo sát sự hài lòng của nhân viên,…
Các quy trình nghiệp vụ nhân sự (workflow) tùy biến người phê duyệt.
Cơ chế tự phục vụ (ESS- Employee self service)
Quản lí tuyển dụng, hồ sơ, hợp đồng, đào tạo, thời gian, chấm công, tiền lương….
Xuất báo cáo Cho phép xuất báo cáo tùy biến theo các chỉ số đánh giá hiệu quả nhân sự (HR KPIs).
Cho phép xuất số liệu ra các định dạng báo cáo khác nhau như:
word, excel, pdf…
Phân quyền Phân quyền sử dụng đến từng chức năng, cập nhật truy xuất dữ liệu theo phân cấp quản lí của người dùng
Phân quyền sử dụng đến từng chức năng.
Người vận hành Cần có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng và quản lí nhân sự
Cần có kiến thức cơ bản về tin học văn phòng và quản lí nhân sự
5. Điều kiện thuận lợi và những khó khăn, hạn chế khi sử dụng phần mềm
5.1. Thuận lợi
• Doanh nghiệp
- Giảm chi phí vận hành dài hạn
Sử dụng phần mềm không chỉ khiến bộ máy doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru và hiệu quả. Mà còn giúp loại bỏ những yếu tố thừa trong các quy trình làm việc, cắt giảm những chi phí, thời gian và nhân lực không cần thiết. Từ đó, cho phép doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều trong dài hạn, về thời gian, tiền bạc để chi cho các công tác quản lý, hành chính, nhân sự …
- Tăng hiệu quả làm việc
Sử dụng phần mềm giúp các nhà lãnh đạo lên kế hoạch phân bổ hiệu quả hơn các nguồn lực nội tại. Khi sắp xếp hợp lý mọi quy trình làm việc trên một hệ thống vận hành thống nhất sẽ đảm bảo nhiệm vụ các bộ phận không bao giờ bị xung đột hoặc trùng lặp. Qua việc đảm bảo chuyên môn hóa từng bộ phận, sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân sự và năng lực cạnh tranh của sản phẩm, dịch vụ.
- Dễ dàng quản lý
Phần mềm công nghệ với hệ thống dữ liệu đồng nhất và cung cấp các phân tích, báo cáo chính xác, kịp thời là cơ sở thông tin đáng tin cậy để các nhà lãnh đạo đưa ra các sách lược, quyết định đúng đắn và hợp lý nhất. Ngoài ra, dịch vụ đồng bộ của điện toán đám mây còn cho phép người dùng có thể truy cập, nắm bắt thông tin và làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi. Vì vậy, sử dụng phần mềm khiến công việc quản lý của các nhà nhà lãnh đạo trở nên thuận lợi và nhanh chóng hơn bao giờ hết.
- Dễ lưu trữ, quản lý tập trung và thống kê số liệu
Sử dụng phần mềm là giải pháp công nghệ tuyệt vời cho phép doanh nghiệp lưu trữ, kiểm soát mọi thông tin dữ liệu một cách tập trung, chặt chẽ và hiệu quả. Những sai sót dữ liệu cơ bản, logic vô lý trong xử lý quy trình có thể được phát hiện và ngăn chặn ngay từ đầu bởi hệ thống tự động và thông minh.
- Hệ thống phần mềm phối hợp, phân tích và khai thác thông tin dữ liệu từ các bộ phận khác nhau. Trên cơ sở đó, phân tích và kết xuất các báo cáo đa dạng, phù hợp với mọi yêu cầu của doanh nghiệp để đưa ra những phương án kinh doanh phù hợp. Đặc biệt, các thông tin này đều được mã hóa với khả năng bảo mật dữ liệu được nâng cao, đảm bảo an toàn các bí mật kinh doanh.
• Chính sách chính phủ, nhà nước
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trong doanh nghiệp là chủ trương của Đảng và Nhà nước, đã được triển khai quán triệt, các doanh nghiệp phải có bước nhận thức cơ bản về sự cần thiết của việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý trong doanh nghiệp
- Các cơ quan Nhà nước và Chính phủ đã ban hành các chính sách liên quan đến các lĩnh vực công nghệ để tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp tiếp cận, xây dựng nền tảng công nghệ cho riêng mình.
- Năm 2021 được đánh giá là năm chuyển đổi số quốc gia và là năm khởi động mạnh mẽ để tiến tới một Việt Nam số. Điều này đã được xác định bởi Bộ Thông tin và Truyền Thông sau Hội nghị Tổng kết công tác và triển khai phương hướng, nhiệm vụ công tác. Cũng trong Hội nghị này, Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp cần phải áp dụng các phần mềm trong quản lí doanh nghiệp để quản lí công tác trong doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm nhân lực.
5.2. Khó khăn
- Chi phí đầu tư trước mắt lớn
Vấn đề khó khăn khi sử dụng phần mềm đầu tiên chính là tài chính. Mỗi dự án chuyển đổi số đều cần có sự đầu tư rất lớn không chỉ cho cơ sở vật chất, từ máy móc, thiết bị kỹ thuật số cần thiết, đến hệ thống phần mềm lưu trữ, phân tích, quản lý,.. Mà quan trọng hơn là chi phí để tiến hành các công việc về nhân sự, bao gồm thực hiện các khóa đào tạo về kiến thức, kỹ năng tin học cho đội ngũ
nhân viên, và có thể yêu cầu tuyển dụng thêm các nhân sự có chuyên môn công nghệ, kỹ thuật mới.
- Thiếu đội ngũ xây dựng và vận hành
Sử dụng phần mềm trong công việc sẽ đổi mới một cách tổng thể bộ máy quản lý và toàn diện mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp muốn chuyển đổi số, thì tất nhiên cần một đội ngũ nhân sự có tư duy, phong cách làm việc theo định hướng công nghệ kỹ thuật số.
Tuy nhiên, một trong những khó khăn khi sử dụng phần mềm trong doanh nghiệp là những nhân viên cũ có chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm nhưng lại không có đủ kiến thức kỹ thuật số chuyên sâu để xây dựng và vận hành phần mềm. Còn những nhân sự trên thị trường lao động công nghệ, nhanh nhạy và luôn cập nhật nhanh chóng các xu hướng mới, lại không có nhiều hiểu biết về kinh tế để làm việc trong một doanh nghiệp.
- Khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm
Công nghệ là một con dao hai lưỡi. Sử dụng phần mềm sẽ mang đến rất nhiều lợi ích vượt trội, những đồng thời cũng khiến doanh nghiệp có khả năng bị phụ thuộc vào phần mềm. Nếu xảy ra một sự cố kỹ thuật thì việc thất thoáng dữ liệu là điều khó tránh khỏi. Do đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay để giảm thiểu khó khăn khi sử dụng phần mềm thường đi thuê ngoài phần mềm. Như vậy không những giảm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp có đội ngũ khắc phục lập tức khi có vấn đề xảy ra.