Quản lý công tác theo dõi, kiểm kê tài sản

Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận

4.1. Thực trạng công tác quản lý tài sản của trường đại học Hùng Vương

4.1.7. Quản lý công tác theo dõi, kiểm kê tài sản

4.1.7.1. Công tác quản lý theo dõi tài sản tại trường Đại học Hùng Vương Tài sản công của đơn vị sự nghiệp công lập không tạo ra lợi nhuận, phục vụ trực tiếp cho đơn vị, vì vậy việc đánh giá hiệu quả khai thác tài sản chính là mức độ hoàn thành công việc và định mức sử dụng hợp lý trong công việc. Mỗi tài sản có đặc điểm khác nhau nên công tác đánh giá hiệu quả là rất khó. Chính vì vậy đối

75

quản lý theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng thì phải xây dựng tiêu chuẩn, định mức sử dụng và thực hiện quản lý theo tiêu chuẩn, định mức sử dụng; đồng thời, tất cả các tài sản phải có chế độ quản lý, sử dụng; trong đó, chú ý đến việc đăng ký sử dụng tài sản, xây dựng quy chế quản lý từng loại tài sản. Đặt ra định mức sử dụng là nghiệp vụ hết sức khoa học và phức tạp quyết định hiệu quả cho quản lý, khai thác. Định mức cũng là một trong những cơ sở khởi nguồn cho công tác xây mới, mua sắm hay thuê mua. Công tác quản lý tài sản tại phòng Quản trị và phòng Kế hoạch tài chính cụ thể như sau: Việc quản lý tài sản do phòng Quản trị và phòng Kế hoạch tài chính đảm nhiệm (phòng Quản trị quản lý về số lượng và phòng phòng Kế hoạch tài chính quản lý về mặt giá trị).

* Nguyên tắc quản lý sử dụng tài sản tại trường Đại học Hùng Vương Phòng Quản trị có trách nhiệm mở sổ theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản của trường Đại học Hùng Vương.

Thứ nhất, tất cả các TSCĐ, CCDC ở mọi nguồn vốn (ngân sách nhà nước, viện trợ, chương trình hợp tác, dự án, quà biếu, tặng …) đều phải đăng ký vào sổ sách kịp thời.

Thứ hai, việc điều chuyển TSCĐ, CCDC giữa các đơn vị sử dụng phải có biên bản bàn giao TSCĐ, CCDC do phòng Quản trị lập và được lưu tại phòng Quản trị, phòng Kế hoạch tài chính và tại các đơn vị quản lý sử dụng có TSCĐ, CCDC điều chuyển đi và điều chuyển đến, là cơ sở để phòng Kế hoạch tài chính, Phòng Quản trị ghi tăng, ghi giảm TSCĐ tương ứng.

Thứ ba, việc ghi tăng, ghi giảm TSCĐ, CCDC phải có chứng từ theo quy định hiện hành. Phòng Quản trị, phòng Kế hoạch tài chính và tại các đơn vị quản lý sử dụng có TSCĐ, CCDC có trách nhiệm phối hợp hoàn thành các chứng từ ghi tăng, ghi giảm TSCĐ theo quy định.

*Hồ sơ quản lý tài sản tại trường Đại học Hùng Vương gồm - Quyết định giao nhận tài sản cho đơn vị sử dụng;

- Hóa đơn tài chính + hợp đồng

- Biên bản giao nhận tài sản cố định, công cụ dụng cụ;

- Các hồ sơ khác liên quan như: Hồ sơ tăng, giảm tài sản;

- Sổ theo dõi tài sản;

- Báo cáo tổng hợp tình hình tăng giảm tài sản

77

Bảng 4.12. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê TSCĐ của trường ĐHHV (Thời điểm đến 0h ngày 01/01/2017)

STT Chỉ tiêu

1

1 Tổng giá trị

2 I. Đất đai

3 II. TSCĐ không phải là

đất

4 1. Nhà cửa

5 2. Vật kiến trúc

(Sân, bể, gara, hàng rào, cống,..)

6 3. Phuơng tiện vận

chuyển, truyền dẫn (Đường bộ, khác)

7 4. Máy móc thiết bị

(Đo đạc, văn phòng, thí

nghiệm, máy chiếu…)

8 5. TSCĐ khác

Nguồn: Phòng Quản trị đời sống – Phòng Kế hoạch tài chính (2017)

* Hình thức kế toán áp dụng cho quản lý tài sản tại trường Đại học Hùng Vương:

Trường Đại học Hùng Vương đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán Nhật ký chung đã tạo điều kiện thuận lợi cho trường trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán và vận dụng linh hoạt các mẫu sổ kế toán. Việc mở và ghi đầy đủ số liệu về tài sản trên sổ tài sản và sổ theo dõi tài sản tại đơn vị sử dụng đã góp phần cung cấp thông tin về quá trình quản lý và sử dụng của từng tài sản, từng loại tài sản, bao gồm nguyên giá, tình hình trích khấu hao, số khấu hao luỹ kế tính đến thời điểm giảm tài sản, lý do giảm tài sản, đồng thời tăng cường thực hiện trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị.

* Nguyên giá TSCÐ và giá trị hao mòn tại trường Ðại học Hùng Vương - Nguyên giá TSCĐ: Thực hiện theo quy định của nhà nước.

- Nguyên giá TSCĐ được thay đổi trong các trường hợp sau:

+ Đánh giá lại giá trị tài sản cố định theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

+ Cải tạo, nâng cấp, sửa chữa lớn tài sản cố định.

+ Tháo dỡ một hay một số bộ phận tài sản cố định.

Khi thay đổi nguyên giá tài sản cố định, phòng Quản trị, Phòng Tài vụ lập biên bản ghi rõ các căn cứ thay đổi và xác định lại các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị còn lại, số hao mòn lũy kế của tài sản cố định trên sổ kế toán và tiến hành hoạch toán theo các quy định hiện hành.

- Giá trị hao mòn: Thời gian sử dụng và tỷ lệ tính hao mòn đối với tài sản thực hiện theo quy định hiện hành. (Thông tư số 162/2017TT-BTC)

* Quản lý tăng TSCĐ, CCDC tại trường Đại học Hùng Vương

Tài sản khi mua sắm về phải làm thủ tục nhập, xuất kho và làm thủ tục bàn giao cho đơn vị sử dụng được thực hiện như sau:

- Hồ sơ quản lý tăng tài sản bao gồm:

• Quyết định giao tài sản cho đơn vị sử dụng;

• Biên bản giao nhận TSCĐ, CCDC;

• Các hồ sơ khác có liên quan như: Quyết định tiếp nhận TSCĐ, viện trợ,

cho tặng, biên bản đánh giá lại giá trị tài sản.

Khi bàn giao tài sản cho đơn vị dử dụng phòng Quản trị có trách nhiệm lập biên bản giao nhận tài sản và ghi sổ tăng tài sản.

* Quản lý giảm TSCĐ, CCDC tại trường Đại học Hùng Vương - Hồ sơ quản lý giảm tài sản bao gồm:

• Tài sản giảm do thanh lý: Bảng tổng hợp tài sản xin thanh lý, quyết định và danh mục tài sản thanh lý được lãnh đạo duyệt.

• Tài sản giảm do mất, thiếu trong kiểm kê;

• Các tài sản giảm do điều chuyển, cho tặng.

Phòng Quản trị và phòng Kế hoạch tài chính phối hợp với đơn vị sử dụng lập biên bản xác nhận tăng giảm tài sản trình lãnh đạo.

4.1.7.2. Công tác kiểm kê tài sản tại trường Đại học Hùng Vương

Định kỳ hàng năm Phòng Quản trị, Kế hoạch Tài chính tiến hành kiểm kê, ít nhất là một lần vào cuối năm để xác định rõ số lượng tài sản, trang thiết bị thuộc phạm vi quản lý. Phương pháp kiểm kê là thống kê đo đếm, căn cứ dựa trên kết quả kiểm kê của năm trước đã đối chiếu với sổ sách kế toán và so sánh với kết quả kiểm kê thực tế ở từng bộ phận, cá nhân đang sử dụng và sơ bộ đánh giá tình trạng chất lượng tài sản.

Công tác kiểm kê diễn ra như sau:

Cuối năm vào ngày 31/12 hàng năm tiến hành kiểm kê tài sản.

Đồng thời phòng Kế hoạch tài chính tiến hành lập văn bản hướng dẫn kiểm kê theo mẫu quy định của Trường Đại Học Hùng Vương.

Công tác kiểm kê tài sản thực hiện theo qui định hiện hành. Để công tác kiểm kê được tiến hành khoa học, chính xác, Hội đồng kiểm kê trưng tập một số cán bộ, chuyên viên là những đồng chí nắm vững về chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công tác kiểm kê. Các thành viên trong Hội đồng kiểm kê phải tới từng phòng làm việc của các đơn vị sử dụng kiểm kê thực tế. Trường Đại học Hùng Vương sẽ tập hợp báo cáo kiểm kê của các đơn vị trực thuộc và lập Báo cáo kiểm kê tổng hợp và gửi lãnh đạo. Căn cứ vào báo cáo của đơn vị gửi lên, lãnh đạo sẽ có văn bản hướng dẫn giải quyết cụ thể. Nếu có sự chênh lệch giữa thực tế kiểm kê và sổ sách ghi chép thì một cuộc điều tra nguyên nhân sẽ được tiến hành ngay sau đó.

Trong những năm qua trường Đại học Hùng Vương luôn tiến hành kiểm kê tài sản một cách thường xuyên vào cuối mỗi niên độ kế toán và giữa số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê luôn có sự trùng khớp. Tuy nhiên thực tế do đặc thù tài sản nằm phân tán và đa dạng về chủng loại nên công tác kiểm kê gặp rất nhiều khó khăn. Hội đồng kiểm kê hầu như chỉ căn cứ vào báo cáo của các cán bộ trực tiếp kiểm kê và bộ phận phụ trách quản lý tài sản.

Sau khi kiểm kê xong tài sản sẽ được dán nhãn để quản lý dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với cách thực hiện như hiện nay rất mất thời gian và số lượng tài sản lớn, nhiều loại tài sản lại đặt ở hai cơ sở khác nhau khiến công tác kiểm kê và dán nhãn gặp nhiều khó khăn. Nhiều tài sản của trường hiện nay chưa được dán nhãn. Các tài sản mới mua hoặc mua sắm đột xuất cũng chưa có nhãn tài sản. Nguồn nhân lực để làm công việc này trực thuộc Phòng Quản trị đời sống là chủ yếu mà hiện nay, nguồn nhân lực đều kiêm nhiệm nhiều công việc, khối lương công việc kiểm kê lớn nên công tác kiểm kê tài sản chưa đạt hiệu quả cao.

4.1.7.3. Quản lý thanh lý tài sản

Căn cứ trên các quy định của pháp luật tại Luật quản lý, sử dụng tài sản nhà nước 2008, Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản Nhà nước 2008 trường Đại học Hùng Vương ban hành Quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại trường Đại học Hùng Vương trong đó có nội dung về điều chuyển, thu hồi và thanh lý tài sản. Theo Điều 15 của Quy chế quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại Trường ĐHHV năm 2013 thì:

“4. Tài sản dư thừa, hết hạn sử dụng, không có nhu cầu sử dụng nhưng không thể điều chuyển cho đơn vị khác sử dụng, tài sản đã hư hỏng không thể sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa không bảo đảm hiệu quả. Phòng QTĐS làm đầu mối tổng hợp, phối hợp với Phòng KHTC làm thủ tục thanh lý tài sản trình Hiệu trưởng xem xét quyết định theo quy định của pháp luật hiện hành.

5. Tiền thu từ thanh lý tài sản sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thanh lý tài sản (nếu có), được bổ sung vào Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp của trường”.

Như vậy, theo quy định này những tài sản đã hư hỏng, không thể sử dụng được hoặc chi phí sửa chữa không đảm bảo hiệu quả thì Phòng QTĐS tổng hợp phối hợp với Phòng KHTC để trình Hiệu trưởng xem xét thanh lý.

Bảng 4.13. Đánh giá và thanh lý tài sản năm 2016

STT Mã tài

Tên tài sản (*) sản (*)

1 TS0760 Bàn, bục, kệ, giá, tủ để thiết bị và tài liệu

2 TS0741 Bàn, bục, kệ, giá, tủ thiết bị và tài liệu

3 TS0600 Bàn, kệ, giá, tủ thiết bị và tài liệu

4 TS0717 Bàn, kệ, giá, tủ thiết bị và tài liệu

6 TS1132 Máy quét ảnh, máy tính, máy in

7 TS0273 Máy tính xách tay HP CQ45

8 TS0281 Máy tính xách tay HP H540

9 TS0277 Máy tính xách tay HP H540

81

10 TS0174 Máy tính xách tay Lenovo

11 TS1085 Máy tính xách tay Y 410

12 TS0738 Micro cài ve áo

13 TS0737 Micro không dây Toa

14 TS0590 Micro không dây Toa 4810+4220

15 TS1041 Micrro cài ve áo MW 4310

16 TS1260 Bộ máy tính, máy in, lưu điện

17 TS14521 Máy tính xách tay Sony Vaio SVF

1532ACYW

18 TS1268 Ipad Wifi 16GB

Tổng giá bán Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính (2016)

Bảng 4.14. Kết quả kiểm kê và thanh lý tài sản năm 2017

Tên tài sản, công cụ dụng cụ, STT

vật tư

1 Bàn bóng bàn

2 Bàn chân sắt

3 Bàn độc giả

4 Bàn ghế học sinh gỗ

5 Bàn gỗ Unicef

6 Bàn học sinh gỗ

7 Bàn vi tính gỗ CN

8 Bảng nỉ

9 Bảng từ

10 Bục phát biểu

11 Cánh cửa nhôm kính

12 Cây móc áo

13 Ghế gấp

14 Ghế gỗ bọc nỉ

15 Ghế quay tựa bọc da

16 Ghế xoay bọc nỉ

17 Giá sách đơn 5 tầng

18 Giá sách gỗ CN

19 Giá sách sắt 7 tầng

20 Giường sắt đơn

21 Giường tầng

22 Máy vi tính

25 Ti vi

26 Tủ fooc kính

27 Tủ giá sách gỗ CN sơn PU

28 Tủ gỗ

29 Tủ lạnh

30 Tủ nhôm kính

31 Tủ sắt 2 cánh

32 Tủ sấy member

Tổng

Nguồn: Phòng Kế hoạch tài chính

82

Theo Bảng 4.13 và 4.14 trong 2 năm gần đây 2016 và 2017 trường ĐHHV chủ yếu thanh lý những tài sản là phương tiện dạy học không sử dụng được hoặc hết hạn sử dụng đảm bảo đúng quy trình và thủ tục như trong Quy chế quản lý, sử dụng tài sản của trường quy định. Hội đồng thanh lý tài sản của trường do Hiệu trưởng làm chủ tịch hội đồng sẽ xem xét và quyết định thanh lý tài sản dựa trên báo cáo của Phòng QTĐS và Phòng KHTC.

Tuy nhiên, trường còn chậm thay đổi các quy trình liên quan đến thanh lý tài sản nói riêng và quản lý tài sản nói chung theo Luật quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017.

4.1.8. Đánh giá chung công tác quản lý tài sản tại trường Đại học Hùng Vương 4.1.8.1. Những kết quả đạt được

Qua hơn 10 năm đào tạo Đại học, công tác quản lý tài sản của Trường Đại học Hùng Vương đã đạt được nhiều bước phát triển quan trọng góp phần vào sự phát triển chung của Nhà trường, nguồn lực tài chính đã lớn hơn rất nhiều so với thời kỳ đầu, việc bố trí, tổ chức công tác kế toán ngày càng hoàn thiện hơn, đội ngũ nhân lực làm kế toán có trình độ năng lực chuyên môn, tận tuỵ, nhiệt tình với công việc, cụ thể:

Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung đảm bảo công việc được thực hiện thống nhất, phân công cán bộ làm công tác kế toán theo từng nguồn kinh phí và chuyên môn của cán bộ. Hệ thống tài khoản được mở thêm tài khoản chi tiết đáp ứng yêu cầu quản lý, theo dõi, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính được mở đủ đúng biểu mẫu theo quy định và nộp báo cáo tài chính đúng thời hạn. Công việc kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán Misamimosa.Net.

Công tác lập và giao dự toán mua sắm, sửa chữa, bảo trì tài sản thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước đảm bảo thời gian và nội dung theo quy định.

Việc điều hành quản lý và sử dụng các nguồn tài sản thực hiện tương đối tốt, kiểm soát đúng quy định, việc phân bổ tài sản đang dần hợp lý hơn khuyến khích nâng cao chất lượng dịch vụ đào tạo, tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho việc thực hành, rèn nghề của sinh viên và tăng thu nhập chính đáng cho cán bộ, giảng viên, nhân viên của Trường.

Nhà trường đã xây dựng được các quy trình mua sắm, bảo trì thiết bị, tài sản phân theo mức độ, quy mô của tài sản rất rõ ràng, dễ thực hiện.

Về thực hiện Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí: Đơn vị đã thực hiện theo đúng hướng dẫn. Các chi bộ và cơ quan đã phổ biến, quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức các nội dung của Luật thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Trường đã ban hành được Quy chế quản lý và sử dụng tài sản công tại trường, Quy chế chi tiêu nội bộ, các quy trình mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị phân cấp theo mức độ tài sản khiến công tác thực hiện quản lý và sử dụng được thực hiện dễ dàng và đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.

Nhà trường cũng chỉ đạo và tiến hành công tác kiểm kê tài sản khá tốt và thường xuyên.

4.1.8.2. Hạn chế

Qua những phân tích trên ta thấy việc quản lý tài sản tại trường đại học Hùng Vương còn tồn tại những vấn đề sau:

Nhận thức về công tác quản lý tài sản trong Trường chưa đúng mức. Nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho Trường Đại học Hùng Vương tăng hàng năm, nhìn chung đủ đáp ứng nhu cầu chi thường xuyên của trường. Tuy nhiên chưa có chiến lược, định hướng và biện pháp tổ chức thực hiện và quản lý tài sản theo kế hoạch để đáp ứng được mục tiêu đào tạo của trường trong dài hạn, đặc biệt là trong thời kỳ trường đang nỗ lực xây dựng mô hình trường đại học đa ngành, đa cấp, đa lĩnh vực như hiện nay.

Nguồn tài chính của trường vẫn còn phụ thụ thuộc nhiều vào nguồn ngân sách Nhà nước cấp hàng năm. Nguồn kinh phí do trường tự huy động còn chiếm tỷ trọng nhỏ (khoảng hơn 30%). Định mức thu học phí như hiện nay không đáp ứng được yêu cầu tăng cường cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng đào tạo. Trong khi đó, theo xu hướng đào tạo đại học công lập trong giai đoạn tới, các trường đại học công lập ngày càng được tự chủ hơn về tài chính, nghĩa là: Ngân sách nhà nước cấp để cấp chi hoạt động sẽ giảm dần, các Trường phải tự tìm kiếm nguồn thu để hoạt động và phát triển. Việc nguồn kinh phí hạn hẹp khiến cho nhiều khi chưa đáp ứng được đầy đủ nhu cầu mua sắm, bảo trì các tài sản, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động nghiên cứu cũng như đào tạo.

Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ, hợp tác và nghiên cứu khoa học - kỹ thuật, chuyển giao ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật còn chiếm tỷ trọng thấp. Các nguồn thu khác từ hoạt động hợp tác đào tạo quốc tế còn ít cho thấy trường chưa khai thác hết tiềm lực hiện có cả về khả năng của đội ngũ cán bộ giảng dạy cũng như tận dụng các trang thiết bị hiện có.