CHƯƠNG 4: KỸ NĂNG SỬ DỤNG NGÔN NGỮ
4.5.4. Những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh
Trước khi viết một e-mail trong giao tiếp kinh doanh, chúng ta cần nắm vững những nguyên tắc quan trọng sau:
- Viết tiêu đề cho email
Sử dụng dòng tiêu đề để truyền đạt nội dung chính của lá thư đến người nhận. Ví dụ: nội dung thư của bạn là thông báo đến người nhận thời gian và địa điểm của buổi tập huấn phòng cháy chữa cháy thì dòng tiêu đề của bạn có thể là: “Lịch tập huấn phòng cháy chữa cháy”.
- Viết tiêu đề ngắn gọn
Với tiêu đề ngắn gọn nhưng vẫn truyền đạt thông điệp chính của lá thư, bạn sẽ được đánh giá là người chuyên nghiệp trong việc sử dụng e-mail. Hơn nữa, người nhận thư cũng không muốn đọc một dòng tiêu đề nhiều chữ.
- Viết một chủ đề trong mỗi lá thư
Tự giới hạn mình chỉ viết một chủ đề trong mỗi lá thư cho phép bạn sử dụng tiêu đề hiệu quả hơn, giúp bạn chắc chắn rằng mỗi thông tin của mình sẽ nhận được sự chú ý mà nó xứng đáng được nhận.
- Làm cho lá thư của bạn cuốn hút, súc tích
Truyền đạt hầu hết thông tin quan trọng trong câu mở đầu hay đoạn văn mở đầu. Nếu muốn truyền đạt một văn bản dài thông qua e-mail thì hãy sử dụng chức năng đính kèm. Hãy chắc chắn rằng thư của bạn truyền đạt trực tiếp đến người nhận những phần then chốt của phần đính kèm.
- Sử dụng phần đính kèm cẩn thận
Xác nhận trước người nhận thư có phần mềm cần thiết để truy cập phần đính kèm bạn gửi.
Khi có nhiều phần đính kèm khác nhau, hãy cân nhắc gửi chúng riêng biệt. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng bạn đã đính kèm thư, hoàn tất việc đính kèm trước khi viết thư sẽ chắc chắn rằng bạn không phải gửi một lá thư thứ hai chỉ để gửi thêm phần đính kèm.
- Kiềm chế cảm xúc
Tránh hành động không chín chắn là sử dụng e-mail để thể hiện sự nổi nóng (gửi những bức thư ngắn với thái độ gay gắt, giận dữ và đôi khi khiếm nhã) với người khác. Vì vậy, đừng gửi e-mail khi bạn đang nóng giận, hãy kiềm chế cảm xúc.
- Chọn “Trả lời” hay “Trả lời tất cả” phù hợp với từng tình huống cụ thể - Đọc và sửa chữa bức thư trước khi gửi đi
- Về phía người nhận, việc trả lời e-mail là cần thiết vì nó thể hiện bạn là người biết quan tâm, trân trọng thông tin của người gửi cũng như bản thân họ. Tuy nhiên, cũng đừng bị chôn vùi bởi việc trả lời tất cả những thư bạn nhận khi chúng không được gửi trực tiếp cho bạn, chẳng hạn như các thông báo chung.
Những điều cần tránh khi sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh Trong việc sử dụng e-mail, bạn cũng cần tránh những điều sau đây:
- Tránh gửi những chuỗi nội dung của các lá thư trước: Trả lời e-mail hoặc gửi e-mail mà không xóa những đoạn chữ không cần thiết của thư gốc sẽ tạo nên chuỗi nội dung không phù hợp.
Những chuỗi dài làm tăng nguy cơ các tài liệu mật hay tài liệu đầy tiềm năng rơi vào tay những người không mong đợi. Mặt khác, nó còn làm tốn thời gian của người đọc.
- Tránh việc gửi thông điệp bừa bãi ảnh hưởng đến người khác
Hạn chế dùng những biểu tượng cảm xúc, những từ ngữ biểu cảm như: nhé, nhỉ, nha… trong e-mail giao dịch kinh doanh trang trọng, những từ ngữ ấy chỉ nên dùng trong những e-mail mang tính cá nhân.
CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP CHƯƠNG 4
1. Trình bày tầm quan trọng của việc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp 2. Trình bày các nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ trong giao tiếp
3. Trình bày những nguyên tắc của giao tiếp viết
4. Trình bày những nguyên tắc sử dụng e-mail trong giao tiếp kinh doanh.
5. Công ty của bạn làm về lĩnh vực mỹ phẩm dành cho da. Sếp yêu cầu bạn viết một bài ngắn giới thiệu sản phẩm mới để đăng trên website của công ty. Hãy viết bài viết đó, với giả sử khách hàng mục tiêu của sản phẩm là nam giới.