Do hoạt động kinh doanh của công ty trên địa bàn rộng, phân tán, số lượng các đơn vị trực thuộc nhiều, mặt hàng kinh doanh có quy mô lớn, vì thế để phục vụ tốt công tác quản lý DN, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức với chức năng và nhiệm vụ sau:
- Bộ máy kế toán tham mưu giúp việc cho giám đốc giám sát, quản lý điều hành tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty. Hướng dẫn kiểm tra các phòng ban, các đơn vị trực thộc thực hiện mọi quy định của Nhà nước về hạch toán, kế toán ghi chép sổ sách thống kê ban đầu, đảm bảo thông tin bằng số liệu đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời. Thu nhận xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, vật tư, tiền vốn…. cho giám đốc, đồng thời kiểm tra giám sát và hướng dẫn toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước.
- Bộ máy kế toán có nhiệm vụ:
+) Ghi chép, phản ánh chính xác, đầy đủ, trung thực, kịp thời, liên tục và có hệ thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, vốn hiện có cũng như kết quả kinh doanh của công ty.
+) Thông qua việc ghi chép, tính toán, phản ánh để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, chế độ phân phối thu nhập và thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, kiểm tra việc thực hiện kỷ luật tài chính, việc giữ gìn và sử dụng các loại tài sản, vật tư, tiền vốn kinh phí.
+) Cung cấp số liệu thông tin kinh tế cho việc điều hành sản xuất kinh doanh, tổng hợp phân tích các hoạt động kinh tế, tài chính, cho công tác thống kê và thông tin kinh tế các cấp.
+) Hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời đầy đủ toàn bộ chứng từ kế toán của công ty, hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện tốt chế độ ghi và
sử dụng hóa đơn để thu hồi, đối chiếu quyết toán và giao nộp theo quy định của Chi cục thuế.
+) Tổ chức toàn bộ công tác hạch toán phù hợp với đặc điểm, tính chất sản xuất kinh doanh của công ty đáp ứng nhu cầu đổi mới cơ chế quản lý trên cơ sở điều lệ tổ chức kế toán nhà nước.
+) Giúp giám đốc công ty tổ chức phân tích hoạt động kinh tế, tham gia nghiên cứu tổ chức sản xuất, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác có hiệu quả mọi tiềm năng, thế mạnh của công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty
Quan hệ chỉ đạo:
Quan hệ cân đối:
Kế toán trưởng
Kế toán quỹ Kế toán thanh toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán vốn TSCĐ và CF
Kế toán các cửa hàng
* Kế toán trưởng: là người giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn, phổ biến chủ trương chỉ đạo công tác chuyên môn của bộ phận kế toán, chịu trách nhiệm với cấp trên về việc chấp hành luật pháp thể lệ chế độ tài chính về vốn và huy động sử dụng vốn. Kế toán trưởng có trách nhiệm tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, cung cấp các thông tin về tình hình tài chính một cách chính xác, kịp thời và toàn diện để giám đốc ra quyết định kinh doanh và ký các hợp đồng kinh tế, tổ chức và kiểm tra công tác hạch toán ở đơn vị, hướng dẫn chỉ đạo công tác hạch toán cho các cửa hàng trực thuộc.
* Kế toán tổng hợp: Phó phòng phụ trách kế toán tổng hợp cùng với kế toán trưởng chỉ đạo hạch toán ở các bộ phận, tập hợp các số liệu lên sổ cái và lập báo cáo quyết toán công ty như:
Báo cáo quyết toán quỹ, năm.
Lập bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp tài sản.
Báo cáo KQKD, lưu chuyển hàng hóa, CF lưu thông.
* Kế toán quỹ: là người quản lý số lượng tiền mặt tại quỹ công ty, chịu trách nhiệm thu tiền của các cửa hàng nộp các khoản về công ty bằng tiền mặt, theo dõi việc xuất hóa đơn bán hàng cho các cửa hàng trực thuộc, lập báo cáo nộp cho cơ quan thuế.
* Kế toán thanh toán: có trách nhiệm theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay, theo dõi thu chi bán hàng, xác định KQKD, các khoản tạm ứng, đồng thời còn phải theo dõi tình hình nộp thuế của các cửa hàng.
* Kế toán TSCĐ và CF lưu thông: là người theo dõi và quản lý các loại vốn cũng như tình hình biến động của nó, tính toán xác định thuế vốn phải nộp ngân sách, theo dõi phân bổ CF lưu thông, CF quản lý của công ty và các đối tượng có liên quan.
* Kế toán các cửa hàng: nhiệm vụ của bộ phận kế toán này là lập chứng từ gốc về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập nhật ký vào sổ cái tháng, quỹ gửi về công ty tổng hợp số liệu báo cáo về kế toán toàn công ty.
2.1.4.2. Hình thức kế toán
DN áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ Cái tài khoản.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng:
Đối chiếu, kiểm tra:
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ NHẬT KÝ
CHUNG
Sổ Cái tài khoản
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ kế toán