3.1. Đánh giá chung về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Đầu Tƣ Thương Mại Và Phát Triển Hải Hưng
3.1.2.3. Về việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay công ty không tiến hành trích lập dự phòng đối với những khách hàng khó có khả năng thanh toán. Do vậy, khi xảy ra trường hợp khách hàng bị phá sản không có khả năng thanh toán thì công ty không có khoản dự phòng để bù đắp rủi ro.
3.1.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH ĐTTM Và PT Hải Hưng.
Kiến nghị 01: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kỳ Việc kiểm kê quỹ của công ty đƣợc tiến hành định kỳ vào cuối quý, cuối năm. Vì thế khi muốn kiểm tra đột xuất thì công ty không có số liệu để đối chiếu, kiểm tra kịp thời. Vì vậy công ty nên tiến hành kiểm kê vào cuối mỗi tháng hoặc định kỳ khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc ghi bàn giao quỹ. Biên bản kiểm kê phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê.
Trước khi kiểm kê quỹ, thủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu, phiếu chi và tính số dƣ tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 84 Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêng từng loại tiền có trong quỹ. Khi có sự chênh lệch phải ghi rõ nguyên nhân gây ra thừa thiếu và phải báo giám đốc doanh nghiệp xem xét giải quyết.
Bảng kiểm kê quỹ được lập thành hai bản: Một bản lưu ở thủ quỹ, một bản phải lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán.
Ƣu điểm: Giúp cho các nhà quản lý nắm đƣợc số tồn quỹ thực tế, số tiền thừa thiếu so với sổ quỹ để có biện pháp tốt hơn trong việc tăng cường quản lý quỹ làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch.
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt đƣợc lập theo mẫu sau:
Biểu số 3.1:
Đơn vi:………..
Bộ phận:……….
Mẫu số: 08a - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ)
Số:...
Hôm nay, vào ....giờ ...ngày ...tháng ...năm ...
Chúng tôi gồm:
Ông/Bà: ...Đại diện kế toán Ông/Bà: ...Đại diện thủ quỹ Ông/Bà: ...Đại diện ...
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn giải Số lƣợng Số tiền
A B 1 2
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 85
I Số dƣ theo sổ quỹ: x ...
II Số kiểm kê thực tế x ...
1 Trong đó:
2 - Loại ... ...
3 - Loại ... ...
4 - Loại ... ...
5 - ... ... ...
III Chênh lệch (III = I – II) x ...
- Lý do: + Thừa: ...
+ Thiếu: ...
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ...
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên)
Ví dụ: Bảng kiểm kê quỹ quý 2 năm 2015 Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐTTM và PT HẢI HƢNG
Địa chỉ: 34 Đại Lộ Tôn Đức Thắng, thôn Cái Tắt, Xã An Đồng, H.An Dương, TP.
Hải Phòng.
Mẫu số: 08a - TT
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng
BTC)
BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VNĐ)
Số:...6...
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 86 Hôm nay, vào 15 giờ, ngày 30 tháng 06 năm 2015
Chúng tôi gồm: Bộ phận kế toán tài vụ
Ông/Bà: ...Nguyễn Thị Kim Oanh...Đại diện kế toán Ông/Bà: ...Nguyễn Thu Quỳnh...Đại diện thủ quỹ Ông/Bà: ...Đại diện ...
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt kết quả nhƣ sau:
STT Diễn Giải Số Lƣợng
(tờ)
Số Tiền
A B 1 2
I Số dƣ theo sổ quỹ 185.591.000
II Số kiểm kê thực tế X
1 Trong đó: - Loại: 500.000 170 85.000.000
2 - Loại: 200.000 300 60.000.000
3 - Loại: 100.000 345 34.500.000
4 - Loại: 50.000 100 5.000.000
5 - Loại: 20.000 45 900.000
6 - Loại: 10.000 19 190.000
7 - Loại: 5.000 0
8 - Loại: 2.000 0
9 - Loại: 1.000 1 1.000
10 - Loại: 500 0
III Chênh lệch (III = I – II) 185.591.000
- Lý do:
+ Thừa: ...
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 87 + Thiếu: ...
- Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Số tiền kiểm kê trùng khớp với số tiền tồn quỹ.
Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Thủ quỹ (Ký, họ tên)
Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ (Ký, họ tên)
Kiến nghị 02: Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ
Hiện nay theo quy định của công ty, các chứng từ ban đầu là các hóa đơn GTGT đều do phòng kinh doanh lập rồi mới chuyển lên phòng kế toán. Quy trình luân chuyển nhƣ vậy là không sai so với so với chế độ kế toán hiện hành, song trong quá trình luân chuyển dễ dẫn đến hiện tƣợng mất mát chứng từ.
Công ty nên lập sổ giao nhận chứng từ khi luân chuyển giữa các phòng, các bộ phận. Mỗi khi giao nhận chứng từ thì các bên đều phải ký nhận vào sổ. Nếu xảy ra mất mát chứng từ cũng dễ quy trách nhiệm cho đúng người, đúng bộ phận để có biện pháp xử lý. Việc này giúp quản lý chặt chẽ chứng từ của công ty. Đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với quản lý chứng từ nói riêng và công việc nói chung.
Biểu số 3.2:
SỔ GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Từ ngày....đến ngày....
Ngày tháng Số hiệu chứng từ Loại chứng từ
Ký tên
Bên giao Bên nhận
1 2 3 4 5
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 88
Kiến nghị 03: Hoàn thiện việc trích lập khoản dự phòng phải thu khó đòi
Hiện nay, các khoản phải thu của khách hàng tại công ty rất lớn, điều này đã gây rất nhiều khó khăn cho công ty trong các trường hợp cần vốn gấp. Vì vậy công ty nên có những biện pháp để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh và sớm nhƣ:
- Công ty nên có chính sách chiết khấu thanh toán đối với những khách hàng thanh toán tiền ngay hoặc thanh toán sớm hơn thời hạn thỏa thuận ban đầu, áp dung đối với cả khách hàng thanh toán một nửa hóa đơn GTGT ngay bằng tiền mặt hoặc gửi qua Ngân hàng.
- Các khoản nợ quá hạn và khó đòi phát sinh trong kỳ thì phải lập hồ sơ theo dõi riêng từng khoản nợ, từng đối tƣợng khách hàng, hàng tháng báo cáo lên ban giám đốc và tiến hành trích lập khoản dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi.
Theo thông tư 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi theo phương pháp xác định mức dự phòng cần trích lập:
Thời gian quá hạn thanh toán Mức dự phòng cần trích lập 6 tháng ≤ t < 1 năm 30% giá trị nợ phải thu quá hạn 1 năm < t < 2 năm 50% giá trị nợ phải thu quá hạn 2 năm < t < 3 năm 70% giá trị nợ phải thu quá hạn
> 3 năm 100% giá trị nợ phải thu quá hạn
Thông tƣ số 89/2013/TT-BTC ngày 28/06/2013 của Bộ Tài Chính sửa đổi, bôt sung Thông tƣ 228/2009/TT-BTC ban hành ngày 07/12/2009 của bộ Tài Chính.
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 89 + Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch dự phòng cần phải trích lập thêm đƣợc hạch toán:
Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi
+ Nếu số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập năm nay nhỏ hơn số dự phòng phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở cuối niên độ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch đƣợc hoàn nhập và ghi giảm chi phí.
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
+ Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đƣợc, đƣợc phép xóa nợ (Việc xoá nợ phải tiến hành đúng theo chế độ kế toán hiện hành) căn cứ vào quyết định xóa nợ về khoản nợ phải thu khó đòi ghi:
Nợ TK 139: Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng) Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chƣa lập dự phòng) Có TK 131: Phải thu khách hàng
Hoặc: Có TK 138: Phải thu khác
Đồng thời ghi vào bên nợ TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý) để theo dõi thu hồi khi khách hàng nợ có điều kiện trả nợ.
+ Đối với các khoản phải thu khó đòi đã đƣợc xử lý nợ, nếu sau đó thu hồi đƣợc, kế toán ghi:
Nợ TK 111,112: Số tiền khách trả nợ Có TK 711: Thu nhập khác
Sinh viên: Nguyễn Ánh Phƣợng – QTL902K Page 90 Đồng thời ghi đơn bên có TK 004 (Nợ khó đòi đã xử lý)