CHƯƠNG II: CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH HƯNG
2. Về việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty cổ phần đầu ty
2.5. Đánh giá về công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng
2.5.1. Ưu điểm.
Qua việc phân tích về công tác tổ chức và công tác ban hành văn bản xây dựng chương trình, kế hoạch cho thể nhận thấy được một vài điểm nổi bật như về cách thức xây dựng chương trình, kế hoạch hiện nay tại Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng là tương đối tốt, đã phản ánh được tình hình đổi mới về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch ở doanh nghiệp trong cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước.
Chương trình, kế hoạch của công ty tuy được xây dựng dựa trên chương trình, kế hoạch do Ban chủ tịch Hội đồng công ty nhưng vẫn phát huy được sự sáng tạo của các nhân viên, phòng ban xây dựng chương trình, kế hoạch đó. Khi có kế hoạch từ Ban lãnh đạo gửi xuống Bộ phận văn phòng đã căn cứ vào đó, đồng thời cũng căn cứ vào nguồn lực của công ty để có những điều chỉnh hợp lý các chỉ tiêu cho phù hợp.
Công ty đã đề ra được một quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ thể và có sự nghiêm túc thực hiện theo quy trình để đảm bảo các văn bản về chương trình, kế hoạch khi ban hành được thực hiện theo đúng quy trình, trình tự và thể thức của văn bản. Đồng thời đảm bảo cho quá trình công tác, hoạt động của công ty được suông sẻ, có trật tự.
Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch của công ty đã có sự phối hợp giữa các bộ phận, cụ thể là sự phối hợp được thể hiện từ lãnh đạo cấp cao tới các phòng ban bên dưới. Nhờ đó, lãnh đạo cũng như bộ phận quản lý nắm rõ được tiến trình thực hiện nhiệm vụ theo chương trình, kế hoạch đã đề ra, đồng thời chỉ ra những hạn chế để đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.
Công ty đã có sự xác định cụ thể từng bước khi lập ra kế hoạch, xây dựng chương trình, giúp cho công tác xây dựng chương trình cũng như là bản kế hoạch công tác có bài bản, thiết thực tránh được sự mơ hồ cho các nhân viên, phòng ban đi lệch hướng gây mất thời gian, ảnh hưởng tới tiến độ công việc của bản thân nhân viên đang thực hiện công việc, các phòng ban khác và của các nhà lãnh đạo trong việc ra quyết định và lãnh đạo nhân viên.
Văn phòng của công ty đã phối hợp với Ban lãnh đạo công ty trong việc quản lý xây dựng, thực hiện chương trình làm việc đúng tháng, quý, năm của công ty. Các chương trình làm việc đó đã bám sát trọng tâm, thực trạng hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả.
Các chế độ hội họp giao ban trong công ty, cũng như trong từng đơn vị phòng ban được thực hiện theo đúng lịch công tác đã đề ra. Các phòng ban, đơn vị đã có trách nhiệm cao hơn trong việc cố gắng thực hiện đúng các chỉ tiêu, chương trình làm việc và kế hoạch đã đạt ra.
Thêm vào đó, văn phòng của công ty đã thực hiện nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng chương trình, kế hoạch và tổ chức thực hiện quy chế làm việc khá tốt. Các chương trình làm việc của công ty đã được văn phòng tham mưu xây dựng đảm bảo đúng nguyên tắc, nội dung bao quát, toàn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn của công ty, trong thực hiện đã kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với từng thời điểm, thời kỳ và đảm bảo đúng thẩm quyền của mình. Đồng thời, chất lượng tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công tác ngày càng tốt hơn, chương trình công tác năm, hàng quý, tháng của công ty được thực hiện khá đầy đủ.
2.5.2. Nhược điểm.
Ngoài những ưu điểm nêu trên thì không thể không nói đến những mặt hạn chế vẫn còn tồn đọng. Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng còn chưa chủ động việc lập kế hoạch chiến lược dài hạn mà chỉ chú ý đến việc lập kế hoạch tác nghiệp cho từng năm, quý, tháng, chưa có những phương án để đạt được mục tiêu đã đề ra và vẫn chưa phản ánh được toàn diện khả năng, năng lực thực tế của công ty. Các đơn vị, bộ phận chưa có sự chủ động, đề xuất cho công ty những việc cần phải làm, biện pháp tháo gỡ khó khăn, còn bị động chờ cấp trên giao nhiệm vụ rồi mới triển khai đề xuất.
Công ty tuy đã đề ra được một quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cụ thể như việc xác định mục tiêu, dự thảo kế hoạch, phân tích nguồn lực, tổng kết đánh
phương án, kế hoạch dự phòng. Trong quá trình thực hiện kế hoạch công tác, đôi khi có thể có rủi ro, bất trắc hoặc những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn mà công ty, ban lãnh đạo không thể lường trước được. Chính nhờ có phương án, kế hoạch dự phòng có thể giúp cho công ty giải quyết được khó khăn 1 cách kịp thời, nhanh chóng và hạn chế những tổn thất về thời gian, vật chất, nhân lực.
Tuy rằng đã có sự phối hợp giữa văn phòng và các phòng ban, đơn vị trong công ty nhưng thực tế sự phối hợp đó chưa thực sự nghiêm túc và chặt chẽ.
Chất lượng căn cứ xây dựng chương trình, kế hoạch còn thấp, thông tin thu thập được còn thiếu sự chính xác, minh bạch và việc chạy theo thành tích cũng đang là trở ngại lớn còn tồn tại trong các phòng ban, đơn vị của công ty, nhiều nhiệm vụ chỉ đạt về mặt số lượng, hình thức còn chất lượng thì không đạt yêu cầu. Chính vì thế những chương trình, kế hoạch lập ra còn có những chỉ tiêu có chênh lệch lớn so với tình hình thực tế thực hiện.
Thêm vào đó, những công việc ngoài chương trình phát sinh trong khi quỹ thời gian dẫn đến phải điều chỉnh công việc thường xuyên cho phù hợp với thực tiễn, gây tình trạng khó khăn và bị động khi thực hiện chương trình làm việc. Đồng thời, nguồn tài chính của công ty không cho phép nên công cụ hỗ trợ xây dựng phương pháp và chương trình, kế hoạch còn chưa đầy đủ đã gây ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng xây dựng chương trình, kế hoạch của công ty.
Ngoài ra công tác lập kế hoạch của công ty là bị động, các kế hoạch lập ra dựa vào: kinh nghiệm, các hợp đồng đã được ký kết, các kết quả thực hiện được trong những năm trước đó, căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh mang tính chất chủ quan của doanh nghiệp…
TIỂU KẾT:
Qua việc tìm hiểu về tình hình công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng tại Công ty cổ phần đầu tư Minh Hưng có thể thấy, thực tế rằng việc xây dựng
chương trình, kế hoạch mang lại hiệu quả to lớn trong công tác văn phòng. Nó góp phần tăng cường hiệu quả, hiệu lực pháp lý của lãnh đạo công ty nói riêng của văn phòng nói chung.
Tuy nhiên qua quá trình hoạt động, bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác xây dựng chương trình kế hoạch của văn phòng tại công ty cũng còn tồn đọng một số hạn chế cần phải khắc phục. Chính vì thế việc cần có các giải pháp khắc phục tình trạng yếu kém, hạn chế đang tồn tại trong công tác văn phòng của công ty là vô cùng cần thiết và nên được đề ra một cách nhanh chóng, kịp thời.