II. Phân tích và thiết kế chức năng
3. Sơ đồ luồng dữ liệu
a.Quản lý phòng
Phòng là đối tượng chính của hệ thống cần quản lí. Do số lượng phòng trong khách sạn là tương đối nhiều nên cần phải có một bộ phận chức năng quản lí phòng nhằm cập nhật thông tin về một cách thường xuyên do yếu tố hoạt động nghiệp vụ của khách sạn: Khách hàng đặt và trả phòng hàng ngày nên phải có những thao tác quản lí như sau:
Thêm mới phòng: Trong thực tế các hệ thống khách sạn thường có sự mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng.
Các khu nhà có thể được xây thêm chính vì thế hệ thống quản lí khách sạn cần cho phép khả năng thêm mới phòng để quản lí những phòng này. Thông tin về phòng mới phải được cập nhật trong danh mục phòng để quản lí và cho phép đi vào hoạt động thuê trả phòng.
Cập nhật phòng: khi bộ phận quản lí cần thay đổi một chi tiết nào đó về phòng thì hệ thống cho phép sửa đổi, cập nhật tin. Tìm kiếm thông tin phòng: Hệ thống cho phép chức năng tìm kiếm thông tin phòng đối với các tác nhân của hệ thống.
Tìm kiếm phòng: Hệ thống cung cấp chức năng tìm kiếm phòng cho phép các tác nhân tìm thông tin về phòng, để đặt trả phòng và để quản lí thông tin, thống kê phòng.
1. Các chức năng chính của hệ thống :
b.Quản lý đặt phòng
Đây là hoạt động nghiệp vụ chính của hoạt động quản lí khách sạn. Công việc quản lí đặ phòng bao gồm:
Thêm mới hợp đồng: Khi có khách hàng đưa ra yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đặt phòng và yêu cầu đó được đáp ứng, thì hệ thống tự động phát sinh ra một mẫu hợp đồng để lưu thông tin đặt trả phòng của khách hàng. Hợp đồng này được quản lí bởi nhân viên của khách sạn.
khách hàng chỉ được phép tìm kiếm thông tin về hợp đồng, đưa ra các yêu cầu sửa đổi, hủy hợ đồng chi nhân viên, chứ không được phép trực tiếp thay đổi thông tin trong hơp đồng.
Cập nhật hợp đồng: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi một số thông tin trong hợp đồng như thời gian thuê, số phòng thuê, thông tin khách hàng…Khi đó hệ thống sẽ thay đổi thông tin hợp đồng để đáp ứng các yêu cầu đó.
Tìm kiếm hợp đồng: Chức năng này cho phép các tác nhân tìm kiếm thông tin hợp đồng để phục vụ cho mục đích quản lí và thống kê.
Xóa hợp đồng: Sau khi khách hàng sử dụng xong dịch vụ như trong hợp đồng thì giá trị của bản hợp đồng không còn giá trị đối với khách hàng cũng như nhà quản lí khách sạn.
c. Quản lý nhân viên
Nhân viên là những đối tượng phục vụ khách hàng và cũng được quản lí. Do số lượng nhân viên có thể thay đổi nên cần phải được quản lí nhằm cập nhật thông tin các nhân viên mới hoặc thay đổi nhân viên cũ của khách sạn. Khách sạn có thể tuyển thêm nhân viên hoăc cho nhân viên nghỉ việc nên phải có các thao tác quản lí như sau:
Thêm nhân viên mới:
Do hệ thống thường có nhu cầu mở rộng quy mô cơ sở hạ tầng, đa dạng các loại hình dịch vụ, vì vậy cần thêm các nhân viên mới để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Từ đó khách sạn phải “ thêm nhân viên mới” để quản lí nhân viên. Thông tin về nhân viên phải được cập nhật để thuận tiện cho việc phục vụ.
Tìm kiếm thông tin nhân viên:
Thông tin nhân viên cần được phải quản lí bởi hệ thống khách sạn. Do đó có thể điều chỉnh các thông tin cần thiết của từng nhân viên.
Xóa thông tin nhân viên:
Nhân viên đã thôi việc và hệ thống quản lí khách sạn không cần phải quản lí các thông tin của các nhân viên này.
d.Quản lý khách
Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lí. Do số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản lí, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn. Ngoài ra còn phải quản lí các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn.các thao tác quản lí khách bao gồm:
Thêm khách hàng:
Do khách hàng đến sử dụng dịch vụ của khách sạn nhiều dẫn đến loai hình sử dụng dịch vụ cũng đa dạng, khi đó ta cần thêm các thông tin cần thiết của khách hàng để thuận tiện cho việc quản lí khách hàng.
Sửa thông tin khách hàng:
Trong quá trình khách hàng sử dụng dịch vụ của khách sạn cần có nhiều thông tin cần thay đổi, bổ sung và được cập nhật khi có nhu cầu cần thiết, đảm bảo cho sự thuận tiện. Do vậy cần phải có “sửa thông tin khách hàng”.
Xóa thông tin khách hàng:
Khi khách hàng thôi sử dụng dịch vụ của khách sạn và trao trả phòng thì thêm các thông tincuar khách hàng khác.
e.Quản lí dịch vụ:
Khách sạn không những đáp ứng việc cho thuê phòng mà còn cung cấp một số dịch vụ cần thiết cho khách hàng.Đây là một trong những ưu điểm của khách sạn hiện đại.Chính vì thế mà dịch vụ cũng được quản lí trong hệ thống. Cồn việc quản lí dịch vụ gồm:
Tạo mới hóa đơn dịch vụ: Khi một khách hàng đưa ra yêu cầu sử dụng một dịch vụ của khách sạn.
Thì hệ thống tự đọng sinh ra hóa đơn để quả lí việc sử dụng dịch vụ cho từng đối tượng khách hàng.
Lập danh mục hóa đơn dịch vụ: Để tính được tổng tiền thanh toán cho khách hàng, và phục vụ mục đích thống kê. Hệ thống phải lập một danh mục hóa đơn sử dụng dịch vụ.
Quản lí thông tin dịch vụ: Trong khách sạn có nhiều loại hình dịch vụ khác nhau, để dễ dàng kiểm soát hệ thống cung cấp chức năng quản lí thông tin các dịch vụ. Viêc này cũng nhằm mụ đích cho khách hàng có thể tìm kiếm thông tin dịch vụ một cách dễ dàng.
f.Quản lí thanh toán hợp đồng:
Hệ thống khách sạn đáp ứng chức năng thanh toán cho khách hàng một cách đa dạng về hình thức chi trả. Các công việc chính của chức năng này gồm:
Tạo biên lại thanh toán: Khi hết hạn trả phòng khách hàng sẽ đến bàn lễ tân của khách sạn để thanh toán. Hệ thống sẽ cung cấp một chức năng tạo ra biên lai thanh toán để tính tổng tiền phải chi trả của khách hàng gồm có chi trả cho việc trả phòng và số tiền chi trả cho dịch vụ.
Tạo danh mục hóa đơn: Công việc này nhằm mục đích thống kê hóa đơn thanh toán. Việc tạo danh mục hóa đơn thanh toán là do máy tự động cập nhật khi nhân viên lễ tân nhập thông tin của mỗi hóa đơn.
Tính tổng thu: Hệ thống thường xuyên cập nhật tính tổng tiền thu được để cho vào tài khoản chung của khách sạn để tiện cho việc quản lí. Công việc này là cần thiết đối với bất cứ hệ thống khách sạn nào.
g. Thống kê
Chức năng thống kê là một chức năng hầu như không thể thiếu khi ta quản lí bất cứ một hệ thống thông tin nào. Chức năng này đôi khi còn được gọi là chức năng báo cáo.Công việc này nhằm để thuận tiện cho việc đánh giá hệ thống một cách cập nhật nhất cho người quản lí.Đồng thời nó còn cung cấp dữ liệu cho các chức năng khác làm việc một cách hiệu quả. Một số chức năng thống kê cơ bản và quan trọng nhất của hệ thống:
Thống kê phòng trống: Công việc này do máy tính tự duyệt và báo cáo nhân viên của bộ phận quản lí đặt trả phòng biết để thông tin cho khách hàng.
Thống kê hợp đồng hết hạn: Hệ thống thường xuyên thống kê những hợp đồng đến hạn trả phòng để thông báo cho khách hàng.
2.Sơ đồ phân rã chức năng
3.Sơ đồ luồng dữ liệu
a.Biểu đồ luồng dữ liệu ngữ cảnh
• Nhìn tổng thể bên ngoài ta có thể mô tả một cách tổng thể như sau:
• Khách sạn gồm các tác nhân là:
• + Khách hàng
• + Ban giám đốc
Biểu đồ ngữ cảnh
Bảng phân tích dữ liệu
Ma trận thực thể dữ liệu - chức năng
b. Biểu đồ luồng dữ liệu DFD mức 1:
Sơ đồ phân rã chức năng
.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0
c.Các biểu đồ luồng dữ liệu vật lý 1
Biểu đồ của tiến trình quản lý phòng
Biểu đồ của tiến trình quản lý đặt phòng
Biểu đồ của tiến trình quản lý nhân viên
Biểu đồ của tiến trình quản lý khách
Biểu đồ của tiến trình quản lí dịch vụ
Biểu đồ của tiến trình quản lí thanh toán hợp đồng
Biểu đồ của tiến trình thống kê
Biểu đồ của tiến trình quản lý phòng
Biểu đồ của tiến trình đặt phòng
Biểu đồ của tiến trình quản lí dịch vụ
Biểu đồ của tiến trình thanh toán
Biểu đồ của tiến trình thống kê
Biểu đồ của tiến trình quản lý nhân viên
Biểu đồ của tiến trình quản lý khách hàng