e. Một số hình thức tiêu thụ khác
2.3. Tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ
Để cung cấp thông tin kế toán một cách toàn diện cho chủ doanh nghiệp về quá trình tiêu thụ doanh nghiệp, kế toán không những phải nắm vững các nguyên tắc và trình tự hạch toán của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà phải
tạo ra các mối liên hệ kế toán để hạch toán quá trình tiêu thụ nói riêng và quá trình sản xuất kinh doanh nói chung một cách có hệ thống, theo đúng chế độ và phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình.
Hàng ngày các nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh đợc phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc và không có hệ thống. Các chứng từ này chỉ đợc tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế của quá trình tiêu thụ bằng cách ghi chép vào các sổ kế toán theo các phơng thức khác nhau và tuỳ theo hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng.
2.3.1. Các chứng từ thờng đợc sử dụng trong quá trình tiêu thụ làm căn cứ cho ghi sổ kế toán :
- Hoá đơn GTGT : Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ khi bán thành phẩm phải sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT-3LL hoặc 01/GTKT-2LN.
Đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp thì sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu 02/GTTT-3LL hoặc 02/GTTT-2LN
Nếu điều chuyển hàng đi bán ở cửa hàng của doanh nghiệp nhng ở tỉnh khác hoặc khi giao hàng cho đại lý, ký gửi doanh nghiệp cũng phải lập hoá đơn GTGT.
- Bảng kê bản lẻ hàng hoá- dịch vụ (mẫu số 05/GTGT) sử dụng khi bán lẻ hàng hoá dịch vụ cho ngời tiêu dùng có giá trị thấp dới mức quy định phải lập hoá đơn GTGT.
- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi (mẫu số 14-Bh)
- Thẻ quầy hàng (mẫu số 15-BH) sử dụng để theo dõi số lợng và giá trị hàng hoá trong quá trình nhận và bán tại quầy hàng.
- Phiếu thu mẫu 01-TT và phiếu chi mẫu số 02-TT đợc sử dụng khi thu tiền bán hàng hay chi tiền cho quá trình tiêu thụ.
Trong hình thức Nhật ký - Chứng từ (NK-CT), việc hạch toán thành phẩm trớc khi ghi vào sổ cái đợc thực hiện trên các tài liệu sau:
- Nhật ký chứng từ số 8 : Ghi có các tài khoản 155, 156, 157, 159, 131, 511, 512, 531, 532, 632, 641, 642, 711, 721, 811, 821, 911.
- Bảng kê số 8 : Dùng để tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, hàng hoá theo giá thực tế và giá hạch toán. Cơ sở để lập bảng kê số 8 là các chứng từ, hoá đơn nhập, xuất hàng hoá (thành phẩm) và các chứng từ khác có liên quan.
Số d đầu kỳ phản ánh số tồn kho đầu kỳ đợc lấy từ số d đầu kỳ của TK 155 và TK 156 (chi tiết cho từng loại hàng và thành phẩm, nhóm hàng và nhóm thành phẩm).
Số phát sinh nợ TK 155 và TK 156 đối ứng có với các tài khoản phản ánh số nhập trong kỳ của hàng, thành phẩm. Bảng kê số 8 đợc mở riêng cho từng tài khoản: số lợng tờ trong bảng kê nhiều hay ít phụ thuộc vào việc theo dõi, phân loại hàng hoá, thành phẩm của doanh nghiệp.
Số tổng hợp của bảng kê số 8 sau khi khoá sổ cuối kỳ đợc dùng để ghi vào NK-CT số 8 (ghi Nợ các tài khoản liên quan/Có TK 155, 156). Phần cộng nợ TK 155 trên bảng kê cuối kỳ là căn cứ để ghi vào NK-CT số 7.
- Bảng kê số 9: dùng để tính giá thực tế của thành phẩm, hàng hoá
Trong hình thức kế toán chứng từ- ghi sổ, các nghiệp vụ hạch toán tăng giảm thành phẩm từ chứng từ gốc, lập các chứng từ ghi sổ căn cứ vào chứng từ ghi sổ cái. Đồng thời, kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng loại thành phẩm.
- Bảng kê số 10, số 11.
- Các sổ tổng hợp khác trên sơ đồ đợc dùng chung cho các nghiệp vụ khác nữa nh nhật ký đặc biệt (ở hình thức nhật ký chung).
- Các sổ hạch toán chi tiết:
Sổ chi tiết sản xuất kinh doanh (trong đó theo dõi TK 641). Sổ chi tiết tài khoản 157
Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua (sổ chi tiết số 4)
Sổ chi tiết số 3: Dùng để theo dõi tình hình phát sinh của các TK 511, 531, 532, 6332, 811, 821, 159, 911.
Phần ba
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện hạch toán tiêu thụ thành phẩm
ở phần trên em đã trình bày những vấn đề cơ bản về tổ chức hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm theo những quy định hiện hành của chế độ kế toán. Về cơ bản, những nội dung đó là hợp lý. Tuy vậy, vẫn còn không ít những nội dung cha thực sự phù hợp với tình hình thực tế của các doanh nghiệp hiện nay. Vì vậy, em xin trình bày một số suy nghĩ của mình về những vấn đề bất cập hiện nay trong quá trình hạch toán quá trình tiêu thụ thành phẩm.