CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN NÔNG NGHIỆP NINH BÌNH ĐỐI VỚI DỰ ÁN XÂY DỰNG TUYẾN ĐÊ BIỂN BÌNH MINH IV
3.2 Đánh giá thực trạng về công tác quản lý dự án của Ban quản lý dự án
Ban Quản lý dự án Nông nghiệp Ninh Bình giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng của chủ đầu tư và trực tiếp tổ chức thực hiện quản lý dự án thuộc lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các dự án khác do Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định đầu tư. Chịu trách nhiệm trước pháp luật và tổ chức, cá nhân quyết định đầu tư vềcác hoạt động của đơn vị.
3.2.1Cơ cấu tổ chứcvà năng lực cán bộ 3.2.1.1 Về cơ cấu tổ chức
Với mô hình CĐT trực tiếp quản lý dự án kết hợp với việc thành lập BQL chuyên trách giúp tiết kiệm được chi phí QLDA và giúp cho quá trình quản lý dự án chuyên nghiệp hóa cao. Quản lý được tất cả các dự án thuộc lĩnh vực chuyên ngành NN &
PTNT trên địa bàn tỉnh.
Mô hình CĐT trực tiếp quản lý dự án giúp cho quá trình điều hành nhân sự được dễ dàng hơn. Sau khi dự án kết thúc các cánbộ kỹ thuậtnày lại được luân chuyển sang dự án khác như vậy cán bộ kỹ thuật sẽ luôn được cọ sát, trau dồi thêm kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng QLDA nhờ đómà chất lượng cán bộ quản lý dự án ổn định và không ngừng được nâng cao.
Với hình thức CĐT trực tiếp QLDA, các công việc của dự án triển khai nhanh và thông suốt. Việc trình phê duyệt dự án, phê duyệt hồ sơ thiết kế, kế hoạch đấu thầu, phê duyệt hồ sơ thanh quyết toán…đều do các cán bộ Ban QLDA trực tiếpđảm nhiệm nên giải quyết công việc đều thuận lợi.
Mô hình BQL đã đi vào hoạt động ổn định, hình thành 1 hệ thống thống nhất, đồng bộ, phân chia nhiệm vụ, chức năng cụ thể rõ ràng từng phòng ban, cá nhân, cấp lãnh đạo
65
tại BQL.BQL đã chú trọng tuyển dụng các cán bộ có trình độ chuyên môn tốt có kinh nghiệmđể thực hiện các công tác được giao.
Các dự án được phân theo chủ nhiệm dự án, các cán bộ kỹ thuật ở 2 phòng Quản lý thi công và Thẩm định kỹ thuật dự toán được phân công giám sát hiện trường theo chủ nhiệm dự án. Điều này dẫn đến nhiều khó khăn và sự chồng chéo trong khâuphối hợp giám sát hiện trường và quản lý hồ sơ hoàn công.
Hiện nay, việc trang bị máy móc, thiết bị cho các cán bộ quản lý dựán cũng còn thiếu, nhiều cán bộ chưa được trang bị máy tính làm việc. Các phần mềm dự toán, quản lý cũng chưa được trang bịđầy đủ cho cán bộ làm công tác quản lý chi phí.
3.2.1.2 Về năng lực cán bộ
Ban QLDA Nông nghiệpNinh Bình có đội ngũ cán bộ kỹ thuật chuyên ngành thủy lợi trình độ tương đốitốt, năng lực, kinh nghiệm nhiều năm thực hiện tương đối tốt chức năng nhiệm vụ trong quá trình quản lý dự án từ khi bắt đầu đến kết thúc dự án đưa công trình vào sử dụng theo quy định của nhà nước.
Ban lãnh đạo, Ban chấp hành Công đoàn, Cấp Đảng ủy và Đoàn thanh niên đã thường xuyên quan tâm, động viên, nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên, cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ công nhân viên của đơn vị. Dưới sự lãnh đạo của Chi ủy, chính quyền và công đoàn đã từng bước phối hợp tốt trong công tác quản lý dự án và nâng cao đời sống cán bộ trong đơn vị.
Cán bộ kỹ thuật của Ban QLDA hầu hết có trình độ làkỹ sư thủy lợi trong khi đó đối với dự án đê biển thì rất cần đến các kỹ sư có kinh nghiệm về địa chất, về kỹ thuật biển. Lực lượng cán bộ ở một số lĩnh vực quá mỏng, tình trạng cán bộ trình độ kỹ sư xây dựng công trình thủy lợi phải đảm nhiệm nhiều việc: giám sát, nghiệm thu, bàn giao, thanh quyết toán… nên hiệu quả công việc chưa cao.
Cán bộ kỹ thuậtcó tinh thần làm việc nhiệt tình nhưng phương pháp công tác còn hạn chế, chưa thực sự chủ động do đó việc tổ chức thực hiện nên hiệu quả đạt chưa cao. Thực tếvẫn còn cán bộ vẫn còn lúng túng trong khi thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án.
66
Có cán bộ còn chưa nắm vững và cập nhật kịp thời các thông tư, nghị định hướng dẫn quy định về quản lý dự án.
3.2.2Công tác quản lý tiến độ
Quản lý tiến độ có vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả đầu tư và quản lý chi phí. Nếu tiến độ dự án bị kéo dài có thể làm phát sinh chi phí, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình, gây thất thoát lớn cho cả nhà nước và giảm hiệu quả vốn đầu tư.
Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng đã được Ban quản lý dự án phối hợp với Hội đồng bồi thường giải phóng mặt bằng huyện thực hiện đúng trình tự, thủ tục quy định nhà nước. Ban QLDA quản lý chi phí GPMB chặt chẽ, đúng chế độ tài chính theo quy định của pháp luật.
Ban QLDA cũng rất chú trọng việc lập kế hoạch thực hiện dự án. Thời gian thực hiện từng gói thầu cụ thể của 1 dự án giúp việc kiểm soát tiến độ thực hiện dự án được rõ ràng. Trong giai đoạn thi công, các nhà thầu đều phải lập tiến độ thi công theo tuần, tháng, quý, năm phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt, được Ban QLDA kiểm tra, phê duyệt.
Dựa vào tiến độ phân nhỏ cho từng tuần, tháng, sau mỗi tuần cán bộ giám sát tiến độ tại Ban QLDA tiến hành kiểm tra đánh giá so sánh tiến độ thực hiện công việc thực tế với tiến độ kế hoạch, nếu đạt tiếp tục thực hiện tiến độ, nếu không đạt thì sử dụng các biện pháp xử lý tiến độ và đưa ra tiến độ lần 2. Tương tự, cũng làm phép so sánh với tiến độ kế hoạch nếu đạt được cho thực hiện, nếu không đạt được tiếp tục xử lý.
Trường hợp bất khả kháng (tiến độ bắt buộc phải kéo dài) thì phải được sự thống nhất giữa chủ đầu tư, Tư vấn giám sát (TVGS), nhà thầu xây dựng và đây lại coi như tiến độ kế hoạch mới.
Trong thời gian qua, một số dự án Nhóm B đều phải giãn tiến độ thực hiện so với kế hoạch thực hiện dự án ban đầu. Chỉ có một số dự án nhóm C và các dự án xử lý cấp bách để chống lụt bão thực hiện đúng kế hoạch ban đầu đặt ra.
Các nguyên nhân gây chậm tiến độ có thể đưa ra ba nguyên nhân chính như sau:
67
Chậm tiến độ do thiếu vốn: Tình hình kinh tế những năm qua gặp khó khăn nên nhiều dự án bị đình trệ, chậm triển khai. Dẫn đến tình trạng trong năm 2016 có 7/20 dựán đã phải tạm dừng, giãn hoãn tiến độ theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh để tránh phát sinh nợđọng xây dựng cơ bản.
Chậm tiến độ do thiếu mặt bằng thi công do chậm GPMB. Thực tế tại Ban QLDA còn phát sinh những tồn tại gây kéo dài thời gian dựán như công tác bồi thường giải phóng mặt bằng của Hội đồng giải phóng mặt bằng nhân dân huyện thực hiện chậm bàn giao cho Ban quản lý dựán và Đơn vị thi công để triển khai thi công xây dựng. Dự án Nạo vét lòng dẫn tuyến thoát lũ sông Hoàng Long, dự án được phê duyệt và triển khai thi công từ2009 đến nay vẫn chưa hoàn thành nguyên nhân cho đến tháng 12/2016 công tác GPMB và tái định cư chưa xong, còn vướng mắc GPMB đoạn bến đò cầu Đen cạnh cầu Trường Yên và đoạn sông cũ xã Gia Tiến (và một phần xã Gia Trung) (gồm 68 hộ) thuộc huyện Gia Viễn. Một số hộ dân đã nhận tiền hỗ trợ, nhà thầu đã hỗ trợ thêm cho các hộ dân nhưng đến nay vẫn chưa giao mặt bằng đểthi công. Riêng đoạn xã Gia Tiến và 1 phần xã Gia Trung, hội đồng GPMB huyện Gia Viễn đang chậm trễ trong việc xây dựng phương án GPMB.
Chếđộ chính sách pháp luật thông tư và nghịđịnh về luật đất đai bồi thường, hỗ trợ và tái định cư còn chồng chéo nhau, thiếu tính thực tế dẫn đến việc giải phóng mặt bằng kéo dài. Ngoài ra một số cán bộ ở huyện tham gia hội đồng GPMB không được đào tạo nghiệp vụ, không nghiên cứu tìm hiểu các văn bản pháp luật hiện hành, mà thực hiện nhiệm vụ chủ yếu dựa vào kinh nghiệm công tác, thiếu kinh nghiệm thực tiễn và kỹ năng vận động nhân dân đây là nguyên nhân chính dẫn đến những sai sót trong công tác lập phương án bồi thường, hỗ trợvà tái định cư.
Chậm tiến độ do nhà thầu thi công chậm so với kế hoạch đề ra. Nhiều nhà thầu cùng một lúc đấu thầu và trúng thầu nhiều công trình dẫn đến công việc thi công dàn trải dẫn đến không huy động đầy đủ tài chính, vật tư, thiết bị như đã cam kết trong hồ sơ dự thầu. Năng lực tài chính một số nhà thầu yếu kém nên việc thi công manh mún, kéo dài thời hạn hợp đồng, việc thi công phụ thuộc nhiều vào việc tạm ứng và thanh toán của Chủđầu tư.
68 3.2.3 Công tác quản lý chất lượng
Trong quá trình thực hiện đầu tư, Ban quản lý đã kiểm tra, đôn đốc, giám sát các công trình, dự án đầu tư bảo đảm đúng mục đích, hiệu quả, tuân thủ đúng quy định của pháp luật để công trình đạt yêu cầu về chất lượng. Với những công trình quan trọng và cấp thiết như: công trình có hồ chứa, công trình phòng chống lũ lụt… thì được ưu tiên hàng đầu
Công trình đã hoàn thành do Ban quản lý được đánh giá là đảm bảo chất lượng, kỹ thuật,mỹ thuật,tuân thủ các quy định của Chính phủ về quản lý dự án và quản lý chất lượng công trình. Tiêu biểu là Dự án cấp bách, xung yếu đê điều, phòng chống thiên tai tỉnh Ninh Bình năm 2016 gồm 3 gói thầu: Gói thầu Tu bổ, củng cố đê hữu sông Đáy đoạn từ K44+785 đến K45+000 và đường cứu hộ tả Âu Xanh, huyện Yên Khánh; Gói thầu: Tu bổ, củng cố đê hữu sông Đáy đoạn từ K62+468 đến K62+678, huyện Kim Sơn; Gói thầu: Khoan phụt vữa gia cố đê hữu sông Đáy đoạn từ K69+000 đến K69+710, huyện Kim Sơn. Các hạng mục công trình đã cơ bản hoàn thành đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo quy định của pháp luật, đã kịp thời phục vụ công tác phòng chống lụt bão, giảm nhẹ thiên tai, sử dụng vốn đầu tư hiệu quả, tiết kiệm, từng bước nâng cấp, cải thiện về cơsở hạ tầng thuỷ lợi.
Một số dự ánlớn và phức tạp gồm cả chuyên ngành giao thông, thủy lợi, du lịch cần sự phối hợp giữa Ban quản lý và Sở Giao thông vận tải, Sở Du lịch, các ban ngành có liên quan tổ chức triển khai xây dựng phát huy hiệu quả các mục tiêu: Cải tạo và nâng cấp các tuyến đê đảm bảo an toàn chống lũ kết hợp phục vụ giao thông,từng bước xoá dần các trọng điểm phòng chống lụt bão xung yếu, phục vụ kịp thời, hiệu quả cho sản xuất nông nghiệp; đồng thời cải tạo giao thông nông thôn, tạo điều kiện cho công tác ứng cứu đê điều trong mùa mưa bão, cải tạo môi trường sinh thái, cảnh quan du lịch, góp phần xoá đói giảm nghèo và phát triển kinh tế- xã hội của địa phương.Tiêu biểu là dự án: Nâng cấp tuyến đê hữu sông Hoàng Long và sông Đáy kết hợp giao thông đoạn từ Bái Đính đi Kim Sơn, tỉnh Ninh Bình. Ban quản lý đã phối kết hợp tốt với các Sở, ban ngành địa phương trong công tác quản lý chất lượng công trình nên chất lượng công trình được đảm bảo và vượt tiến độ được giao.
69
Các dự án thuộc địa bàn trong tỉnh Ninh Bình do Ban quản lý có các hạng mục công trình chủ yếu là công trình thủy lợi: Củng cố nâng cấp các tuyến đê sông, kè, đê biển;
xây dựng âu thuyền, trạm bơm; nạo vét sông Đáy, sông Hoàng Long và sông Tả Vạc phục vụ công tác phòng chống lũ, tăng cường khả năng tưới tiêu thoát nước nhằm tạo điều kiện thuận lợi phục vụ sản xuất nông nghiệp; cải thiện điều kiện giao thông thủy tạo điều kiện phục vụ sản xuất kinh doanh, dịch vụ du lịch bằng đường thủy.
Ban quản lý (BQL) vẫn tồn tại một số vướng mắc trong quản lý chất lượng như sau:
Công tác giám sát chất lượng thi công của BQL có đôi lúc bị buông lỏng, do nhiều nguyên nhân như đặc thù công trình thường ở xa, lực lượng giám sát mỏng, nhiều dự án chồng chéo, cán bộ kỹ thuật tham gia giám sát nhiều dự án cùng lúc .Vì vậy còn có dự án trong quá trình thi công xảy ra sự cốnhỏdo sự giám sát của cán bộ BQL và đơn vị TVGS đối với nhà thầu thi công có lúc chưa chặt chẽ, nghiêm túc chưa đầy đủ về biên bản nghiệm thu và hồ sơ hoàn công.
Ban quản lý dự án chưa đầu tư, nghiên cứu để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào quy trình quản lý chất lượng dự án của Ban.
Cán bộ kỹ thuật của Ban QLDA trình độ chuyên môn về thí nghiệm vật liệu xây dựng còn hạn chế nên các công việc kiểm tra chất lượng vật liệu đầu vào đã không kiểm soát được nguồn gốc, xuất xứ, quá trình thí nghiệm vật liệu. Có đơn vị thí nghiệm không lấy đủ tổ hợp mẫu mẫu thí nghiệm tại hiện trường, không có mẫu lưu tại phòng thí nghiệmđể kiểm tra lại điều này dẫn tới các biênbản kết quả thí nghiệm chỉ mang tính chất hình thức, đối phó; chất lượng của vật liệu trước khi đưa vào sử dụng không được đảm bảo. Cán bộ của Ban quản lý còn lơ là trong công tác kiểm tra, kiểm soát quá trình thí nghiệm vật liệu đầu vào cũng như thí nghiệm hiện trường.
3.2.4Công tác quản lý chi phí
Ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, BQL thuê tư vấn khảo sát, lập dự án đầu tư. Trong giai đoạn lập dự án, ngoài việc xác định được Tổng mức đầu tư (TMĐT) cho dự án, kế hoạch chi phí sơ bộ được hiểu là phân bổ TMĐT cho các phần của dự án (GPMB, QLDA, tư vấn ĐTXD,…) cũng được xác định cụ thể. TMĐT các dự án tại BQL thường được xác định dựa trên TKCS.
70
Trong thời gian qua, quản lý chi phí dự án tại Ban QLDA được thực hiện khá tốt theo quy định của pháp luật. Trong điều kiện nguồn vốn hạn hẹp, việc quản lý chi phí của Ban QLDA thực hiện không vượt TMĐT được duyệt đảmbảo việc đầu tư dự án được hiệu quả, không lãng phí, đảm bảo chi phí phân bổ vào các gói thầucủa dự án phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư (CĐT) và nhà thiết kế.
Ban quản lý dự án luôn cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản huớng dẫn của nhà nước ban hành về phuơng pháp lập, điều chỉnh đơn giá, dự toán; các thông báo giá về vật liệu của liên Sở Tài chính và Sở Xây dựng; các định mức kinh tế - kỹ thuật trong khảo sát, thiết kế và thi công xây dựng... của Bộ xây dựng ban hành.
Ban quản lý dựán đã quản lý thanh toán phù hợp với loại hợp đồng, đơn giá hợp đồng và khối lượng thực hiện, các điều kiện khác trong hợp đồng như bảo lãnh hợp đồng, tạm ứng, thu hồi tạm ứng. Ban quản lý dự án đã thực hiện đúng trình tự, nội dung quyết toán hợp đồng và quyết toán dựán hoàn thành theo quy định nhà nước.
Trong công tác quản lý chi phí vẫn tồn tại vướng mắc sau:
Tiến độ quyết toán, trình duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của một số dự án thực hiện còn chậm thời gian so với quy định.Một số công trình lũy kế khối lượng hoàn thành nghiệm thu vượt mức kế hoạch vốn của Nhà nước phân bổ hàng năm do nhà thầu phải bỏ vốn thi công trước để để phục vụ yêu cầu xử lý đột xuất, cấp bách phòng chống lụt bão, an sinh xã hội, xây dựng nông thôn mới, cải thiện điều kiện giao thông, phục vụ du lịch trong tỉnh.
Ban quản lý dự án đã quản lý tổng mức đầu tư chưa được chặt chẽ có 01 công trình phải điều chỉnh tăng tổng mức đầu tư do dự án có sự điều chỉnh quymô so với quy mô dự án ban đầugây ảnh hưởng đến tiến độ thi công dự án, tăng chi phí đầu tư xây dựng và giảm hiệu quả nguồn vốn đầu tư
Nguyên nhân chủ yếu do nhà thầu Tư vấn thiết kế còn hạn chế về chuyên môn, đặc biệt là chủ nhiệm dự toán và nghiệp vụ chuyên môn cán bộ làm công tác quản lý chi phí còn hạn chế. Một số dựán qua các đợt thanh tra, kiểm toán vẫn còn bị giảm trừ cắt giảm khối lượng do áp dụng định mức chưa phù hợp, khối lượng tính dự toán bóc thừa