Một thực tế của ngành hàng xuất khẩu đang tồn tại ở nước ta hiện nay đó là nhiều ngành hàng xuất khẩu còn mang tính chầt thu gom manh múm, làm theo thương vụ, không có chiến lược cho lâu dài. Thực tế này càng đúng hơn đối với ngành hàng xuất khẩu nông sản Việt Nam. Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi thì các đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom ở thị trường nội địa để bán ra thị trường nước ngoài, khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì bỏ mặc các nhà sản xuất làm cho người sản xuất bị ứ đọng hàng hóa, bị lâm vào tình trạng khó khăn, họ không có đủ tiền để trang trải cho cuộc sống nên phải phá bỏ loại cây trồng ấy đi và thay vào đó là một loại cây trồng mới. Vì vậy khi cầu về mặt hàng ấy trên thị trường thế giới tăng thì các công ty kinh doanh xuất khẩu lại không có hàng để xuất khẩu. Chính vì không có sự phối hợp một cách đồng bộ giữa người sản xuất và nhà xuất khẩu nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định, không mang tính chiến lược lâu dài. Công ty VILEXIM cũng ở trong tình trạng chung ấy.Việc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty được thể hiện ở mô hình sau:
Sơ đồ : Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty VILEXIM.
Nhà buôn nhỏ địa phương
Các chi nhánh Hộ gia đình
Với mô hình này, nhà buôn nhỏ ở địa phương là nguồn cung cấp chính cho công ty. Mối quan hệ giữa công ty và người sản xuất rất lỏng lẻo, công ty không hề có một mối liên hệ mật thiết hay một sự hướng dẫn nào về chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đối với người sản xuất. Hàng hóa của công ty thường phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phương do vậy hàng nông sản công ty thu gom được thường không đồng bộ về chủng loại, chất lượng, mẫu mã... Thêm vào đó hoạt động của công ty mang tính thương vụ nên công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ ở địa phương ép giá. Các nghiệp vụ mà công ty thực hiện khi thu mua hàng được thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quá trình thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty.
Bước 1: Xác định nhu cầu.
Đây là bước đầu tiên và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Nó có quan hệ mật thiết với các bước sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của các bước sau. Yêu cầu của bước này là công ty phải nắm
Các cơ sở sảnxuất và chế biến Xác định nhu cầu Xây dựngđ ơn giá Lựa chọn khu vực thị trường Tiếp cận đàm phán ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp nhận hàng hóa Vận chuyển hàng hóa Bảo quản hàng hóa
chắc được các yếu tố mặt hàng, chất lượng, giá cả. Chỉ có nắm chắc bước này thì công ty mới thực hiện tốt được công tác thu mua, đáp ứng được đúng mong muốn của người tiêu dùng và mới thu được kết quả tốt khi kết thúc thương vụ. Một trong những căn cứ giúp cho công ty xác định được nhu cầu là dựa trên các hợp đồng xuất khẩu, các đơn đặt hàng của nước ngoài từ đó công ty sẽ xem xét lại loại hàng mà khách hàng cần và khả năng đáp ứng của công ty. Trước mỗi thương vụ công ty thường cử các cán bộ có kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất, chế biến, xem xét khả năng cung ứng của từng khu vực trong nước và đưa ra giải pháp tối ưu cho công tác thu mua.
Bước 2: Xây dựng đơn hàng.
Sau khi có được các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì công ty sẽ tiến hành xây dựng cho mình một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ có các điều khoản về số lượng, chất lượng của hàng hóa giống như khách hàng yêu cầu còn các điều khỏan khác thì không giống. Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu thường lớn hơn 3- 5% so với giá trong đơn hàng mà công ty sẽ sử dụng để thu mua.
Bước 3: Lựa chọn khu vực thị trường ngưới cung ứng.
Sau khi đã xây dựng được các đơn hàng thu mua, công ty sẽ tiến hành xem xét xem khu vực thị trường nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của công ty. Đối với những mặt hàng khác nhau công ty sẽ lựa chọn khu vực thị trường người cung ứng khác nhau. Chẳng hạn:
Đối với khu vực miền Bắc, đặc biệt là tại các tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hóa, Hải Phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đậu, vừng, ngô cho công ty.
Khu vực miền Trung với các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Qủng Nam sẽ cung cấp lạc nhân, hạt tiêu.
Khu vưc Tây Nguyên với các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuột sẽ cung cấp cà phê, hạt tiêu.
Khu vực Nam Bộ sẽ cung cấp gạo và lạc nhân.
Các chi nhánh của công ty sẽ phụ trách khu vực thị trường ngưới cung ứng trực thuộc tầm quản lý của mình. Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh sẽ phụ
trách khu vực miền Nam còn đại diện tại Đông Hà và văn phòng tại Hà Nội sẽ phụ trách khu vực miền Trung và miền Bắc. Căn cứ vào khu vực thị trường đã chọn công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng, và một số chỉ tiêu sau của nhà cung ứng:
Quy mô sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng có đáp ứng được với yêu cầu của công ty hay không.
Đối tác có uy tín trên thị trường không.
Chất lượng và mẫu mã hàng hóa của nhà cung ứng có đáp ứng được yêu cầu của công ty không.
Gía cả có thấp hơn giá thu mua hay không.
Điều kiện giao hàng như thế nào.
Bước 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi đã lựa chọn được người cung ứng, công ty sẽ tiếp cận đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên nên nó cũng là một công cụ để đảm bảo rằng công ty sẽ nhận được hàng.
Bước 5: Thực hiện hợp đồng.
Sau khi đã ký hợp đồng với nhà cung ứng, hai bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quá trình mua hàng được diễn ra suôn sẻ, không ảnh hưởng đến các bước sau thì công ty đã cử cán bộ công nhân viên của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra chất lượng hàng. Tuy nhiên một thực tế đang tồn tại ở công ty hiện nay là hoạt động kiểm tra chất lượng hàng thu mua của công ty mang nặng tính hình thức, công cụ để kiểm tra rất thô sơ. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu. Việc kiểm tra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cán bộ thu mua thông qua quan sát màu sắc, độ tróc của lụa lạc.
Sau khi đã nhận được hàng, công ty sẽ tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ được tập trung về kho của công ty, được kiểm tra lần cuối,
đóng gói những hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó.
Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản là rất cao. Kho chứa hàng phải vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của từng mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng hóa. Tuy nhiên đối với công ty VILEXIM, kho chứa hàng mới chỉ đơn thuần là nơi chứa hàng chứ chưa thực sự đảm bảo được các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, công ty hầu như chưa có một hoạt động chế biến nào. Do vậy chất lượng hàng xuất khẩu của công ty trong thời gian qua chưa thực sự cao.
Bước 6: Thanh lý hợp đồng.
Đây là bước cuối cùng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty. Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có vướng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thỏa thuận thống nhất về trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Nếu không thống nhất được cách giải quyết thì hai bên sẽ phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết.
Để hạn chế sự ảnh hưởng của nhà buôn nhỏ ở địa phương đến công tác thu mua hàng của công ty, thời gian qua công ty đã thành lập thêm các trạm thu mua ở địa phương mình để trực tiếp thu mua từ nhà sản xuất. VD: Trạm thu mua ở Nghệ An đối với mặt hàng lạc; ở Đắc Lắc đối với mặt hàng cà phê và ở Cần Thơ đối với gạo. Với hình thức này công ty có thể tiết kiệm được chi phí, chọn được hàng có chất lượng đảm bảo. Tuy nhien khối lượng hàng thu mua được bằng hình thức này của công ty vẫn chưa cao, nguồn cung cấp vẫn chưa ổn định bởi đây là hình thức mới đối với công ty nên cũng mới đối với người sản xuất. Người sản xuất có mối quan hệ rất ít đối với công ty nên uy tín của công ty đối với họ chưa cao. Thêm vào đó do lực lượng thu mua quá mỏng, các trạm thu mua quá ít nên công ty chưa tiếp xúc được nhiều đối với người sản xuất.