Chương II. Thực trạng hoạt động mở rộng thị trường xuất khẩu của Công Ty
I. Giới thiệu về Công ty Que hàn điện Việt- Đức
3. Tổ chức quản lý của Công ty Que hàn điện Việt Đức
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình quản trị trực tuyến chức náng bao gồm: Ban giám đốc. Các phòng ban chức năng, 3 phân xưởng và ngành sản xuất phụ.
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
. Ban lãnh đạo là bộ phận đứng đầu của công ty gồm có Giám Đốc và Phó Giám Đốc
* Giám đốc: Là người đứng đầu Công ty, có trách nhiệm điều hành chung hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty dưới sự trợ giúp của phó Giám đốc và các phòng ban. Giám Đốc trực tiếp điều hành công ty có toàn quyền quyết định mọi hoạt động kinh doanh sao cho có hiệu quả và là người chịu trách nhiệm toàn diện về quyết định của mình. Trực tiếp ký kết các hợp đồng kinh tế, điều hành quản lý công ty, phân bổ sử dụng lợi nhuận sau thuế trong khuôn khổ của nhà nước
* Phó Giám Đốc: Giúp việc cho giám đốc có Phó Giám Đốc. Phó Giám Đốc công ty được phân công phụ trách một hoặc một số lĩnh vực và chịu trách nhiệm trước giám đốc về lĩnh vực mình đảm nhiệm.
Phó giám đốc là người được giám đốc uỷ quyền chỉ đạo công việc sản xuất, kĩ thuật, hành chính và đời sống công nhân viên chức của Công ty, là người đại diện cho lãnh đạo về chất lượng.
Các nhiệm vụ cụ thể gồm:
- Chỉ đạo việc xây dựng hệ thống văn bản quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
- Chỉ đạo việc áp dụng duy trì hệ thống chất lượng . - Chỉ đạo việc xem xét đánh giá chất lượng nội bộ.
- Chỉ đạo thực hiện các hành động khắc phục phòng ngừa.
51
- Chuẩn bị tài liệu có liên quan đến cuộc họp xem xét của lãnh đạo và báo cáo với giám đốc để xem xét.
- Đại diện cho Công ty để liên hệ với các tổ chức bên ngoài liên quan tới hệ thống chất lượng .
- Tham mưu cho giám đốc về việc xây dựng mục tiêu chất lượng cho từng thời gian.
- Phó Giám Đốc có quyền thay mặt Giám Đốc điều hành công ty khi Giám Đốc công ty đi vắng, khi thay mặt công ty ký hợp đồng phải có giấy uỷ quyền của giám đốc.
- Dưới Giám Đốc, Phó Giám Đốc là các phòng ban chức năng, các phân xưởng sản xuất và các đại lý bán hàng.
* Phòng tổ chức nhân sự: Có chức năng giúp Giám đốc quản lý về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương, hành chính quản trị và các chế độ đối với người lao động, kế hoạch đào tạo, thi đua khen thưởng.Bên cạnh đó còn nhiệm vụ tổ chức đời sống và các mặt sinh hoạt chô cán bộ công nhân viên.
* Phòng Kế hoạch vật tư
Chức năng: Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh; mua vật tư, bảo quản cấp phát vật tư cho sản xuất sửa chữa và xây dựng cơ bản; bảo quản và xuất kho các sản phẩm do Công ty sản xuất.
Nhiệm vụ:
Có nhiệm vụ lập ra các kế hoạch trung hạn và dài hạn về tình hình sản xuất, tiêu thụ, điều động tiến độ sản xuất, cung ứng các yếu tố đầu vào cho sản xuất như là cung cấp các vật tư thiết bị cho công ty. Đồng thời xem xét đo lường, đánh giá và trấn chỉnh việc thực hiện kế hoạch nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của công ty được hoàn thành một cách có hiệu quả. Đánh giá những nhà cung ứng đầu vào và báo cáo lên ban lãnh đạo tình hình cung ứng vật tư theo từng tháng, từng quý, năm. Đưa ra những biện pháp tháo gỡ những khó khăn cho công ty, tìm kiếm khách hàng nước ngoài thông qua chào hàng, lập hợp đồng.
Các nhiệm vụ cụ thể của phong kế hoạch vật tư bao gồm lập các kế hoạch:
52
- Mua sắm các loại nguyên, nhiên vật liệu, phụ tùng vật liệu xây dựng phục vụ kịp thời cho sản xuất bảo đảm đúng chất lượng đúng tiến độ. Tổ chức vận chuyển hàng về Công ty đảm bảo đúng thời gian.
- Tiếp nhận, sắp xếp và bảo quản các mặt hàng ở kho theo đúng quy trình kĩ thuật.
- Cấp phát vật tư, phụ tùng cho các đơn vị theo kế hoạch sản xuất, kế hoạch xây dựng và sửa chữa cơ bản. Theo dõi việc sử dụng và tồn kho tại các kho do phòng quản lý và các kho thuộc các phân xưởng, tránh tồn đọng vật tư, hàng hoá gây lãng phí.
- Cùng với phòng kĩ thuật, tài vụ, và các đơn vị liên quan thực hiện kiểm kê định kì để xác định số lượng hàng tồn kho, chất lượng hàng hoá còn lại, hao hụt
- Thực hiện các công việc có liên quan đến hệ thống chất lượng …
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của phòng Kế hoạch vật tư, ta thấy phòng kế hoạch vật tư có vai trò quan trọng đối với hoạt động của công ty. Đó là phòng chịu trách nhiệm về quyết định mua cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu đầu vào, kế hoạch sản xuất tiêu thụ sản phẩm
Phòng tài vụ: Giúp Giám đốc quản lý tài chính kế toán của Công ty có nhiệm vụ hạch toán kinh doanh toàn Công ty, phân tích hoạt động kinh doanh. Tổ chức thực hiện các biện pháp quản lý tài chính, lập báo cáo quyết toán quí, năm theo đúng tiến độ sản xuất và hoạt động theo cơ chế khoán sản phẩm. làm công tác theo dõi nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán - kế toán, Chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính của công ty. Trong đó kế toán trưởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng chế độ chuẩn mực nhà nước quy định.
* Phòng kĩ thuật
Chức năng: Nghiên cứu nâng cao chất lượng sản phẩm; nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới; quản lý kĩ thuật sản xuất, thiết bị máy móc điện nước; quản lý kĩ thuật an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp.
Nhiệm vụ:
53
Nghiên cứu tìm các loại nguyên vật liệu thay thế trong sản xuất que hàn nhằm nâng cao chất lượng, hạ giá thành sản phẩm
Nghiên cứu:
Nghiên cứu nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng các loại que hàn đang sản xuất .
Nghiên cứu và phát triển các loại que hàn mới, que hàn chất lượng cao phục vụ nhu cầu của thị trường.
Quản lý kĩ thuật sản xuất: Quản lý toàn bộ chất lượng nguyên vật liệu đầu vào đề xuất hướng xử lý nguyên liệu không phù hợp.
Một số nhiệm vụ khác:
+ Quản lý thiết bị máy móc điện nước trong công ty + Quản lí kĩ thuật an toàn sản xuất và vệ sinh công nghiệp + Đào tạo nâng cao tay nghề cho công nhân
+ Quản lý công tác sáng kiến kĩ thuật
+ Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kĩ thuật cho công nhân
+ Thực hiện các công việc có liên quan đến hệ thống chất lượng + Thực hiện một số công việc khác.
Như vậy phòng kĩ thuật có vai trò trong việc nghiên cứu để nâng cao chất lượng sản phẩm đồng thời nghiên cứu để đa dạng hoá sản phẩm phục vụ tốt nhu cầu đa dạng của khách hàng.
* Phòng KCS
Chức năng: Quản trị chất lượng vật tư đầu vào, chất lượng bán thành phẩm do Công ty sản xuất ra.
Nhiệm vụ:
Quản trị chất lượng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Kiểm tra phân loại nguyên vật liệu theo kí hiệu
Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu mua về theo đúng tiêu chuẩn chất lượng đã quy định trong hợp đồng trước khi nhập kho. Lấy mẫu phân tích thành phần hoá học đối với những nguyên vật liệu có yêu cầu phân tích mẫu.
54
Đề xuất sắp xếp hàng vào kho theo yêu cầu của việc quản trị chất lượng. Giám sát về mặt chất lượng việc bảo quản và cấp phát nguyên vật liệu đưa vào sản xuất.
Tham gia giải quyết những vấn đề phát sinh về chất lượng vật tư nguyên vật liệu
Quản trị chất lượng sản phẩm do Công ty sản xuất ra theo tiêu chuẩn chất lượng đã quy định.
Kiểm tra chất lượng bán thành phẩm ở từng công đoạn.
Kiểm tra chất lượng thành phẩm.
Lấy mẫu phân tích thử que hàn đang sản xuất theo lô que hàn đang nghiên cứu để đánh giá kĩ thuật hàn.
Hàn mẫu khoan lấy phoi để phân tích thành phần hóa học mối hàn.
Tham gia giải quyết những khiếu nại về chất lượng sản phẩm của khách hàng.
Lập các báo cáo theo mẫu quy định về quản trị chất lượng .
Nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm quản trị chất lượng tốt hơn. Làm thủ tục đăng ký chất lượng hàng hoá do Công ty sản xuất với các cơ quan chức năng cấp trên.
Thực hiện các công việc có liên quan thuộc hệ thống chất lượng …
Kiểm tra chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn quốc tế trong tất cả các công đoạn sản xuất
Như vậy phòng KCS có vai trò quan trọng trong quản trị chất lượng nguyên vật liệu cũng như sản phẩm đầu ra.
* Phòng tiêu thụ: Có chức năng bán các sản phẩm của Công ty và các mặt hàng do Công ty kinh doanh. Lập kế hoạch ký kết các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, thiết lập mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm. Xây dựng thực hiện công tác quảng cáo xúc tiến bán hàng . Phản ánh các thông tin về đối thủ cạnh tranh giúp Giám đốc có chính sách tiêu thụ sản phẩm thích hợp.
55
Quản lý chỉ đạo các đại lý phân phối sản phẩm, thực hiện giao hàng, uỷ thác bán sản phẩm. Nghiên cứu thị trường trong nước và quốc tế , thực hiện các hợp đồng bán hàng cho công ty
* Ngoài những phòng ban chức năng trên công ty còn có phòng giới thiệu sản phẩm, phòng y tế, văn phòng công đoàn …