CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY TNHH DU LỊCH - THƯƠNG MẠI HOÀNG TRÀ
2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DU LỊCH - THƯƠNG MẠI HOÀNG TRÀ
2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý công ty
Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty:
Bộ máy quản lý doanh nghiệp được minh hoạ theo sơ đồ ở bên dưới đây. Mỗi bộ phận sẽ đảm nhận một vai trò quan trọng trong công ty, có quan hệ liên kết và hỗ trợ nhau để đảm bảo được rằng mọi thông tin được trao đổi nhịp nhàng.
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Du lịch - Thương mại Hoàng Trà
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận tổ chức quản lý:
-Giám đốc: Là người điều hành cao nhất, quản lý mọi mặt hoạt động chung và chịu trách nhiệm trước pháp luật Nhà nước hoàn toàn mọi hoạt động và hoạch định chiến lược cũng như định hướng kinh doanh của công ty.
-Phó Giám đốc: Là người có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, các phòng chức năng các vấn đề liên quan đến hoạt động công ty.
-Phòng kinh doanh:
+ Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện.
+ Thiết lập giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và hệ thống nhà phân phối.
+ Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng. nhằm mang lại doanh thu cho công ty.
+Phối hợp các bộ phận liên quan nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng.
-Phòng điều hành:
+ Xác nhận đúng, đầy đủ các dịch vụ yêu cầu thông báo nhận từ bộ phận bán hàng.
+ Căn cứ vào các loại dịch vụ được giao phải chủ động tổng hợp thông tin đầy đủ, chính xác về số lượng, giá cả và các thông tin liên quan đến sản phẩm dịch vụ tương ứng với các nhà cung cấp cụ thể và điểm đến.
+ Tiến hành lựa chọn và đàm phán với các nhà cung cấp, thực hiện việc đặt chỗ theo dịch vụ cụ thể.
+ Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ để đảm bảo khách hàng nhận được chất lượng dịch vụ tốt nhất.
-Phòng hành chính - nhân sự:
+ Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kỳ năm, quý, tháng.
+ Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp, chính sách thăng tiến, thay thế nhân sự và quy chế lương thưởng cho người lao động.
+ Tham mưu cho Ban giám đốc xây dựng có tính chiến lược bộ máy tổ chức hoạt động của công ty và các vấn đề thuộc lĩnh vực tổ chức - hành chính – nhân sự.
-Phòng kế toán:
+ Quản lý, kiểm tra, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán - thống kê; quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, điều lệ và chế tài chính tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, điều lệ và chế tài của công ty.
+ Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo kế hoạch, bảo toàn và phát triển vốn của công ty.
+ Ghi chép và hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính của công ty.
+ Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ, hoàn chỉnh thủ tục kế toán trước khi trình Ban giám đốc duyệt.
+ Phổ biến, hướng dẫn các phòng ban chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo quy chế quản lý Nhà nước.
+ Phân tích các thông tin kế toán theo yêu cầu của lãnh đạo công ty.
+ Lập và nộp báo cáo tài chính đúng và kịp thời cho các cơ quan thẩm quyền theo đúng chế độ quy định của Nhà nước.
2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
* Sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty
Do đặc điểm của công ty, tính hiệu quả trong kinh doanh thì bộ máy kế toán là
chịu trách nhiệm cao nhất là kế toán trưởng – là người chịu trách nhiệm báo cáo với Giám đốc và phân công cho mỗi kế toán theo dõi, một phần hành riêng nhưng cùng hoạt động vì mục tiêu chung của công ty đó là lợi nhuận và đem lại thu nhập cho người lao động.
Công ty áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung. Doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan từ thu nhận, xử lý, hệ thống hoá các thông tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ,… để đảm bảo sự tập trung, thống nhất trong công tác kế toán. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà mọi phát sinh đều được chuyển lên phòng kế toán công ty để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
Sơ đồ bộ máy kế toán được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Chú thích: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ chức năng
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
* Chức năng, nhiệm vụ của phòng kế toán
-Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc về công tác tài chính của công ty. Trực tiếp điều hành công tác kế toán, tham mưu cho lãnh đạo về tình hình kinh tế, tài chính, tổ chức kiểm tra kế toán và chịu trách nhiệm về tính trung thực của báo cáo kế toán. Giám sát công việc của nhân viên phòng kế toán, phân tích tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ, cung cấp cho Giám đốc các thông tin cần thiết.
-Kế toán tổng hợp:
+ Hạch toán các khoản chi phí, các khoản ứng trước, các khoản phân bố, các nghiệp vụ khác.
+ Kiểm tra số dư cuối kỳ có hợp lý và khớp đúng với báo cáo chi tiết.
+ Lập báo cáo tài chính, các báo cáo quản trị theo mẫu.
+ Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu.
+ Cung cấp số liệu cho Ban giám đốc hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu.
+ Tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê.
+ Làm tổng hợp hàng tháng, căn cứ vào số liệu cập nhật hàng ngày, xem xét lên bảng tổng hợp cuối kỳ, điều chỉnh và phân bổ các khoản chi phí cũng như hoàn thiện số liệu trong kỳ báo cáo.
-Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về tiền mặt tồn tại tại quỹ, có trách nhiệm thu chi và bảo quản tiền.
2.1.4.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Hàng ngày, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian, căn cứ ghi sổ là các chứng từ liên quan đã được kiểm tra.
- Sau khi ghi sổ nhật ký chung, kế toán căn cứ vào các nghiệp vụ đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
Trong trường hợp doanh nghiệp mở sổ, thẻ chi tiết thì kế toán phải thực hiện đồng thời:
- Ghi sổ nhật ký chung.
- Ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trong trường hợp doanh nghiệp mở sổ nhật ký đặc biệt:
- Hàng ngày, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Định kỳ: kế toán loại trừ 1 số nghiệp vụ trùng lặp do được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt. Sau đó tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Việc này thường làm định kỳ 3, 5, 10… ngày hoặc cuối tháng tuỳ thuộc vào khối lượng nghiệp vụ phát sinh.
- Cuối kỳ kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Trình tự thực hiện như sau:
+ Kế toán tổng hợp số liệu trên sổ cái và lập bảng cân đối số phát sinh.
+ Kế toán đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết.
+ Bảng tổng hợp chi tiết được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
+ Căn cứ vào số cái, bảng cân đối số phát sinh và bảng tổng hợp chi tiết kế toán lập báo cáo tài chính.
Để tiết kiệm thời gian xử lý công việc, có độ chính xác cao, thông tin được cung cấp kịp thời thì doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán Misa. Nhờ những tính năng ưu việt như: giao diện đơn giản, dễ dàng sử dụng, phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ kế toán cho hầu hết lĩnh vực. Ngoài ra, phần mềm cập nhật đầy đủ, nhanh chóng, thường xuyên các quy định mới của pháp luật, các biểu mẫu thay đổi,
…