Chương 3: CHI PHÍ LOGISTICS VẬN TẢI ĐƯỜNG BỘ CÔNG TY CỔ
3.5. Giải pháp giảm chi phí Logistics đường bộ
Giữa các hoạt động logistics có liên quan mật thiết với nhau, dẫn đến giảm chi phí ở khâu này có thể làm tăng chi phí ở khâu khác và cuối cùng tổng chi phí không giảm mà còn có thể tăng, đi ngược lại mục đích của quản trị logistics. Do vậy, chìa khoá để đạt được yêu cầu giảm chi phí trong quản trị logisics là phân tích tổng chi phí. Điều này có nghĩa là nhà quản trị logisics phải tìm cách giảm tổng chi phí xuống mức thấp nhất trong điều kiện cho phép trong khi có thể lựa chọn rất nhiềucác mức dịch vụ khách hàng với các cấu trúc dịch vụ khác nhau. Tổng chi phí logistics có thể giảm bằngcách phối hợp một loạt các hoạt động logistics có liên quan như dịch vụ khách hàng, vận chuyển, nhà kho, dự trữ, quá trình đặt hàng, hệ thống thông tin kế hoạch sản xuất và mua sắm.
Để giảm chi phí logistics, tập trung hóa các hoạt động logistics bằng cách xây dựng hội đồng logistics hoặc bộ phận logistics được coi là một phương thức hữu hiệu. Để quản lý toàn bộ hoạt động logistics, các công ty sẽ thiết lập một bộ phận riêng về logistics nhằm tìm kiếm cơ hội giảm chi phí và điều phối toàn bộ hoạt động logistics. Bộ phận này đảm bảo rằng công ty đạt hiệu quả tốt nhất có thể bằng cách xác định và chia sẻ những kinh nghiệm hay về logistics cho tất cả các đơn vị kinh doanh của công ty.
a) Giảm chi phí dịch vụ khách hàng:
Để giải quyết vấn đề này, trước tiên cần xác định rõ các loại dịch vụ khách hàng cần đáp ứng. Tiếp đó tính toán, cân đối các khoản chi phí, xác định tổng chi phí logistics nhỏ nhất cho từng khoản dịch vụ.
Giảm chi phí dịch vụ khách hàng không đơn thuần chỉ tính toán để giảm chi phí một cách tuyệt đối, mà còn phải xét đến việc cung ứng dịch vụ đảm bảo chất
lượng. Chi phí thấp, nhưng dịch vụ không đảm bảo, sẽ dẫn đến để mất khách hàng, dẫn tới thất bại trong kinh doanh.
+ Tối ưu hóa hệ thống phân phối:
Giải pháp được đề ra là tối ưu hóa hệ thống phân phối bằng cách đánh giá lại hệ thống và thiết kế lại nếu cần thiết. Các trung tâm phân phối và các cảng thông quan được thiết kế tồi trong chuỗi cung ứng có thể làm tăng chi phí logistics và ảnh hưởng không tốt đến dịch vụ khách hàng. Khi tối ưu hóa hệ thống phân phối, công ty cần phải đánh giá lại cấu trúc của hệ thống, chính là vị trí của các trung tâm phân phối, và thiết kế lại nếu cần thiết nhằm giảm chi phí, nâng cao dịch vụ khách hàng và cắt giảm thời gian vận chuyển.
Ví dụ: Để giảm chi phí vận chuyển cho khách hàng Viettel Post đã ra sản phẩm MyGo là sản phẩm công nghệ nằm trong chiến lược chuyển đổi số của tập đoàn Viettel nói chung và Viettel Post nói riêng cũng là nỗ lực của đơn vị này trong việc xây dựng nền tảng hạ tầng dùng chung cho ngành bưu chính Việt Nam. Chính vì vậy, MyGo mới được phát triển thành “Sàn vận chuyển đa phương thức” để tận dụng nguồn lực xã hội và tiết kiệm chi phí cho nền kinh tế vĩ mô,
+ Phương án lựa chọn chi phí /doanh thu
Tương ứng với một mức tiêu chuẩn dịch vụ logistics có thể có nhiều mức chi phí khác nhau do khả năng phối hợp và trình độ quản lý các hoạt động logistics khác nhau.Vì vậy, giải pháp tiếp theo có thể đề ra là lựa chọn trình độ dịch vụ khách hàng định trước, sau đó thiết kế hệ thống logistics để đáp ứng mức dịch vụ này với chi phí tối thiểu. Mức dịch vụ này xác đinh dựa vào phân tích mối quan hệ biến thiên giữa trình độ dịch vụ khách hàng với doanh thu và chi phí nên còn gọi là phương pháp chi phí /doanh thu.
Dễ nhận thấy rằng trình độ dịch vụ khách hàng là kết quả của việc thiết lâp các mức hoạt động logistics khác nhau với các mức chi phí tương ứng. Về cơ bản có thể nhận thấy mức dịch vụ khách hàng và tổng chi phí logistics có quan hệ tỷ lệ thuận. Khi nâng trình độ dịch vụ lên các mức cao hơn đòi hỏi phải tăng cường chi phí logistics.
b) Cân nhắc khách hàng ưu tiên:
Cơ sở lý luận của phương pháp dựa trên hiện tượng có một số sản phẩm hoặc một số khách hàng sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho nhà sản xuất hơn các sản phẩm hoặc khách hàng khác. Phương pháp này cho thấy sự cần thiết phải duy trì tốt mối quan hệ với tập khách hàng – sản phẩm “béo bở” với mức dịch vụ tương ứng để có thể tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh. Ở đây, phân tích ABC để được dùng như một công cụ để phân loại các hoạt động hoặc sản phẩm theo mức độ quan trọng của chúng. Bảng 1 cho thấy một ma trận khách hàng – sản phẩm. Nó được dùng để phân loại khách hàng/sản phẩm và đánh giá các mức độ tối ưu để tính toán các mức đầu tư dịch vụ khách hàng phù hợp.
Danh mục hàng A bao gồm các sản phẩm mang lại nhiều lợi nhuận nhất, chiếm một tỉ lệ nhỏ trong tổng cơ cấu hàng hóa; tiếp theo là danh mục B, C, D; sản phẩm trong danh mục hàng D thường là ít mang lại lợi nhuận nhất và thường chiếm 80% tổng cơ cấu hàng hoá.
Bảng 1: Ma trận phân loại khách hàng – sản phẩm
K
K
Nguồn: Quản trị logistics Viettel Post Khách hàng loại I là khách hàng mang lại nhiều lợi nhuận nhất và thường chỉ chiếm chưa đầy từ 5-10 %. Khách hàng trong loại V là ít đem lại lợi nhuận nhất bởi họ chỉ mua một lượng nhỏ hàng hoá hay là họ không làm tăng nhiều lắm trong tổng khối lượng bán hàng năm. Nhưng loại khách hàng này chiếm đa số trong tổng khách hàng của một công ty.
Trong ma trận trên có 20 phương án kết hợp (trong thực tế có thể không tồn tại đầy đủ các phương án kết hợp này) Sự kết hợp tập khách hàng – sản phẩm tối ưu nhất có được khi sản phẩm loại A được bán cho tập khách hàng loại I (đây là tối
Loại khách hàng Loại sản phẩm
A B C D
I 1 2 6 10
II 3 4 7 12
III 5 8 13 16
IV 9 14 15 19
V 11 17 18 20
cứ thể sự kết hợp giữa việc bán 1 sản phẩm loại D cho khách hàng loại V sẽ mang lại ít lợi nhuận nhất (tối ưu loại 20).
c) Giảm chi phí vận tải:
Vì là khoản mục lớn nhất trong chi phí logistics, chi phí vận tải cao ảnh hưởng không nhỏ đến sức mạnh cạch tranh về sản phẩm hàng hóa. Theo ước tính, cứ giảm 1% chi phí vận chuyển giúp giảm 0.1% giá bán cuối cùng. Tuy nhiên điều kiện hiện nay, có những doanh nghiệp, cụ thể như DN Việt Nam khó có khả năng quản lý được các chi phí vận chuyển, hay thực chất là phí vận chuyển ngoài tầm kiểm soát về doanh nhiệp. Lý do chính là với các doanh nghiệp xuất khẩu do hơn 90% hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam theo điều kiện FOB nên các chi phí do đối tác nước ngoài đàm phán với các hãng tàu. Điều này khiến cho doanh nghiệp Việt Nam không quản lý được chi phí vận chuyển rất dễ để các nhập khẩu nước ngoài hạ giá thành sản phẩm.
Với các doanh nghiệp nội địa, thì hoạt động vận tải do chính doanh nghiệp thực hiện hoặc thuê bên thứ ba thực hiện, và hầu hết các chi phí không rõ ràng và không thể kiểm soát. Do cách tính dịch vụ vận chuyển gộp cả giá xăng dầu nên rất dễ bị các hãng vận chuyển lợi dụng tình hình gía xăng dầu để tăng luôn giá bán.
c1) Chọn phương án vận chuyển trực tiếp trong điều kiện có thể để giảm các chi phí trong hàng trình. Những khoảng chi phí luôn “ăn” đáng kể lợi nhuận vào công ty. Vì vậy, hãy tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển trực tiếp tới khách hàng.
c2) Chọn phương thức vận tải phù hợp mặt hàng và đảm bảo tiết kiệm chi phí
Bảng 2: Xếp hạng đặc điểm của các con đường vận chuyển hàng hoá
Các chỉ tiêu Đường Đường Đường Đường Đường
sắt thuỷ bộ hàng không
ống 1. Tốc độ
2. Tính liên tục 3. Độ tin cậy
4. Năng lực vận chuyển
5. Tính linh hoạt 6. Chi phí
3 4 3 2 2 3
4 5 5 1 4 1
2 2 2 3 1 4
1 3 4 4 3 5
5 1 1 5 5 2
Điểm tổng hợp 17 20 14 20 19
Nguồn: Quản trị logistics Viettel Post
Xếp hạng: 1 là tốt nhất, nhanh nhất, và rẻ nhất; 5 là tồi nhất, chậm nhất, và đắt nhất
c3) Quy định điều kiện giá dịch vụ trong hợp đồng vận chuyển, trong điều kiện hiện nay nên chọn phương pháp giá linh hoạt. Các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào giá dịch vụ vận chuyển tách rời phụ phí xăng dầu. Giá dịch vụ sẽ được giữ nguyên trong suốt hợp đồng và có phụ phí xăng dầu sẽ được điều chỉnh dựa trên giá thị trường.
c4) Lựa chọn mục tiêu dịch vụ/chi phí
Mục tiêu chi phí: Là một trong những mục tiêu hàng đầu của vận chuyển.Nhà quản trị phải đưa ra những quyết định vận chuyển nhằm giảm đến mức thấp nhất chi phí của cả hệ thống logistics. Chi phí phụ thuộc nhiều yếu tố, đặc biệt phụ thuộc hệ thống logistics nhằm sử dụng các giải pháp để tối thiểu hoá tổng chi phí của cả hệ thống. Điều này có nghĩa, tối thiểu hoá chi phí vận chuyển không
hoá chi phí vận chuyển, người ta thường vận chuyển với qui mô lớn, sử dụng phương tiện như đường sắt hay đường thuỷ, điều này có thể tạo nên chi phí dự trữ cao hơn, và chưa chắc tổng chi phí logistics đạt mức tối ưu.
Mục tiêu chất lượng dịch vụ khách hàng: Thể hiện năng lực đáp ứng nhu cầu khách hàng về thời gian, địa điểm, qui mô và cơ cấu mặt hàng trong từng lô hàng vận chuyển. Trong vận chuyển hàng hoá, dịch vụ khách hàng được thể hiện ở 2 khía cạnh đặc thù và quan trọng nhất, đó là thời gian và độ tin cậy.
Trình độ dịch vụ khách hàng chịu ảnh hưởng nhiều bởi thời gian vận chuyển. Trong một chu kỳ thực hiện đơn đặt hàng, thời gian vận chuyển chiếm nhiều nhất, và do đó tốc độ vận chuyển có liên quan đến việc đáp ứng kịp thời hàng hoá cho khách hàng, đến dự trữ hàng hoá của khách hàng. Tốc độ và chi phí vận chuyển liên quan với nhau theo 2 hướng. Thứ nhất, các đơn vị vận chuyển có khả năng cung cấp dịch vụ vận chuyển nhanh hơn thì cước phí sẽ cao hơn; thứ hai, dịch vụ vận chuyển càng nhanh, thời gian dự trữ trên đường càng giảm. Do đó, chọn phương án vận chuyển phải cân đối được tốc độ và chi phí vận chuyển. Thông thường, các doanh nghiệp chọn mục tiêu chi phí khi vận chuyển bổ sung dự trữ, còn khi vận chuyển cung ứng hàng hoá cho khách hàng thì chọn mục tiêu tốc độ.
Độ tin cậy trong vận chuyển hàng hoá thể hiện qua tính ổn định về thời gian và chất lượng dịch vụ khi di chuyển các chuyến hàng. Sự dao động trong thời gian vận chuyển là khó tránh khỏi do những yếu tố không kiểm soát được như thời tiết, tình trạng tắc nghẽn giao thông, v.v. Tuy nhiên dao động cần được giảm đến mức thấp nhất trong quá trình di chuyển xác định đối với các lô hàng giao, nhận. Độ ổn định vận chuyển ảnh hưởng đến cả dự trữ của người mua, người bán và những cơ hội, rủi ro trong kinh doanh. Tuy nhiên bên cạnh việc đảm bảo tốt tính ổn đinh trong vận chuyển, chủ hàng cũng cần có được sự linh hoạt trong môi trường kinh doanh
đầy biến động, đáp ứng được nhu cầu vận chuyển đột xuất và cấp bách của khách hàng.
c5) Giảm chi phí kho bãi, bảo quản:
Tận dụng kỹ thuật “di chuyển hàng liên tục thông qua kho” (cross-docking) để giảm những chi phí liên quan đến tồn kho và nâng cao hiệu quả giao hàng. Theo kỹ thuật này, nguyên liệu/hàng hóa sẽ được dỡ xuống từ các loại xe tải nhỏ và ngay lập tức được xếp lên các xe tải xuất hàng, vì thế sẽ không có hoặc có rất ít tồn kho giữa việc dỡ xuống và xếp lên.