BÀI 5: CHIA SẺ VỚI CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC
I. Hòa trộn Excel với Word
Excel và Word làm việc với nhau một cách nhịp nhàng, có thể kết hợp bảng tính Exexl với tài liệu Word và ngược lại .
Ví dụ có thể chèn bảng tính Excel có sẵn vào trong Word hay soạn thảo một bảng tính mới ngay trên Word.
1. Tạo một bảng tính mới Excel từ Word:
Khi đang soạn thảo trong chương trình Word muốn tạo một bảng tính Excel và chèn nó vào trong chương trình Word như một hình ảnh, để làm được điều này hãy thực hiện các bước sau:
Bước 1: Tại cửa sổ làm việc của chương trình Microsoft Word, nhấp đặt con nháy tại vị trí muốn chèn bảng tính Excel, xem hình sau:
Hình 5.1
Bước 2:
Trang 62/ 89
Trên thanh công cụ Insert chọn Object . Hộp thoại Object hiện lên màn hình, chọn tab Creat New từ hộp thoại này (Insert\ Object \ Ở trang Object type\ chọn
Microsf Excel worksheet\ Ok). Trên màn hình của chương trình Microsoft Word xuất
hiện thêm bảng tính của Excel ngay tại vị trí đặt con nháy và toàn bộ các thanh công
cụ hay Menu bar đều là của Excel (xem Hinh 5.2).
Hình 5.2
Bước 3: Soạn thảo cho bảng tính được nhúng này cũng như soạn thảo bình thường trong Excel
Bước 4: Sau khi soạn thảo xong, hãy di chuyển chuột và nhấp vào một chỗ bất
kỳ bên ngoài bảng tính để trở về chế độ soạn thảo Word. Lúc này bảng tính trở thành một hình ảnh bình thường trong chương trình Word, cũng có thể dùng chế độ chỉnh sửa hình ảnh để chỉnh sửa màu sắc hay độ tối, sáng cho bảng tính.
Chú ý:
Nếu muốn chỉnh sửa trong bảng tính đã được tạo, hãy nhấp đôi vào bảng tính
đó lập tức bảng tính sẽ xuất hiện như ban đầu, lúc này có thể thêm bớt chỉnh sửa bình thường như trong Excel.
Nếu muốn Copy một phần bảng tính Excel: Tô vùng cần copy, bấm phím Shift\ Edit\ Copy picture\ trở về trang Word dán vào bình thường (sẽ điều chỉnh được độ lớn như một ảnh).
2. Chèn một bảng tính Excel có sẵn vào Word
Ngoài việc chèn một bảng tính mới vào Word cũng có thể chèn bảng tính có sẵn được soạn trong chương trình Excel vào Word, nhúng các bảng tính, liên kết hoặc đưa các bảng tính ra như một biểu tượng. Nếu các bảng tính trong Excel được liên kết trực tiếp vào chương trình Word, khi thay đổi dữ liệu trong bảng tính gốc (bảng tính
Trang 63/ 89
trong Excel) thì bảng tính được liên kết trong tài liệu Word cũng cập nhật một cách tự động sự thay đổi này.
Nếu đưa các bảng tính ra như một biểu tượng thì phải kích đôi vào biểu tượng đó mới xem được nội dung bảng tính. Để liên kết tài liệu của Excel vào Word hãy thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại cửa sổ làm việc của chương trình Microsoft Word, nhấp đặt con nháy tại vị trí muốn chèn bảng tính.
Bước 2: Trên thanh công cụ Insert chọn Object. Hộp thoại Object hiện lên màn hình, chọn tab Create from File từ hộp thoại này (Insert\ Object\ Create from file\ Browse\ File Excel cần chọn và Insert \ Ok). Xem hình sau:
Hình 5.3 Giải thích các thành phần trong hộp thoại
* Khung File name: Nhập đường dẫn và tên tập tin Excel cần đưa ra Word.
Nếu không nhớ cụ thể đường dẫn thì dùng nút Browse dưới đây.
* Nút Browse: Nhấp chuột trái vào nút Browse, hộp thoại Browse hiện lên màn
hình. Xem hình dưới
Hình 5.4
Trang 64/ 89
Hộp thoại này sử dụng tương tự hộp thoại Open ở phần trước, định vị đường dẫn vào nhấp chọn bảng tính Excel cần đưa ra Word, nhấp đôi vào bảng tính đó hay nhấp nút Insert để lấy đường dẫn và đóng hộp thoại Browse lại.
* Hộp kiểm Link to file: Nếu chọn hộp kiểm này có nghĩa là hiện liên kết bảng tính, nó có tác dụng khi bảng tính gốc bị thay đổi thì bảng tính trong word cũng được thay đổi.
* Hộp kiểm Display as icon: Nếu chọn hộp kiểm này thì Word sẽ lấy ra không phải thể hiện một bảng tính thật sự mà thể hiện dưới một biểu tượng Excel, biểu tượng này có đường dẫn và tên của bảng tính đó. Nhấp đôi vào biểu tượng này để xem nội dung của nó.
Bước 3: Chọn xong các chức năng trong hộp thoại Object, OK để thực hiện.
3. Liên kết một phần của bảng tính Excel có sẵn vào trong Word
Nếu muốn liên kết các ô cố định nào đó từ bảng tính Excel vào trong Word hãy làm như sau:
Bước 1: Tại cửa sổ làm việc của chương trình Microsoft Word, nhấp con trỏ chuột tại vị trí cần chèn bảng tính
Bước 2: Mở chương trình Excel lên và mở bảng tính cần chèn một phần vào Word, đánh dấu các ô cần chèn.
Bước 3: Vẫn đứng trong chương trình Excel, hãy thực hiện lệnh Copy với các ô
đã được chọn.
Bước 4: Chuyển sang chương trình Word, tại thanh công cụ Home ở lệnh Paste chọn xổ mũi tên tam giác chọn lệnh Paste Special. . . hộp thoại Paste Special
xuất hiện lên màn hình sau:
Hình 5.5
Trang 65/ 89
Nhấp chọn Microsoft Excel Wordsheet Object từ khung As trong hộp thoại Paste Special và có thể chọn các chức năng sau:
* Chức năng Paste: Nhấp chọn chức năng này có nghĩa là ta nhúng các ô vào Word.
* Chức năng Paste link: nếu nhấp chọn chức năng này có nghĩa ta liên kết các
ô trong bảng tính vào Word, khi thay đổi dữ liệu của bảng tính gốc thì các ô trong Word cũng được thay đổi
* Chức năng Display as Icon: Nếu chọn chức năng này thì Word không thể
hiện ra một bảng tính thật sự mà thể hiện dưới dạng một biểu tượng Excel. Biểu tượng này có đường dần đến bảng tính đó. Khi cần xem hoặc thay đổi nội dung nhấp đúp chuột vào biểu tượng này.
Bước 5 : Chọn các chức năng xong, nhấp OK để thực hiện.
4. Hòa trộn một tài liệu Word vào Excel
Tương tự như trên cũng có thể chèn một tài liệu Word vào Excel bằng lệnh Object trong Menu Insert.
Nếu muốn liên kết một tài liệu Word vào Excel, sử dụng lệnh Copy trong Word
và sử dụng lệnh dán Paste Special trên thanh công cụ Home của Excel và dùng các kiểu dán như phần trước.
Nếu muốn soạn thảo trực tiếp một tài liệu Word trong Excel bằng cách chèn một trang mới của Word vào Excel sử dụng lệnh Object trong Menu Insert và soạn thảo bình thường như chương trình Word.