3.1. Mô tả quy trình trước khi ứng dụng hệ thống thông tin (bằng lưu đồ)
3.1.1. Mô tả bằng lời
Cửa hàng gặp nhiều khó khăn trong quy trình xử lý công việc khi chưa có hệ thông thông tin và các thiết bị hỗ trợ. Điều này đã làm tiêu tốn rất nhiều thời gian và gây ra những sai sót không đáng có. Chính vì thế khách hàng cũng sẽ cảm thấy không hài lòng với cửa hàng.
Ở khâu bán hàng, khách hàng sẽ đến cửa hàng, sau khi được nhân viên tư vấn (nêu
có tại cửa hàng) giới thiệu các sản phẩm của cửa hàng, đã lựa chọn sản phẩm mà mình thích và quyết định mua sản phẩm. Nhân viên tư vấn sẽ thông báo với nhân viên thu ngân
về sản phẩm, sau đó nhân viên thu ngân sẽ kiêm tra số tiền và báo giá cho khách hàng thanh toán. Sau khi thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ ghi hóa đơn bằng tay thành 2 bản, khách hàng giữ I bản và cửa hàng giữ I bản để thuận tiện cho việc báo cho nhân viên lắp đặt đề gói lại sản phẩm và nhân viên lắp đặt sẽ vận chuyên cho khách theo địa chỉ.
Ở khâu kiếm kê và quản lý kho, việc cập nhật số lượng sản phâm hiện có tại showroom và tại kho đều phải được nhân viên kiểm kê cập nhật liên tục khi có sự tăng, giám số lượng, và thông qua đó quản lý sẽ yêu cầu nhân viên nhập thêm số lượng. Bên cạnh đó, nhân viên kiêm kê còn phải quản lý các hoạt động xuất kho, nhập kho. Và vào cuối mỗi ngày làm việc, nhân viên phải tông hợp số lượng sản phâm được bán ra dựa vào hóa đơn tại cửa hàng và tính 36 lượng thực tế còn lại trong kho và so sánh số liệu ghi vao phiếu kiêm kho. Sau đó, nhân viên kiêm kho sẽ đưa phiếu tổng kết cho quản lý.
Ở khâu nhập hàng, việc quản lý nhập hàng sẽ do nhân viên kiểm kê đếm số lượng sản phẩm nhập vào, và quản lý sẽ chịu trách nhiệm chỉ trả tiền hàng cho nhà cung cấp, bên cạnh đó quản lý còn phải lưu lại hóa đơn của nhà cung cấp và ghi lại thông tin về đơn
hàng vào phiêu kiêm kho..
Ở khâu quản lý nhân viên, quản lý sẽ là người lưu lại thông tin cá nhân của các nhân viên và sẽ là người chấm công cho nhân viên mỗi ngày thông qua Excel hoặc viết tay, sau đó sẽ gửi bản chấm công cho chủ cửa hàng vào cuối tháng.
Cuối mỗi tháng, nhân viên phụ trách từng quy trình sẽ kiểm tra và thống kê các hóa đơn bán hàng, nhập kho, phiếu kiêm kho để tính toán số liệu về doanh thu, lợi nhuận, tồn kho,... Sau đó, gửi các báo cáo tông hợp cho quản lý. Nếu có sai sót trong giai đoạn vừa tông kết, nhân viên phụ trách quy trình đó sẽ phải giải quyết sự có xảy ra. Nếu sự cô ở khâu bán hàng, nhân viên thu ngân sẽ phải xem lại từng hóa đơn đã thanh toán. Nếu sự cô
sản phẩm trong kho để so sánh. Sau khi khắc phục được sai sót, nhân viên đó sẽ phải viết biên bản sai phạm và nộp về cho quản lý.
3.1.2. Mô hình phân rã chức năng BED
QUẢN LÝ CỬA HÀNG NỘI THÁT
_~ | UAN LY NHAP l eae _ UAN LY BAN | ay: [* TU “| [ VIEN QUY TRÌNH KIEM | À QUANLYNHAN | [QUÃNLÝ THÒNG | | GIÃIQUYÉT SAI I | E KHACH HANG | ý SOT | BẢO CÁO m |
Ỷ ao bổ
— —— Ca TH
px | = | ==. E TC |
Ỷ Ỷ
ens tờ nhà cùng | Obi hée gon | setae văn tàn ty bec
Ỷ Ỷ Ỷ
Em =3 Ea
Hình 3. I Mô hình phân rã chức năng trước khi áp dụng hệ thông thông tin
3.1.3. Sơ đồ ngữ cảnh
Théng tin nha cung cap—
Nhà cùng cấp 3 `
'Thông tin nhập hằng:
HH phẩm đã đóng gó—————
Yêu cầu thanh toán
Thông tin báo cáo tông hơp- Phố Xinh
ô4
———Biên bản sai phạm He théng quan ly
Quan ly Yéu cau bao cáo tông họi của hàng nội thất
Bảng chắm công mỗi thang
Thông tin nhãn viên———————
Ổ lượng hàng nhập.
Thông tin sản phẫm hiện có————]Ì
Nhân viên kiêm
kê ố lượng tồn kho thực tế
Thong tin dat hang
Pe thai san phai
Số lương sản phẫm tồn trong kho:
Số lương sản phẫm trong kh:
Trang thái sản phẩm:
Thông tin nhãn viê:
Théng tin sản phẩm Khách Hàng
ˆ^
Hóa dor
Nhân viên thu ngân
Nhân viên tư
Hình 3. 2 Sơ đồ ngữ cảnh trước khi áp dụng hệ thông thông tin
87
3.1.4. Mô hình luồng dữ liệu mức 1 (DED level 1)
'Yêu cầu mãt nảng ———Thông tin sal sot
———Mặt nàng yêu cầu: Thong tin ca nIhâ¡r
| Danh sách sản phẩi
-Yêu cầu thanh! tộn—
Nhà Cung Cấp
Thông tin sản phẫi Yéu cau thanh toa Sản phẩm đã đóng gói
Hoa dor
Thanh toar
QUAN LY THONG TIN
J KHACH HANG
GIÃI QUYÉT |
Ả———Thiông tin don han Thong tin nda dor " KG = QUAN LY
NHAP HANG Thông tin nhân viê
—— IBỆn bần sai pham————
# mông ii báo cáo tổng Noy BÁO CÁO |<
Yêu Câu báo cáo tổng hơi
~Thông tứn đơn hàng:
Trang thái sân phẳm—————————
Nhân viên tư vẫn
Thông tin nhãn vie
QUẦN LÝ KIÊM i vA EN —Só lượng sản phẩm trong kho- NHÂN VIÊN : Thông tin tồn kho thực tế—
Thông tin nhân viẻ
ii "Thụng ùn sai lệch ` Nhõn viờn kiểm: kế
Điểm số lượng hàng nhap
Hình 3. 3 Mô hình luồng dữ liệu mức 1 trước khi áp dụng hệ thông thông tin
3.2. Mô tả quy trình sau khi ứng dụng hệ thống thông tin (bằng lưu đồ) 3.2.1. Mô tả bằng lời
Sau khi áp dụng ứng dụng hệ thống thông tin, cửa hàng tiết kiệm được chi phí nhân công cho việc kiểm kê. Quản lý có thê biết được số lượng còn lại trên hệ thống và yêu cầu nhân viên bố sung thêm sản phâm khi cần thiết vì số lượng sản phẩm luôn được cập nhật trên hệ thông. Ngoài ra, mỗi nhân viên còn được cung cấp một tài khoản riêng dé phục vụ cho công việc của từng bộ phận. Nhưng chí có quản lý và nhân viên mới có quyên xử lý hóa đơn bán hàng và riêng quản lý mới có thể thực hiện mọi thao tác trên phần mềm KiotViet.
Ở khâu bán hàng, nhân viên tư vấn (nếu có tại cửa hàng) giới thiệu các sản phẩm của cửa hàng, đã lựa chọn sản phẩm mà mình thích và quyết định mua sản phẩm. Nhân viên tư vấn sẽ thông báo với nhân viên thu ngân về sản phẩm, nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin của khách hàng và sản phẩm vào hệ thống và thông báo giá sản phẩm đề khách hàng thanh toán. Sau khi thanh toán, hóa đơn sẽ được In ra ngay lúc đó và đưa cho khách hàng, mọi thông tin sẽ được lưu và cập nhật trên hệ thông. Và thông qua hệ thông nhân viên sẽ lắp đặt và đóng gói sản phâm vận chuyên cho khách.
Ở khâu kiểm kê và quản lý kho khi có hệ thống thông tin, sau mỗi quá trình thanh toán, số lượng sản phẩm đã bán ra sẽ được tự động trừ trên hệ thống và hệ thông luôn cập
88
nhật số lượng sản phẩm hiện có của cửa hàng. Và nhân viên bán hàng sẽ kiêm tra số lượng sản phẩm còn lại tại cửa hàng và kho sau đó đối chiếu với số liệu trên hệ thông.
Ở khâu nhập hàng, việc kiểm tra và so sánh số lượng sản phẩm nhập vào với số liệu trên hóa đơn của nhà cung cấp cũng sẽ do nhân viên tư vẫn thực hiện. Quản lý sẽ chịu trách nhiệm về việc thu chỉ khi nhập hàng. Sau khi thanh toán xong cho nhà cung cấp, quản lý sẽ cập nhật thông tin hóa đơn nhập hàng vào dữ liệu của hệ thống.
Ở khâu quản lý nhân viên, chỉ có quản lý mới có thê cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên cũng như chỉnh sửa khi có sự thay đôi nhân sự trên hệ thống. Quản lý sẽ dễ dàng quản lý nhân viên hơn, cũng như đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên khi
có sự hỗ trợ của máy chấm công bằng vân tay vào mỗi cuối tháng.
Khi có sự có xảy ra, các bộ phận sẽ thảo luận và tìm ra nguyên nhân bằng cách đối chiếu số liệu trên hệ thống. Đối với khâu bán hàng, sẽ kiêm tra lại thông tin các hóa đơn trên hệ thống như ngày, giờ, đơn giá, số lượng. Đối với khâu nhập hàng, sẽ kiêm tra lại thông tin trên hóa đơn nhập hàng và đếm lại sô lượng sản phẩm thực tế, cũng như số liệu trên hệ thống. Ở khâu kiểm kho, sẽ đếm lại số lượng sản phẩm trong kho và so sánh với
số liệu trên hệ thông. Sau khi giải quyết được vấn đề, nhân viên phụ trách của bộ phận đó
sẽ phải viết 1 bién bản sai phạm và gửi lại cho quán lý. Riêng đối với sự cô ở khâu tính lương, khi nhân viên không check vân tay mà đi làm đây đủ, quản lý sẽ báo cho nhân viên biết rằng sẽ không được tính lương trong trường hợp này và sẽ luôn nhắc nhở nhân viên trong quá trình làm việc đề không xảy ra tình huống tương tự.
3.2.2. Mô hình phân rã chức năng BED
QUAN LY CUA HANG NO! THAT
| | | | | | |
QUAN LY NHAP HANG QUAN LY BAN HANG evar eas ieee QUAN LY NHAN VIÊN QUAN LY THONG GIAI QUYET SAI SOT Báo cáo
KE VA QUAN LY KHO TIN KHACH HANG
: : “---....-.ố.ằ. f
sánh số liệu tiêu: ân lý chắm:
[ te i =—
Gửi chấm
Hình 3. 4 Mô hình phân rã chức năng BFD sau khi áp dụng hệ thông thông tin
89
3.2.3. Sơ đồ ngữ cảnh
Nhã cúng cấp TH oe Se —+—___|_Théng tin'sn phi Khách Hàng
Thông tin nhâp hảng————]
IIIRIMII:¿ phẩm da dong goi
cide gana 'Yêu cầu thanh toán—————
sai ẽẠ MễNG giờtE Húa
'Yêu cầu báo cáo tổng của hàng nội
Thông tin báo cáo tông Phố Xinh Thông tin sản phẩm hiện có
———Só lượng hang nha
Số lượng sản phẩm trong kh:
Trang thai san pha
Trang thai sản phẳm———— -__———Th6ng tin nhan vién
Nhân viên thu -Thông tin đặt hàng————
ngân Số lượng sản phẩm tồn trong khơ——————
Hình 3. 5 Sơ đồ ngữ cảnh sau khi áp dụng hệ thông thông tin
3.2.4. Mô hình luồng dữ liệu mức 1 (DED level 1)
Nhà Cung Cấp 'Yêu cầu thanh to:
Thanh toái
FT NHẬP HÀNG
Biên bản sai phạm——————Ì
Ss 'Yêu cầu báo cáo tổng hợp
Bảng tổng hợp__„ Í Chủ cửa hang cuối cùng
Thông tin sản phẩm tồn kho.
trên hệ thống
Số lượng b
Thông tin sai lệchr
Kiểm tra số lượng hang nhập”
Hình 3. 6 Mô hình luồng dữ liệu mức 1 sau khi áp dụng hệ thông thông tin
90
3.3. Kết quả đạt được
Qua phân tích giữa trước và sau khi áp dụng hệ thống thông tin vào hoạt động kinh doanh tại cửa hàng nội thất thì hiệu suất có sự thay đối rõ rệt, chỉ riêng số lượng các quy trình quản lý là không thay đôi.
Bang 3. 1 So sánh quy trình trước và sau khi áp dụng hệ thống thông tin
Cách thức vận hành | Thủ công Tự động
Thời gian Mật nhiều thời gian Tiết kiệm thời gian đáng kế
Độ chuẩn xác Không cao, dễ sai sót do ghi | Cao, do hệ thông và máy móc
chép thủ công thực hiện
Mức độ hiệu quả Kém hiệu quả Hiệu quả