CẢNG – CÁT LÁI CỦA CÔNG TY TÂN CẢNG SÀI GÒN
2.2. Phân tích quy trình xuất khẩu LCL bằng đường biển tại Tân Cảng – Cát Lái của công ty Tân cảng Sài Gòn
2.2.1 Yêu cầu booking cho lô hàng đến hãng tàu.
Booking là cơ sở để liên lac, xắc nhận thông tin giữa bên gửi hàng và bên vận chuyển nên nếu không có Booking sẽ không thể mang hàng vào kho hàng lẻ tại cổng C cảng Cát Lái được. Đồng nghĩa với việc hàng hóa sẽ không biết đi đâu về đâu. Việc này cũng giống như người đi máy bay mà không có vé vậy. Booking còn là công cụ
để người gom hàng lẻ biết được số lượng người gửi chung hàng, số lượng hàng hóa,.. để lên kế hoạch sắp xếp số lượng container, thời gian đóng hàng cũng như sắp xếp hàng hóa vào container sao cho hợp
lý nhất.
Đối với hàng lẻ (LCL), Booking sẽ do Forwarder consolidation chuyên đi gom hàng nhỏ lẻ của từ các bên gửi hàng có chung 1 quy trình vận chuyển từ 1 cảng biển của Việt Nam đến 1 cảng biển nước A nào đó.
Để yêu cầu booking cho lô hàng ở Tân Cảng Cát Lái khách hàng cần cung cấp một số thông tin cơ bản về lô hàng của mình cho
hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển. Ví dụ cụ thể như mẫu booking gửi hàng lẻ (LCL) của công ty TAM LOGISTICS & TRADING CO.LTD:
Hình 2.1 : Mẫu booking gửi hàng LCL
(https://tam-logistics.vn/kien-thuc-xnk/form-mau-booking-
gui-hang-le-lcl.html)
Trước tiên là thông tin đơn vị cấp booking, thông thường sẽ có
cả logo, tên công ty, địa chỉ, số điện thoại của họ.
(1) Booking no. : số booking – Số booking cần phải được xuất trình khi đưa hàng ra kho giao cho đơn vị vận chuyển, từ số booking này mà nhà vận chuyển phân biệt được các lô hàng, đây cũng là số để công ty vận chuyển làm việc với khách hàng khi đề cập đến lô hàng của họ.
(2) Shipper : thông tin chủ hàng, người gửi hàng.
(3) Stuffing place: địa điểm đóng hàng do đơn vị vận chuyển chỉ định, người gửi hàng sẽ mang hàng ra vị trí được thể hiện trên booking. Trong hình ảnh này, vị trí chỉ định chính là Cảng Cát Lái, Kho số 5, Cổng 15.
(4) For stuffing, please contact: thông thường trước khi ra hàng, chủ hàng sẽ gọi điện cho đại diện của nhà vận chuyển để xác định thời gian mà họ sẽ mang hàng ra, từ đó nhà vận chuyển sắp xếp
người nhận hàng. Thông thường người liên hệ trên booking chính là người nhận hàng tại địa điểm chỉ định.
(5) Place of receipt/ Port of loading: cảng đi (6) Place of delivery/ Port of discharging: cảng đến (7) Vessel/Voyage: tên con tàu/ số chuyến tàu (8) ETD (Estimated Time of Departure): Ngày dự kiến tàu chạy
(9) Cut off SI (Cut off – Shipping Instruction): Thời hạn mà người gửi hàng phải gửi thông tin cần thể hiện trên vận đơn (Bill of Lading) cho nhà vận chuyển.
(10) Closing time: Thời hạn mà người gửi hàng phải đưa hàng
ra địa điểm nhận hàng chỉ định.
(11) Shipping mark – Kí hiệu hàng hóa. Shipping Mark giống như nhãn phụ được dán trên mỗi kiện hàng lẻ LCL, đây là yêu cầu quan trọng và cần có khi gửi hàng lẻ LCL. Nhằm mục đích để nhà vận chuyển dễ dàng nhận biết, không bị nhầm lẫn hàng hóa cũng như có phương pháp xử lý hàng hóa phù hợp.
Trong thực tế thì shipping mark hiếm khi được thể hiện trên Booking Confirmation, nó thường được thể hiển trên vận đơn gửi hàng hóa (Bill of Lading), dựa theo SI (shipping instruction) hướng dẫn show Bill of Lading mà người gửi hàng gửi cho nhà vận chuyển.
(12) No. of Pkgs (number of packages): số kiện hàng (13) Description of goods: mô tả hàng hóa, mô tả này chủ yếu
là tên hàng hóa. Ví dụ như: vải, quần áo, túi xách, máy móc, linh kiện…
(14) Loading Confirm: thông thường sẽ được thể hiện ETA (Estimated Time of Arrival) ngày dự kiến tàu đến cảng đích
(15) Volume: số lượng hàng hóa. Thông thường được thể hiển bởi số CBM, trọng lượng hàng hóa kgs.
Bên cạnh đó, trên booking còn có các thông tin như: freight & charge: prepaid, collect, …điều này còn phụ thuộc vào lô hàng được xuất theo điều khoản nào và ai là người trả cước. Người bán trả cước thì sẽ chọn “Prepaid”, người mua trả cước thì chọn “Collect”.
2.2.2 Xác nhận thông tin hãng tàu và đến hãng tàu để duyệt lệnh.
Sau khi có booking, cần mang booking đến hãng tàu để duyệt, lúc này hãng tàu sẽ đóng mộc đề nghị cấp container rỗng cho công ty đóng hàng.
Trường hợp này, container hãng tàu đề nghị cấp cho công ty là loại “cont thuê”.
Nhưng hiện nay để hợp với thời đại công nghệ thông tin 4.0 thì tại Tân Cảng Cát Lái khách hàng không cần đến trực tiếp hãng tàu để duyệt lệnh mà có thể thực hiện qua hai cách sau:
Cách 1: Duyệt lệnh tại phòng giao nhận hàng xuất khẩu (EIR): Phiếu EIR (Equipment Interchange Receipt) là một loại biên bản cập nhật tình trạng của container được hình thành khi có sự giao nhận container giữa các bên tham gia trong chuỗi vận chuyển như người vận chuyển, người thuê vận chuyển, cảng biển, nhà xe, kho bãi.v.v
Đây là loại giấy tờ rất quan trọng để hàng hoá có thể được vận chuyển, xuất nhập khẩu. Bởi vì nếu Container xảy ra bất cứ hư hại nào như thủng, móp méo, rách..thì chủ cont sẽ căn cứ vào phiếu EIR để căn cứ quy kết người chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại.
Phiếu EIR ghi nhận các thông tin về tình trạng của container khi được giao nhận bao gồm những nội dung sau:
- Số hiệu container
- Kích thước và loại container
- Tình trạng container (sạch, bẩn, móp méo, rách nát…)
- Các phụ kiện đi kèm (niêm phong, kẹp chì, ổ khóa, dây đai…)
- Ngày giờ giao nhận
- Tên và chữ ký của người giao nhận
Hình 2.2: Mẫu phiếu EIR hàng xuất khẩu của Tân Cảng - Cát Lái (https://vinalogs.com/tham-khao/quy-trinh-thu-tuc-nhap-khau-tai-cang-cat-
lai/)
Địa điểm duyệt lệnh: Ở lầu 2, Tòa nhà văn phòng, Cảng Tân Cảng Cát Lái. Sau đó sẽ có nhân viên tiếp nhận hồ sơ, duyệt lệnh và cấp Giấy phép xuất khẩu cho hàng hóa xuất khẩu.
Cách 2: Duyệt lệnh trực tuyến qua hệ thống ePort:
Bước 1: Truy cập vào hệ thống ePort
+ Mở trình duyệt web và truy cập website ePort:
https://eport.saigonnewport.com.vn/.
+ Nhập thông tin đăng nhập tài khoản ePort của bạn và đăng nhập.
Bước 2: Chọn tùy chọn "Duyệt lệnh" (Phê duyệt đơn hàng)
+ Sau khi đăng nhập vào menu chính và tìm tùy chọn “ Duyệt lệnh “ nhầm phê duyệt đơn hàng
+ Chọn “ Duyệt lệnh” để vào giao diện đơn hàng. Trong đây sẽ thấy danh sách các đơn hàng đang chờ xử lí yêu cầu mà khách hàng phê duyệt.
+ Xác định thứ tự mà mình muốn duyệt bằng cách vào phần tìm kiếm hoặc duyệt qua danh sách. Sau đó chọ đơn hàng mình muốn phê duyệt bằng cách nhấp vào nó.
Bước 3: Xem lại thông tin đơn hàng và tiến hành phê duyệt
+ Xem xét cẩn thận và đẩm bảo chính xác các chi tiết của đơn hàng bao gồm thông tin người gửi và nhận hàng, hàng hóa, container và chuyến đi,..
+ Click vào nút “ Duyệt lệnh” để phê duyệt.
+ Sau đó sẽ nhận được thông quá xác nhận đơn hàng đã được duyệt thành công hoặc qua email.
2.2.3 Đăng ký container & đóng phí thương vụ ( tại Depot Tân Cảng Cát Lái)
Trước khi tiến hành đăng ký container khách hàng cần chuẩn
bị đầy đủ các giấy tờ và thông tin sau:
- Vận đơn (B/L): Chứa thông tin cần thiết về lô hàng bao gồm người gửi hàng, người nhận hàng, mô tả hàng hóa, số container và chi tiết chuyến đi.
- Hóa đơn thương mại: Là chứng từ quan trọng nêu chi tiết giá trị và phân loại hàng hóa trong lô hàng LCL. Nó được sử dụng để làm thủ tục hải quan và làm cơ sở để tính phí thương mại.
- Danh sách đóng gói: Danh sách cung cấp bản kiểm kê chi tiết về các mặt hàng trong lô hàng LCL bao gồm mô tả về số lượng và thông tin đóng gói. Điều cần thiết là xác định và xử lý hàng hóa một cách chính xác.
- Các tài liệu liên quan khác: Tùy thuộc vào tính chất của lô hàng LCL mà các tài liệu bổ sung có thể được yêu cầu, chẳng hạn như giấy chứng nhận xuất
xứ, giấy chứng nhận kiểm tra hoặc hướng dẫn xử lý đặc biệt. Để chắc chắn nên kiểm tra với hãng tàu hoặc nhà môi giới hải quan để biết các yêu cầu cụ thể.
- Đăng ký container có 2 cách:
Đăng ký trực tuyến
+ Truy cập website của Tân cảng Sài Gòn qua đường link: https://eport.saigonnewport.com.vn.
+ Đăng nhập vào tài khoản và nhập đầy đủ thông tin đăng ký về container cũng như hàng hóa ở mục đăng ký container.
+ Hoàn tất quá trình đăng ký bằng cách nhấn nút “ Xác nhận”.
Đăng ký tại văn phòng Depot của Tân cảng Cát Lái:
+ Đến văn phòng của depot tại Tân Cảng Cát Lái để đièn thông tin đăng ký về container và hàng hóa.
+ Sau đó nộp đơn và chờ xác nhận.
Hình 2.3: Mẫu đơn đăng ký container tại depot Tân cảng Hiệp Lực
(Nguồn: https://dananglogistics.net/cac-buoc-xuat-khau-hang-fcl-di-nuoc-ngoai-can-biet/)
- Sau khi đăng ký thành công, bạn cần đóng phí thương vụ để hoàn tất quá
trình đăng ký.
Thanh toán trực tiếp
+ Đến quầy giao dịch để khai báo chi tiết về container: thông báo cho nhân
viên về container mình đăng ký, cung cấp số hiệu, số seal, thông tin hãng
tàu.
+ Thanh toán các khoản phí áp dụng: nộp phí trước bạ container có thể bao
gồm phí xếp dỡ, phí lưu bãi (nếu có) và các phí liên quan khác.
+ Các phương thức có thể thanh toán bao gồm tiền mặt, séc và chuyển khoản
ngân hàng.
+ Nhận biên lai xác nhận.
Thanh toán trực tuyến
+ Sử dụng tài khoản vào cổng thông tin
+ Chọn phương thức thanh toán như thẻ tín dụng hoặc chuyển khoản ngân
hàng.
+ Làm theo hướng dẫn trên cổng thông tin và hoàn tất thanh toán.
+ Nhận thông tin xác nhận qua mail hoặc trên hệ thống.
Hình 2.4: Sơ đồ về quy trình giao nhận container qua phần mềm
EPORT (Nguồn: https://hict.net.vn/ho-tro-khach-hang/Documents/ePort-
guidance.pdf) 2.2.4. Đóng hàng tại bãi ( Tân cảng Cát Lái)
- Trước khi đóng hàng cần chuẩn bị hàng hóa để gom:
Đảm bảo đóng gói phù hợp: Sử dụng vật liệu đóng gói chắc chắn, đệm lót phù hợp và dán nhãn rõ ràng cho mỗi lô hàng LCL để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển và cần đảm bảo phân chia rõ ràng và không bị lẫn lộn vì được đóng cùng với hàng của các chủ hàng khác. Tuân thủ các quy định vận chuyển quốc tế về đóng gói vật liệu nguy hiểm nếu có.
- Liên hệ tài xế xe tải để chở hàng đến đóng tại bãi.
Xác định vị trí bãi: TCCL có nhiều bãi container phục vụ cho các hãng tàu và loại hàng hóa khác nhau. Cần xác định bãi được chỉ định cho lô hàng của mình dựa trên hướng dẫn của hãng tàu hoặc nhà điều hành bến cảng.
Vào bãi: Lái xe đến lối vào bãi container được chỉ định và đi theo biển báo cũng như chỉ dẫn được cung cấp tại cảng.
Nộp chứng từ: Khi đến cổng bãi, hãy xuất trình B/L tổng hợp, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và mọi chứng từ liên quan khác cho nhân viên cổng.
- Sau khi hàng đã được đưa đến bãi thì lên gặp điều độ để nhận container rồi lấy phiếu điều động công nhân đến đóng hàng. Chú ý cần kiểm tra kỹ tình trạng container và báo lại cho khách hàng.Sau khi kiểm tra tình trạng container thấy phù hợp và không có vấn đề gì thì liên hệ với trưởng nhóm công nhân để điều công nhân đến đóng hàng.
- Công nhân và thiết bị của cảng sẽ tiến hành đưa hàng vào container. Quá trình này khi diễn ra sẽ được giám sát chặt chẽ để đảm bảo hàng hóa được xếp dỡ an toàn và đúng quy cách. Cảng Cát Lái có diện tích bãi chứa rất rộng lớn với hơn 450.000 m² bãi chứa container
và các kho hàng lưu trữ. Thêm vào đó, cảng còn có hệ thống cẩu bờ và
xe nâng hiện đại bảo đảm hiệu quả cao trong quá trình xếp dỡ hàng hóa.
Hình 2.5: Hình ảnh minh họa đóng hàng vào container (Nguồn: http://telexpress.vn/vi/tin-tuc/thi-truong/cach-xep-do-len-xe-
tai-van-chuyen-duoc-cong-ty-logistics-ap-dung-14.html) 2.2.5 Kiểm dịch thực vật
Kiểm dịch thực vật (tiếng Anh là Phytosanitary) là công tác quản lý của Nhà nước nhằm ngăn chặn, phát hiện cũng như kiểm soát những loài sâu bệnh, dịch thực vật, cỏ dại nguy hiểm lây lan giữa các vùng trong nước và giữa nước ta với nước ngoài. Kiểm dịch thực vật xuất khẩu cũng tương tự như kiểm dịch thực vật nhập khẩu là để đảm bảo không có mầm bệnh nào theo đường xuất nhập khẩu lây lan hay lan truyền.
Hình 2.6 : Mẫu giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Nguồn: https://tnfvietnam.com/chung-chi-phap-ly-phat-sinh/)
Quá trình kiểm dịch thực vật tại Tân Cảng- Cát Lái bao gồm nhiều bước:
- Đăng ký kiểm dịch:
Nộp hồ sơ đăng ký kiểm dịch: Do chủ hàng hoặc đại lý làm thủ tục nộp
hồ sơ đăng ký kiểm dịch thực vật tại văn phòng kiểm dịch thực vật tại Tân Cảng Cát Lái gồm:
+Giấy đăng ký kiểm dịch thực vật.
+Chứng từ liên quan đến lô hàng (hóa đơn, phiếu xuất kho, chứng
từ hải quan).
- Kiểm tra hàng hóa:
Lấy mẫu kiểm tra: Nhân viên kiểm dịch sẽ bắt đầu lấy mẫu hàng hóa để kiểm tra. Mẫu hàng sẽ được đưa vào phòng thí nghiệm để phân tích nhằm phát hiện các sinh vật gây hại.
Kiểm tra thực tế: Ngoài việc lấy mẫu thì nhân viên kiểm dịch có thể kiểm tra trực tiếp hàng hóa tại bãi để xác định có sự hiện diện của sâu bệnh hoặc các yếu tố nguy cơ khác.
- Xử lý kiểm dịch
Nếu phát hiện sinh vật gây hại thì hàng hóa sẽ được xử lý bằng các
phương pháp kiểm dịch như hun trùng, khử trùng hoặc các biện pháp xử
lý vật lý (như nhiệt độ cao hoặc thấp).
+ Hun trùng: Sử dụng hóa chất để tiêu diệt sâu bệnh trong hàng hóa.
+ Khử trùng: Sử dụng các biện pháp vật lý hoặc hóa học để tiêu diệt vi
khuẩn và nấm gây hại.
+ Xử lý nhiệt: Sử dụng nhiệt độ cao để tiêu diệt sinh vật gây hại trong
sản phẩm thực vật.
+ Xử lý lạnh: Sử dụng nhiệt độ thấp để tiêu diệt sinh vật gây hại trong
sản phẩm thực vật.
- Cấp giấy chứng nhận kiểm dịch:
Sau khi hàng hóa được kiểm tra và xử lý nếu không phát hiện vấn đề gì
thì cơ quan kiểm dịch sẽ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
Giấy chứng nhận kiểm dịch sẽ được phát hành và gửi lại cho chủ hàng
hoặc đại lý để làm thủ tục thông quan và xuất nhập khẩu.
- Thanh toán phí kiểm dịch: Chủ hàng hoặc đại lý sẽ nộp các khoản phí liên quan đến quá trình kiểm dịch theo quy định của cơ quan kiểm dịch thực vật.
Hoặc chủ hàng có thể đăng kí dịch vụ kiểm hóa thông qua ứng dụng ePort:
- Bước 1: Chọn Đăng ký -> Đăng ký chuyển container soi/kiểm hóa.
- Bước 2: Nhấn nút “Thêm” thì hệ thống hiển thị màn hình “ĐĂNG KÝ CHUYỂN
CONTAINER”.
- Bước 3: Nhập vào số container, số điện thoại liên hệ, phương án dịch vụ khử
trùng, số điện thoại đơn vị khử trùng. Nhấn chọn chuyển chuyên ngành, kiểm
hóa nếu có nhu cầu.Còn các thông tin: Phương tiện, tàu chuyến, số bill/book, kích cỡ
hệ thống sẽ tự động hiển thị.
Hình 2.7: Ảnh minh họa khi nhập thông tin đăng ký khử trùng trên ứng dụng ePort
- Bước 4: Nhấn “Lưu” thì hệ thống sẽ hiển thị thông báo “Vui lòng thanh toán trước khi đăng ký chuyển cont”
Hình2.8: Ảnh đề nghị thanh toán từ ePort khi đăng ký chuyển cont
- Bước 5: Nhấn nút “Tính phí” và hệ thống chuyển qua màn hình thanh toán phí sau
đó khách hàng thực hiện thanh toán phí như bình thường. Sau khi tính phí thành công hệ thống ghi nhận đăng ký của khách hàng và ở trạng thái Pending.
Hình 2.9 : Màn hình thanh toán đăng ký khử trùng thành công
2.2.6 Khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5/ VNACCS
Khai báo hải quan điện tử (e-customs declaration) là việc sử dụng phần mềm để thực hiện các thủ tục hải quan thay vì phải làm thủ tục
khai báo truyền thống trên giấy tờ. Quy trình khai báo hải quan điện tử
trên phần mềm ECUS5/VNACCS tại Tân Cảng Cát Lái là một quy
trình quan trọng và cần tuân thủ nghiêm ngặt các bước sau để đảm bảo
hàng hóa được thông quan nhanh chóng và chính xác. Dưới đây là
hướng dẫn chi tiết về cách khai báo hải quan điện tử:
- Chuẩn Bị Trước Khi Khai Báo
Cài đặt phần mềm ECUS5/VNACCS
Chuẩn bị hồ sơ và thông tin hàng hóa gồm: hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có), và các chứng từ liên quan khác. Ngoài ra, còn
có thông tin về mã số thuế, mã số hàng hóa (HS code), số lượng, trọng lượng, giá trị hàng hóa, thông tin về người nhập khẩu và xuất khẩu.
- Quy Trình Khai Báo Trên Phần Mềm ECUS5/VNACCS
Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã được cấp và chọn chức năng “ Khai báo tờ khai”. Sau đó chọn loại hình tờ khai là “xuất khẩu” để phù hợp với nghiệp vụ đang làm.
Nhập thông tin tờ khai bằng cách chọn “Tạo mới tờ khai” và nhập những thông tin về hàng hóa, vận tải và người khai báo. Sau đó nhập thông tin về lô hàng như mã HS, số lượng, giá trị, xuất xứ, và thông tin về hóa đơn, vận đơn và đính kèm các bộ chứng từ khai báo hải quan đã chuẩn bị trước đó.