Sơ đồ 2.1 Quy trình giao nhận lô hàng xuất khẩu FCL
Bước 1: Nhận yêu cầu từ khách hang Bộ phận kinh doanh tìm kiếm và liên hệ với khách hàng, tiếp nhận yêu cầu, sau đó chuyển toàn bộ thông tin qua bộ phận chứng từ bao gồm những thông tin cần thiết để làm thủ tục trucking, vận chuyên hàng hoá, khai báo hái quan mang hàng lên tàu tuỳ vào điều kiện Ineoterm của đơn hàng.
Những thông tin từ khách hàng nhận được bao gồm: địa chỉ, loại hàng, phong cáchđóng gói, đơn giá, khốilượng, cảng đi, cảng đến, hãng tàu, điều kiện giao hàng, thời gian
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 22
Báng 2.1: Những thông tin mà nhân viên kinh doanh tiếp nhận từ khách hàng
Hi Team, Please submit your best offer of this new ready shipment with shortest transit time.
Shipping Terms: FOB-HO CHI MINH, VIETNAM BL Type: TELEX / SURRENDERED POD: LAE, PAPUA NEW GUINEA Commodity: Nylon Twine / General Cargo Packing Details: dimensions is 0.77m(L)x0.33m(W)x0.23m(H) of each carton
PKG.NO DESCRIPTION QUANTITY NET.WEIGHT GROSS. WEIGHT
NYLON BRAIDED TWINE
CNO, COLOR: BLACK & TARRED
1S #120 @1022X16) X 2KG/REEL @ 10 REELS @ 20.00 KGS @ 24.00 KGS
80 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
ô10 “0 QUO/18X16) X 2KG/REEL “ 10 REELS @ 20.00 KGS @ 24.00 KGS
SO REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
11S GIẢI (10/16X16) X 2KG/REEL “ 10 REELS @ 20.00 KGS @ 24.00 KGS
50 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
16-20 m Q10/14X16) X 3KG/REEL, “ 10 REELS @ 20.00 KGS @ 24.00 KGS
50 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
21-25 “1% Q10/ 6X16) X 2KG/REEL “ 10 REELS @ 2.00 KGS @ 24.00 KGS
%0 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
26-30 a (210/ SX16) X 2KG/REEL “ 10 REELS @ 20.00 KGS @ 24.00 KGS
$0 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
ONO.
COLOR: BLACK & TARRED
1s “⁄ (210/ 5X16) X IKG/REEL @ 10 REELS @ 2000 KGS @ 24.00 KGS
%8 REELS 100.00 KGS 120.00 KGS
TOTAL SSP*KGS 350 REELS ” 700.00 KGS 840.00 KGS
Bước 2: Báo giá và lịch tàu Công ty sẽ hỏi nhà xuất khẩu bao giờ hàng hóa sẵn sàng đẻ tiến hành đặt chỗ với hãng tàu (CRD: cargo ready date)
Khi khách hàng cung cấp thông tin thực tế về lô hàng, nhân viên Pricing sẽ liên hệ với hãng tàu tiến hành book tàu và chọn ra chuyến tàu giá cá phù hợp cũng như ngày tàu chạy phù hợp với lô hàng đi. Các thông tin nhận được sẽ bao gồm: tuyến đường vận chuyền, tinh trạng lô hàng, ngày dự kiến xuất đi, đóng hàng để hỏi giá và lịch trình tàu chạy phù hợp, nơi hạ hàng. Sau khi đã cung cấp những thông tin đó công ty sẽ tiến hành đặt chỗ, hãng tàu sẽ có trách nhiệm rà soát thông tin tàu sao cho phù hợp với thông tin công ty cung cấp dé xác định chuyến mà lô hàng sẽ được vận chuyên. Tiếp theo, hãng tàucó trách nhiệm cung cấp thông tin vỏ container cho hàng hóa của công ty để đóng hàng, tùy vào loại hàng số lượng và trọng lượng để chọn vỏ (loại container 20 feet và container40 feet). Hãng tàu kiểm tra vẫn còn chỗ và vỏ container, sẽ tiến hành gửi xác nhận đặt chỗ cho công ty bằng email booking number la
để thuận tiện trong việc quán lý cho lô hàng sau nay.
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 23
Bộ phận Cus của công ty sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu lại thông tin trén booking da đúng chưa và giải phóng xác nhận đặt chỗ này cho khách hàng, để họ sắp xếp ngày đóng hàng và chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục thông quan xuất khâu cũng như làm giấy phépkiểm dịch để phát sinh chi phí.
Bộ phận Cus cũng chủ động cầm theo booking này tới hãng tàu để nhận cấp container rong. Qua trình giao nhận container rồng, phiếu chỉ tiết hàng hóa, số chì sẽ diểnra tại nơi cap container rỗng, đây cũng là những giấy tờ cần thiết để hoàn thiện HB/L và MB/L.
Bước 3: Sắp xếp vận chuyên nội địa Do công ty xuất khâu sử dụng dịch vụ thuê khai hái quan và vận chuyển nội địa của công ty, nên khách hàng sẽ chủ động đóng hàng sau đó bộ phận giao nhận của công ty sẽ tới lấy hàng mang vẻ kho đề đóng và vận chuyên ra cảng, sau đó tiến hành làm thủ tục thông quan cho lô hàng xuất khẩu đó. Gần tới ngày đóng hàng, công ty sẽ liên hệ trước với công ty xuất khẩu chuẩn bị hàng và điều xe chuyên chở tới kho nhà xuất khâu lấy hàng đem về kho đóng hàng và hạ tại bãi CY (Container yard) để đảm bảo trước giờ cut- Off (giờ cắt máng).
Làm một số giấy tờ cần thiết như kiểm định hay hun trùng khi đã có số container, sóchì, sắp xếp thời gian kiểm dịch luôn trong ngày trước khi tàu chạy cũng như vào giờ làm
việc tránh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ hải quan Công ty sẽ trực tiếp cử ops xuống cáng lựa chọn vỏ cont và sau đó có số container, số chì tiến hành mở tờ khai hái quan và bản đăng kí online thủ tục làm giấy phép kiểm dịch, sau khi đóng hàng xong thì tờ khai hai quan ban nhap da duoc truyén rồi, bản đăng ký kiểm dịch
đã truyền lên hệ thống kiểm dịch của chỉ cục, sau khi kiểm dịch xong sẽ được cấp chứng thư
kiểm dịch, có dấu xác nhận cằm tờ đó đi thông quan hàng hóa.
Hồ sơ hải quan gồm:
- _ Tờ khai hải quan: 2 bản chính (1 bản dành cho người xuất khâu, 1 ban danh chohai quan lưu).
- Hop déng mua ban hàng hóa (sales contract): 1 bản chính.
-_ Hóa đơn thương mại (invoice): 1 bản chính.
- _ Phiếu đóng gói (packing list): 1 bán chính.
- _ Giấy phép đăng ký kinh doanh: bản sao y kèm bản chính đối chiếu (nếu doanhnghiệp mới xuất khâu lần đầu).
- _ Giấy giới thiệu của công ty xuất khấu: 1 bản.
- 2 giay phép đăng ký kiểm dịch thực vật theo mẫu của trung tâm đăng ký kiểm dịch thực
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 24
vật.
Các chứng từ được hoàn tất 2 ngày trước khi tàu chạy Bước 5: Thông quan hàng xuất
Dựa trên những chứng từ mà khách hàng cung cấp cũng như những thông tin về hàng hóa mà công ty thu thập được, nhân viên giao nhận dùng phần mềm ECUS5VNACCS để truyền thông tin tờ khai lên cơ quan hải quan. Nếu truyền thành công hệ thống mạng của hải quan tự động báo số định danh hàng hóa, số tiếp nhận hồ sơ,số tờ khai và phân luồng hàng hóa.
Phân luồng hàng hóa: việc phân luồng hàng dựa trên loại hình xuất khẩu mà doanh nghiệp chọn, mã HS áp lên mặt hàng, mã thué và mã miễn giảm trong từng dòng hang séquyét dinh hàng hóa được phân luồng nào.
Luôồng xanh: Miễn kiêm tra chỉ tiết hồ sơ và miễn kiểm tra chỉ tiết hàng hóa.
- Thông thường thì là các hàng xuất nhập khấu đều đặn như hàng nông sản, linh kiện
máy, vải may mặc... Chúng ta chỉ việc đóng thuế xuất nhập khâu nếu có đề có thê lấy được mã vạch hải quan.
ô Ap dung cho cdc doanh nghiệp chấp hành tốt cỏc quy định của phỏp luật về hảiquan.
Luồng vàng: Kết quả cho ra luồng vàng thì hải quan sẽ kiểm tra chỉ tiết hồ sơ, lúcnày nhân viên khai báo hải quan sẽ cần kiểm tra và đính chứng từ lên hệ thống ECUS5VNACOS, nếu hỗ sơ hợp lệ hải quan sẽ tiền hành thông quan.
Luông đỏ: Trường hợp kết quả phân luông là đỏ thì hải quan sẽ tiến hành kiểm trachứng từ do công ty cung cấp và kiểm tra trực tiếp hàng hóa. Với các mức độ kiểm tra thực tế lô hàng theo Thông tư 38/2015/TT-BTC như Sau:
ô Kiểm tra thực rể khụng quỏ 5 % lụ hàng: Được tiến hành nhằm đỏnh giỏ mức độtuõn thủ pháp luật hải quan của chủ hàng, nếu không có dấu hiệu sai phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu CÓ thì tiếp tục kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vỉ phạm.
* Kiém tra thực tế 10% lô hàng: Hàng hóa thuộc diện miễn kiểm tra thực tế nhưng cơ quan hải quan qua phân tích thông tin thấy phát hiện thấy có dấu hiệu sai phạm, tiến hành kiểm tra nếu không sai phạm thì kết thúc kiểm tra cho đến khi xác định được mức độ vi phạm.
* Kiém tra thuc rế toàn bộ lô hàng:
Đối với hàng hóa có chủ hàng nhiều lần vi phạm pháp luật vẻ hái quan.
Sau khi lô hàng đã thông quan xong thì nhân viên sẽ cung cấp thông tin về lô hàng: số lượng container, số seal hải quan (nếu là luồng đỏ) và số seal hãng tàu để đại lý hãng tàu đến và thông báo cho điều độ cảng tiến hành đưa container lên tàu. Sau khi tàu chạy mớitiến hành lam CO dé dam báo CO chính xác và được chấp nhận bên đầu nhập khẩu.
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 2
Bước 6: Phát hành vận đơn Công ty sẽ tiến hành gửi shipping introduction (SI) hướng dẫn làm vận đơn cho hãng tàu và đồng thời làm vận đơn HB/L cho doanh nghiệp xuất khẩu. Trước khi hoànchỉnh và gửi tờ khai điện tử tiến hành làm tờ khai nháp sau đó mới điền tờ khai hoàn chỉnh.
Nhân viên giao nhận sẽ chuyên bộ hồ sơ cho bộ phận chứng từ hàng xuất để phát hành vận đơn cho khách hàng, Bộ phận chứng từ có trách nhiệm theo dõi lô hàng để lậpchứng từ hàng xuất. Công việc cụ thẻ của nhân viên chứng từ như sau: Liên lạc với khách hàng đẻ kiểm tra xem lô hàng xuất hoàn tắt thủ tục xuất hànghay chưa.
-_ Lấy số container báo cho hãng tàu đề họ cập nhật sắp xép container lên tàu.
- _ Yêu cầu người gửi hàng cung cấp thông tin để phát hành vận đơn.
- Khi đã có đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng thì công ty sẽ tiến hành làm HB/L nháp và tiến hành gửi cho nhà xuất khẩu trước khi in HB/L góc
- Tiếp theo công ty sẽ tiến hành gửi thông tin lô hàng đính kèm cho hãn g tàu.
Dựa vào những chứng từ đã gửi trước đó, hãng tàu sẽ tiến hành làm bill nháp gửi cho công ty kiểm tra và sau đó mới in ra M/BL gốc. Sau đó hãng tàu thông báo
cho cong ty toi lay va tra các chỉ phí liên quan như: thu hộ phí chứng từ hàng xuắt, thuhộ phí xếp dỡ (THC) cũng như cước vận chuyển trong hóa đơn hãng tàu.
Bước 7: Theo dõi lê hàng (tracking cargo) khi tàu đi Hàng hóa sau khi tàu đi phải được ghi vào số tàu để chứng nhận thực xuất. Khi hàng hóa đã xếp lên tàu thì bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty sẽ chịu trách nhiệmtheo dõi giám sát lô hàng để có thể dự kiến ngày đến cũng như kiểm soát rủi ro trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
Theo dõi tracking cargo, công ty sẽ thông báo về ngày tàu cập cảng cuối cùng cho người nhập khẩu để họ lên tờ khai đầu nhập và sắp xếp phương án đến nhận hàng, sau đó thông tin cho người xuất khẩu khi đã nhận được hàng. Là bằng chứng cho việc bên nhập khẩu đã nhận được hàng và điều kiện cơ sở cho người bán nhận tiền.
Bước 8: Gửi chứng từ cho đối tác nước ngoài Sau khi hoàn tất bộ chứng từ hàng xuất (HB/L, MB/L) nhân viên chứng từ sẽ chuyển phát nhanh gửi chỉ tiết về lô hàng vận chuyên: Shipper/ Consienee, tên tàu/ số chuyến, cảng đi/ cảng đến, ETD/ETA (Ngày đi/ ngày dự kiến đến), số vận đơn (HB/L, MB/L), loại vận đơn (surrender, Original, seaway bill, ...), hop déng, invoice, packing list, CO (ban géc) , giấy phép kiém dich (ban géc) cho dai ly lién quan dé dai ly theo déitiép 16 hang tai cang dén, đính kém la ban sao HB/L, MB/L.
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 26
Bước 9: Lập chứng từ kế toán Và lưu file Dựa vào Booking profủle, điều khoản về cước phi 1a tra trude (freight prepaid) nộn nhan viên chứng từ sẽ lam Debit note (giấy báo nợ) gửi khách hàng và chuyển cho bộ phận kế toán dé theo dõi thu công nợ. Chỉ khi nào người gửi hàng thanh toán cước phí và
các khoản phí liên quan (THC, Bill fee, Seal fee...) thì nhân viên chứng từ mới cấp phatvan đơn cho họ,
Trong trường hợp cước phí trả sau (freight collect) nhân viên chứng từ sẽ làm Debitnote (giấy báo nợ) thu cước người nhận hàng gửi đại lý tại cáng đến nhờ thu hộ, người gửi hàng chỉ đóng phụ phí tại Việt Nam và nhận vận đơn, Sau khi hoàn thành xong thủ tục thông quan và vào số người giao nhận phái kiểm tra và sắp xép lại các chứng từ thành 1 bộ hoàn chỉnh, người giao nhận sẽ trả chứng từ lại cho khách và công ty cũng lưu lại 1 bộ. Đồng thời, kèm theo dé la 1 ban debit note (giấy báo nợ) “1 bản đành cho khách hàng, 1 bản dành cho công
ty”.
Trên đó gồm: Các khoán chỉ phí mà công ty đã nộp cho khách hàng có hóa đơn đỏ, phidich vu vận chuyên, các chi phí khác,... Sau đó giám đốc ký tên và đóng dấu vào giấy báo nợ này.
Người giao nhận mang toàn bộ chứng từ cùng với debit note quyết toán vớikhách hàng.
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 27
PHẢN 2: THỰC TẬP CHUYÊN SÂU
1.1. Đặt vấn đề nghiên cứu Logistics không chỉ là một quy trình đơn giản mà còn là một chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ, có ảnh hưởng to lớn đến sự cạnh tranh của ngành công nghiệp thương mại của một quốc gia. Sự hiệu quả trong quán lý logisties không chỉ đảm báo cho việc sản xuất và kinh doanh các dịch vụ khác được thực hiện đúng thời gian và chất lượng mà còn mở ra cơ hội tiết kiệm chi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Trong thời điểm hiện nay, khi quá trình hội nhập của Việt Nam và thế giới diễn ra ngày càng nhanh chóng, việc gia nhập WTO đã đưa Việt Nam lên một tằm cao mới trong cộng đồng quốc tế. Sự mở rộng giao lưu hàng hóa đã được thúc đây thông qua các hoạt động thương mại với các quốc gia khác. Nhờ vào vị trí địa lý thuận lợi, với một lượng lớn cảng biển lớn và nhỏ, ngành giao nhận vận tải đường biển đã có sự phát triển đáng kể, góp phần quan trọng vào sự thịnh vượng của ngành này.
Lịch sử của giao nhận vận tải, đặc biệt là vận tải đường biển, đã được viết nên từ lâu và luôn tự hào về vai trò và vị thế quan trọng của mình trong sự phát triển toàn cầu. Như một trong những doanh nghiệp thành công trong lĩnh vực này, Công ty TNHH VINLINES đã chứng tỏ được sức mạnh của mình thông qua lòng tin từ khách hàng trong một môi trường cạnh tranh gay gắt. Để duy trì và phát triển bền vững, công ty phải liên tục đánh giá và cai thiện địch vụ của mình, nhằm tăng cường sự hài lòng của khách hàng về cá giá cá và chất lượng, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh với các đối thủ trong ngành. Trong danh mục hoạt động của công ty, vận tải đường biển chiếm vai trò quan trọng và được xem là yếu tố quyết định đóng góp lớn nhất vào thành công toàn diện của công ty.
Trong thời gian thực tập tại công ty TNHH VINLINES, được sự hướng dẫn của Cô Lê
Thu Huyền và các anh chị trong công ty đã giúp em hiểu được thế nào là quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường đường biến, từ đó em thấy được những khó khăn và thuận lợi mà công ty đang gặp phải. Đây là lý do em chọn đề tài “Giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của Công ty TNHH Vinlines trong hoạt động kinh doanh dịch vụ cung ứng giao nhận vận tải
Đường biến.” với hi vọng có thể tìm ra phương án nhằm phát triển kinh doanh giao nhận bằng đường biến cho công ty, đồng thời góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty.
Mục đích và mục tiêu nghiên cứu
* Muc tiêu tông thể: Giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh tại Công ty TNHH Vinlines
trong hoạt động kinh doanh dịch vụ cung ứng giao nhận vận tai Duong biến.
Mục tiêu cu the:
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 28
ôỔ Nghiờn cứu cơ sở lý luận về chất lượng dịch vụ giao nhận vận tỏi hàng húa bằng đường biển
ô_ Đề xuất một số chỉ tiờu và phương phỏp đỏnh giỏ chất lượng dịch vụ giao nhận.
* Khao sat khach hang, shipper, carrier dé thu thập ý kiến.
- Sử dụng thang đo SERVQUAL và phần mềm phân tích Excel để đánh giá tầm quan
trọng của các chỉ tiêu.
+ Ap dung m6 hinh SWOT.
* Dé xuat nang cao chat long dich vy hang hóa bằng đường đường biển.
1.2. Phương pháp nghiên cứu 1.2.1 Các chỉ tiêu nghiên cứu cơ bản
-_ Các chỉ tiêu trên quan điểm đánh giá của khách hàng:
= Tỷ lệ giao nhận hàng hóa đúng hạn.
“= Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng - Các chỉ tiêu trên quan điểm đánh giá nội bộ công ty:
“= Chỉ tiêu định lượng: Chỉ phí giao nhận, thời gian giao nhận.
“Chỉ tiêu định tính: Cơ sở vật chất, Nhân lực, Trình độ quán lý.
1.2.2. Phương pháp và quy trình thu thập dữ liệu a, Thu thâp dữ liệu:
Điều tra khảo sát thực tế: Thiết kế bảng hỏi phỏng vấn khách hàng, shipper, carrier những người đang trực tiếp sử dụng dịch vụ của công ty bằng hình thức phỏng vấn qua email, đểghi nhận ý kiến về chất lượng dịch vụ giao nhận của công fy.
Thu thâp tìm hiểu các dữ liệu sẵn có:
= Tìm hiểu các thông tin các tài liệu về công ty, các phòng ban hoạt động kinh doanh thông qua các số liệu tài liệu cua công ty.
= Tìm hiểu các kiến thức nghiệp vụ thông qua các tài liệu của công ty, ndi dung véhoat động giao nhận thông qua giáo trình và internet..
= Tìm hiểu cách đánh giá chất lượng dịch vụ giao nhận hàng hóa.
b, Xử lý và phân tích dữ liệu:
= Sử dụng phương pháp thống kê, phân tích số liệu.
“ Sử dụng phần mềm Microsoft word đê viết báo cáo.
= Sử dụng phần mềm Excel để phân tích số liệu.
1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Nguyễn Phuong Déng - Logistics & SCM 2 29