Hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng điện thoại gồm 5 chức năng chính sau đây:
Quản lý danh mục bao gồm quản lý danh mục điện thoại, quản lý danh mục nhân viên, quản lý danh mục khách hàng. Chức năng quản lý danh mục điện thoại làm nhiệm vụ nhập mới thông tin sản phẩm khi được nhập vẻ, tìm kiếm thông tin sản pham khi có yêu cầu, cập nhật thông tin sản phẩm khi sai sót.Các thông tin về sản phẩm bao gồm: Mã sản phẩm, tên sản phâm, đòng máy, đơn giá bán, đơn giá nhập, kích thước, kiểu đáng, màn hình, trọng lượng, số lượng, ảnh,...Các thông tin về điện thoại được lưu trữ trong kho dữ liệu “Dữ liệu điện thoại” Chức năng quản lý danh mục nhân viên làm nhiệm vụ quản lý các thông tin liên quan đến nhân viên:nhập mới thông tin nhân viên, tìm kiếm thông tin nhân viên, cập nhật thông tin nhân viên theo yêu cầu của nhà quản lý. Các thông tin nhân viên được lưu trữ vào kho đữ liệu “Dữ liệu nhân viên”. Chức năng quản lý danh mục khách hàng làm nhiệm vụ quản lý thong tin liên quan đến khách hàng đến mua hàng: nhập mới thông tin khách hàng khi khách hàng đến mua hàng lần đầu tiên, tìm kiếm thông tin khách hàng, cập nhật thong tin khách hàng khi có yêu cầu, các thông tin của khách hàng được lưu trữ trong kho “Dữ liệu khách hàng”.
Chức năng Quản lý nhập hàng: Khi cửa hàng có nhu cầu nhập sản phẩm, nhân
viên sẽ liên hệ với nhả cung cấp đề làm hợp đồng. Khi nhận hàng nhân viên sẽ kiểm
tra hàng với các tiêu chí: số lượng sản phẩm, chất lượng sản phâm, mẫu mã của sản phẩm. Nếu sản phẩm đạt chất lượng yêu câu thì nhân viên viết hoá đơn nhập và nhập sản phâm vào kho, lập phiếu nhập kho.Thông tin nhập hàng sẽ được lưu trữ trong kho “Dữ liệu nhập hàng ”.thông tin phiếu nhập kho được lưu trong kho “Số nhập kho”. Trong trường hợp sản phẩm không đạt yêu cầu thì nhân viên sẽ yêu cầu nhà cung cấp đối lại hàng.
Chức năng quản lý bán hàng: Nhân viên nhận yêu cầu mua hàng từ khách hàng( xác định các yêu cầu như mặt hảng, số lượng....). Sau đó nhân viên sẽ kiểm tra sản phẩm. Nếu sản phẩm mà khách hảng yêu cầu không có trong cửa hàng hoặc đã hết thì khách hàng được thông báo hết sản phẩm, nếu có sản phẩm thì lấy thông tin
19
của khách hảng, lấy sản phâm từ kho, xuất phiếu xuất kho, viết hoá đơn và phiếu bảo hành gửi cho khách hàng và lưu lại thông tin hóa đơn, thông tin của khách hàng.
Thông tin hóa đơn sẽ được lưu trong kho “Dữ liệu bán hàng”. Khách hàng sẽ thanh toán sản phâm ngay bằng tiền mặt hoặc chuyên khoản qua tài khoản ngân hàng của cửa hảng.
Chức năng quản lý bảo hành: Khi khách hàng mua sản phâm điện thoại từ cửa hàng nếu sản phẩm bị lỗi, cửa hàng sẽ tiến hành bảo hành sản phâm theo quy định:
nhận yêu cầu của khách hàng, kiêm tra điều kiện bảo hành, kiểm tra lỗi của máy tiễn hành bảo hành và bản giao lại khách hàng khi sản phẩm được bảo hành thành công.
Thống kê, báo cáo:Hăng tháng cửa hàng sẽ thông kê số lượng hàng đã bán, số lượng hàng đã nhập, doanh thu từng tháng...
20
CHUONG II: PHAN TICH HE THONG 2.1. Xác định mô hình phân rã chức năng của hệ thống
2.1.1 Mô tả hệ thống nghiệp vụ Hệ thống quản lý cửa hàng bán điện thoại bao gồm 3 bộ phận chính
Bộ phận bán hàng: Nhiệm vụ chính của bộ phận nảy là tiếp nhận yêu cầu mua
hàng của khách hàng khi đến cửa hàng mua hảng, tư vẫn khách hàng. Nhân viên bán hang có trách nhiệm kiếm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi thêm mới hoặc cập nhật các thông tin của khách hàng vào cơ sở đữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng
xuất(hóa đơn bán).
Bộ phận kho: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh cần lập một đơn hảng nhập. Sau khi hàng được nhập về kiếm tra các thông tin của mặt hàng và cần lưu trữ các thông tin về mặt hảng đã nhập vào kho đữ liệu. Đơn hàng nhập cũng được lưu trữ đề thuận tiện cho việc thanh toán.
Bộ phận bảo hành sản phẩm: Nhiệm vụ của bộ phận nảy là tiếp nhận yêu cầu bao hanh san pham của khách hàng. Bộ phận bảo hành có trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu thanh toán (nếu đã
hết bảo hành).
2.1.2. Yêu cầu chức năng và phi chức năng Yêu cầu chức năng
FÌ Quản lý danh mục điện thoại L¡ Thêm mới thông tin điện thoại: Thêm mới thông tin điện thoại
khi có hàng mới nhập về
O Tìm kiếm thông tin điện thoại : Tìm kiếm thông tin điện thoại khi có yêu cầu cần tìm kiếm
L¡_ Cập nhật thông tin điện thoại: Cập nhật lại thông tin điện thoại bi sai hoặc thiếu thông tin.
O Quan lý danh mục nhân viên Ol Thêm thông tin nhân viên và sửa thông tin nhân viên khi có nhân
viên mới hoặc thông tin nhân viên sai.
O Tìm kiếm thông tin nhân viên theo yêu cầu nhả quản lý FÌ Quản lý danh mục khách hàng
E] _ Thêm thông tin khách hảng khi khách hảng lần đầu tiên đến
mua hàng hoặc tư van phuc vu hỗ trợ sau nay Sửa thông tin khách hàng khi thông tin khách hàng cần bổ sung hoặc sai sót
21
Lẽ Tỡm kiếm thụng tin khỏch hàng phục vụ hỗ trợ LÌ: Nhập hàng
Lẽ Yờu cầu nhập hảng: Khi một sản phẩm nảo đú hết hàng hoặc cần SỐ lượng lớn một sản phẩm, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra vả liên hệ với nhà cung cấp đề tiến hành nhập thêm sản phẩm.
Kiểm tra sản phâm : nhân viên sẽ kiếm tra số lượng hảng hoá nhập vảo xem có đúng yêu cầu hay không: đủ số lượng, chất lượng, mẫu mã...
Nhập hảng vào kho : Nếu sản phâm đạt đủ yêu cầu đặt ra, của hàng sẽ tiễn hành nhập hàng vào kho
Lập hoá đơn nhập: Cửa hàng sẽ lập hoá đơn nhập hàng để tiến hành thanh toán
FÌ Bán hàng Lẽ Lẽ
Nhận yêu cầu của khách hàng: Nhân viên nhận yêu cầu của khách hang vé san pham dién thoai mong muốn
Kiểm tra sản phâm điện thoại hiện tại có hay không: kiêm tra điện
thoại có hay không tại của hảng và phản hồi lại cho khách hàng.
Lập hoá đơn thanh toán cho khách hàng: Nếu khách hàng hài lòng
với sản phẩm của cửa hàng cung cấp, nhân viên sẽ tiến hành lập hoa don san pham cho khách hàng
Thanh toán hoá đơn: Khách hàng sẽ nhận sản phẩm và thanh toán hoá đơn, kết quả được hiển thị trên hệ thống.
LÌ Quản ÿ bảo hành Lẽ
Lẽ
Lẽ Nhận yêu cầu bảo hành: Tiếp nhận yêu cầu bao hanh khi sản phẩm điện thoại của khách hàng mua gặp vấn đề
Kiểm tra phiếu bảo hành: Kiểm tra phiếu xem sản phâm còn thời gian bảo hành hay không, kiểm tra sản phẩm bị lỗi có nằm trong danh mục được bảo hành không.
Kiểm tra hiện trạng máy: Kiểm tra các lỗi của điện thoại cần được bảo hành.
Tiến hảnh bảo hành: cửa hàng sẽ tiến hành sửa chữa các lỗi của sản phẩm.
Bản giao điện thoại: bàn giao lại điện thoại cho khách hàng khi sản phẩm đã hoàn thành bảo hành.
(l Bảo cáo
Lẽ Lập bỏo cỏo doanh thu: lập bỏo cỏo doanh thu thu được sau
khoảng thời gian nhất định (ngảy, tuần...)
22
1 Lập báo cáo thống kê nhập hảng: Báo cáo số lượng sản phẩm đã nhập trong một giai đoạn nào đó
Ì Lập báo cáo thống kê bán hàng: Thống kế các sản phâm đã bán trong I giai đoạn nảo đó theo sản phâm, hãng...
Yêu cầu phi chức năng Chỉ phí bảo trì thấp, hiệu suất cao, đáp ứng nhu cầu nhanh chóng
¡ Tốc độ phản hồi nhanh, đáp ứng lượng truy cập lớn
¡ Khả năng bảo mật tốt, cập nhập sản phâm nhanh chóng, kho đữ liệu lớn
ù Giao điện thõm mỹ, hệ thống cú thờ chạy trờn nhiều điều kiện, hệ điều hành khác nhau
L¡ Khả năng tương tác, phản hồi chính xác, hoạt động ổn định theo thời gian.
2.1.3. Sơ đồ phân rã chức năng
——— ‡ 1 | + 3 br
Sơ đồ 1 Sơ dé phân rã chức năng về quản lý bán hàng điện thoại
23