III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Chi cục Kiểm Lâm
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả các vấn đề về lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ về pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân.
Công tác Lưu trữcủa Chi cục Kiểm lâm tỉnh Hòa Bình nhìn chung chất lượng tài liệu đưa vào Kho lưu trữ khá tốt, phần lớn là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn và giá trị lâu dài.
3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:
- Từ khi thành lập cho đến nay cơ quan đã ban hành khá nhiều văn bản. Tài liệu lưu trữ của cơ quan chủ yếu là các văn bản do cơ quan ban hành. Các văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ của cơ quan. Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ khi thành lập cơ quan đến nay.
- Nhược điểm của công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ở cơ quan đó là: Các văn bản còn nằm sót lại ở các phòng, ban chưa được thu thập hết.
Một số văn bản nộp lưu ít có giá trị hoặc trùng lặp . 3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi, lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
- Công tác chỉnh lý tài liệu của Cơ quan lựa chọn phương án chỉnh lý là
“thời gian - mặt hoạt động”.
- Để tiến hành thực hiện chỉnh lý phải thực hiện các bước sau đây:
• Phân chia tài liệu chỉnh lý:
- Bước đầu phân chia tài liệu thành từng nhóm lớn theo từng mặt hoạt động.
- Nếu có thể chia nhỏ được thì cán bộ chỉnh lý tiếp tục chia nhỏ khối tài liệu đó để tiện cho việc tra tìm.
- Trong quá trình này cần chú ý loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị. Tài liệu trong một nhóm nhỏ lại được sắp xếp theo một trật tự nhất định.
• Lập hồ sơ:
- Khi phân loại tài liệu cán bộ văn thư phải dự kiến tiêu đề hồ sơ bằng mảnh gài vào sơ mi.
- Khi biên mục trên cơ sở tiêu đề dự kiến, biên mục chính thức vào bìa hồ sơ. Nội dung của Bìa hồ sơ phải thể hiện được những nội dung như: Tên phông lưu trữ; tên đơn vị, tổ chức; tên tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng bì; thời hạn bảo quản; số lưu trữ; sắp xếp tài liệu lên giá tủ.
- Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu ở Cơ quan đó là thực hiện không thường xuyên (mới thực hiện chỉnh lý tài liệu một lần), chưa thấy hết tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên không thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu.
- Tuy nhiên công tác chỉnh lý vẫn được tiến hành rất nghiêm túc, quy củ và đúng quy trình tuần tự, bao gồm: phân loại tài liệu; lập hồ sơ; biên mục hồ sơ; nhãn, hộp đánh số hồ sơ vào bìa, cặp; xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ. Công tác tìm kiếm dễ dàng nhờ những dữ liệu đã được lưu trên máy tính và sự sáng tạo của nhân viên văn thư.
3.3. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Do Cơ quan không có kho lưu trữ mà chủ yếu tài liệu của Cơ quan được bảo quản ngay tại phòng Hành chính – Tổng hợp nên cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ rất ít và thiếu quan tâm, chủ yếu chỉ là các hộp đựng tài liệu có ghi tên cụ thể các loại tài liệu, hồ sơ bên ngoài được để ngay ngắn trong tủ đựng tài liệu.
Để có thể bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt, Cơ quan cần quan tâm hơn nữa đến việc trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng như bình chữa cháy mini, thuốc chống ẩm, mốc, xịt gián, mối…
Ngoài ra còn cần thường xuyên lau bụi cho hồ sơ, tài liệu, quét dọn lau chùi tủ đựng tài liệu.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Các tài liệu lưu trữ của Cơ quan thường xuyên được sử dụng để phục vụ nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của công, nhân viên trong cơ quan.
Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc về phòng Hành chính – Tổng hợp và giao trực tiếp công việc cụ thể cho nhân viên văn thư kiêm lưu trữ của cơ quan.
Lưu trữ cơ quan hiện nay tổ chức sử dụng tài liệu bằng việc thông báo tài liệu lưu trữ được đưa vào sử dụng tra cứu, tài liệu khi cho mượn là tài liệu gốc vì thế cán bộ lưu trữ phải phô tô lại để phục vụ người mượn và cũng để tránh thất thoát và làm rách, nhàu tài liệu.
Đối với các công, nhân viên trong cơ quan có nhu cầu tra cứu tài liệu thì liên hệ với cán bộ lưu trữ. Đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới thiệu và ý kiến đồng ý của trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp.
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng mẫu các mẫu văn bản hành chính thuộc thẩm