CHƯƠNG II. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 12. Khen thưởng, kỷ luật
Điều 13. Hướng dẫn thi hành và tổ chức thực hiện
1. Chánh văn phòng, Trưởng phòng, Ban Hành chính có trách nhiệm hướng dẫn, theo dừi, kiểm tra việc thực hiện quy chế này.
2. Quy chế này phổ biến đến các cơ quan, đơn vị trong toàn Tổng cục để thực hiện.
CHỦ NHIỆM
Thượng tướng Nguyễn Văn H
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan thực tập.
Công tác hành chính văn phòng có vai trò rất quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chính trị của mỗi cơ quan, đơn vị. Những năm qua, lãnh đạo cơ quan rất quan tâm đầu tư những điều kiện vật chất và nhân lực để Ban Hành chính (Văn phòng) Cục ChÝnh trị đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ to lớn của mình.
Cùng với quá trình cải cách hành chính nhà nước, các đơn vị vũ trang nói chung và Cục Chính trị nói riêng tiếp tục đẩy mạnh cải cách về thể chế, đổi mới tổ chức và hoạt động của cơ quan mình; trong đó, việc quan tâm đề cao chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng ngày càng được đặt ra như chức năng cơ bản nhất của văn phòng. Cùng với sự phát triển chung của cơ quan, việc thu thập, phân tích và tổng hợp những thông tin trong quá trình hoạt động chủ yếu được thực hiện bởi Ban Hành chính. Đối với cơ quan tham mưu hành chính quân sự cấp chiến lược như Cục Chính trị thì phần lớn các thông tin đều thể hiện dưới dạng văn bản, việc đảm bảo thông tin rất quan trọng và cần thiết cho lãnh đạo cơ quan đề ra các quyết định quản lý. Do vậy, để làm tốt công tác thông tin Ban Hành chính luôn xác định trước hết phải làm tốt công tác văn thư và lưu trữ. Đó là những nội dung quan trọng của công tác văn phòng mà thời gian qua cơ quan luôn có sự đầu tư thích đáng và đạt được những kết quả khả quan. Về cơ bản, công tác thông tin văn phòng đã cung cấp cho lãnh đạo và cán bộ trong cơ quan những thông tin, văn bản, tư liệu cần thiết để phục vụ nghiên cứu, thảo luận, quyết định những công việc đã được đặt ra trong chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ. Tổng hợp tình hình hàng ngày, hàng tuần trên tất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan; kịp thời báo cáo cho Thủ trưởng Cục, giúp lãnh đạo Cục quyết định các chủ trương, đề ra các biện pháp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và tổng hợp báo cáo định kỳ lên cơ quan quản lý cấp trên. Phục vụ thông tin giúp Thủ trưởng Cục giải quyết công việc hàng ngày, điều hòa, phối hợp với các cơ quan hữu quan giải quyết kịp thời và có hiệu quả những nhiệm vụ, công việc thuộc chức năng của cơ quan.
Trong năm 2014, về cơ bản Ban Hành chính đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mỡnh; tổng hợp, xõy dựng cỏc chương trỡnh, kế hoạch cụng tỏc; theo dừi đụn đốc và thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đó theo sự phân công của Đảng ủy, Thủ trưởng Cục. Phối hợp, hiệp đồng với các phòng, ban trong cơ quan thực hiện có hiệu quả các chương trình, nhiệm vụ của cơ quan.
Đối với công tác tổ chức quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, trong quá trình thực hiện các nội dung công việc đã bảo đảm được các yêu cầu:
nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Quá trình giải quyết công việc của cơ
quan phụ thuộc rất nhiều vào việc làm tốt công tác quản lý và giải quyết văn bản đến; xây dựng văn bản, giải quyết văn bản đến nhanh, kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng các công việc của cơ quan; ngược lại giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của cơ quan, đồng thời giảm ý nghĩa của những sự việc được nêu trong văn bản. Các văn bản do cơ quan ban hành luôn đảm bảo chính xác về nội dung, không trái với các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản của cơ quan cấp trên; văn bản ban hành được soạn thảo đúng thể thức và hình thức văn bản theo quy định của pháp luật; các quy trình nghiệp vụ công tác văn thư cũng được thực hiện đúng quy trình quy định của Nhà nước và của Bộ Quốc phòng. Việc thực hiện bảo mật tại bộ phận văn thư chuyên trách của cơ quan như: bí mật về nội dung các văn bản đến, giải quyết văn bản và từ công đoạn ban hành văn bản cho đến việc lưu văn bản luôn đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật quốc gia và quy định về bảo vệ bí mật quốc phòng, an ninh. Việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác văn phòng nói chung và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng cũng là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác văn thư đáp ứng kịp theo xu hướng hiện đại hóa văn phòng.
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động quan trọng trong công tác hành chính văn phòng, do vậy mà bộ phận bảo mật lưu trữ đã phát huy công tác này với tinh thần, trách nhiệm cao; bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan một cách có hiệu quả. Cán bộ lưu trữ chuyên trách thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ lưu trữ như: xác định giá trị, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, bảo quản tài liệu… Công tác bảo mật tài liệu là công tác luôn được đặc biệt quan tâm, việc đưa tài liệu ra sử dụng phải đảm bảo đúng đối tượng, mục đích nghiên cứu và bảo đảm bí mật. Cụ thể, nội dung nghiệp vụ quản lý, hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan đã làm, bao gồm: Soạn thảo, ban hành các văn bản về quy chế công tác lưu trữ trong nội bộ cơ quan, các văn bản chỉ đạo về thực hiện công tác lưu trữ cho các phòng, ban và cá nhân trong cơ quan; lập kế hoạch lưu trữ ngắn hạn, dài hạn theo hướng dẫn chỉ đạo của cơ quan cấp trên; dự trù kinh phí hoạt động thường xuyên cho công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu, mua sắm trang thiết bị bảo quản; thực hiện nghiêm chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định …
Về công tác quản trị và tài chính: Thực hiện tốt công tác quản lý tài vụ, tài sản, trật tự vệ sinh cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, giao tiếp lễ tân một cách khoa học và văn minh. Thực hiện công tác bảo đảm như mua sắm trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất, hậu cần, quân trang và các phương tiện đảm bảo cho hoạt động và công tác của cơ quan. Cụ thể thời gian qua Ban Hành chính đã thực hiện tốt những nhiệm vụ sau:
- Cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ;
- Mua sắm, quản lý, bảo vệ, bảo dưỡng các trang thiết bị trong cơ quan đảm bảo cho hoạt động của cơ quan tiến hành liên tục;
- Quản lý chi tiêu tài chính theo đúng chế độ, chính sách do Nhà nước và Bộ Quốc phòng quy định;
- Duy trì nghiêm chế độ trực ban, trực nghiệp vụ và đảm bảo an ninh trật tự trong cơ quan;
Tổ chức tốt công tác lễ tân, giao tiếp, đảm bảo giữ được vai trò cầu nối của cơ quan với các đối tượng giao tiếp . . .
Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử để lại, nền hành chính nước ta nói chung và công tác hành chính văn phòng nói riêng cơ bản đang ở trong điều kiện lạc hậu nên có lúc, có nơi một số cơ quan còn chưa có nhận thức đúng đắn về vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng; chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng. Bên cạnh đó, nhiều cán bộ làm công tác hành chính văn phòng do nhận thức chưa đúng vai trò của mình hoặc kiến thức chuyên môn hạn chế nên còn lúng túng, thiếu khoa học trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.
Ban Hành chính là một đơn vị tổ chức trong cơ cấu của Cục Chính trị và giữ vai trò khá quan trọng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan.
Trước hết, Ban Hành chính luôn gắn với công tác quản lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính được giao để phục vụ và duy trì hiệu quả hoạt động của cơ quan. Thứ hai, Ban hành chính phải trực tiếp đảm nhiệm công tác phục vụ cho bộ máy lãnh đạo; đảm bảo các điều kiện làm việc của toàn cơ quan;
phát huy cao độ trách nhiệm của một đầu mối thu thập và xử lý thông tin, đảm bảo sự vận hành thông suốt và liên tục của cơ quan. Do vậy mà nhiệm vụ xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố rất quan trọng nhằm giúp cơ quan đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả trong toàn bộ hoạt động của cơ quan. Để đảm bảo cho ban Hành chính phát huy tốt vai trò tham mưu giỳp lónh đạo Cục tổ chức điều hành hoạt động của cơ quan cần phải xỏc định rừ chức năng nhiệm vụ để xây dựng cơ cấu tổ chức của đơn vị này một cách hợp lý;
quy hoạch đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác văn phòng đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.
Một số giải pháp cụ thể đó là, phải thường xuyên quan tâm chăm sóc đến công tác đào tạo, bồi dưỡng đối với cán bộ chuyên trách hành chính văn phòng; đầu tư việc mua sắm trang thiết bị văn phòng hiện đại và từng bước ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ để đáp ứng yêu cầu phục vụ cho hoạt động của cơ quan và xu hướng hiện đại hóa văn phòng.