Điều 17. Trách nhiệm của Phòng Nội vụ
IV. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhực điểm của mô hình đó
Hiện nay nhu cầu của một mô hình làm việc hiện đại ngày càng cao, do đó để bộ phận văn phòng làm việc có hiệu quả nhất thì đòi hỏi mô hình văn phòng phải được xây dựng một cách khoa học và hiện đại là rất quan trọng có ảnh hưởng lớn đến kết quả công việc của tất cả cán bộ nhân viên trong văn phòng.
quan trọng hơn hết một mô hình văn phòng hiện đại sẽ làm giảm áp lực về công việc, đến chất lượng công việc cũng như tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên. Bố trí các bộ phận của văn phòng là một nội dung của công tác tổ chức văn phòng, vì vậy đòi hỏi bố trí các bộ phận của văn phòng phải mang tính khoa học. Tùy theo nội dung, tính chất của công việc và hoàn cảnh cụ thể của mỗi cơ quan, đơn vị mà cách bố trí các bộ phận văn phòng có thể khác nhau song phải quán triệt đây đủ các yêu cầu sau đây:
a, Các yêu cầu của bố trí văn phòng:
- Tận dụng tối ưu mặt bằng, tiết kiệm và sử dụng một cách hợp lý diện tích văn phòng. tạo một môi trường xanh trong văn phòng làm việc giúp tinh thần làm việc thoải mái nhất cho cán bộ, nhân viên văn phòng.
- Tạo môi trường thích hợp cho công việc của nhân viên văn phòng nhằm giúp nhân viên hoàn thành công việc với năng xuất lao động cao nhất.
- Tạo điều kiện thuận lợi nhất trong công tác thu thập, xử lý thông tin.
b, Các phương pháp bố trí văn phòng hiện đại:
Như trên đã đề cập, cơ cấu tổ chức của văn phòng ở các cơ quan, đơn vị rất phong phú , đa dạng và do đó cách bố trí sắp xếp các bộ phận của văn
phòng cũng muôn hình muôn vẻ. Sau đây là cách bố trí văn phòng theo kiểu hiện đại:
- Văn phòng bố trí mở: Trong thực tế kiểu bố trí văn phòng chia nhỏ đang dần dần thu hẹp mà thay vào đó là kiểu văn phòng mở. Toàn văn phòng là một khoảng không gian rộng lớn được ngăn thành từng ô, từng khoang bằng các vật liệu, dụng cụ thích hợp. Bố trí văn phòng theo kiểu này có nhiều ưu điểm như: Tận dụng diện tích mặt bằng tối đa vì không có tường ngăn, diện tích được điều chỉnh theo số lượng người nhằm tạo điều kiện thuận lợi nhất. Do đó có thể bố trí các nhóm nhân viên phụ trách các công việc có liên quan với nhau sát cạnh nhau, nên giảm thiểu thời gian và công sức cho việc đi lại nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Mặt khác cách bố trí kiểu này cũng có nhược điểm như gây ồn ào xung quanh, giảm sự tập trung cho công việc, khó đảm bảo bí mật thông tin khi cần thiết.
- Văn phòng xanh: Theo em được cập nhật hiện nay ở một số văn phòng đã thực hiện mở rộng quy mô văn phòng xanh. Đây la loại văn phòng sử dụng cây xanh sắp xếp các loại cây xanh làm tươi mát phòng , tạo không gian thoải mái, giúp nâng cao tinh thần sáng tạo trong công việc. ở đây có thể hiểu văn phòng xanh la loại hình văn phòng tiết kiệm tối đa các loại trang thiết bị hiện đại và sử dụng các ánh sáng, khí thiên nhiên để giúp cho sức khỏe tốt hơn không gây cảm giác khó chịu và ngột ngạt.
c, Hiện đại hóa công tác văn phòng:
- Ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, máy tính và công nghệ truyền thông đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản. Hầu hết mọi hoạt động của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, máy tính và các phương tiện kỹ thuật hiện đại khác.
- Mạng vi tính với công nghệ: để nhanh chóng xử lý các thông tin đầu vào, đầu ra người ta thường kết nối các máy tính thành mạng và có 3 loại mạng phổ biến như: mạng đơn giản, mạng nội bộ, mạng mở rộng.
- Thư điện tử ( Email), hệ thống chương trình World wide web.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin văn phòng sẽ được phát triển theo hướng '' văn phòng điện tử hóa'' . Do đó khi mua sắm các trang thiết bị,
bố trí chỗ làm việc, cùng thiết bị cho mỗi nhân viên cần phải được tiến hành cho phù hợp với xu hướng hiện đại hóa công tác văn phòng. Mặt khác các quản trị viên văn phòng ngoài kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn cần phải trau dồi kỹ năng của công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo các trang thiết bị hiện đại để phân tích, xử lý thông tin một cách khoa học .
` * Đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan. Nhận xét ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng hoặc Phòng Hành chính.
Qua thời gian em đi thực tập và được tiếp xúc trực tiếp với cơ quan em thấy rừ cơ cấu, tổ chức gồm cú cỏc bộ phận khỏc nhau của văn phũng được bố trí để đảm nhận nhiệm vụ của công tác văn phòng.
- Bộ phận văn thư : Có nhiệm vụ quản lý điều hành công tác tiếp nhận, xử lý bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, tổ chức công tác lễ tân, quản lý sử dụng hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn thư.
- Bộ phận Hành chính tổng hợp: Một số chuyên viên có trình độ chuyên môn tư vấn cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động , theo dừi tổng hợp tỡnh hỡnh hoạt động của cơ quan để bỏo cỏo kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất các phương án giải quyết.
- Bộ phận lưu trữ: Sưu tầm những tài liệu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, phân loại đánh giá, chỉnh lý tài liệu và thực hiện lưu trữ các tài liệu theo quy định của ngành và theo yêu cầu của cơ quan, tổ chức hưỡng dẫn công tác lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho các bộ phận của cơ quan.
- Bộ phận tài vụ:
- Bộ phận bảo vệ: Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an ninh cho cơ quan, bảo vệ môi trường, cảnh quan của đơn vị....
=> Mỗi bộ phận của văn phòng đều có một người phụ trách như trưởng phòng hoặc tổ trưởng sẽ chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về điều hành và kết quả thực hiện của các hoạt động bộ phận đó.
- Từ đó em thấy Văn phòng của Chi cục văn thư lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của cơ quan.
- Công tác tổ chức quản lý văn phòng thực hiện nghiêm túc, bố trí sắp xếp và phân công nhiệm vụ cho các bộ phận hợp lý theo chuyên môn của mình.
- Cung cấp kịp thời và đầy đủ các thông tin cho lãnh đạo hằng ngày.
Hoạt động văn bản giấy tờ rất tốt, cũng như công việc chuyển giao văn bản hàng ngày được cập nhật và giải quyết kịp thời, nhanh chóng.
- Công tác đón tiếp khách hằng ngày rất chu đáo, cởi mở và thân thiện.
Bên cạnh những ưu điểm nổi bật của văn phòng em còn nhìn nhận được một số những nhược điểm như: Ở đây cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị văn phòng chưa được cải thiện hiện đại. Vẫn còn những máy móc đã cũ nên hiệu quả và năng xuất làm việc không nhanh nhạy. Cần được cải tiến hóa toàn bộ trang thiết bị làm việc văn phòng ở đây để tạo cho cơ quan hình ảnh đẹp và hiện đại hơn.
VI. Dánh giá về cơ cấu tổ chức, bô máy văn phòng. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng.
Tổ chức và hoạt động của văn phòng Chức năng:
- Giúp lãnh đạo sở tổng hợp xây dựng quy, hoạch kế hoạch dài hạn 5 năm và hàng năm về công tác Nội vụ trên địa bàn tình hình UBND tỉnh phê duyệt.
- Tổ chức các điều kiện, phương tiện phục vụ, đảm bảo các hoạt động của sở thông suốt, hiệu quả
- Giúp lãnh đạo sở tổ chức quản lí , tổ chức nhân sự, thực hiện chế độ chính sách khen thưởng, kỷ luạt, đào tạo, và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức thuộc sở theo quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ:
a.Công tác tổng hợp
+ Tổng hợp xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn 5 năm và hàng năm về công tác nội vụ trên địa bàn tỉnh trình UBND tỉnh phê duyệt. Tổ chức điều hành công tác thông tin, tổng hợp tình hình đảm bảo thông tin kịp thời phục vụ cho việc quản lý điều hành của Lãnh đạo Sở, xử lý công việc theo nhiệm vụ được phân công; Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện Tổ chức thực hiện công tác văn thư và công tác lưu trữ, quản lý văn bản đến và văn bản phát hành; giúp Lãnh đạo sở về mặt pháp chế hành chính trong công tác soạn thảo và ban hành các văn bản.
+ Xây dựng và thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Sở.
+ Tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan.
+ Thực hiện công tác thi đua khen thưởng của ngành Nội vụ.
b. Công tác tổ chức nhân sự:
+ Nghiên cứu đề xuất mô hình tổ chức quản lý và các phương án sắp xếp Tổ chức bộ máy trong cơ quan. Nghiên cứu xây dựng, đề xuất, tổ chức thực hiện quy hoạch, đề bạt cán bộ, tuyển dụng, điều động công chức đáp ứng nhu cầu thực thi công vụ.
+ Xây dựng các văn bản liên quan đến quy chế cho việc điều hành và quản lý cơ quan Sở, các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức....
+ Phối hợp chặt chẽ với các phòng đánh giá công chức, viên chức hàng năm trong Sở, bổ sunglưu giữ hồ sơ công chức trong cơ quan.
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo nhằm nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn của công chức
c. Công tác hành chính
+ Thực hiện công tác quản trị hành chính, quản lý tài chính và các cơ sở vật chất, tài sản của cơ quan Sở:
- Xây dựng dự toán chi hành chính hàng năm đáp ứng yêu cầu chi tiêu cho các chương trình mục tiêu, các yêu cầu chi thường xuyên...
- Quản lý và điều hành phương tiện ô tô phục vụ Lãnh đạo Sở đi công tác.
- Phục vụ công tác tiếp khách, hội họp, hội nghị của Sở.
- Mua sắm các trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, in ấn, nhân bản các văn bản phục vụ công tác của Sở.
- Đảm bảo thông tin liên lạc thông suốt, điện nước sinh hoạt trong cơ quan Sở.
+ Quản lý hệ thống mạng tin học, trang web, các thiết bị công nghệ thông tin trong Sở đảm bảo cho việc quản lý điều hành của Lãnh đạo Sở.
Đề xuất ứng dụng thông tin có thể áp dụng trong việc quản lý và điều hành của sở.
*Ưu điểm:
- phối hợp chặt chẽ với các phòng trong cơ quan lưu trữ đầy đủ các hồ sơ quan trọng của cơ quan
- Đảm bảo thông tin liên lạc cho lãnh đạo
- Chuẩn bị tốt, chu đáo các chuyến đi công tác cho lãnh đạo
- Công tác đón tiếp khách, hội nghị, hội họp của sỏ được chuẩn bị tốt - Mua sắm kịp thời các trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ công tác của sở.
* Nhược điểm:
- Còn hạn chế về khâu giải quyết các vấn đề liên quan đến văn bản, theo thủ tục hơi rườm rà, cần được nâng cao kỹ năng giải quyết công việc hơn.
- Chấp hành quy chế văn hóa công sở còn hạn chế cần được quan tâm đôn đốc và nhắc nhở thêm.
Chương III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Trong quá trình thực tập tại tại Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình, bằng việc tiếp xúc với các công việc thực tế cùng với sự quan tâm và tạo điều kiện của các cấp lãnh đạo cũng như chỉ dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của tập thể các cán bộ, chuyên viên trong Văn phòng huyện Nguyên Bình và sự cố gắng, nỗ
lực học hỏi của em, thời gian thực tập tuy không phải dài nhưng cũng đã cung cấp cho em những kiến thức tổng quát và kỹ năng cần thiết và ngành học của mình, so sánh những gì đã được giảng dạy tại trường với những thực tiễn công việc diễn ra trong cơ quan, học hỏi đúc kết kinh nghiệm để nâng cáo kiến thức.
I. nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong