3.2.1. Mô hình tổ chức văn thư cơ quan:
Văn thư UBND huyện Gia Lâm là mô hình văn thư tập trung:
Ưu điểm:
- Mọi công văn giấy tờ để tập chung tại văn thư sau đó văn thư mới chuyền gửi tới các phòng ban đơn vị. Tạo sự thống nhất trong quá trình xử lý
văn bản.
- Giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm tra, giám sát tiến độ triển khai thực hiện văn bản.
- Mọi văn bản đều qua văn thư kiểm tra về thể thức, tránh được sự sai sót về thể thức văn bản khi ban hành.
- Văn thư tổng hợp thông tin từ các phòng ban đơn vị xây dựng lịch công tác thường kì cho UBND giúp lãnh đạo nắm được mọi hoạt động của các đơn vị, phòng ban trong cơ quan.
Nhược điểm:
- Mô hình này đòi hỏi phải có sự thống nhất trong quy trình quản lý của Lãnh đạo vì chỉ cần có sự sai sót, chệch quỹ đạo từ phía các đơn vị, phòng ban sẽ dẫn đến sự sáo trộn lịch công tác thường kì của toàn UBND.
- Yêu cầu Phải áp dụng ISo trong công tác quản trị.
3.2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc thực hiện chỉ
đạo công tác văn thư.
Trong suốt quá trình hình thành và hoạt động của Văn phòng HĐND – UBND huyện Gia Lâm, công tác văn thư được xem là một bộ phận góp phần quan
trọng vào hoạt động chung của cơ quan. Là bộ phận đảm bảo năng suất chất lượng cho Văn phòng. Chính vì vậy, làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết những công việc một cách nhanh chóng và đảm bảo hiểu quả công việc của cơ quan.
Để đáp ứng nhu cầu công tác văn thư, phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách. Công tác văn thư của UBND huyện Gia Lâm được tổ chức theo hình thức tập trung.
Chánh Văn phòng HĐND – UBND huyện Gia Lâm là người trực tiếp giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực hiện công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ văn thư ở các bộ phận thuộc Văn phòng.
Các Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm hỗ trợ Chánh Văn phòng trong việc quản lý chỉ đạo công tác văn thư, thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể do Chánh Văn phòng giao cho trong phạm vi quyền hạn của mình.
Nhìn chung, lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Giam Lâm thực hiện rất tốt trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư tại cơ quan. Lãnh đạo Văn phòng đều là người có tinh thần trách nhiệm cao và có trình độ về nghiệp vụ văn thư vững vàng. Vì vậy công tác văn thư cơ quan luôn được quan tâm và thực hiện rất tốt.
3.2.3.Khảo sát về tình hình thực hiện công tác lưu trữ:
Được sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch UBND huyện Gia Lâm, Chánh Văn phòng UBND huyện là người chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan. Nhận thấy vai trò của công tác lưu trữ là rất quan trọng, chính vì vậy lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng đã đưa ra một số biện pháp cụ thể tạo điều kiện cho công tác lưu trữ ngày càng hoạt động có hiệu quả hơn.
Hiện nay, UBND huyện Gia Lâm chưa ban hành Quy chế nào về chỉ đạo công tác lưu trữ mà chỉ thực hiện theo các quy định chung của Nhà nước như:
- Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001;
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Công tác lưu trữ tại cơ quan hiện tại vẫn là do cán bộ văn thư kiêm nhiệm.
Được sự quan tâm của lãnh đạo Văn phòng và Lãnh đạo UBND về công tác lưu trữ, hiện nay phòng dùng để lưu trữ văn bản tài liệu được bố trí một cách khoa học và được trang bị cơ sở vật chất hiện đại nhằm đảm bảo tuổi thọ của văn bản tại liệu cũng như đảm bảo cho công tác khai thác sử dụng tài liệu của các cán bộ, công chức, viên chức của UBND. Mặc dù cơ sở vật chất tại phòng lưu trữ của cơ quan nhận được rất nhiều sự quan tâm và chú trọng nhưng tại văn phòng HĐND- UBND huyện Gia Lâm vẫn chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ cơ quan, vì vậy mà công tác lưu trữ vẫn còn rất nhiều bất cập và chưa thực sự được khai thác hết tiềm năng.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan ban hành bộ mẫu lịch công tác tuần, tháng và năm: