Chương II BÀI TRÍ CÔNG SỞ
Điều 17. Tổ chức thực hiện
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm
Văn phòng giữ một vị trí vai trò quan trọng đối với cơ quan, đơn vị nói chung và cơ quan hành chính Nhà nước nói riêng. Để công tác văn phòng ngày càng phát triển hơn để phát huy những ưu điểm và hạn chế, khắc phục những nhược điểm trong hoạt động của văn phòng cần thực hiện các biện pháp khắc phục như sau:
* Nâng cao nhận thức, trình độ chuyên môn cho cán bộ công chức, viên chức trong Văn phòng UBND huyện: Cử cán bộ đi học tập huấn, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn về công tác Hành chính quản trị, Quản trị văn phòng, công tác văn thư, lưu trữ… Tăng cường trẻ hóa đội ngũ cán bộ văn phòng.
- Đào tạo thêm nhân lực, nhân viên Quản trị văn phòng có trình độ nghề nghiệp và chuyên môn tốt, tác phong nhanh nhẹn thích ứng được công việc nhanh chóng, chính xác, chất lượng. Phổ cập công nghệ thông tin trong văn phòng.
* Hiện đại hóa văn phòng: Thay mới các trang thiết bị đã cũ bằng các trang thiết bị hiện đại nhằm tạo ra diện mạo mới cho văn phòng, giúp cho các cán bộ, công chức, viên chức làm việc tốt hơn và chất lượng công việc được nâng cao.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thường xuyên kiểm tra, bảo trì các trang thiết bị trong văn phòng để đảm bảo các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt và đầu tư thêm kinh phí cho việc mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng.
- Văn phòng tiếp tục cải tiến, đổi mới lề lối làm việc cũ, chủ động và sáng tạo trong công tác tham mưu, tổng hợp, nắm bắt thông tin nhanh nhạy, kịp thời và chớnh xỏc. Cú chế tài rừ ràng cho từng khõu cụng việc trong văn phũng tạo động lực làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức.
- Nhanh chóng giải quyết các công tác liên quan đến khiếu nại, tố cáo của nhân dân. Phối hợp chặt chẽ trong việc sử lý các trương hợp công dân tập chung khiếu kiện đông người tại trụ sở UBND huyện.
- Đôn đốc, kiểm tra thực hiện công tác lập hồ sơ đối với các phòng, ban trong cơ quan để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ và tra tìm văn bản.
Áp dụng các phần mền quản lý văn bản và quản lý tài liệu lưu trữ vào công tác văn thư, lưu trữ.
- Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính Nhà nước, duy trì và phát huy tốt công tác cho bộ phận một cửa, một cửa liên thông…Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001: 2008 và hoạt động của UBND huyện nhằm rà soát thủ tục hành chính, xây dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, rừ ràng theo đỳng ISO quy định, đảm bảo cơ sở phỏp lý để lónh đạo có thể kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong cơ quan được tốt hơn, mang lại hiệu quả và chất lượng cao, khắc phục được những thiếu sót trong quá trình thực hiện công việc.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN
Trong thời gian thực tập vừa qua, em đã được tiếp xúc với công việc thực tế tại cơ quan, trực tiếp thực hiện từng khâu công việc trong văn phòng và được áp dụng các kỹ năng, kiến thức được học tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Qua đây, em cũng đã thu hoạch được những kinh nghiệm làm việc cũng như cách giải quyết công việc hàng ngày trong văn phòng và em cũng chủ động hơn trong giao tiếp, không còn e dè, khép kín như ngày đầu mới đến thực tập tại UBND huyện Tiên Lữ.
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Tiên Lữ, em đã có cơ hội được làm việc và tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiên Lữ nói chung và của Văn phòng HĐND&UBND huyện nói riêng. Và biết được cách thức thực hiện công việc, các mối quan hệ, phối hợp làm việc với cỏc phũng ban khỏc, thực trạng của Văn phũng giỳp em hiểu rừ hơn về ngành học của mình, tầm quan trọng của nó trong quá trình hoạt động của cơ quan là tai mắt và là nguồn thông tin quan trọng, tin cậy, thường xuyên nhất phục vụ sự điều hành, quản lý của lãnh đạo.
Được thực tập tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Tiên Lữ có ý nghĩa rất lớn với bản thân em. Tại đây, em có cảm giác như mình là một nhân viên chính thức, giúp em tự tin trong giao tiếp, trưởng thành hơn và có nhiều kinh nhiều kinh nghiệm quý báu về nghiệp vụ, chuyên môn, kỹ năng giao tiếp trong công sở, cách xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình giải quyết công việc, cách sắp xếp thời gian làm việc và xử lý công việc được tốt hơn.
Trong báo cáo em đã đề cập đến đến thực trạng hoạt động của văn phòng và em cũng đã đề xuất các biện pháp cũng như những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng. Các biện pháp và giải pháp em nêu trên cũng chưa phần nào giúp cho Văn phòng có thể đạt được hiệu quả cao và tối ưu nhất mà đây chỉ là những đề xuất trong trình độ nhận thức của bản thân em nên em rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và các bạn.
Qua đây, em xin chân thành cảm ơn đến các cô, chú, anh, chị trong Văn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng HĐND&UBND huyện Tiên Lữ đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong thời gian em thực tập tại Văn phòng, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn tới chú Đoàn Anh Đức Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện Tiên Lữ, anh Phạm Văn Hòa cán bộ Văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian thực tập.
Để hoàn thành đợt thực tập này, một lần nữa, em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy cô trong Nhà trường đã giảng dậy trong thời gian em học tập tập tại trường nói chung và các thầy cô trong Khoa Quản trị Văn phòng nói riêng đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho em có môi trường học tập tốt làm nền tảng cho em trên con đường tương lai.
Và em cũng xin chân thành cảm ơn cô Lâm Thu Hằng đã hướng dẫn và giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình thực tập để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập và bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn.
Tiên Lữ, ngày 29 tháng 4 năm 2015 Sinh viên
Nguyễn Thị Hoa
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội