Văn phòng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, nơi diễn ra ác hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ, đảm bảo thông tin và đảm bảo hậu cần phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Văn phòng được ví như người quản gia không thể thiếu của các cơ quan, hơn thế nữa với tư cách là một cơ quan Hành chính nhà nước thì Văn phòng UBND thành phố Bắc Giang là một bộ phận giúp việc không thể thiếu.
Văn phòng được ví như hệ tuần hoàn, là mạch máu lưu thông liền lạc khắp cơ thể, nó ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả của các bộ phận khác trong Ủy ban nhân dân.
Bên cạnh những công việc hàng ngày như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ; quản lý công tác lễ tân, khánh tiết, đưa đón và tiếp khách cho công ty; đảm bảo tốt cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc cho cán bộ; mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho Ủy ban nhân dân… Văn phòng còn phải “xông pha” với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân trong phạm vui chức năng, nhiệm vụ của mình…
Là cơ quan tham mưu, tổng hợp, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành các hoạt động chung của HĐND và UBND thành phố đảm bảo tính thống nhất, liên tục, có hiệu lực và hiệu quả; tham mưu giúp Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND thành phố về chỉ đạo, điều hành hoạt động chung của bộ máy hành chính thành phố, bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND thành phố. Trên cơ sở các mục tiêu, chương trình công tác của Thành ủy, Nghị quyết của HĐND và kế hoạch công tác của Thường trực HĐND, UBND thành phố. Văn phòng đã chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác với những nội dung trọng tâm, trọng điểm, bao quát được các lĩnh vực hoạt
động, các mặt công tác của lãnh đạo HĐND – UBND. Văn phòng đã tham mưu giúp Thường trực HĐND, UBND xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm, xử lý các công việc đột xuất kịp thời; thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo với cấp trên theo đúng quy định. Các bộ phận: tổn hợp, văn thư- lưu trữ, “Một cửa”, phục vụ đều có quy định về chức năng, nhiệm vụ riêng ; có sự phân công từng cỏ nhõn theo dừi, đụn đốc, triển khai thực hiện triển khai nhằm đảm bảo yờu cầu, hiệu quả và chất lượng công việc được giao theo từng lĩnh vực. Công tác lưu trữ của UBND thành phố cũng được duy trì nề nếp và đảm bảo theo đúng quy định của nhà nước. Văn phòng đã xây dựng hệ thống mục lục tra cứu tìa liệu đầy đủ; có hệ thống sổ sỏch đăng ký, theo dừi và phục vụ người sử dụng tài liệu lưu trữ theo đúng nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
Do đó, trong mắt ban lãnh đạo, văn phòng đóng vai trò khá quan trọng vì không ai khác, chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề pháp lý cho lãnh đạo trong việc tổ chức chỉ đạo và thực hiện không trái pháp luật; xây dựng, quản lý chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân
- Ưu điểm:
+ Về công tác giáo dục chính trị tư tưởng. Với chức năng nhiệm vụ là cơ quan tham mưu giúp việc và phục vụ hoạt động của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Văn phòng luôn coi trọng công tác giáo dục chính trị tư tưởng đối với công chức, nhân viên, nhằm nâng cao bản lĩnh chính trị, kiên định lập trường tư tưởng, không dao động trước âm mưu diễn biến hòa bình của các thế lực thù địch.
Triển khai quán triệt các Nghị quyết của Ban Chấp hành Trung Ương Đảng, nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh, tiếp tục thực hiên cuộc vận động “Học tập và làm theo tâm gương đạo đức Hồ Chí Minh”, Tuyên truyền phổ biến các chính sách pháp luật đối với cán bộ công chức nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm, thực hiện nhiệm vụ công tác có hiệu quả, vận dụng đúng chính sách pháp luật của Nhà nước, hoàn thành nhiệm vụ được giao.
+ Về công tác tham mưu phục vụ sự chỉ đạo, điều hành. Tập thể và lãnh đạo Văn phòng luôn đoàn kết, gương mẫu nêu cao tinh thần trách nhiệm trong công tác rèn luyện đạo đức, lối sống, có quan điểm lãnh đạo thống nhất, tạo được niềm tin
đối với cán bộ, công chức trong cơ quan, luôn tích cực chủ động và dành nhiều thời gian, công sức cho công tác lãnh đạo, điều hành các hoạt động của Văn phòng đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ do lãnh đạo Ủy ban nhân dân thành phố giao.
Duy trì mối quan hệ công tác với Văn phòng Ủy ban nhân dân bạn, thường xuyên tổ chức các đoàn đi học hỏi kinh nghiệm, trao đổi công tác nhằm nâng cao chất lượng công tác chuyên môn .
- Về công tác tổ chức phục vụ hoạt động của Ủy ban nhân dân, các phòng ban chuyên môn.
+ Tham mưu, phục vụ xây dựng chương trình công tác góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của UBND thành phố.
+ Công tác giúp việc, tổ chức kỳ họp Ủy ban nhân dân
+ Tham mưu phục vụ ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân trong hoạt động giám sát, khảo sát.
+ Phục vụ công tác tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào Dự án luật.
+ Phục vụ công tác tiếp dân, tiếp nhận và xử lý đơn thư KNTC của công dân..
+ Tham mưu phục vụ Ủy ban nhân dân thực hiện triển khai các công việc khác.
- Về công tác hành chính, tổ chức, quản trị.
+ Phục vụ các đoàn khách đến công tác và làm việc với UBND, Thường trực HĐND, các Ban của UBND thành phố.
+ Công tác quản lý trang thiết bị máy vi tính, máy in, hiện tại 100% cán bộ chuyên viên trong Văn phòng được trang bị để phục vụ công việc.
+ Công tác văn thư được thực hiện nghiêm túc theo pháp lệnh lưu trữ.
+ Công tác cải cách hành chính theo mô hình “một cửa” đã góp phần nâng cao nhận thức của người dân, phát huy tinh thần trách nhiệm và đổi mới phong cách làm việc của đội ngũ cán bộ, công chức khi giải quyết các nhu cầu của công dân, tổ chức.
+ Việc công khai các thủ tục hành chính, quy trình, thời gian giải quyết, phí và lệ phí phải nộp đã giúp cho công dân, tổ chức nắm vững hơn khi có nhu cầu giải quyết công việc. Người dân không phải đi lại nhiều nơi như trước đây, công
việc được giải quyết nhanh hơn hoặc đúng hẹn, giảm bớt trung gian nhũng nhiễu, phiền hà.
+ Tác phong, lề lối làm việc của cán bộ, công chức ở công sở đã có những bước chuyển biến nhất định thể hiện ở thái độ và cung cách phục vụ nhân dân tốt hơn.
+ Nhõn dõn cú điều kiện theo dừi, giỏm sỏt việc làm của cỏn bộ, cụng chức, của cơ quan Nhà nước để cùng góp phần xây dựng chính quyền ngày càng vững mạnh.
- Hạn chế :
Bên cạnh những kết quả đạt được, hoạt động của Văn phòng còn một số tồn tại cơ bản như :
+ Công tác tham mưu, giúp việc chưa chủ động, một bộ phần công chức chưa dành nhiều thời gian nghiên cứu các chế độ chính sách, văn bản pháp luật của Nhà nước để nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ đề xuất, tham mưu chất lượng còn hạn chế.
+ Công tác quản lý, điều động phương tiện, chi tiếp khách có lúc có nơi còn chưa hợp lý và chưa kịp thời.
+ Kỷ cương, kỷ luật chưa nghiờm, cú chủ trương đỳng, cú hướng dẫn rừ ràng nhưng thực hiện không nghiêm túc, không làm đến nơi đến chốn, nhưng chưa được xử lý rừ ràng về trỏch nhiệm chung và trỏch nhiệm của người đứng đầu cơ quan.
Đánh giá chung :
- Nhìn chung những kết quả hoạt động của Văn phòng đã hoàn thành tốt công tác tham mưu, phục vụ Ủy ban nhân dân thành phố cũng như ban lãnh đạo của UBND, các Ban UBND thành phố Bắc Giang, chất lượng công tác tham mưu ngày càng nâng cao đáp ứng được yêu cầu công việc trong thời kỳ mới. Công tác tổ chức, hành chính, quản trị đã có nhiều cố gắng, tinh thần, thái độ phục vụ có nhiều chuyển biến tích cực, việc bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ công chức, tiếp nhận, tuyển dụng, xây dựng đội ngũ đáp ứng được nhu cầu của công việc, xây dựng và thực hiện tốt văn hóa công sở, quy chế dân chủ trong cơ quan hành chính
Nhà nước, tích cực xây dựng cơ quan văn hóa, xây dựng và thực hiện có hiệu quả các phong trào thi đua. Công tác cải cách Hành chính đã đạt được những thãnh tích đáng kể.
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược