Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức quản lý, sử dụng các loại văn bản trong hệ thống văn bản cơ quan nhà nước, kết quả của công tác văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ, công tác văn thư chính là tiền đề của công tác lưu trữ, công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân huyện Nguyên Bình giữ một vai trò rất quan trọng, đây là mắt xích quan trọng liên hệ giữa các cơ quan, quần chúng nhân dân và các đơn vị với nhau.
2.1. tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan
Công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo có đủ hiệu lực pháp lý của văn bản. công tác văn thư được xem như một móc nối không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của văn phòng cho nên làm tốt công tác này sẽ góp phần giải quyết các công việc của cơ quan một cách nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được các bí mật.
Là nơi diễn ra các hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công việc lãnh đạo, quản lý điều hành, công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, đơn vị lực lưỡng vũ trang nhân dân (gọi chung ).
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, điều hành các hoạt động đều phải thông qua bộ phận. Văn thư cơ quan để vào sổ, đóng dấu, phát hành. Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư đăng ký vào sổ và chuyển cho Chánh văn phòng giải quyết sau đó photo nhân bản và chuyển tài liệu.
Phòng làm việc của Văn thư là một phòng độc lập được bố trí riêng biệt tại tầng trệt của dãy nhà, một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với mọi người.
Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như: Máy điều hoà, máy vi tính, máy fax, máy in, điện thoại, máy
photo, tủ và cặp đựng tài liệu… Đáp ứng được yêu cầu của công tác Văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
* Ưu điểm.
- Công tác văn thư của Ủy ban nhân dân huyện được tổ chức theo hình thức tập trung với một cán bộ văn thư chuyên trách có nhiều kinh nghiệm, sử dụng thành thạo các trang thiết bị văn phòng, thực hiện tốt chuyên môn.
- Phòng văn thư đựơc bố trí ở ngay cửa ra vào cơ quan để tiện cho việc liên hệ giao dịch công tác. Tất cả các văn bản đi đến đều phải qua văn thư.
Các phương tiện phục vụ công tác văn thư đều được trang bị đầy đủ: Tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, tủ đựng con dấu, tài liệu quan trọng, máy vi tính, máy in, điện thoại, máy Fax,… và các đồ dùng khác phục vụ công việc đảm bảo duy trì hiệu quả hoạt động văn thư được nhanh chóng, hiệu quả.
- Cơ quan đã ban hành văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, quy chế làm việc của Văn phòng nói chung, Văn thư-lưu trữ nói riêng bản quy định không ngừng được sửa đổi để nâng cao chất lượng công tác Văn thư lưu trữ.
* Khó khăn.
- Bên cạnh những mặt tích cực thì công tác văn thư tại UBND huyện Nguyên Bình cũng tồn tại một số hạn chế, thiếu sót đó là: phòng làm việc chật hẹp lại có nhiều người ra vào cho nên công tác quản lý tài liệu đôi khi gặp khó khăn, dễ xảy ra tình trạng nhầm lẫn, mất mát tài liệu. Số lượng nhân viên ít trong khi đó khối lượng công việc là rất lớn nên đôi khi công việc bị ùn tắc và chậm lại.
2.2. nhận xét đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan
Hoạt động về công tác văn thư tại UBND huyện Nguyên Bình do văn phòng trực tiếp chỉ đạo và trực tiếp chịu trách nhiệm trước cơ quan vì thế lãnh đạo văn phòng đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ban hành quy chế về công tác văn thư lưu trữ tại co quan mình. để phục vụ cho công tác quản lý văn thư
đi vào nề nếp và có tính thống nhất triệt để hơn trong toàn cơ quan. Ngoài ra văn phòng cũng đã tham mưu cho lãnh đạo cơ quan một số văn bản hưỡng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại cơ quan trong việc quản lý văn bản đi - đến phải theo trình tự nhất định.
Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trong và nhiệm vụ to lớn trong việc chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư luôn kiểm tra, giám sát tình hình giải quyết công việc của cán bộ văn thư, kịp thời điều chỉnh những sai xót.
Lãnh đạo Văn phòng dựa vào các quy định của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ cũng như các văn bản chỉ đạo tại cơ quan, người lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm rất lớn trong công tác này dựa trên các văn bản để thực hiện và quản lý các công việc sau:
- phân công cho bộ phận văn thư lưu trữ xây dựng và soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi của văn phòng, cập nhật văn bản từ các nguồn được cung cấp và tham mưu cho lãnh đạo văn phòng cũng như lãnh đạo cơ quan trong việc ban hành văn bản.
- kiểm tra rà soát các văn bản trong cơ quan về thể thức và nội dung của văn bản trươc khi trinh lãnh đạo xem xét, ký và ban hành, ký duyệt văn bản thuộc phạm vi thẩm quyền của văn phòng.
* Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Đôn đốc bộ phận chuyên viên luôn thực hiện đúng quy định của Nhà nước về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, áp dụng nghiêm chỉnh các bước trong quá trình soạn thảo. Đã thực hiện tốt chức năng giám sát, kiểm tra thể thức văn bản theo quy định tại Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật;
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản
quản lý nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành;
Nhược điểm: Một số văn bản khi ban hành vẫn mắc lỗi về thể thức nhưng là lỗi nhỏ không ảnh hưởng đến hiệu lực văn bản.
* Tình hình kiểm tra, rà soát văn bản.
Lãnh đạo văn phòng thường xuyên kiểm tra, rà soát văn bản; khi kết thúc công việc rà soát làm tờ trình để báo cáo với Thủ trưởng cơ quan về kết quả rà soát hệ thống hóa văn bản quy phạm pháp luật.
* Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND huyện.
Thực hiện theo Công văn số 139/VTLT Nhà nước - TTTH về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;
Lãnh đạo Văn phòng quản lý rất chặt chẽ trong từng khâu, do đó mà các khâu xử lý văn bản đi khụng chồng chộo, cú sự phõn cụng trỏch nhiệm rừ ràng từ soạn thảo văn bản cho đến gửi văn bản đi, lưu hồ sơ.
* Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Lãnh đạo văn phòng chỉ đạo thực hiện đúng quy trình lập hồ sơ hiện hành; tuân thủ đúng quy trình giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
* Công tác quản lý và sử dụng con dấu:
Lãnh đạo văn phòng đôn đốc văn thư thực hiện đúng theo đúng Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2011 về quản lý và sử dụng con dấu.
Nhìn chung công tác văn thư của cơ quan thực hiện tốt dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng.