CHƯƠNG 2: TỔ CHỨC GIAO NHẬN LÔ HÀNG GỖ DÁN XUẤT KHẨU ĐểNG TRONG CONTAINER TẠI CễNG TY
2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1 Lịch sử hình thành, quá trình phát triển 2.1.1.1 Lịch sử hình thành.
Như ta đã biết, vận tải biển là một lĩnh vực mũi nhọn của ngành Hàng hải nói riêng và toàn ngành Giao thông vận tải, cho đến cả nền kinh tế Việt Nam nói chung bởi vì ngành này tạo ra khối lượng công ăn việc làm rất lớn, phù hợp với khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực nước nhà, không những thế còn là một ngành xuất khẩu không hao tốn nhiều tài nguyên nhưng lại mang về nhiều ngoại tệ cho đất nước. Vận tải biển hiện giữ vị trí quan trọng nhất trong việc vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu của nước ta, chiếm trên 90% lượng hàng vận chuyển. Bên cạnh đó, để vận tải biển có thể phát triển được một cách toàn diện, khai thác được tối đa các lợi ích và năng lực, không thể bỏ qua lĩnh vực dịch vụ Logistics, được ví như chất kết nối không thể thiếu trong toàn bộ các lĩnh vực của ngành giao thông vận tải nói riêng và toàn bộ nền kinh tế nói chung. Các dịch vụ hỗ trợ cho hoạt động hàng hải đã phát triển tại Việt Nam trong những năm vừa qua, cơ bản đáp ứng được nhu cầu hỗ trợ vận tải biển nói riêng và hàng hải nói chung. Trong những năm gần đây, dịch vụ logistics đã được hình thành và phát triển với mức tăng trưởng bình quân hàng năm 20 - 25%, góp phần quan trọng cho sự phát triển của ngành Hàng hải Việt Nam.
Xu hướng toàn cầu hóa, mở cửa nền kinh tế đất nước để hội nhập vào nền kinh tế thế giới đang là xu hướng phát triển chung của hầu hết các quốc gia và Việt Nam cũng vậy. Trong đó không thể không kể đến việc giao lưu buôn bán với các quốc gia khác bằng đường biển, đó là một trong những yếu tố thúc đẩy hoạt động xuất nhập khẩu, từ đó mang lại nguồn lợi lớn cho đất nước, thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Để thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đòi hỏi mỗi công ty phải tự trang bị cho mình những kiến thức về chuyên ngành, về luật pháp, bên cạnh đó là sự đầu tư về nguồn lực con người, đó là những chuyên gia, những nhân viên khai thác trong lĩnh vực vận tải. thực tế cho thấy dần dần thì xu hướng thuê ngoài các dịch vụ logistic đã trở nên phổ biến bởi trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đưa hàng hóa của mình ra nước ngoài và ngược lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp. hơn nữa việc thuê ngoài các dịch vụ logistic, mà đặc biệt là dịch vụ vận tải đã mang lại rất nhiều lợi ích như doanh nghiệp sản xuất có thể tập trung vào lĩnh vực kinh doanh chính, tận dụng được cơ sở vật chất kỹ thuật cũng như những nguồn lực về con người, các mối quan hệ, các kiến thức về luật pháp chuyên ngành hàng hải… của các công ty cung cấp dịch vụ logistic. Từ đó các công ty cung cấp dịch vụ logistic đã trở thành chiếc cầu nối cho các bên thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, đóng một vai trò vô cùng quan trọng đối với sự phát triển của nền kinh tế nước nhà. Dịch vụ giao nhận vận tải cũng ngày càng chứng minh vai trò của mình trong việc thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thương. Chính vì vậy việc ra đời của các công ty dịch vụ giao nhận vận tải đang là nhu cầu cần thiết. Công ty Cổ phần Tiếp vận Siêu tốc cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên.
Công ty Cổ phần Tiếp vận Siêu tốc thuộc hình thức công ty cổ phần, được thành lập năm 20009, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các qui định hiện hành khác của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Tên công ty bằng tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN TIẾP VẬN SIÊU TỐC
Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: SUPER SPEED LOGISTICS JOINT STOCK COMPANY
Tên giao dịch: SUPER SPEED LOG Mã số thuế: 0200872512
Người đại diện pháp luật: Phạm Viết Thôn Giấy phép kinh doanh: 0200872512
Ngày hoạt động: 09-02-2009 (đã hoạt động 7 năm) Điện thoại: 0313639903
Fax: 0313 639 905
Email: thonpv@superspeedlog.com Website: http://www.superspeedlog.com/
Địa chỉ: Số 441 Đà Nẵng, Phường Đông Hải 1, quận Hải An, Hải Phòng Số lượng nhân viên: 45 người.
Vốn điều lệ: 4.000.000.000 (đồng) Mệnh giá cổ phần: 20.000 (đồng) Tổng số cổ phần: 200.000 (cổ phần) Số cổ phần được chào bán: 0
Lĩnh vực hoạt động: Vận tải và giao nhận hàng hóa
Loại hình kinh doanh: Công ty cổ phần, kinh doanh dịch vụ.
2.1.1.2 Quá trình phát triển
Công Ty Cổ phần Tiếp Vận Siêu Tốc được biết đến là một trong số những nhà cung ứng chuỗi dịch vụ logistics hàng đầu Việt Nam. Được thành lập từ
năm 2009 đến nay, công ty đã có những bước tiến vượt trội và đạt được những thành tựu nhất định. Cũng như các công ty dịch vụ khác, công ty luôn hoạt động theo phương châm: “Không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng chuỗi cung ứng”, cụ thể:
• Cung cấp các dịch vụ tối ưu với chất lượng tốt nhất
• Giữ vững và nâng cao chữ tín với khách hàng
• Đảm bảo tổn thất và thiệt hại ở mức độ thấp nhất
• Giá cả đảm bảo cạnh tranh tốt nhất
Chính vì thế công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững chắc trong ngành dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu và đã được nhiều khách hàng lớn cả trong và ngoài nước tin cậy, lựa chọn. Công ty không những mở rộng được mạng lưới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh như:
cung ứng chuỗi dịch vụ logistics hoàn hảo như vận chuyển (đường biển, đường sông, đường hàng không, đường bộ, đường sắt,…vận tải đa phương thức), đại lý giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, dịch vụ khai thuê, đại lý hải quan, xuất nhập khẩu ủy thác, dịch vụ gom hàng, dịch vụ kho bãi, phân phối, quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ từ cửa đến cửa…Super Speed Logistics hiện có 3 chi nhánh tại các vùng kinh tế trọng điểm của cả nước là Hải Phòng, Hà Nội và Hồ Chí Minh. Đến nay, công ty đã là thành viên của các hiệp hội uy tín: VCCI (Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam – được công nhận hội viên chính thức vào ngày 21/1/2013), VLA (Hiệp hội các doanh nghiệp dịch vụ Logistics Việt Nam - được công nhận hội viên chính thức vào ngày 10/9/2013), FIATA (Liên đoàn quốc tế các hiệp hội giao nhận), WCA (Liên minh Hàng hóa Toàn cầu World Cargo Alliance), VPA (Hiệp hội Cảng biển Việt Nam),…Với phương châm hoạt động “Không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng chuỗi cung ứng”, công ty Super Speed Logistics luôn nỗ lực hết mình trong mỗi bước đi, trong từng hoạt động nhằm đáp ứng mọi băn khoăn, thắc mắc của khách hàng.
Bằng tất cả tri thức, sáng tạo, nhiệt huyết của tuổi trẻ cùng những kinh nghiệm chuyên môn trong nghề lâu năm, toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên trong công ty luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ của mình và không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ đối với khách hàng để hướng tới mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty với các đại lý, các đối tác nước ngoài và các khách hàng. Công ty luôn nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ để tạo dựng được lòng tin và sự ủng hộ của các khách hàng, phấn đấu để có thể mãi luôn đồng hành, hỗ trợ mọi nhu cầu về logistics và dịch vụ khác để luôn mang lại các giá trị gia tăng vượt trội và lợi ích đích thực đến với khách hàng. Với sứ mệnh: “Hệ thống chuỗi cung ứng logistics chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, Super Speed Logistics mang đến những giải pháp toàn diện, tối ưu, hiệu quả để tối đa hóa lợi ích khách hàng”, công ty đang ngày càng khẳng định vị thế của mình trên thị trường dịch vụ giao nhận vận tải biển.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1.2.1 Chức năng
- Phối hợp với các tổ chức khác trong và ngoài nước để tổ chức chuyên chở, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng ngoại giao, hàng quá cảnh, hàng hội chợ triển lãm, hàng tư nhân, tài liệu chứng từ liên quan, chứng từ phát nhanh.
- Nhận ủy thác dịch vụ về giao nhận, kho vận, thuê kho bãi, mua bán cước các phương tiện vận tải (ô tô, tàu biển, máy bay, xà lan, container…) thực hiện các dịch vụ khác liên quan đến hàng hóa nói trên như: gom hàng, mua bảo hiểm hàng hóa, giao hàng cho người chuyên chở, phân phối hàng cho người nhận…
- Thực hiện các dịch vụ tư vấn về giao nhận, vận tải kho hàng và các vấn đề khác có liên quan theo yêu cầu của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
- Tiến hành các dịch vụ giao nhận, vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam và ngược lại bằng các phương tiện vận chuyển khác nhau.
- Làm đại lý cho các hang tàu với các việc: đại lý tàu biển, giao nhận vận tải và đại diện cho hãng tàu đi gom hàng, kí kết các hợp đồng thuê tàu lưu khoang với các chủ hàng Việt Nam có hàng xuất đi thế giới chủ yếu trong lĩnh vực vận tải container, chào bán sản phẩm dịch vụ vận tải đa phương thức của hãng.
- Thực hiện các lĩnh vực kinh doanh khác khi cần thiết và được cơ quan có thẩm quyền cho phép.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện các dịch vụ kinh doanh của công ty theo quy chế hiện hành nhằm thực hiện mục đích và chức năng đã nêu của công ty.
- Bảo đảm việc bảo toàn và bổ sung vốn trên cơ sở tự tạo nguồn vốn, đảm bảo tự trang trải về tài chính, sử dụng hợp lý theo đúng chế độ, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn làm tròn nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước.
- Mua sắm, xây dựng bổ sung và thường xuyên cải tiến hoàn thiện và nâng cấp các phương tiện vật chất kỹ thuật của công ty.
- Thông qua các liên doanh, liên kết trong và ngoài nước để thực hiện việc giao nhận, chuyên chở hàng hóa bằng các phương thức tiên tiến, hợp lý, an toàn trên các luồng, các tuyến vận tải, cải tiến việc chuyên chở, chuyển tải, lưu kho, lưu bãi hàng hóa và đảm bảo hàng hóa an toàn trong phạm vi trách nhiệm của mình.
- Nghiên cứu tình hình thị trường dịch vụ giao nhận kho vận nhằm thu hút khách hàng, củng cố và nâng cao uy tín của công ty trên thị trường trong và ngoài nước.
- Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ quản lý tài chính, tài sản, các chế độ chính sách cán bộ và quyền lợi của người lao động theo cơ chế tự chủ, gắn việc trả công với hiệu quả lao động bằng các hình thức lương, chăm lo đời sống cán bộ, đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ quản lý, nghiệp vụ chuyên môn ngoại ngữ cho cán bộ, công nhân viên của công ty để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ kinh doanh ngày càng cao.
- Mở rộng thị trường tham gia vào các tổ chức giao nhận và vận tải có uy tín trên thế giới để học hỏi kinh nghiệm, rút ra bài học nhằm quản lý, tổ chức tốt hơn qui trình giao nhận của công ty.
2.1.2.3 Phạm vi hoạt động
Công ty có mạng lưới rộng khắp và mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đường hàng không, đường biển và nội địa. Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm:
STT Tên ngành Mã ngành
1 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (trừ vận tải bằng xe buýt) 4933
2 Vận tải hàng hóa ven biển và Viễn Dương 5012
3 Vận tải hàng hóa bằng đường thủy nội địa 5022
4
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải:
- Dịch vụ đại lý tàu biển
- Dịch vụ đại lý vận tải đường biển - Dịch vụ khai thuê, đại lý hải quan - Dịch vụ gom hàng
- Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa - Dịch vụ giao nhận hàng hóa
5229
5
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu
Chi tiết: hoạt động xuất, nhập khẩu
8299
6 Bãi hạ container và lưu giữ hàng hóa 5210
7 Đại lý, môi giới, đấu giá 4610
8 Hoạt động tư vấn quản lý 70200
9 Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan 4661 10 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng 4663 11 Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu 4669
2.1.3 Cơ cấu tổ chức nguồn nhân lực 2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức
Là một công ty chuyên về dịch vụ, công ty Super Speed Logistics không cần quá nhiều nhân sự nhưng tất cả liên kết chặt chẽ với nhau, mỗi người được phõn bổ một nhiệm vụ rừ ràng, cụ thể, kết nối cụng việc của từng người thành một chuỗi công việc liên tục. Hoạt động của từng thành viên trong từng bộ phận trong công ty đều được chỉ dẫn và giám sát của giám đốc với một cơ cấu tổ chức gọn nhẹ, đơn giản mà hoạt động rất hữu ích.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty:
Giám đốc
- Số lượng nhân viên mỗi phòng ban và trình độ đào tạo tương ứng:
Phòng ban
Số lượng (người)
Nam (người)
Nữ (người )
Trình độ thạc sĩ
Trình độ đại học
Phòng ban giám đốc, PGĐ 3 3 0 2 1
Phòng khai thác 17 11 6 3 14
Phòng kinh doanh 5 3 2 2 3
Phòng kế toán 3 2 1 2 1
Phòng chứng từ 5 0 5 2 3
Phòng vận tải 12 10 2 0 2
2.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc và các phòng ban
Giám đốc: Có chức năng tổ chức, điều hành và giám sát mọi hoạt động của công ty và tất cả các phòng ban. Giám đốc là người có quyền hạn và trách nhiệm cao nhất về mọi hoạt động của công ty; là người quyết định phương hướng kế hoạch, dự án kinh doanh và các chủ trương của công ty; là người đại diện hợp pháp của công ty ký kết các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, liên doanh liên kết hoạt động đầu tư theo đúng khả năng pháp lý của mình; đào tạo và tuyển dụng lao động, khen thưởng và kỷ luật, ban hành qui chế nội bộ, bổ nhiệm và miễn nhiệm các chức danh trong công ty; chăm lo đời sống vật chất cho toàn thể
Phòng vận tải Phòng
chứng từ Phòng kế
toán Phòng kinh
doanh Phòng khai
thác
nhân viên trong công ty, trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty. Ngoài ra, còn ký kết hợp đồng sản xuất kinh doanh với các đối tác và khách hàng trong và ngoài nước, duyệt các phương án đầu tư mở rộng và sửa chữa lớn.
• Phòng kinh doanh: Đây là bộ phận đi đầu và được xem là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất của công ty. Bộ phận này hoạt động tốt thì các bộ phận khác mới hoạt động và tồn tại được. Công việc quan trọng nhất của bộ phận sale là tìm kiếm khách hàng cho hãng tàu. Các thành viên trong bộ phận kinh doanh luôn hoạt động tích cực nhằm tìm kiếm nguồn hàng từ các khách hàng truyền thống cũng như tích cực quảng bá dịch vụ, mở rộng thị phần đến các khách hàng tiềm năng, chú trọng nhất đến thị trường châu Á bao gồm các nước như: Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc, Ấn Độ… bởi hầu hết các tuyến vận tải đến các quốc gia này đều là những tuyến có giá cạnh tranh. Ngoài ra bộ phận kinh doanh còn bao gồm các mảng: mua bán cước vận tải nội địa, quốc tế, thông báo giá cho từng lô hàng, tuyến đường, hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn tuyến đường phù hợp, liên hệ làm việc với các khách hàng toàn cầu, đồng thời hỗ trợ cho việc ký kết hợp đồng làm việc lâu dài… Để làm tốt những công việc này bộ phận kinh doanh cần phải luôn luôn cập nhật những thông tin mới nhất liên quan đến giá cả, thị trường, tuyến đường… để báo cho khách hàng cũng như giải quyết, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về tư vấn giá, các vấn đề giao nhận hàng hoá và thị trường.
• Phòng khai thác: Bao gồm 17 người, trong đó chia ra ba bộ phận nhỏ bao gồm: bộ phận chịu trách nhiệm về hàng hóa xuất khẩu (hải quan, chứng từ xuất khẩu…), bộ phận chịu trách nhiệm về hàng hóa nhập khẩu, bộ phận chuyên chạy lệnh container, chọn container, lấy tờ khai của hải quan, hãng tàu, giám sát qui trình đóng hàng vào container…Nhiệm vụ của phòng khai thác như sau:
- Khi khách hàng quyết định sử dụng dịch vụ của công ty, bộ phận khai thác tiến hành nhận đầy đủ chi tiết về lô hàng từ khách hàng bao gồm: tên hàng, khối lượng, số lượng, chủng loại hàng, cảng đi, cảng đến...