CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN DOANH THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC VÀ CÔNG NGHỆ BÌNH MINH
2.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh
2.2.2. Thực trạng kế toán doanh thu tại Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh
2.2.2.1. Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT: Kế toán doanh thu căn cứ phiếu xuất kho và hợp đồng kinh tế thỏa thuận giữa công ty và khách hàng để ghi tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền sau đó ghi cộng tiền hàng, tiền thuế GTGT và tổng cộng tiền thanh toán. Đồng thời ghi thông tin chi tiết trên hóa đơn như tên, mã số thuế, địa chỉ bên mua hàng, bên bán hàng, hình thức thanh toán bằng tiền mặt hay chuyển khoản...
Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại cuống trên hóa đơn.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Kế toán lưu tại đơn vị làm căn cứ hạch toán.
- Phiếu thu: Được kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực thu về nhập quỹ, ghi sổ quỹ và ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến giao dịch tiền mặt. Khi nhận được tiền
khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán đối chiếu với hóa đơn GTGT để lập phiếu thu. Phiếu thu phải ghi rừ ngày thỏng năm lập phiếu, ngày thỏng năm thu tiền, lý do nộp, số tiền (ghi bằng số, bằng chữ), số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu thu.
Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên, ghi đầy đủ các nội dung trên phiếu và ký vào Phiếu thu, sau đó chuyển cho kế toán trưởng soát xét và giám đốc ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký và ghi rừ họ tờn.
Phiếu thu được lập thành 3 liên: Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp tiền, một liên lưu tại nơi lập phiếu. Cuối ngày toàn bộ Phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Giấy báo có của ngân hàng
- Phiếu xuất kho: Được lập khi xuất hàng húa, nhằm theo dừi chặt chẽ số lượng hàng hóa xuất kho, là căn cứ để ghi nhận số hàng bán và giá vốn hàng bán. Phiếu xuất kho phải ghi đúng số lượng, số lượng trên phiếu xuất kho phản ánh đúng với số lượng ghi trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán lẻ. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán.
(Mẫu chứng từ kế toán của công ty xem tại mục Phụ lục) 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 133/2016/TT-BTC. Các tài khoản thường được sử dụng để phục vụ cho kế toán doanh thu như:
- Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: dùng để xác định doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ.
TK 511 mở chi tiết thành hai tài khoản cấp 2 như sau:
+ Tài khoản 5111 – Doanh thu bán hàng hóa: Phản ánh doanh thu của khối lượng hàng hóa được xác định là tiêu thụ trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
+ Tài khoản 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ: Phản ánh doanh thu của quá trình cung cấp dịch vụ được xác định là đã hoàn thành trong một kỳ kế toán của doanh nghiệp.
- Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng bán trong kỳ.
- Tài khoản 131 – Phải thu của khỏch hàng: Dựng để phản ỏnh, theo dừi tỡnh hỡnh thanh toán công nợ của từng khách hàng. Công ty đặt mỗi khách hàng một mã riêng để tiện theo dừi cụng nợ phải thu chi tiết của từng khỏch hàng.
Ví dụ:
KH001: Công ty Cổ phần ABC Bắc Ninh
KH002: Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa
KH003: Công ty TNHH thương mại và sản xuất GAP Huy Hoàng KH004: Công ty TNHH Một thành viên May Sơn Hà Phú Thọ KH005: Công ty Cổ phần VIKOHASAN
KH006: Công ty Cổ phần kiến trúc và kỹ thuật AMEC KH007: Chi nhánh công ty TNHH Socola Marou tại Hà Nội
…
- Tài khoản 156 – Hàng hóa: Công ty sử dụng tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có, tình hình xuất – nhập – tồn của hàng hóa. Công ty đặt mỗi mặt hàng một mã riờng để theo dừi chi tiết, cụ thể biến động xuất – nhập – tồn của từng hàng húa.
- Tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang: Dùng để phản ánh, tổng hợp chi phí dịch vụ phát sinh phục vụ chp việc tính giá thành dịch vụ.
Ngoài ra kế toán doanh thu còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 157 “Hàng gửi bán”, TK 3331 “Thuế GTGT phải nộp” …
2.2.2.3. Vận dụng tài khoản kế toán a) Kế toán doanh thu bán hàng
Đối với trường hợp bán hàng thu tiền ngay
Khi nhận được đơn hàng của khách hàng, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT. Căn cứ phiếu xuất kho, kế toán lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn theo từng mã sản phẩm. Từ đó kế toán xác định được giá thực tế của hàng xuất kho.
Cuối tháng, kế toán thực hiện tính giá vốn hàng bán. Kế toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 156 – Hàng hóa
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Khi khách hàng nhận hàng và thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán nhận tiền và tiến hành lập phiếu thu ghi tăng tiền mặt. Căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 (5111) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Ngày 19 tháng 11 năm 2018, Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh xuất bán 2 xe đẩy hàng bằng tay PT0092 với đơn giá chưa thuế
GTGT 1.070.000 đồng, thuế GTGT 10% cho Chi nhánh công ty TNHH thương mại dịch vụ xuất nhập khẩu Hải Minh. Khách hàng nhận hàng tại kho của công ty và thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000132 (phụ lục 2.1), Phiếu xuất bán hàng (phụ lục 2.2), Phiếu thu số 1810069 (phụ lục 2.3) hạch toán như sau:
Phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 111: 2.354.000 đồng Có TK 5111: 2.140.000 đồng Có TK 33311: 214.000 đồng
Đồng thời, căn cứ vào Phiếu xuất kho số PX132 (phụ lục 2.4), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 1.640.000 đồng Có TK 156: 1.640.000 đồng
- Trường hợp khách hàng hanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 (5111) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Ngày 28 tháng 11 năm 2018, Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh xuất bán 1 xe đẩy hàng bằng tay PT0092 với đơn giá chưa thuế GTGT 1.400.000 đồng, thuế GTGT 10% cho Công ty TNHH D&F Light. Khách hàng nhận hàng tại kho của công ty và thanh toán ngay bằng hình thức chuyển khoản qua Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (Techcombank) – Chi nhánh Đông Đô. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000140 (phụ lục 2.5), Phiếu xuất bán hàng (phụ lục 2.6), sổ phụ ngân hàng kiêm phiếu báo Nợ/Có tháng 11 của ngân hàng Techcombank (phụ lục 2.7), hạch toán như sau:
Phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 11211: 1.540.000 đồng Có TK 5111: 1.400.000 đồng Có TK 33311: 140.000 đồng
Đồng thời, căn cứ Phiếu xuất kho số PX140 (phụ lục 2.8), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 820.000 đồng
Có TK 156: 820.000 đồng
Đối với trường hợp khách hàng nhận nợ
Kế toán ghi nhận doanh thu khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 (5111) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, căn cứ vào Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Ngày 09 tháng 08 năm 2018, Công ty Cổ phần nguồn lực và công nghệ Bình Minh xuất bán 2 máy chấm công 5000 TTD với đơn giá chưa thuế GTGT 4.500.000 đồng, thuế GTGT 10% cho Công ty TNHH Một thành viên May Sơn Hà Phú Thọ.
Khách hàng nhận hàng tại kho của công ty và ký nhận nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000127 (phụ lục 2.9) và Phiếu xuất bán hàng (phụ lục 2.10), kế toán ghi:
Nợ TK 131: 9.900.000 đồng Có TK 5111: 9.000.000 đồng Có TK 33311: 900.000 đồng
Đồng thời, căn cứ Phiếu xuất kho số PX127 (phụ lục 2.11), phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 6.540.000 đồng Có TK 156: 6.540.000 đồng
Ngày 09 tháng 10 năm 2018, Công ty May Sơn Hà Phú Thọ thanh toán công nợ bằng tiền mặt. Kế toán lập Phiếu thu. Căn cứ vào Phiếu thu số 1810045 (phụ lục 2.12), kế toán ghi:
Nợ TK 1111: 9.900.000 đồng Có TK 131: 9.900.000 đồng b) Kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ
Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ thu tiền ngay
Khi nhận được yêu cầu của khách hàng, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT. Cuối tháng, kế toán thực hiện tính giá vốn dịch vụ đã cung ứng. Kế toán ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
- Trường hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt
Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ cho khách hàng và khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế toán nhận tiền và tiến hành lập phiếu thu ghi tăng tiền mặt.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT để ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 (5113) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Ngày 02 tháng 04 năm 2018, Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh cung cấp dịch vụ cập nhật số liệu và in chứng từ kế toán cho Công ty TNHH thương mại và sản xuất GAP Huy Hoàng với giá chưa thuế GTGT 18.000.000 đồng, thuế GTGT 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0000117 (phụ lục 2.13), Phiếu thu số 1810027 (phụ lục 2.14) hạch toán như sau:
Phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp:
Nợ TK 111: 19.800.000 đồng Có TK 5113: 18.000.000 đồng Có TK 33311: 1.800.000 đồng Đồng thời, phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 13.600.000 đồng Có TK 156: 13.600.000 đồng
- Trường hợp khách hàng hanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Căn cứ vào hóa đơn GTGT và giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Tổng giá thanh toán)
Có TK 511 (5113) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Đối với trường hợp khách hàng nhận nợ
Kế toán ghi nhận doanh thu theo từng kỳ, theo tỷ lệ phần công việc hoàn thành và khách hàng chấp nhận nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán) Có TK 511 (5113) – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 (33311) – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước Khi khách hàng thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, căn cứ vào Phiếu thu hoặc giấy báo Có của ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng
Ngày 25 tháng 11 năm 2017, Công ty Cổ phần Phát triển nguồn lực và công nghệ Bình Minh ký hợp đồng cung cấp phần mềm số HD04/First/2B2/HaiHoa/G04 với Công ty Cổ phần công nghệ phần mềm Hài Hòa với tổng giá trị 5.615.000.000 đồng. Kế toán ghi nhận doanh thu theo phần công việc hoàn thành. Ngày 10 tháng 04 năm 2018, công ty cung cấp phần mềm thuộc một phần giá trị hợp đồng số HD04/First/2B2/HaiHoa/G04 thanh toán lần 1 theo hóa đơn số 0000119 (phụ lục 2.15). Căn cứ hóa đơn, kế toán phản ánh doanh thu:
Nợ TK 131: 1.123.000.000 đồng Có TK 5113: 1.123.000.000 đồng
Ngày 04/07/2018, Công ty Hài Hòa thanh toán lần 1 giá trị hợp đồng số HD04/First/2B2/HaiHoa/G04. Căn cứ sổ phụ ngân hàng kiêm phiếu báo Nợ/Có tháng 07 của ngân hàng Techcombank (phụ lục 2.16), kế toán ghi:
Nợ TK 11211: 1.123.000.000 đồng Có TK 131: 1.123.000.000 đồng
Ngày 25/05/2018, khi hoàn thành hợp đồng cung cấp phần mềm, kế toán kết chuyển giá vốn dự án phần mềm:
Nợ TK 632: 5.090.193.768 đồng Có TK 154: 5.090.193.768 đồng 2.2.2.4. Sổ kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung kết hợp với hệ thống phần mềm kế toán Boss Accounting do chính phòng Phát triển và chuyển giao công nghệ phần mềm của công ty tạo ra. Kế toán doanh thu sử dụng các loại sổ sau:
- Sổ nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, giấy báo nợ, giấy báo có của ngân hàng để ghi chép các nghiệp cụ phát sinh. (Phụ lục 2.17)
- Sổ cái: Căn cứ vào nghiệp vụ được ghi chép trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi chép vào sổ cái tài khoản 511, 632. Cuối tháng, kế toán tiến hành khóa sổ, cộng số liệu trên sổ cái, cộng số phát sinh nợ, phát sinh có và số dư cuối kỳ. Số phát sinh lũy kế trên sổ cái các tài khoản là cơ sở để lập bảng cân đối số phát sinh và lập báo cáo tài chính. (Phụ lục 2.18)
- Sổ chi tiết tài khoản 511: Để theo dừi tỡnh hỡnh doanh thu trong một kỳ kế toỏn.
(Phụ lục 2.19)
- Sổ chi tiết tài khoản 632: Để theo dừi giỏ vốn hàng bỏn trong một kỳ kế toỏn. (Phụ lục 2.20)
- Sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng: Kế toán công ty mở tài khoản chi tiết từng ngõn hàng, từ đú giỳp kế toỏn theo dừi tỡnh hỡnh tiền gửi và chủ động trong lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp. Ngoài ra việc mở sổ chi tiết kết hợp với cuối kỳ đối chiếu sổ phụ của ngân hàng giúp kế toán kiểm tra, đối chiếu được khoản tiền trong tài khoản của doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết tiền mặt: Để theo dừi chi tiết cỏc khoản thu chi, giỳp xỏc định chớnh xỏc lượng tiền mặt trong quỹ, từ đó chủ động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Sổ chi tiết công nợ: Doanh nghiệp mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, từng khoản nợ phải thu.
CHƯƠNG III: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ