Qui trình nhập khẩu của công ty bao gồm các bước sau : Bước 1: Xác định nhu cầu hàng hoá cần nhập.
Hàng hoá mà công ty nhập về là hàng hoá dùng để kinh doanh chứ không phải dùng cho hoạt động sản xuất, do đó xác định được nhu cầu của thị trường về hàng hoá của công ty đó còn chính là nhu cầu hàng hoá cần nhập.
Do đặc điểm của hàng hoá kinh doanh của công ty là hàng hoá đó qua sử dụng và hoá chất dễ cháy nổ nên đòi hỏi cao quá trình xếp dỡ và bảo quản.
Hơn nữa hàng hoá nhập khẩu của công ty là máy mãc nhập về làm dự án còn như nhập về sản xuất cho các công ty lớn. Các chỉ tiêu về chất lượng hàng hoá thường không thay đổi mà chủ yếu là thay đổi giá cả. Vấn đề đặt ra đối
với công ty là cần phải xác định được nhu cầu cụ thể, thực tế của các khách hàng này để đưa ra được lượng hàng hoá cụ thể cần nhập khẩu.
Để thực hiện tốt mục tiêu trên các nhân viên và ban lãnh đạo công ty phải hoạch định kế hoạch nhập khẩu dựa trên lượng cầu thực tế của các khách hàng truyền thống mua với giá trị lớn trong năm trước, kết hợp với dự báo tăng trưởng trong năm tới để điều chỉnh lượng hàng nhập khẩu đúng, đủ và kịp thời. Như vậy lượng hàng cần nhập khẩu sẽ được thực hiện theo công thức sau:
Bước 2: Nghiên cứu thị trường nước nhập khẩu và chọn đối tác kinh doanh.
Để có thể định ra được chiến lược kinh doanh nói chung và chiến lược nhập khẩu nói riêng, đồng thời để xác định được chính xác lượng hàng hoá cần nhập khẩu đòi hỏi công tác nghiên cứu thị trường phải được tiến hành một cách liên tục và hiệu quả. Nhưng hiện tại công tác nghiên cứu thị trường ở công ty vẫn còn hạn hẹp và chỉ sử dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn, chưa tổ chức cho nhân viên đi nghiên cứu thị trường trong và ngoài nước. Do đó nguồn thông tin công ty có được là những nguồn thông tin thứ cấp và do chính đối tác cung cấp, vì thế nguồn thông tin đôi khi không có tính xác thực và không cập nhật.
Bước 3: Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp động nhập khẩu.
Do chỉ sử dụng phương thức giao dịch trực tiếp nên công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước kết quả vòng đàm phán, hơn nữa đối tác của công ty là các công ty ở nước ngoài cho nên khi đàm phán công ty sẽ phải thuê phiên dịch, thuê chuyên gia tư vấn về kinh tế và công ty thường phải sang quốc gia của phía đối tác để đàm phán nên chi phí đi lại cho các cuộc đàm
Lượng cần nhập khẩu = tổng cầu về mặt hàng đó + dự báo thay đổi trong năm
(trong năm) (trong năm)
phán này còn sẽ lớn hơn. Từ đó ta thấy phương thức giao dịch của công ty hiện nay còn chưa hiệu quả, chưa tận dụng được hết lợi thế của các phương thức hiện nay mà các doanh nghiệp đang sử dụng.
Hợp đồng nhập khẩu của công ty thường được lập dựa trên các hợp đồng đã ký trước đây hoặc hợp đồng mẫu có sẵn, điều đó làm cho các điều khoản của hợp đồng không được chặt chẽ, chưa thực sự phù hợp với hàng hoá mà công ty nhập khẩu. Hợp đồng nhập khẩu của công ty bản chính thường được viết bằng tiếng Anh còn hợp đồng được viết bằng các tiếng khác thường được dùng làm hợp đồng phụ. Như đã nói ở trên thì nhân viên của công ty có trình độ tiếng Anh còn có hạn làm cho nhiều khi đã hiểu sai về những điều khoản của hợp đồng.
Bước 4: thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Để thực hiện được hợp đồng nhập khẩu công ty thường tiến hành nhập khẩu theo các bước sau:
Xin giấy phép nhập khẩu. Hiện tại các loại hàng hoá mà công ty cần phải xin giấy phép nhập khẩu là các loại máy mãc đó qua sử dụng : máy nông nghiệp nên phải xin giấy phép của Bộ Công Thương, các loại hoá chất Acid Stearic 401 xin giấy phép của Bộ Công Nghiệp...
Mở L/C (nếu thanh toán bằng L/C). Việc thanh toán của công ty thường được thực hiện thông qua hai ngân hàng đại diện của mình là Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Hà Nội và Ngoại Thương Việt Nam chi nhánh Hà Nội.
Thường thì việc thanh toán qua ngân hàng Ngoại Thương với các đối tác là người Nhật, Hàn Quốc và Singapore. Còn các đối tác Trung Quốc do họ đã làm ăn với ta từ lâu do vậy họ thường không đòi hỏi nhiều về ngân hàng đứng ra thanh toán.
Với việc thanh toán bằng TT, D/P sẽ lập một thư chuyển tiền gửi đến ngân hàng đại diện của mình nhờ gửi trả một số tiền cho người xuất khẩu và khi đó công ty phải trả một khoản phí dịch vụ cho ngân hàng.
Với việc thanh toán bằng L/C đầu tiên công ty sẽ phải đến ngân hàng đại diện của mình xin mở một thư tín dụng và tiến hành ký quỹ, như ở trên đã nói công ty thường phải ký quỹ 100% giá trị hợp đồng và phải trả cho ngân hàng một khoản phí tuỳ theo giá trị của hợp đồng.
Trong năm 1996 công ty chỉ có một Ngân Hàng Ngoại Thương đến năm 2000 công ty đã có thêm một ngân hàng mới là Ngân Hàng Sài Gòn Thường Tín Việt Nam.
Thuê phương tiện vận chuyển (nếu có). Hiện nay công ty thực hiện hoạt động nhập khẩu theo điều kiện DAF, CIF: Đối với điều kiện CIF thường công ty qui định là CIF Hải Phòng hoặc CIF Sài Gòn do đó thường công ty uỷ thác cho người bán thuê phương tiện vận chuyển đến cảng biển mà công ty chỉ định, tại cảng biển Việt Nam công ty uỷ thác cho hãng vận tải tại cảng biển nhận hàng với hãng tàu và giám sát quá trình giao hàng. Với điều kiện DAF là DAF Đồng Đăng hoặc Hữu Nghị. Trong trường hợp nhập khẩu với điều kiện giao hàng là DAF công ty thường phải đứng ra thuê phương tiện vận chuyển từ cửa khẩu của Việt Nam vận chuỷên hàng hoá về kho và giám sát quá trình giao hàng.
Mua bảo hiểm : công ty uỷ thác cho người bán mua bảo hiểm cho lô hàng của mình theo điều kiện CIF, do đó nhiều khi xảy ra rủi ro công ty được bồi thường với tổn thất thấp đây là điểm hạn chế của công ty.
Làm thủ tục hải quan: hiện nay bước làm thủ tục hải quan tại các cửa khẩu như: Hữu Nghị, Đồng Đăng còn mất rất nhiều thời gian và tốn kém, còn tại các cảng biển thì công ty đã uỷ thác cho công ty vận tải ở cảng làm tất cả mọi thủ tục, do đó nó diễn ra một các dễ dàng hơn. Còn hai cửa khẩu trên
công ty chưa chọn được hãng vận tải uỷ thác nên phải cử nhân viên của mình trực tiếp đi làm thủ tục hải quan, thường mỗi chuyến đi nhận hàng của công ty tại các cửa khẩu này mất từ hai ngày trở lên và chi phí cho mỗi tấn hàng trung bình khoảng 1 triệu đồng.
Nhận hàng: việc nhận hàng có thể được thực hiện tại cửa khẩu hoặc tự công ty vận chuyển. Trong qúa trình nhận hàng do chuyên môn của nhân viên khi đi nhận hàng có hạn cho nên nhiều khi nhận hàng về mới phát hiện ra hàng bị với, và vỏ bao không đúng qui định như trong hợp đồng (vỏ bao bị bẩn). Từ đó cho thấy công tác nhận hàng và kiểm tra chất lượng hàng hoá của công ty tiến hành chưa tốt.
Thanh toán: tuỳ vào điều kiện thanh toán trong hợp đồng tiến hành thanh toán cho phù hợp, công ty thường lựa chọn các phương thức thanh toán sau:
Thanh toán bằng phương thức chuyển tiền khi đó công ty yêu cầu ngân hàng phục vụ mình (Sài Gòn Thương Tín) chuyển một số tiền nhất định cho người bán ở nước ngoài hoặc đại diện của người bán.
Thanh toán bằng phương thức nhờ thu mà cụ thể là hình thức nhờ thu chấp nhận trả tiền đổi chứng từ, với phương thức này sau khi công ty chấp nhận trả tiền cho người bán thì ngân hàng phục vụ người bán mới giao cho công ty bộ chứng từ để nhận hàng. Người bán yêu cầu phương thức thanh toán này là các đối tác Nhật Bản...vì họ cho rằng đây là công ty TNHH nên độ tin cậy là không cao.
Thanh toán bằng tín dụng chứng từ đối với các khách hàng là: NIKKI, TOYOTA... khi đó công ty sẽ yêu cầu ngân hàng phục vụ mình mở một thư tín dụng cam kết trả tiền cho người bán do đó công ty sẽ phải đặt cọc một khoản tín dụng thường công ty phải đặt cọc 100% giá trị của lô hàng.
Bước 5: giải quyết tranh chấp và khiếu nại
Trong hợp đồng của công ty thường ghi khi có tranh chấp xảy ra các bên sẽ tự giải quyết. Vì vậy trong trường hợp các bên không tự giải quyết được thì sẽ làm thế nào thì họ không để ý tới.
6, Đánh giá chung về hoạt động nhập khẩu của công ty tnhh sản xuất,xuất nhập khẩu ,dịch vụ và đầu tư việt thái :
6.1 , Thành tựu trong hoạt động nhập khẩu của công ty tnhh sx ,xnk ,dịch vụ và đầu tư việt thái :
Trong những năm gần đây nhìn chung hiệu quả nhập khẩu hàng hoá của Công ty đó được cải thiện một cách đáng kể, dẫn đến những kết quả đáng ghi nhận. Kim ngạch nhập khẩu tăng đều qua các năm và luôn tăng với tốc độ cao, chủng loại hàng hoá kinh doanh ổn định và luôn được chú tâm thay đổi cơ cấu sao cho phù hợp với thị trường, đáp ứng được yêu cầu của đường lối chính sách Nhà nước. Có được những kết quả này là do sự phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ, Ban giám đốc, công đoàn các đơn vị trong Công ty, đặc biệt có sự đóng góp lớn của Phòng Kinh doanh xuất nhập khẩu. Đồng thời đó là sự phối hợp đồng bộ giữa các cơ quan chức năng, sự nhạy bén kịp thời của Ban giám đốc.
Hiệu quả sử dụng vốn đú được nõng cao rừ rệt. Nguồn vốn được sử dụng hiệu quả hơn thể hiện ở lợi nhuận trên tổng nguồn vốn và ở vũng quay vốn. Hiệu quả sử dụng con người còn đựoc cải thiện một cách đáng kể. Như một tất yếu, khi mà trình độ người lao động được nâng cao và họ có nhiều cơ hội để chứng tỏ khả năng của mình hơn thì hiệu quả kinh doanh sẽ được nâng cao.
Trong thời gian qua Công ty đó nhập khẩu được những mặt hàng đáp ứng tốt về chất lượng, mẫu mã đối với các bạn hàng trong nước. Điều này
chứng tỏ công tác nghiên cứu bạn hàng của Công ty là khá tốt. Công ty còn đã chú trọng tăng cường các mối quan hệ với khách hàng không ngừng nâng cao trách nhiệm của mình trong hoạt động kinh doanh, do đó kim ngạch nhập khẩu, doanh số bán hàng nhập khẩu và khả năng tiêu thụ hàng nhập khẩu của Công ty trên thị trường trong nước ngày càng được nâng cao.
Việc thực hiện những hợp đồng: Công ty đó tiến hành thực hiện các hợp đồng theo đúng các điều khoản đó được ký kết, hạn chế tối đa những sai sót về nghiệp vụ giao và nhận hàng, đảm bảo giải phóng hàng sớm, không để lưu kho lưu bãi lâu làm tăng chi phí ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của Công ty.
Trong thời gian qua Công ty đó không ngừng tìm mọi biện pháp đẩy mạnh kinh doanh, cố gắng tạo ưu thế trên thị trường, ngày càng mở rộng thêm thị trường nhập khẩu, thị trường tiêu thụ, phát triển thêm cả những bạn hàng cả trong nước và quốc tế. Nếu như trước đây thị trường nhập khẩu chủ yếu của Đông Âu, các nước Châu Á thì những năm gần đây Công ty đó mở rộng sang nhập khẩu ở những thị trường có nền công nghiệp phát triển cao như Nhật Bản, Hoa Kỳ,....
Trong thời gian qua Công ty đó tiến hành nhập khẩu được hàng hoá, máy mãc thiết bị vật tư của nhiều nước, tạo được mối quan hệ bạn hàng lâu dài với nhiều hóng nổi tiếng trờn thế giới, từ đó đó được hưởng ưu đói của bạn hàng trong quá trình thanh toán, đồng thời trong quá trình hoạt động Công ty không ngừng tích luỹ kinh nghiệm nâng cao uy tín của mình còn như nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên. Công ty đó chứng tỏ khả năng phát triển của mình thông qua chỉ tiêu lợi nhuận không ngừng tăng.
Điều này chứng tỏ Công ty đó tạo cho mình hướng đi đúng đắn, áp dụng các
biện pháp tích cực, có hiệu quả trong kinh doanh, đặc biệt kinh doanh xuất nhập khẩu.
Sự linh hoạt và nhạy bén trong quản lý kinh doanh: Công ty luôn nhận thức một cách sâu sắc về sự khốc biệt về cơ chế quản lý quan liêu bao cấp và cơ chế thị trường, chấp nhận sự cạnh tranh quyết liệt của thị trường trong nước và quốc tế, đồng thời xác định đúng đắn mặt mạnh và mặt yếu của mình để xây dựng mục tiêu, phương hướng kinh doanh hợp lý. Đội ngũ cán bộ kinh doanh của Công ty luôn coi trọng công tác marketing nhằm đáp ứng được hai mục tiêu: Kinh doanh để mang lại hiệu quả cao và tự học tập để nâng cao khả năng nhận thức, trình độ quản lý phù hợp với công việc, xây dựng ý thức dân chủ tập trung thực hiện tốt mọi hoạt động của Công ty.
Tóm lại hiệu quả nhập khẩu của Công ty TNHH Sản Xuất, Nhập Khẩu , Dịch Vụ Và Đầu Tư Việt Thái đó và đang được củng cố. Mặc dù kinh nghiệm thương trường của Công ty được tích luỹ qua từng năm. Cùng với sự lãnh đạo, quản lý giám sát của Ban giám đốc Công ty, với đội ngũ cán bộ kinh doanh trẻ nắm vững kiến thức về nghiệp vụ ngoại thương hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty chắc chắn sẽ ngày càng lớn mạnh, các mối quan hệ với khách hàng trong và ngoài nước sẽ ngày càng đựoc tạo lập và củng cố.
6.2 , Hạn chế trong hoạt động nhập khẩu và nguyên nhân của công ty tnhh sản xúât ,xuất nhập khẩu ,dịch vụ và đầu tư việt thái :
Để đánh giá đúng đắn về hiệu quả nhập khẩu hàng hoá của Công ty trong thời gian vừa qua, bên cạnh việc chỉ ra được những thành tựu của Công ty đó đạt được, chúng ta không thể không đề cập đến những khó khăn vẫn còn tồn tại để từ đó tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các biện pháp khắc phục.
Từng bước hoàn thiện hơn nữa hiệu quả nhập khẩu của Công ty để thúc đẩy
Công ty ngày càng phát triển mạnh mẽ trong sự cạnh tranh đầy khốc liệt của cơ chế thị trường.
Chi phí phát sinh trong quá trình kinh doanh còn khá cao. Nhiều phương ỏn kinh doanh chi phớ (trừ vận tải) lờn đến gấp 2-3 lần lói rũng. Thời gian thực hiện một hợp đồng là khá dài thường phải từ 2 đến 4 tháng. Điều này làm ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả kinh doanh của Công ty. Một số mặt hàng khi nhập về được đến trong nước thì nhu cầu đó bị hạ xuống rất thấp, ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh của Công ty còn như gây mất uy tín của Công ty với các bạn hàng trong nước, đồng thời ảnh hưởng không nhỏ đến việc theo dừi, quản lý hàng hoỏ xuất nhập khẩu.
Một số cán bộ kinh doanh đang công tác trong lĩnh vực nhập khẩu thiếu kinh nghiệm về nghiệp vụ, thiếu nhạy bén trên thương trường gây ảnh hưởng không tốt trong buôn bán và quản lý hàng hoá.
Giá hàng nhập khẩu mà Công ty mua từ nước ngoài về không phải là mức giá thấp nhất ngoài thực tế. Đồng tiền tính toán thường là tiền của nước đối tác do đó Công ty không thể dự đoán trước được sự biến động về đồng tiến ấy trên thị trường ra sao, nên nhiều khi Công ty đó phải chịu những khoản chi phí khá lớn cho sự biến động về tỷ giá giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán. Điều đó dẫn đến lợi nhuận kinh doanh không phù hợp với lợi nhuận đáng ra phải có.
Một tồn tại nữa mà Công ty còn cần phải quan tâm và tìm cách giải quyết là giá mua hàng của Công ty thường là giá CIF cảng đến, tức là quyền thuê tàu thuộc về bạn hàng nước ngoài (Mà trong kinh doanh ngoại thương, người giành được quyền thuê tàu là người có ưu thế, luôn chủ động trong kinh doanh) do đó Công ty luôn ở thế thụ động phụ thuộc vào bạn hàng.
. Nguyên nhân của những tồn tại.