Phân tích thực trạng quản lý nhóm tư vấn tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHểM TẠI CễNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ SMART IDEA

2.2 Phân tích thực trạng quản lý nhóm tư vấn tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình

Như phần phân tích ở trên ta thấy, hiệu quả kinh doanh hay doanh thu đem về cho doanh nghiệp chủ yếu do Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình mang lại.

Vì vậy, trong khuôn khổ bài viết tác giả xin được tập trung nghiên cứu về các nhóm tư vấn được hình thành và tồn tại ở Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và Truyền hình

2.2.1 Hình thành nhóm

Để xem xét quá trình hình thành nhóm tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình, Công ty Cổ phần đầu tư SMART IDEA, tác giả xem xét khía cạnh các nhóm trong doanh nghiệp được hình thành như thế nào? Tại sao phải thành lập các nhóm? Tại trung tâm tồn tại bao nhiêu nhóm? Bao nhiêu nhóm chính thức? Bao nhiêu nhóm không chính thức?

Trong môi trường tư vấn nói chung, truyền thông nói riêng, các bộ phận làm việc theo chuyên môn được phân công, mỗi một cá thể không thể làm thỏa mãn hoàn toàn nhu cầu của một khách hàng, chính vì vậy việc hình thành các nhóm tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình là vô cùng cần thiết. Thực tế, các nhóm đặc biệt có ưu thế trong việc liên kết các tài nǎng và tạo ra những giải pháp

sáng tạo đối với những vấn đề xa lạ; trong trường hợp không có những trình tự hay phương pháp thích hợp, những kỹ nǎng và kiến thức tổng hợp của cả nhóm tạo ra một lợi thế lớn hơn nhiều so với khả nǎng của một cá nhân. Tuy nhiên, nhìn chung có một lợi thế nổi trội trong một lực lượng lao động theo mô hình nhóm làm việc, khiến mô hình này được các nhà quản trị ưa thích. Đó là, nó tạo khả nǎng tận dụng đầy đủ hơn khả nǎng của một nhóm làm việc. Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản. Phạm vi rộng cỏc kỹ nǎng của cỏc thành viờn và sự tự theo dừi trong mỗi nhóm khiến nó dễ dàng nhận các trách nhiệm được phân cấp. Thậm chí nếu một vấn đề có thể được quyết định bởi một người đơn lẻ, có hai lợi ích chính liên quan đến nhóm đưa ra quyết định này. Đầu tiên, khía cạnh tạo động lực trong việc tham gia đưa ra quyết định rừ ràng sẽ thỳc đẩy việc thực hiện nú. Thứ hai, rất cú thể sẽ cú những nhõn tố mà người thực hiện hiểu rừ hơn người chỉ đơn thuần ra quyết định.

Xa hơn nữa, nếu cấp thấp nhất của mô hình bậc thang của lực lượng lao động được rèn luyện, thông qua sự tham gia vào việc ra quyết định trong nhóm, để hiểu rừ hơn những mục tiờu và thực tiễn cụng việc, mỗi người sẽ cú khả nǎng giải quyết tốt hơn nhữg vấn đề liên quan đến công việc nói chung. Hơn nữa, về mặt cá nhân, họ sẽ tiếp thu dễ hơn những quyền hành được giao trong quá trình triển khai công việc chung.

Từ quan điểm cá nhân, thông qua việc tham gia vào một nhóm, mỗi người có thể đóng góp những thành công cho nhóm, lớn hơn là tự họ có thể làm được khi làm việc đơn lẻ. Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo ra một môi trường nơi mức độ tự nhận thức về trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân được nâng cao; do đó, tạo ra một động lực hoàn hảo bằng sự tự trọng cộng với môi trường ít sức ép, điều quan trọng là tài nǎng của mỗi cá nhân sẽ được tận dụng tốt hơn khi ở trong một nhóm.

Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hoá, Vận hành. Trong đó hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người đều rất giữ gìn và rụt rè. Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi những ý kiến riêng của

mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá. Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnh đạo. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. Sự thật là, sự xung đột này dường như là một thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bề ngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, cú thể bức tranh sẽ rừ hơn. Sau đú là giai đoạn bỡnh thường hoỏ, ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở bên với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm.

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên.Kỹ nǎn

Tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình, công ty cổ phần Đầu tư SMART IDEA, việc hình thành các nhóm đuợc cho là một tất yếu vì tính chất chuyên môn của công việc. Đặc biệt các nhóm chính thức tại Trung tâm được hình thành từ những ngày đầu thành lập, dựa trên Chiến lược kinh doanh, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp mà các bộ phận phòng ban này được hình thành và có cơ

cấu tổ chức rất rừ ràng, trong đú cú quy định về chức năng nhiệm vụ và cơ chế lương bổng cụ thể cho từng phòng ban và từng thành viên tương xứng với vị trí công việc mà họ đảm nhận. Dưới đây là những nhóm chính thức được hình thành tại trung tâm:

Xét theo khía cạnh chuyên môn có 07 nhóm chính thức:

 Kinh doanh

 Media

 Quản lý dự án

 Sản xuất

 Thiết kế sáng tạo

 PR

 Event

Trong những nhóm này, Kinh doanh Media, Quản lý dự án, Sản xuất, và thiết kế sáng tạo được thành lập từ những ngày đầu thành lập và đã khẳng định vị trí hiệu quả của nhóm so với chi phí đầu tư, duy trì, và phát triển của nhóm. Nhóm PR, event là những nhóm mới thành lập trong 02 trở lại đây những công việc này trước đây do phòng kinh doanh kiêm nhiệm. Tuy nhiên, khi phân tích thực trạng của 2 nhóm này có một số vấn đề nảy sinh trong cách thức tổ chức quản lý, điều hành, cũng như hiệu quả thực tế của 2 nhóm này. Đây cũng là vấn đề tác giả muốn tập trung phân tích để đánh giá đúng thực trạng và đưa ra một số giải pháp điều chỉnh đặc biệt với 2 nhóm chính thức là PR và Sự kiện.

Xem xét việc hình thành các nhóm không chính thức được bắt đầu từ nhu cầu của khách hàng, từ đó quyết định đến các yếu tố khác của nhóm như: Số lượng các thành viên? Trưởng nhóm tư vấn thuộc bộ phận nào?Việc trao quyền tiến hành như thế nào?Quy trình thực hiện công việc được tiến hành như thế nào?Mục tiêu hoạt động của nhóm? Việc hình thành các nhóm không chính thức hay còn gọi nhóm theo danh sách khách hàng phụ trách tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình tương đối đa dạng, theo số liệu năm 2008 có khoảng 135 nhóm, Năm 2009 có khoảng 150 nhóm đã được hình thành, nhìn chung về mặt tổng thể các nhóm không

Nhu cầu khách hàng

Xác định cơ cấu và số lượng thành viên nhóm

Xác định trưởng nhóm

Xác định mục tiêu nhóm

Triển khai theo quy trình hoạt động nhóm

Đánh giá kết quả và điều chỉnh chính thức này được hình thành như sau:

Nguồn: Văn bản hoạt động nhóm tại Công ty Cổ phần Đầu tư SMART IDEA Hình 2.9 Sơ đồ hình thành nhóm không chính thức

Mặc dù số lượng nhóm đã được hình thành tương đối lớn nhưng những thành viên của nhóm thường đã có nhiều cơ hội cùng hợp tác với nhau, vì vậy có một thực trạng của việc quản lý nhóm ở đây là làm thế nào hình thành một nhóm có các thành viên có sự kết hợp ăn ý nhất, hiệu quả nhất, để làm được tốt công việc này, người quản lý phải hiểu được sở trưởng, sở đoản, năng lực chuyên môn, cũng như các yếu tố khác ngoài chuyên môn ảnh hưởng đến hiệu quả công việc chung. Thực hiện tốt công đoạn này sẽ tạo điều kiện tốt cho việc thực hiện hiệu quả các giai đoạn quản lý nhóm tiếp theo.

2.2.2 Tổ chức nhóm

Ban Giám đốc Trung tâm tâm Dịch vụ Quảng cáo và Truyền hình

Bộ phận Quảng Cáo

Bộ phận

Truyền hình Bộ phận PR

và Event

P.

Kinh doanh

P.

Media

P.

quản lý dự

án

P.

Sản xuất

P.

Sáng tạo

P.

PR

P.

event Xem xét khía cạnh tổ chức nhóm tại Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình, trước tiên xin được xem xét việc tổ chức của các nhóm chính thức tại Trung tâm, cách tổ chức các nhóm này trước tiên phải tuân theo quy định chung của công ty, có điều chỉnh phù hợp với hoạt động của Trung tâm dịch vụ quảng cáo và truyền hình. Trước tiên xin được xem xét cơ cấu tổ chức của các nhóm chính thức này thông qua sơ đồ tổ chức của các phòng ban như sau:

Nguồn: Quy chế Công ty Cổ phần đầu tư SMART IDEA Hình 2.10 Sơ đồ tổ chức Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và truyền hình

Trung tâm dịch vụ Quảng cáo và Truyền hình tồn tại cả nhóm chính thức là những phòng ban chuyên môn, bản thân các phòng ban chuyên môn này là một nhóm tư vấn, Nhóm không chính thức là sự kết hợp giữa các thành viên của các

phòng ban tại trung tâm. Xem xét khía cạnh tổ chức các nhóm này trước tiên tác giả xin được nghiên cứu về cách thức tổ chức, chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban tại trung tâm như sau:

Phòng kinh doanh:

Chức năng: Tham mưu và thực hiện các nghiệm vụ tìm kiếm, quản lý khách hàng của Công ty trong lĩnh vực Quảng cáo (bao gồm cả Above và Below the line).

Trong đó từng chuyên viên phòng khách hàng sẽ được giao tìm kiếm, quản lý một hoặc một số khách hàng và phải chịu trách nhiệm toàn bộ về bán hàng cho các khách hàng này.

Nhiệm vụ:

Bán các gói sản phẩm, dịch vụ tới các khách hàng.

Quản lý và đáp ứng các yêu cầu dịch vụ của các khách hàng sẵn có.

Tìm kiếm, phát triển khách hàng mới, xây dựng mạng lưới khách hàng Phối hợp tìm kiếm đối tác thực hiện dịch vụ và cung cấp nguồn hàng Phân tích khách hàng, đề xuất các gói sản phẩm, dịch vụ phù hợp Lập kế hoạch bán hàng theo định kỳ thời gian (Tháng, Quý, Năm) Phân tích đánh giá định kỳ về tình hình thị trường, khách hàng.

Thực hiện các chỉ tiêu, kế hoạch doanh thu giao hàng năm.

Phòng Media

Chức năng: Quản lý hợp đồng mua, bán thời lượng hoặc ngân sách quảng cáo trên cơ sở các yêu cầu đặt hàng của khách hàng từ phòng kinh doanh, và các đặt hàng theo thực tế kinh doanh

Nghiên cứu phân tích dữ liệu thị trường, làm cơ sở cho các hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh.

Nhiệm vụ:

Thực hiện các hoạt động mua bán thời lượng, hoặc ngân sách quảng cáo, trên cơ sở các yêu đặt hàng của khách hàng từ phòng khách hàng và các đặt hàng theo thực tế kinh doanh.

Phân tích dữ liệu thị trường lập kế hoạch quảng cáo cho khách hàng trên cơ sở

các yêu cầu quảng cáo.

Nghiên cứu phân tích dữ liệu thị trường làm cơ sở cho các hoạt động bán hàng của phòng kinh doanh: Xây dựng báo cáo thị trường, báo cáo đánh giá hiệu quả triển khai các chiến dịch quảng cáo.

Phòng dự án

Chức năng: tham mưu thực hiện các nghiệp vụ Quản lý các dự án, chương trình và sự kiện truyền hình với Đài truyền hình trong và ngoài nước

Nhiệm vụ:

Quản lý các dự án chương trình và sự kiện truyền hình

Điều phối hoạt động tổ chức, sáng tạo nội dung, sản xuất các chương trình truyền hình.

Điều phối quan hệ với các Đài truyền hình và các đối tác sản xuất nội dung.

Phòng sản xuất Chức năng

Tham mưu thực hiện các nghiệp vụ tổ chức sản xuất, phối hợp phát sóng các chương trình và sự kiện truyền hình với các đài truyền hình trong và ngoài nước.

Nhiệm vụ

Quản lý hoạt động tổ chức sản xuất các chương trình truyền hình.

Quản lý chất lượng nội dung các chương trình và sự kiện truyền hình.

Điều phối quan hệ với các đối tác sản xuất nội dung Phòng thiết kế sáng tạo

Chức năng

Tham mưu thực hiện các nghiệp vụ sáng tạo, hỗ trợ sản xuất phối hợp phát sóng các chương trình, và sự kiện truyền hình với các đài truyền hình trong và ngoài nước

Nhiệm vụ

Quản lý tổ chức sáng tạo nội dung các chương trình truyền hình

Phối hợp quản lý chất lượng nội dung các chương trình và sự kiện truyền hình Phòng PR và Event

Chức năng

Cung cấp các dịch vụ PR bao gồm:

Tư vấn chiến lược xây dựng hình ảnh thương hiệu cho doanh nghiệp

Tư vấn xây dựng chiến lược truyền thông, quan hệ cộng đồng cho doanh nghiệp trong các khoảng thời gian ngắn hạn và dài hạn, cho các đợt tiếp thị sản phẩm, dịch vụ, cho các hoạt động xã hội, chính trị, kinh doanh và phát triển của các tổ chức doanh nghiệp.

Tổ chức thực hiện các chương trình truyền thông bao gồm: tổ chức các sự kiện truyền thông hoạt động xã hội, tổ chức họp báo, quan hệ báo chí, đưa tin viết bài, xây dựng các chương trình truyền hình, các diễn đàn trên internet… nhằm thực hiện các mục tiêu truyền thông cho khách hàng.

Dự báo tư vấn đối phó ngăn chặn rủi ro, khủng hoảng truyền thông, tư vấn hỗ trợ sử lý khủng hoảng truyền thông cho các doanh nghiệp.

Tổ chức các thực hiện các chương trình chăm sóc, quan hệ phóng viên, báo chí theo yêu cầu của khách hàng.

Xây dựng và tổ chức xuất bán các ấn phẩm, thông tin truyền thông, tiếp thị cho các doanh ngiệp, các tổ chức, các cơ quan bên ngoài và nội bộ công ty như: Các bản tin doanh nghiệp, tờ rơi, cataloge….dưới dạng các ấn phẩm in ấn và điện tử.

Thực hiện truyền thông nội bộ:

Tư vấn và xây dựng các kế hoạch truyền thông cho Công ty, các dịch vụ sản phẩm của nội bộ công ty.

Triển khai các kế hoạch truyền thông cho các dịch vụ, sản phẩm, hình ảnh của công ty

Cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện

Khảo sát, tư vấn phương án tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo, khai trương, động thổ, khánh thành, kỉ niệm, các buổi biểu diễn, nghệ thuật, các chương trình truyền hình trực tiếp…

Xây dựng chương trình: kịch bản chi tiết, mẫu thiết kế, kế hoạch triển khai, kịch bản MC…

Tổ chức các nhà cung cấp dịch vụ triển khai theo chương trình: Thi công, sắp

đặt, dàn dựng chương trình, chỉ đạo biểu diễn, in ấn, hậu cần…

Xây dựng kịch bản, tư vấn giao tế phát ngôn cho các VIP.

Tổ chức các sự kiện nội bộ

Tổ chức các chương trình, sự kiện nội bộ của Công ty như các dịp khai trương ra mắt các sản phẩm dịch vụ, các chương trình kỷ niệm, các hoạt động xã hội.. của Công ty.

Nhiệm vụ của PR và event

Nghiên cứu, khảo sát, thu thập thông tin, phân tích thị trường bảo đảm cung cấp các dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cho khách hàng cũng như khi thực hiện cho nội bộ Công ty.

Bảo đảm hiệu quả kinh doanh, uy tín, thương hiệu của Công ty khi cung cấp dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện.

Tìm kiếm và phát triển khách hàng, thị trường dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện đảm bảo doanh thu, lợi nhuận cho bộ phận theo kế hoạch, chỉ tiêu của Công ty giao.

Thiết lập, mở rộng và thắt chặt quan hệ hợp tác với các đối tác: Các cơ quan quản lý truyền thông, lãnh đạo, phóng viên các báo, đài, các nhà cung cấp dịch vụ…

để phục vụ cho việc cung cấp các dịch vụ một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Phối hợp với các bộ phận khác trong Công ty như: Bộ phận bán hàng, bộ phận Media, bộ phận truyền hình…cung cấp các dịch vụ truyền thông trọn gói cho các khách hàng như: Tư vấn xây dựng hình ảnh, thương hiệu, thực hiện quảng cáo, xây dựng phim, ảnh thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, tổ chức sự kiện…

Phối hợp với bộ phận PR và tổ chức sự kiện Chi nhánh TP. Hồ chí Minh cung cấp các dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, trọn gói tại các địa phương trên toàn quốc

Phối hợp với bộ phận tài chính, kế toán trong công ty thực hiện thuê, mua cũng như cung cấp các dịch vụ truyền thông và tổ chức sự kiện bảo đảm theo chế độ