BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁTHỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Bộ phận giao hàng, thu tiền Kho vận Bộ phận thống kê Phòng bảo vệ Phòng hành chính tổng hợp Phòng kinh doanh Phòng tài chính - kế toán Phòng quản lý các chi nhánh, trình dược viên, PM, BV Phòng kiểm tra chất lượng Phòng xuất nhập khẩu Phòng dịch vụ bán hàng
II.Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
1.Đại hội đồng cổ đông
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công Ty Cổ phần dược phẩm và thương mại Sohaco. Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ thông qua các báo cáo của Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty cho các cổ đông, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và đầu tư; tiến hành thảo luận thông qua, bổ sung, sửa đổi Điều lệ của Công ty, thông qua các chiến lược phát triển, bầu, bãi nhiệm Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và quyết định bộ máy tổ chức của Công ty và các nhiệm vụ khác theo quy định của điều lệ.
2.Hội đồng quản trị
Hội đồng quản trị là tổ chức quản lý cao nhất của Công ty do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, hoạch định mục tiêu chiến lược phát triển cho toàn Công ty.
3.Ban kiểm soát
Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. Ban kiểm soát là tổ chức giám sát, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách kế toán và tài chính của Công ty nhằm đảm bảo các lợi ích hợp pháp của các cổ đông. Đồng thời ban kiểm soát còn kiểm tra giám sát công việc của Hội đồng cổ đông và Tổng giám đốc.
4.Tổng giám đốc
Tổng giám đốc do Đại hội đồng cổ đông bầu ra và Tổng giám đốc phụ trách điều hành chung cho toàn Công ty, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
5.Các phó tổng giám đốc
Phó tổng giám đốc có trách nhiệm giải quyết các công việc có liên quan tới quyền hạn và trách nhiệm của mình. Tư vấn giúp đỡ cho Tổng giám đốc giải quyết các công việc của Công ty.
6.Các phòng ban chức năng
a.Phòng hành chính tổng hợp _ Chức năng
Bộ phận hành chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc, chuyên giải quyết các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, soạn thảo và lưu trữ các công văn giấy tờ, chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động chung trong công ty, đào tạo và theo dõi nhân sự các khối phòng ban.
_ Nhiệm vụ
+ Soạn thảo và lưu trữ các công văn giấy tờ.
+ Thực hiện công tác tổ chức các khoá đào tạo nhằm đảm bảo cho cán bộ công nhân viên trong công ty có đủ khả năng đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tổ chức các hoạt động, các cuộc họp liên quan đến công ty.
+ Theo dõi, tiếp nhận, quản lý hồ sơ nhân sự của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty.
+ Phân phối tài liệu, các quy định, chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, hướng dẫn ghi chép hồ sơ trong hệ thống quản lý chất lượng cho cán bộ công nhân viên.
+ Kiểm soát tài liệu của toàn bộ công ty.
+ Thực hiện các công tác văn phòng và tính lương cho toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.
b.Phòng kinh doanh _ Chức năng
Phòng kinh doanh chịu sự chỉ đạo trực tiếp của ban giám đốc có chức năng tổ chức bán hàng, theo dõi và chăm sóc khách hàng của công ty.
_ Nhiệm vụ
+ Điều hành các hoạt động của các chi nhánh.
+ Theo dõi tình hình diễn biến trên thị trường để có phương án kế hoạch sản xuất cho phù hợp.
+ Lập các kế hoạch bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch xuất - nhập khẩu. + Chịu trách nhiệm về khâu tiêu thụ sản phẩm.
+ Thiết lập mục tiêu kinh doanh, xây dựng chiến lược kế hoạch kinh doanh, theo dõi và thực hiện các kế hoạch đó.
+ Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thị trường, mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối và giá cả.
+ Đề xuất các biện pháp về chiến lược sản phẩm, tổ chức việc quảng cáo, tiếp thị, tiến hành tiêu thụ sản phẩm.
+ Tìm kiếm khách hàng có mối quan hệ thường xuyên, lâu dài để ổn định nguồn tiêu thụ sản phẩm đồng thời tạo niềm tin tưởng của khách hàng đối với sản phẩm của công ty. c.Phòng tài chính kế toán
_ Chức năng
Tổng hợp tình hình tài chính của công ty _ Nhiệm vụ
+ Điều hành toàn bộ các hoạt động liên quan đến tài chính kế toán của công ty. + Tư vấn cho ban giám đốc về tình hình tài chính và chiến lược tài chính. + Lập dự án ngân sách, phân bổ và kiểm soát ngân sách.
+ Giám sát tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty.
+ Quản lý quỹ lương của công ty, quản lý vốn và lập kế hoạch huy động vốn để đảm bảo cho các hoạt động kinh doanh và đầu tư diễn ra thuận lợi.
+ Theo dõi tình hình công nợ và khả năng thanh toán của công ty.
+ Căn cứ vào các chứng từ tổng hợp thu chi, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Tổ chức ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Tính toán và trích nộp đầy đủ, kịp thời các khoản thuế nộp ngân sách, các quỹ để lại công ty và thanh toán đúng hạn các khoản vay, các khảon công nợ phải thu phải trả.
+ Đề ra biện pháp khắc phục các khâu còn lãng phí trong sản xuất kinh doanh, phấn đấu giảm chi phí sản xuất tăng lợi nhuận cho công ty.
d.Phòng kiểm tra chất lượng
xuất ra. Thuốc là ngành có liên quan trực tiếp tới sức khoẻ và tính mạng con người nên phòng kiểm tra chất lượng có trách nhiệm rất cao và có nhiệm vụ rất quan trọng.
e.Kho vận - bảo vệ
_ Bộ phận kho vận chịu trách nhiệm bảo quản hàng hoá nhập về, đồng thời làm các thủ tục xuất nhập kho hàng hoá.
_ Bộ phận bảo vệ chịu trách nhiệm bảo vệ an toàn cho Công ty. f.Bộ phận giao hàng thu tiền
Bộ phận này có trách nhiệm giao hàng tới cho các khách hàng của Công ty và thu tiền hàng do khách hàng chi trả.
g.Phòng quản lý các chi nhánh, trình dược viên, hệ thống phòng mạch bệnh viện
Phòng này có trách nhiệm quản lý các chi nhánh trong và ngoài nước của Công ty, hỗ trợ các chi nhánh trong việc bán hàng, giới thiệu hàng hoá của Công ty. Dược phẩm là ngành đặc thù nên ngoài các nhân viên Công ty còn có hệ thống trình dược viên là ở các nhà thuốc của Công ty, các trình dược viên này hoạt động dưới sự quản lý của phòng này. Nó còn có trách nhiệm quản lý hệ thống phòng mạch bệnh viện của Công ty.
h.Phòng dịch vụ bán hàng
Phòng này có nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, giải quyết các khiếu nại của khách hàng, tư vấn về sản phẩm cho khách hàng….
i.Phòng xuất - nhập khẩu
Phòng này có nhiệm vụ xuất nhập khẩu hàng hoá, tổ chức thu mua, giao nhận hàng hoá.
Nhận xét: Theo sơ đồ cơ cấu tổ chức mới thì cơ cấu tổ chức và bộ máy mới của công ty đã tuân thủ theo quy định của Luật doanh nghiệp, Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty và nó được tổ chức theo mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến, đã có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc. Mô hình mới này các công việc được giải quyết theo đường thẳng, không có sự chồng chéo trong công việc, có sự phân cấp, phân nhiệm rõ ràng, Tổng giám đốc được sự giúp đỡ, tư vấn và được các cấp dưới gánh vác một phần công việc làm cho Tổng giám đốc nhẹ bớt được gánh nặng. Cơ cấu mới này đã sử dụng được ý kiến của các chuyên gia trong công việc. Các bộ phận tuy hoạt động độc lập nhưng vẫn có sự gắn kết cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của Công ty.
KẾT LUẬN
Qua những hiểu biết về lý thuyết tổ chức và cơ cấu tổ chức, cũng như qua nghiên cứu cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty cổ phần dược phẩm và thương mại ta càng nhận thấy rõ vị trí và vai trò quan trọng của tổ chức và cơ cấu tổ chức trong một đơn vị, một doanh nghiệp hay một cơ quan quản lý nhà nước. Một đơn vị hoạt động có hiệu quả, có khoa học, có khai thác hết được khả năng của từng cá nhân không, đồng thời có biết phối hợp các cá nhân lại với nhau hay không lại còn phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức quản lý của đơn vị đó như thế nào. Tuỳ từng cơ chế, từng điều kiện cụ thể mà ta có sự sắp xếp tổ chức cho khoa học.
Chính vì tầm quan trọng của tổ chức và cơ cấu tổ chức trong môt đơn vị mà em đi vào nghiên cứu đề tài “Xây dựng bộ máy cơ cấu tổ chức cho công ty cổ phần dược phẩm và thương mại Sohaco”.
Trong bài viết này em nêu ra những vấn đề lý thuyết về tổ chức và cơ cấu tổ chức, xây dựng bộ máy cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần dược phẩm và thương mại Sohaco đưa ra những đánh giá đồng thời nêu một số biện pháp hoàn thiện chúng.