4. Kiểm soát tài liệu
4.5. Phân cấp hệ thống tài liệu
4.5.1. Phân cấp tài liệu và phê duyệt tài liệu:
a. Phân cấp soạn thảo, kiểm tra và phê duyệt tài liệu
b. Nhân sự soạn thảo tài liệu phải có năng lực trong hoạt động soạn thảo tài liệu và phải có kinh nghiệm tối thiểu về sự hiểu biết cấu trúc và hoạt động kinh doanh cũng như quá trình tác nghiệp hiện tại của Công ty.
c. Trong quá trình soạn thảo phải có sự tác nghiệp, trao đổi với các phòng, chức danh có tham gia vào tài liệu đó.
Phân cấp tài liệu Người viết Người kiểm tra Người duyệt Cấp I: chính sách chất
lượng,sổ tay chất lượng, định hướng chiến lược công ty.
Chuyên viên
Ban HTQT Đại diện lãnh đạo Giám đốc công ty Cấp II: Các quy
trình /thủ tục, tiêu chuẩn, quy định, nội quy.
Chuyên viên
Ban HTQT Đại diện lãnh đạo Giám đốc công ty Cấp III: Các hướng
dẫn công việc áp dụng tại đơn vị mình phụ trách /biểu mẫu.
Trưởng phó phòng hoặc người được phân công
Chuyên viên
Ban HTQT Đại diện lãnh đạo
4.5.2 Ký nháy trên tài liệu:
Nếu vì lý do nào đó trên tài liệu cần có chữ ký nháy, phải:
a. Việc ký nháy được thực hiện phía trên bên phải của ô ký xác nhận chính và không được ghi Họ tên hay bất kỳ dấu hiệu nào ngoài chữ ký nháy.
b. Trách nhiệm chính liên quan đến tài liệu thuộc người ký xác nhận chính, người ký nháy chỉ chịu trách nhiệm với cấp trên trực tiếp của mình.
4.5.3 Quy định về ký hiệu, mã hoá và định dạng tài liệu:
4.5.3.1. Ký hiệu viết tắt tài liệu a. Ký hiệu viết tắt tài liệu:
TT Tên tài liệu Viết tắt
1 Sổ tay ST
LOGO
QUY TRÌNH KIỂM SOÁT TÀI
LIỆU
Mã hóa:...
Lần ban
hành:...
Ngày hiệu
lực:...
Trang và tổng số trang:...
2 Quy trình QT
3 Thủ tục TT
4 Chính sách chất lượng CS
5 Mục tiêu chất lượng MT
6 Quy định QĐ
7 Tiêu chuẩn TC
8 Hướng dẫn công việc HD
9 Biểu mẫu BM
4.5.3.2 Mã hóa tài liệu.
a. Tài liệu được mã hóa như sau: AA/BBcc, trong đó:
- AA: tên viết tắt của tài liệu (xem mục a, điều khoản 4.3.1).
- BB: tên viết tắt Phòng, ban soạn thảo tài liệu thuộc cấp ban hành tài liệu (xem phụ lục 01 đính kèm) và quy định tên viết tắt và mã số bản sao theo biểu mẫu QT/HR01-BM09/Rev.0
- cc: Số thứ tự của tài liệu soạn thảo (Số thứ tự phụ thuộc vào số lượng và mức độ ưu tiên, nhưng không được trùng lắp).
b. Các hướng dẫn công việc được tách ra từ các tài liệu ở mục a, thì được mã hóa:
HD/AA/BBcc-dd, trong đó:
- HD: là hướng dẫn công việc.
- AA/BBcc: Ký hiệu theo mục a.
- dd: số thứ tự của hướng dẫn công việc.
c. Nếu hướng dẫn công việc độc lập, không tuân thủ theo mục b thì được áp dụng theo mục a, điều khoản 4.3.2.
d. Biểu mẫu được mã hóa: AA/BBcc-BMee/Rev.f, trong đó:
- AA/BBcc: Ký hiệu theo mục a.
- BM: viết tắt là biểu mẫu.
- ee: Số thứ tự của biểu mẫu trong từng tài liệu (theo thứ tự từ 01 đến nn trong cùng một quy trình, quy định).
- f: Số thứ tự thể hiện có sự thay đổi về nội dung trong biểu mẫu (theo thứ tự từ 0 đến n trong cùng một biểu mẫu)
4.5.3.3 Định dạng tài liệu:
a. Tất cả tài liệu gốc được lưu trữ phải soạn thảo trên khổ giấy A4.
b. Quy định về Font chữ: Toàn bộ nội dung tài liệu dùng kiểu chữ Times New Roman, Bộ mã Unicode, cỡ chữ 12-14 (Font size 12-14), dãn dòng 1 đến 1.15 (Spacing 1 đến 1.15 ).
c. Soạn thảo tài liệu: Nội dung một tài liệu trong hệ thống quản trị gồm 5 phần (Tham khảo điều khoản 4.1.4).
d. Cách đánh số thứ tự các phần trong một tài liệu: đánh số thứ tự theo dãy số tự nhiên: 1, 2,3…, a, b, c…. (in đậm) và được phân thành 04 cấp, các cấp tiếp theo không quy định, tuy nhiên không được trùng lắp cách đánh số đã quy định trước.
e. Tiêu đề tài liệu phải được thể hiện trên mỗi trang của tài liệu, ngoại trừ biểu mẫu đính kèm, dùng công cụ header của Micorosoft Word, phông chữ (font) được tăng/giảm theo tỷ lệ ± 2 (Xem mẫu tiêu đề của mỗi trang).
f. Trang bìa tài liệu được thực hiện đồng nhất theo quy trình này (Xem Mẫu trang bìa tài liệu)
g. Các quy định khác của tài liệu ban hành được thực hiện theo quy trình này.
h. Đối với các loại lưu đồ công nghệ, sơ đồ tổ chức không tuân thủ theo quy định của quy trình này.
Mẫu: Tiêu đề của mỗi trang LOGO
TÊN TÀI LIỆU (Chữ hoa, in đậm,
Font 14-16)
Mã hóa : AA/BBdd
Lần ban hành : … Font 10-12 Ngày hiệu lực : dd/mm/yyyy
Trang / (Tổng số trang) : .. / …