TNHH CN NHÔM THÀNH LONG QUY TRÌNH MUA VẬT TƯ DỊCH VỤ Mã hiệu: QT.08 Lần ban hành: 02 Ngày ban hành: 10/02/2004 Trách nhiệm Tiến trình
Các phòng, ban, PX Xác định nhu cầu Ban vật tư Tổng hợp nhu cầu
Giám đốc Phê duyệt
Ban vật tư Lựa chọn nhà cung cấp
Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng ban
vật tư Phê duyệt
Ban vật tư Kế hoạch mua hàng
Ban vật tư Thực hiện mua
Bộ phận KCS Kiểm tra chất lượng
Thủ kho Nhập kho
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài, chứng từ mà kế toán sử dụng là “phiếu nhập kho ”.
Trên cơ cở bản dự trù nguyên vật liệu cho dự trữ và sản xuất , tìm kiếm thị trường sao cho phù hợp nhất . Sau đó ban vật tư sẽ xin báo giá của các nhà cung cấp, chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất sau đó kết hợp với bản dự trù vật tư tại các phân xưởng trình giám đốc để ký quyết định mua hàng Khi
hàng về nhân viên giao nhận phải ký nhận với thủ kho số lượng cũng như quy cách hàng, đối với các loại vật tư cần thiết nhân ban giao nhận phải ghi phiếu yêu cầu kiểm tra chất lượng hàng hóa, vật tư chuyển đến bộ phận KCS của công ty để được kiểm nghiệm , kết quả kiểm nghiệm được ghi vào : “ Biên bản kiểm nghiệm ”. Trên cơ sở hóa đơn, biên bản giao nhận hàng hoá, biên bản kiểm nghiệm, bản dự trù vật tư, báo giá, danh sách các nhà cung cấp được phê duyệt và các chứng từ liên quan ( nếu có) sẽ chuyển sang phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Phiếu này lập làm 3 liên , có thể lập cho một thứ hoặc nhiều thứ nguyên vật liệu cùng loại cùng một lần giao nhận và cùng một kho .
Bảng 2: