1. Các Yêu Cầu Của Nhà Quản Lý Đối Với Mỗi Hệ Thống:
Hiện nay ứng dụng công nghệ thông tin và công tác quản lý hàng ngày mạnh mẽ và đạt hiệu quả cao. Nhưng để đạt được điều đó, những hệ thống thông tin này phải giải quyết những bài toán quản lý mà với hệ thống quản lý trước đây chưa giải quyết triệt để. Đồng thời hệ thống thông tin mới này phải đáp ứng được những nhu cầu ngày càng nâng cao của người sử dụng.
a. Các yêu cầu của trung tâm.
Hệ thống chiến lược của Trung tâm, khi có sự thay đổi nhỏ chiến lược thì cũng không gây ảnh hưởng lớn đến các yêu cầu của hệ thống.
Hỗ trợ cho việc ra quyết định của người quản lý.
Với hệ thống mới giảm được chi phí văn phòng và có khả năng hoàn vốn đầu tư và đem lại những lợi ích về mặt tài chính cho Trung Tâm.
Hỗ trợ quản lý chuẩn bị các thông tin chi tiết, báo cáo nhanh thông tin chính xác, có tính thời sự cao, đáp ứng nhanh nhu cầu của người sử dụng.
b. Nhu cầu của người sử dụng.
Hệ thống cho khả năng truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng gọn nhẹ.
Tiếp cận các thiết bị vào dữ liệu trực tiếp hay gián tiếp trợ giúp cho các thao tác của người sử dụng.
Hệ thống mang tính hữu ích: Phải có độ chính xác cao, dễ bảo trì, dễ phát hiện sai, nào dễ sửa sai, dễ sử dụng.
Hệ thống phải làm việc ổn định, dễ kiểm tra, mềm dẻo và có tính sở hữu.
Dễ chấp nhận, hệ thống phải hoàn chỉnh, chắc chắn, các kết quả đưa ra phải xác định và tin cậy cao.
C. Nhu cầu về kỹ thuật.
Khối lượng: Những khối lượng thông tin lớn cần được sử lý nhanh và chính xác.
Về độ phức tạp: Các vấn đề sử lý thông tin nhiều khi lý thuyết có thể làm được, nhưng về mặt thực hiện thì không cho phép.
Hệ thống phải có sự thích ứng cao với điều kiện kỹ thuật hiện có của trung tâm.
2. Các Yêu Cầu Đặt Ra Của Chương Trình ứng Dụng:
Trên thực tế cho thấy rằng, giữa csdl và ứng dụng có sự phân biệt giữa lý thuyết và thực hành. ứng dụng có được thực hiện là sự phát triển của các quan hệ logic của csdl lên mức độ giao tiếp người dùng. Một ứng dụng phải cung cấp cho người sử dụng một giao diện trực quan và đơn giản và có khả năng giải bộ toàn bộ công việc tại mức độ giao tiếp ứng dụng- người dùng, không quan trọng ứng dụng được xây dựng bằng công cụ gì mà quan trọng nhất và chất lượng ứng dụng thông qua giao diện. Do đó, ứng dụng, đưa đến cho người dùng các thao tác thật đơn giản, dễ hiểu và trực quan và điều hành toàn bộ ứng dụng.
Từ việc khảo sát công việc và yêu cầu thực tế tại trung tâm chương trình quản lý phải đảm bảo được các yêu cầu sau:
Xây dựng chương trình: Tạo giao diện chương trình thân thiện, dễ sử dụng chương trình.
Chương trình được xây dựng trên một csdl có tính thực tế áp dụng vào công việc quản lý hồ sơ của Trung tâm.
Thiết kế DL chặt chẽ,dừ dàng đẩm bảo lưu trữ đầy đủ thụng tin,cần thuyết phục cho công tác quản lý mà không dư thừa dữ liệu.
Chương trình phải có tính hiệu quả cao: Cung cấp thông tin chính xac, đầy đủ.
Có khả năng giải quyết tốt và mạnh mẽ nhưng yêu cầu của người sử dụng đáp ứng ngay những yêu cầu của người dùng (khi nhập dữ liệu sai thì phải có thông báo lỗi)
Chức năng tìm kiếm : cũng là yêu cầu đối với người sử dụng, nó cho phép truy suất hiệu quả, nhanh chóng và chính xác thông tin cần thiết, tính hữu dụng là yêu cầu quan trọng nhất cần có.
Chương trình có thẩm mỹ cao đây là một yêu cầu đôi khi bị người thiết kế chương trình xem nhẹ nhưng thựctế đối với người dùng tính chuyên nghiệp lại được đánh giá ở phương diện nay.
Riêng đối với Access 2000, cũng như ứng dụng trong môi trường Window thì tính thẩm mỹ là một tài nguyên cần được khai thác.
Để có một chương trình ứng dụng đạt được những yêu cầu đề cập ở trên, điều quan trọng là phải thiết kế được một hệthống các From và Report hoàn thiện ở mức độ cao nhất mà nhà thết kế có thể . 3. Mô hình quan hệ trong hệ thống
a. Mô hình thực thể
Theo quan điểm của Microsoft Access , một Database(CSDL) có thể chứa 6 csld(Database Object) là: Table, Query, Form, Report, Macro và Moduele. Mỗi đối
tượng dữ liệu được thể hiện bằng một lược đồ quan hệ. Trong hệ thống này, các
“thực thể”(entity) của CSLD đượccụ thể hoá và các Table.
Mô Hình Thực Thể Của Hệ Thống
STT Tên bảng Thuộc tính khoá
Thuộc tính kết nối
Thuộc tính mô tả
1 Cán bộ Cán bộ ID Cán bộ ID trình độ chuyên môn, chức vụ, đơn vị, đảng viên, hợp đồng, nguyên quán, khen thương,kỷ
luột,lương
Cán bộ ID, họ tên, giới tính, ngày sinh, trình độ , chuyên môn, chức vụ, đơn vị, đảng viên, hợp đồng, nghiên quán, Địa chỉ ,ĐT,khen thưởng
2 Lương Cán bộ ID Cán bộ ID Cán bộ ID,lương,ngày tăng lương, tạm ứng, ngày tạm ứng , BHXH, BHYT, thực lĩnh
3 Hợp
đồng
Hợp đồng ID
Hợp đồng ID Hợp đồng ID, loại hợp đồng, ngày ký kết, ngày hết hạn, lần ký kết
4 Chức vụ Chức vụ ID Chức vụ ID Chức vụ ID, tên chức vụ
5 Đơn vị Đơn vị ID Đơn vị ID Đơn vị ID, tên đơn vị, địa chỉ
VI. LẬP CÁC THÔNG TIN ĐẦU VÀO VÀ RA CỦA