* Cử cán bộ kỹ thuật tuỳ theo chuyên ngành tiến hành bóc tách các khối lượng thi công.
* Gửi khối lượng và chủng loại vật tư phục vụ thi công dự án xuống phòng kinh doanh và áp giá, lập phương án thuê mua nếu như khả năng công ty không có.
*Lập các biện pháp thi công, tổng hợp dự toán và đưa ra giá thành.
* Phối hợp với phòng tổng hợp lập sơ đồ tổ chức thi công và sơ đồ tổ chức điều hành dự án, thống kê nguồn nhân lực để đảm bảo thực hiện công trình.
* Phối hợp với phòng quản lý sản xuất lập sơ đồ để tiến độ cung cấp trang thiết bị kỹ thuật cho dự án.
2.2. Chuẩn bị các hồ sơ tài liệu khác.
* Phòng tổng hợp sao lập hồ sơ đầy đủ của công ty bao gồm:
- Giấy phép KĐKD
- Giấy phép thành lập doanh nghiệp
- Chứng chỉ hành nghề, catalogive giới thiệu về công ty.
- Chứng chỉ về thành tích hoạt động kinh doanh.
* Phòng kinh tế - kế hoạch - kỹ thuật.
31
Lập danh sách các công trình đã thi công có tính chất tương tự như công trình tham gia dự thầu.
* Phòng kế toán - tài vụ
Chuẩn bị hồ sơ báo cao tài chính 3 năm trở lại đây và tiến hành nộp bảo lãnh tại ngân hàng.
2.3. Xây dựng giá dự thầu.
Sau khi đã hoàn tất các thủ tục trên thì phòng kinh tế - kế hoạch - kỹ thuật tiến hành xây dựng dụ thầu như sau:
- Dựa vào bản tiền lương trong hồ sơ mời thầu phòng phối hợp với các phòng ban khác sẽ xác định số lượng các loại công tác xây lắp và khối lượng tương ứng của từng loại công tác xây lắp cần thiết cho công viẹc thi công công trình.
Công ty đã xây dựng giá bỏ thầu như sau:
Đơn giá (ĐG)
* Chi phí trực tiếp (Ti) gồm 3 loại chi phí:
- Chi phí nhân công (NCi) - Chi phí vật liệu (VLi) - Chi phí máy thi công (Mi) Ti = NCi + VLi + Mi
* Chi phí chung (Ci)
* Lập dự kiến của công ty (Li)
* Thuế VAT
Vậy ĐG = Ti + Ci + Li +VAT Ghi chú:
Mức chi phí vật liệu, nhân công, máy móc thi công được tính theo (định mức dự toán xây dựng cơ bản) do Bộ xây dựng thống nhất ban hành.
Chi phí chung: Căn cứ vào điều kiện cụ thể của công trình và kinh nghiệm trình độ quản lý của công ty.
Thuế: Căn cứ vào quy định của Nhà nước vào thời điểm đặt giá.
Khi dự thầu để đảm bảo khả năng cạnh tranh thì trước hết giá dự thầu phải phù hợp với giá xét thầu của chủ đầu tư. Do vậy việc xây dựng giá dự thầu là hết sức quan trọng, chỉ tiêu này sẽ quyết định việc công ty có dánh được thắng lợi hay không, cho nên đòi hỏi công ty phải có đội ngũ quản lý giỏi, linh hoạt với tình hình thực tế để đảm bảo thành công cho công ty khi tham gia dự thầu các công trình.
2.4. Quá trình nộp hồ sơ dự thầu và tiến hành đấu thầu.
Sau khi lập xong hồ sơ dự thầu ở phần trên, hồ sơ sẽ được sao ra để lưu lại tại công ty và đóng gói hồ sơ để gửi tới Hội đồng xét thầu theo thời hạn đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Vì vậy hồ sơ phải hợp lệ về mặt thời gian. Hồ sơ dự thầu được gửi trực tiếp do cán bộ phòng kế hoạch mang đi nộp và có kèm theo bảo lãnh dự thầu.
- Tiến hành đấu thầu
Đến thời điểm mà bên mời thầu công bố mở thầu trong hồ sơ mời thầu (thường trong vòng 24 giờ kể tù thời điểm kết thúc nhận hồ sơ dự thầu) Hội đồng xét thầu tổ chức mời đại diện của công ty ( thường là người nộp hồ sơ dự thầu cựng cỏc đơn vị tham gia đấu thầu khỏc cú mặt để dự thầu, làm rừ một số thắc mắc của Hội đồng xét thầu. Hội đồng xét thầu sau khi xem xét mọi cách kỹ lượng các tiêu chuẩn đưa ra trong hồ sơ mời thầu như giá cả, kỹ thuật, tư cách pháp nhân…..và nhất trí ra quyết định.
Đấu thầu xây lắp công trình Nhà điều hành công ty may Đức Giang
Kết quả mở thầu ngày 25/11/2001
Tên đơn vị tham gia Giá bỏ thầu (tỷ đồng)
Giảm giá (triệu đồng)
Tiến độ (ngày)
Ghi chú
1. Công ty TEMATCO 5,21 4,67 70 A
2. Công ty XD số 1 5,88 5,61 78 B
3. Công ty cơ giới lắp máy - BXD 5,85 5,85 67 C
4. Công ty XDCB nhẹ - Hà Nội 5,9 4,87 72 D
33
Trong công trình này chủ đầu tư yêu cầu nếu giá bỏ thầu lớn hơn 5,5 tỷ đồng thì không lọt vào vòng thi kỹ thuật. Công ty XD số 1 và Công ty cơ giới lắp máy thuộc Bộ xây dựng bị loại do không thoả mãn yêu cầu về giá bỏ thầu
Đặc điểm của chủ đầu tư công trình này là một doanh nghiệp nên đòi hỏi kỹ thuật không quá khắt khe mà họ lại tập trung vào hai yếu tố tài chính và thời gian thi công.
Tổng điểm chủ đầu tư đưa ra là 100 + Điểm kỹ thuật chất lượng: 35 + Điểm kinh nghiệm quá khứ : 10 + Điểm tiến độ thi công: 20 + Điểm tài chính giá cả: 35
Bảng đánh giá tổng hợp các nhà thầu
STT Các tiêu chuẩn đánh giá A D ĐIúm
tối đa
I Kỹ thuật chất lượng 33 30 35
1 Sơ đồ tổ chức công trường 7 7 7
2 Biện pháp thi công 10 7 10
3 Bố trí nhân lực thi công 6 6 7
4 Biện pháp an toàn lao động 4 4 4
5 Máy móc thi công 6 6 7
II Kinh nghiệm quá khứ 8 10 10
III Tiến độ thi công 20 17 20
IV Tài chính giá cả 34 33 35
1 Tài chính 9 10 10
2 Giá dự thầu 25 23 25
Tổng điểm 95 90 100
Kết quả trúng thầu là Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật.Nguyên nhân trúng thầu là do công ty đã dành điểm cao trong các tiêu chí quan trọng như:
- Biện pháp tổ chức thi công và giải pháp kỹ thuật - Tiến độ thi công
- Giá dự thầu
Công trình được thực hiện trên địa bàn Hà Nội là một lợi thế vô cùng to lớn đối với công ty, nhờ đó mà việc tìm hiều khu vực thi công, các thông tin về thị trường nguyên vật liệu, nhân công... đạt được độ chính xác cao. Những chi phí vận chuyển máy móc thiết bị, chi phí đi lại ăn ở của công nhân thấp hơn đối thủ. Tất cả các nhân tố trên góp phần làm cho giá dự thầu của công ty thấp hơn các đối thủ và từ đó trúng thầu.
2.5. Ký kết hợp đồng và thực hiện thi công
+ Sau kết quả mở thầu, công ty đã nhận được thông báo trúng thầu và giấy mới thương thảo hợp đồng của bên mời thầu. Phòng kinh tế - kế hoạch - kỹ thuật rút ra một vài cán bộ đến để thương thảo hợp đồng và xây dựng nên một hợp đoòng giao nhận thầu thi công xây lắp với nội dung của hợp đồng, phản ánh đúng cam kết trong quá trình đấu thầu. Nội dung của hợp đồng ký kết phải phù hhợp với hồ sơ dự thầu. Nếu có thay đổi, phải điều chỉnh gì so với hồ sơ mời thầu thì công ty phải trình lên người có quyền quyết định đấu thầu. Vì theo nguyên tắc không được sửa chữa những yếu tố cơ bản làm ảnh hưởng đến nội dung của hồ sơ dự thầu và kết quả đấu thầu.
Trước khi ký kết hợp đồng công ty đã gửi bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho bên mời thầu. Sau khi toàn bộ thủ tục và nội dung đã được thống nhất thì hợp đồng được ký kết giữa công ty và chủ đầu tư để thực hiện thi công công trình.
+ Thực hiện thi công
Sau khi thắng thầu và ký kết hợp đồng, công ty thực hiện thi công theo đúng như trong hồ sơ dự thầu. Có nhiều trường hợp ngẫu nhiên xảy ra không tránh khỏi những sai sót làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công hay chất lượng công trình. Tuy nhiên công ty luôn có những biện pháp giải quyết nhanh gọn mà không làm giảm uy tín của mình với khách hàng. Đây là phần nào nói lên được thế mạnh của công ty.
3. Quá trình tham gia đấu thầu công trình xây lắp bảo tàng Thái Bình của công ty.
35
Mặc dù trong những năm qua công ty giành thắng lợi trong hoạt động đấu thầu không ít, có rất nhiều công trình lớn, công ty thi công đạt chất lượng cao. Tuy nhiên, vẫn còn một số công trình công ty đưa ra mức giá bỏ thầu quá cao, điển hình là công trình xây lắp bảo tàng Thái Bình mà em sẽ phân tích sau. Việc thi công công trình này đòi hỏi những tiêu chuẩn, chất lượng kỹ thuật cao, thời gian, tiến độ thi công nhanh và đặc biệt chủ đầu tư rất tập trung vào mức giá. Công trình này công ty đã thua thầu, cho thấy công ty vẫn còn một số mặt hạn chế trong hoạt động tham gia đấu thầu, đặc biệt về khâu xây dựng giá bỏ thầu, qua bảng tổng hợp kết quả đấu thầu sau:
CHƯƠNG III
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ SƠ BỘ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG ĐẤUTHẦU TẠI CÔNG TY
1.Qua những mặt còn tồn tại trên của công ty em xin đưa ra một số kiến nghị sau:
*Trong thời gian thực tập tại Công ty xây lắp vật tư kỹ thuật, với khả năng kiến thức nhận biết trên cơ sở lý thuyết trong trường, em có sự đánh giá về các mặt tồn tại của công ty,. Qua đó để góp phần hoàn thiện cho công tác đấu thầu với thực tiễn ở Công ty. Em xin đưa ra một vài giải pháp nhằm hoàn thiện hơn và nâng cao hiệu quả đấu thầu của công ty trong giai đoạn hiện nay:
1.1. Chủ động tìm mọi biện pháp để giảm giá dự thầu để tăng khả năng cạnh tranh trong dự thầu.
Như chúng ta đã biết khi đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu thì nhà đầu tư thường xem xét các hồ sơ theo 4 tiêu chuẩn chủ yếu sau:
Về kỹ thuật - chất lượng
Về kinh nghiệm của nhà thầu
Về tài chính và giá cả
Về tiến độ thi công
Một số công trình Công ty đưa ra mức dự thầu chưa linh hoạt nên vẫn có những công trình giá bỏ thầu còn cao hơn so với chủ đầu tư và các đối thủ cạnh tranh. Vì vậy đòi hỏi Công ty phải xây dựng được mức giá cao cho phù hợp với từng công trình, từng đối thủ cạnh tranh và từng chủ đầu tư. Tận dụng được các ưu thế của mình để đưa ra giá dự thầu thấp hơn. Như vậy vấn đề cần đặt ra Công ty phải hình thành được phương án bỏ giá thích hợp.
37
1.2.Về mặt tài chính
Biện pháp nâng cao khả năng tài chính của công ty để thắng thầu là yếu tố khá quan trọng, giải quyết vấn đề tạo vốn nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh và tăng cơ hội chúng thầu cần tận dụng biệt thế các cơ hội tăng vốn kinh doanh như sau:
Thu hồi vốn của các chủ đầu tư bằng các biện pháp thi công nhất điểm, đối chiếu thanh toán kịp thời khi đối tượng hoàn thành các tiến độ thi côn, nhằm tăng vòng quay của vốn và không để nợ quá hạn thông qua biện pháp cứng rắn và mềm rẻo.
Xây dựng mối quan hệ bền vững tốt đẹp với các tổ chức tín dụng để tranh thủ sự giúp đỡ vốn xây dựng và thực hiện cơ chế vay nội bộ để tăng cường vốn sản xuất kinh doanh. Đồng thời tranh thủ sự giúp đỡ các tổng công ty xây dựng hà nội trong việc vay vốn nâng cao hiệu quả tài chính.
Như vậy khi nguồn vốn kinh doanh của công ty tăng, Công ty có thể tham gia các dự án đấu thầu lớn có thể hứng trước vốn thi công (ghi trong hồ sơ dự thầu)
Nếu Công ty trúng thầu từ đó tăng vòng quay của vốn tăng thu nhập tằng khả năng tài chính. Đây cũng là một chỉ tiêu quan trọng xét thầu.
1.3.Về công tác chỉ đạo sản xuất .
Mặc dù đội ngũ cán bộ cuả Công ty đã được trẻ hoá, trình độ cao về chuyên môn nhưng số lượng này trong Công ty còn hạn chế, chưa đồng bộ, Công ty cần nâng cao trình độ cho cán bộ ở mức chuyên sâu về nhiêu fhình thức như ngoại ngữ, pháp luật vì trong bối cảnh hội nhập nền kinh tế như hiện nay cũng như những năm tới đây khi soá bỏ hàng rào thuế quan hội với các nước khối ASEAN thì kiến thức đó là hết sức cần thiết. Để đạt được mục tiêu này công ty cần xem xét các vấn đề sau: