Hiện nay, công ty dùng phương pháp thẻ song song để hạc toán chi tiết hàng hoá. Các loại sổ, thẻ được kế toán sử dụng trong hạch toán kế toán bán hàng như sau:
- Thẻ kho
- Các loại sổ chi tiết: sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết giá vốn hàng bán, sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán với người mua.
- Sổ tổng hợp chi tiết công nợ, bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn HH, bảng tổng hợp DT...
+ Ở kho việc ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng.
Hàng ngày khi nhận chứng từ nhập - xuất hàng hoá, thủ kho phải tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho tương ứng theo chỉ tiêu số lượng, cuối cùng phải tính ra số tồn kho để ghi vào cột tồn kho của thẻ kho, sau đó thủ kho gửi chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ hàng hoá về phòng kế toán.
+ ở phòng kế toán: việc ghi chép tình hình Nhập - xuất - tồn kho hàng hoá do kế toán thực hiện trên sổ (thẻ) kế toán chi tiết hàng hoá và ghi theo chỉ tiêu hiện vật giá trị.
Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập xuất hàng hoá do thủ kho gửi lên thì kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp và ghi vào sổ (thẻ) chi tiết hàng hoá, ghi đồng thời cả 2 chỉ tiêu số lượng và giá trị của từng thứ hàng hoá.
+ Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, kế toán tổng hợp số liệu từ các số (thẻ) chi tiết hàng hoá để lập bảng kê tổng hợp nhập - xuất tồn kho hàng hoá theo từng nhóm, loại thành phẩm và đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
Có thể khái quát nội dung trình tự hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5. Sơ đồ trình tự hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song
Chứng từ nhập
Thẻ kho Sổ chi tiết
hàng hoá Tổng hợp chi tiết nhập xuất
Chứng từ xuất
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu
Hàng ngày kế toán của Công ty căn cứ vào các chứng từ gốc để lập sổ chi tiết các tài khoản. Cụ thể căn cứ vào chứng từ gốc là các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, kế toán công ty lập sổ chi tiết hàng hoá theo từng mặt hàng theo các mẫu như sau:
Mẫu 2.4. Sổ chi tiết TK 632 - than cám 7a
Công ty CPKD than Miền Bắc - TKV Công ty KD than Thanh Hoá
SỔ CT: TK 632
Tên hàng hoá: than cám 7a Tháng 1 năm 2009
ĐVT: đồng
Chứng từ
Diễn giải SHTK
đối
Số tiền
SH NT Nợ Có
PX 129 02/1 Bán than cám 7a cho DNTN Hùng Mạnh
156 288.560.756 PX 130 03/1 Bán than cám 7a cho trại giam Thanh
Lâm
156 20.367.589
...
...
...
31/1 Kết chuyển GVHB 1.064.142.466
Cộng 1.064.142.4
66
1.064.142.4 66
Người ghi sổ KT trưởng Giám Đốc
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Mẫu 2.5. Sổ chi tiết TK 632 - than cám 7c
Công ty CPKD than Miền Bắc - TKV Công ty KD than Thanh Hoá
SỔ CT: TK 632
Tên hàng hoá: than cám 7c Tháng 1 năm 2009
ĐVT: đồng
Chứng từ
Diễn giải SHTK
đối
Số tiền
SH NT Nợ Có
PX 128 02/1 Bán than cám 7c cho DN Tiến nông 156 44.050.700 PX 150 04/ 1 Bán than cám 7c cho công ty TNHH
Hoàng Vũ
156 78.156.806
...
...
...
31/1 Kết chuyển 558.847.462
Cộng 558.847.46
2
558.847.46 2
Người ghi sổ KT trưởng Giám Đốc 25
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Công ty CPKD than Miền Bắc - TKV Công ty KD than Thanh Hoá
SỔ CT: TK 511
Tên hàng hoá: than cám 7a Tháng 1 năm 2009
ĐVT: đồng
Chứng từ
Diễn giải SHTK
đối
Số tiền
SH NT Nợ Có
54463 02/1 Bán than cám 7a cho DNTN Hùng Mạnh
131 290.660.868
54464 03/1 Bán than cám 7a cho trại giam Thanh Lâm
131 21.958.533
...
...
...
31/1 Kết chuyển 1.133.497.21
2
Cộng 1.133.497.2
12
1.133.497.2 12
Mẫu 2.6. Sổ chi tiết TK 511 - than cám 7a
Người ghi sổ KT trưởng Giám Đốc 26
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Mẫu 2.7. Sổ chi tiết TK 511 - than cám 7c
Công ty CPKD than Miền Bắc - TKV Công ty KD than Thanh Hoá
SỔ CT: TK 511
Tên hàng hoá: than cám 7c Tháng 1 năm 2009
ĐVT: đồng
Chứng từ
Diễn giải SHTK
đối
Số tiền
SH NT Nợ Có
54462 02/1 Bán than cám 7c cho DN Tiến nông 131 45.045.000
6010 04/ 1 Bán than cám 7c cho công ty TNHH Hoàng Vũ
131 76.856.406
...
...
...
31/1 Kết chuyển 666.487.800
Cộng 666.487.80
0
666.487.80 0
Người ghi sổ KT trưởng Giám Đốc 27
Trờng ĐHDL Lơng Thế Vinh Khoa Kinh tế
Từ sổ chi tiết doanh thu bán hàng và sổ chi tiết giá vốn hàng bán, kế toán vào báo cáo doanh thu than. Dựa vào Báo cáo doanh thu than công ty có thể nắm bắt được từ doanh thu thuần cho đến lãi gộp. Các nhà quản lý từ đó sẽ thấy được kết quả kinh doanh của công ty để có những chiến lược kinh doanh phù hợp.
Mẫu 2.8. Báo cáo DT than theo chủng loại